Cách đặt tên email phần nào thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân và doanh nghiệp. Đây cũng là yếu tố để xây dựng niềm tin của thương hiệu với đối tác, khách hàng. Trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ tới bạn 10 cách đặt tên email hay, chuyên nghiệp mà cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng cần biết.

Tầm quan trọng của việc đặt tên email chuyên nghiệp, đúng chuẩn

Trong thời đại số, email không chỉ là công cụ giao tiếp mà còn là bộ mặt số hóa đại diện cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

Một địa chỉ email được đặt đúng chuẩn, chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt, thể hiện sự chỉn chu, nghiêm túc trong mọi giao tiếp, đặc biệt là trong môi trường công việc hoặc khi làm việc với đối tác, khách hàng.

Ngược lại, một địa chỉ email được đặt cẩu thả, thiếu chuẩn mực, chứa ký tự khó đọc, nickname hài hước... có thể làm giảm độ tin cậy, khiến người nhận cảm thấy thiếu thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Ví dụ:

• sieunhan_hoanganh123456@yahoo.com
• meobeo.buon@abc.com

Những cái tên như vậy có thể phù hợp trong giao tiếp cá nhân, giải trí nhưng hoàn toàn không nên xuất hiện trong email công việc, email ứng tuyển hoặc giao tiếp doanh nghiệp. Bởi một địa chỉ email khó đọc, khó nhớ, không phản ánh tên thật hay thương hiệu sẽ:

• Gây khó khăn cho người nhận khi muốn liên hệ lại.
• Làm giảm độ uy tín trong mắt đối tác, khách hàng.
• Thậm chí, bị hệ thống email nhận diện là spam hoặc không chuyên nghiệp.

Vì vậy, đặt tên email đúng chuẩn là bước đầu tiên nhưng cực kỳ quan trọng trong xây dựng hình ảnh cá nhân và doanh nghiệp chuyên nghiệp, chỉn chu.

10+ cách đặt tên email chuyên nghiệp cho cá nhân và doanh nghiệp

Sử dụng từ khoá, mã nhận dạng

Một cách đặt tên email được nhiều đơn vị lớn sử dụng là đưa từ khoá, mã nhận dạng. Ví dụ, bạn có thể thêm bằng cấp chuyên môn, tên bộ phận hoặc nơi mình sinh sống/doanh nghiệp hoạt động.

Tên và bộ phận: Việc kết hợp tên, chức danh công việc là một gợi ý hay khi đặt tên email. Định dạng này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban khác nhau, phải tiếp xúc với nhiều khách hàng. Một số ví dụ cho cách đặt tên email này:

• Trang.sale@domain.com
• support.trang@domain.com
• media.trang@domain.com

Tên và chức danh: Bạn cũng có thể sử dụng chức danh hoặc vị trí làm việc. Ví dụ, kế toán có thể thêm CPA (chứng chỉ kiểm toán viên) vào tên email: Trang.cpa@domain.com. Hoặc người làm nhân sự có thể để Trang.hr@domain.com…

Tên và bằng cấp hoặc chứng chỉ: Tương tự như việc đưa chức danh hoặc văn phòng vào trong địa chỉ email, một lựa chọn khác là đưa bằng cấp hoặc chứng chỉ chuyên môn vào. Chẳng hạn:

• Trang.md@domain.com
• Trang.root.md@domain.com
• troot.md@domain.com

Tên và địa điểm: Với các doanh nghiệp có trụ sở đặt ở nhiều nơi hoàn toàn có thể thêm vị trí vào email. Tham khảo một vài gợi ý sau:

• trang.hanoi@domain.com
• trang.tphcm@domain.com

Cách đặt tên email theo tên rút gọn 

Một số doanh nghiệp có tên khá dài lựa chọn rút gọn tên để địa chỉ email không vượt qua giới hạn về ký tự. Nó thực sự phù hợp với các trường đại học hoặc tổ chức phi chính phủ. Tuy nhiên, với các cá nhân hoặc doanh nghiệp tư nhân thì không được khuyến khích, bởi nó khó nhớ và dễ gây nhầm lẫn.

Ở cách này, bạn có thể kết hợp các ký tự trong họ và tên để đặt tên email. Ví dụ: nttrang@domain.com, trangnt@domain.com

Chỉ sử dụng tên 

Cách đặt tên email phổ biến nhất là sử dụng tên của người sở hữu hoặc tên doanh nghiệp.  Địa chỉ email chỉ có tên là định dạng thích hợp cho những người tự kinh doanh. Tuy nhiên, loại tên email này không được khuyến khích vì xét tính lâu dài có thể có người trùng tên.

Sau đây là một số ý tưởng email chuyên nghiệp chỉ dành cho tên riêng :

• trang@domain.com
• mai@domain.com
• phuong@domain.com

Nếu có nhiều người tên giống nhau, email cần thay đổi định dạng, chẳng hạn như thêm họ hoặc tên đệm.

Chỉ sử dụng họ

Sử dụng họ trong đặt tên email là cách làm chuyên nghiệp nhất. Nó đặc biệt tốt đối với các doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên, cách đặt tên email này cũng phải đối mặt với nhiều vấn đề, nhất là khi trong công ty có nhiều nhân viên cùng họ. Một số ý tưởng để bạn tham khảo.

• nguyen@domain.com
• le@domain.com
• pham@domain.com

Sử dụng họ và tên

Định dạng cả họ và tên là cách dễ nhất để không gây nhầm lẫn. Tuy nhiên, với những người tên quá dài sẽ vượt quá ký tự cho phép. Bạn có thể tham khảo cách đặt tên email sau:

• lemaitrang@domain.com
• trang.nguyenthi@domain.com
• phamlemaitrang@domain.com

Kết hợp tên viết tắt với tên 

Tên email chuyên nghiệp và được sử dụng nhiều nhất là kết hợp tên và viết tắt của họ. Không giống như việc sử dụng đầy đủ cả họ và tên, việc dùng họ và tên viết tắt sẽ tạo được tính độc nhất, dù doanh nghiệp có nhiều nhân viên trùng tên.

Cách đặt tên email này rất đơn giản. Bạn chọn chữ cái của họ và tên đệm rồi kết hợp với tên riêng. Việc để dấu chấm ở giữa hay không là tuỳ thuộc vào định dạng mà doanh nghiệp hoặc cá nhân muốn. Ví dụ:

• nt.trang@domain.com
• trangnt@domain.com

Đảm bảo tính nhất quán

Một địa chỉ email chuyên nghiệp sẽ góp phần tạo dựng thương hiệu của bạn. Nó đại diện cho bạn là ai, bạn làm gì và có tác dụng cho tới mãi về sau. Do đó, tên email nên trùng khớp với tên thật hoặc tên công ty của bạn. 

Ví dụ, nếu công ty của bạn là Bizfly thì email nên là: ‘’Yourname@bizfly.com”. Bằng cách đặt tên email này, những người liên hệ với bạn sẽ biết chính xác ai đang làm việc với mình, từ đó tăng thêm niềm tin.

Một số doanh nghiệp nhỏ sử dụng Gmail hoặc Hotmail để tạo email. Tuy đây là một cách làm không sai nhưng so với việc sử dụng tên miền là tên công ty uy tín và độ tin cậy đã giảm đi một phần không nhỏ.

Ngoài ra, cách đặt tên email này sẽ khiến người ta liên tưởng tới một người đang kinh doanh hơn là một công ty chuyên nghiệp.

Không dùng biệt danh, tên riêng

Cuộc sống cá nhân và xã hội của bạn có thể tách biệt khỏi công việc kinh doanh của bạn. Đồng nghiệp của bạn có thể gọi bạn bằng biệt danh nếu bạn muốn.Tuy nhiên, tốt nhất bạn nên giữ mọi thứ thật chuyên nghiệp nếu bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên hoặc cung cấp thông tin liên hệ của mình cho một khách hàng tiềm năng mới.

Nếu tên thật của bạn là Trang nhưng địa chỉ email lại để là Bun@companynam.com thì sẽ dễ gây nhầm lẫn. Hoặc bạn sử dụng tên riêng như Bun trong các cuộc trò chuyện, làm việc với đối tác thì việc bạn đặt tên này cho email là hoàn toàn phù hợp. 

Không sử dụng số và các ký tự đặc biệt

Có 4.37 tỷ người dùng email trên toàn thế giới tính đến năm 2023, vì vậy cơ hội tìm được một địa chỉ email duy nhất là khá mong manh. Nhiều người lựa chọn thêm số và các ký tự đặc biệt để tạo sự khác biệt cho email. Thế nhưng điều này có hại nhiều hơn là lợi. 

Những địa chỉ email này sẽ bị xem là không đáng tin cậy. Bạn có thể sử dụng dấu chấm hoặc dấu gạch dưới, nhưng hãy hạn chế vì quá nhiều dấu câu hoặc ký hiệu có thể kích hoạt bộ lọc thư rác.

Một số ví dụ về email có sử dụng các ký tự trong trường hợp đặc biệt:

• trang.nguyen@domain.com
• trang.n.t@domain.com
• trang_nguyen@domain.com

Tên email đảm bảo đủ 3 thành phần 

Dù bạn chọn cách đặt tên email nào cũng cần ghi nhớ phải đảm bảo có đủ cả 3 thành phần;

• Tên: Phần đầu tiên trong địa chỉ email phải là tên cá nhân hoặc doanh nghiệp. Đây là phần bạn cần cân đối và xem xét lựa chọn thật kỹ càng nhất là với những người đang muốn bắt đầu kinh doanh.
• Biểu tượng: @ là ký tự không thể thiếu vì thế bạn không cần dành nhiều thời gian cho nó.
• Tên miền: Cuối địa chỉ email sẽ là tên miền. Lý tưởng nhất là bạn sử dụng tên miền website công ty. 

Doanh nghiệp nên sử dụng tên miền tuỳ chỉnh

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp thành công hoặc mới bắt đầu kinh doanh, bạn nên sử dụng tên miền tùy chỉnh cho tài khoản email của mình. Một tên miền tùy chỉnh sẽ tạo niềm tin cho khách hàng tiềm năng rằng bạn nghiêm túc với công việc kinh doanh của mình.

Có một số nhà cung cấp email uy tín hiện nay như: Office 365, FastMail, Microsoft,...

Nếu bạn có một số phòng ban trong công ty của mình, định dạng địa chỉ email doanh nghiệp của bạn sẽ như sau:

• sales@yourbusinessname.com
• support@yourbusinessname.com
• hr@yourbusinessname.com
• jobs@yourbusinessname.com

Đối với tài khoản email của nhân viên, bạn tham khảo theo một trong các định dạng sau:

• firstname.lastname@yourbusinessname.com
• flastname@yourbusinessname.com
• firstname@yourbusinessname.com

Nếu là một doanh nghiệp nhỏ và không cần nhiều tài khoản bạn có thể đặt tên email là hotro@yourbusinessname.com. Tài khoản này có thể được sử dụng làm tài khoản email chung cho các vấn đề của công ty..

Địa chỉ chung cho mục đích chung

Truy cập vào các website bạn thường thấy các email có dạng “info@companyname.com” hoặc “support@companyname.com”. Đây là những email chung dành cho các nhóm công việc cụ thể. Khi khách hàng gửi email đến đây, các nhân viên phụ trách sẽ có nhiệm vụ giải quyết những vấn đề liên quan. 

Với người dùng, tuyệt đối không gửi các email không liên quan tới các địa chỉ này vì chúng dùng chung nên khả năng mở ra không cao. Thậm chí, nếu số lượng email quá nhiều thì email của bạn cũng rất dễ bị bỏ lỡ.

Lưu ý khi sử dụng email trong giao tiếp chuyên nghiệp

Bên cạnh việc đặt tên email đúng chuẩn, cách bạn sử dụng email trong giao tiếp cũng góp phần thể hiện sự chuyên nghiệp và tác phong làm việc chỉn chu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn không nên bỏ qua:

Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi email

Một email có nội dung tốt nhưng mắc lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ làm giảm uy tín của người gửi, khiến người nhận cảm thấy thiếu tôn trọng hoặc không được đầu tư.

Dù là email cá nhân hay email doanh nghiệp, hãy dành vài phút rà soát kỹ lưỡng nội dung, tiêu đề, chữ ký... trước khi nhấn nút gửi.

Mẹo nhỏ:

• Đọc lại email từ góc nhìn người nhận.
• Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả tự động như Grammarly, Google Docs.

Đặt chữ ký email đầy đủ, chuyên nghiệp

Chữ ký email không chỉ cung cấp thông tin liên hệ mà còn giúp khẳng định thương hiệu cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Một chữ ký chuẩn cần bao gồm:

• Họ tên đầy đủ.
• Chức vụ, phòng ban (nếu là email doanh nghiệp).
• Tên công ty, logo (nếu có).
• Số điện thoại liên hệ, website, mạng xã hội (nếu phù hợp).

Không dùng email giải trí, nickname khi gửi email công việc

Dù đặt tên email cá nhân ra sao, tuyệt đối tránh sử dụng các địa chỉ email chứa nickname hài hước, biệt danh thiếu nghiêm túc khi gửi email công việc, ứng tuyển hoặc giao tiếp với khách hàng, đối tác.

Điều này có thể khiến người nhận cảm thấy không được tôn trọng hoặc thiếu tin tưởng.

Cân nhắc tạo email riêng biệt cho từng mục đích sử dụng

Để đảm bảo sự chuyên nghiệp và thuận tiện trong quản lý, bạn nên:

• Tạo email riêng cho công việc, không sử dụng chung với email cá nhân.
• Nếu làm freelancer hoặc quản lý nhiều dự án, nên tạo email riêng biệt cho từng thương hiệu, dự án.
• Khi làm marketing, nên tạo email riêng theo domain công ty để tăng độ uy tín (ví dụ: marketing@abc.com thay vì dùng gmail).

Việc tách biệt email giúp bạn tránh nhầm lẫn, bảo mật thông tin tốt hơn và thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng hoàn cảnh giao tiếp.

Giải pháp tạo email chuyên nghiệp và gửi email marketing hiệu quả với BizMail

Việc đặt tên email đúng chuẩn chỉ là bước khởi đầu. Để doanh nghiệp thật sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác, sở hữu hệ thống email theo tên miền riêng là điều cần thiết, giúp khẳng định thương hiệu và tăng độ uy tín trong mọi giao tiếp.

Với phần mềm BizMail – giải pháp email doanh nghiệp thuộc hệ sinh thái Bizfly (VCCorp), doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng:

• Tạo và quản lý email theo tên miền riêng một cách đơn giản, nhanh chóng, không cần IT.
• Đồng bộ hóa, chuẩn hóa toàn bộ email nhân sự, bộ phận, dịch vụ... giúp giao tiếp đồng nhất, chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ warm-up domain tự động, giúp nâng uy tín tên miền, tránh bị spam, đặc biệt khi bắt đầu gửi email hàng loạt.

Bên cạnh đó, BizMail còn là công cụ gửi email marketing mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp:

• Tạo chiến dịch email marketing chuyên nghiệp, cá nhân hóa theo hành vi khách hàng.
• Theo dõi chi tiết tỷ lệ mở, click, chuyển đổi, đánh giá hiệu quả từng chiến dịch.
• Kết hợp chăm sóc khách hàng tự động sau email giao dịch, CSKH...
• Gửi email automation theo đúng hành trình khách hàng, dễ dàng lên lịch gửi tự động.

5600+ doanh nghiệp tại Việt Nam đã tin tưởng và sử dụng giải pháp BizMail, để gửi email chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Bạn quan tâm hãy để lại thông dưới đây để nhận tư vấn chi tiết.

Tư vấn BizMail

Trên đây là 10 cách đặt tên email mà các cá nhân và doanh nghiệp không thể bỏ qua. Mong rằng, qua bài viết này, bạn sẽ hiểu rõ và tự đặt tên email cho mình hoặc tổ chức chuyên nghiệp nhất. Tham khảo thêm các mẹo hay về sử dụng BizMail được cập nhật mỗi ngày tại đây.