SMTP là gì? Cấu hình và cách thức sử dụng của SMTP

SMTP là gì và cách thức hoạt động của SMTP ra sao là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm hiện nay, đặc biệt là những công việc đòi hỏi phải gửi nhiều email hoặc liên quan đến marketing online. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, bạn đọc hãy tham khảo ngay nội dung bài viết được Bizfly tổng hợp ngay sau đây.

Trong trường hợp mọi người đang muốn tìm hiểu thông tin về email marketing để triển khai hoạt động tiếp thị qua email hiệu quả thì có thể xem thêm bài viết sau: "Email Marketing là gì? Hướng dẫn cách làm Email Marketing hiệu quả"

SMTP là gì?

SMTP, viết tắt của từ Simple Mail Transfer Protocol được hiểu là một giao thức dùng để truyền tải các thư tín một cách đơn giản hóa. Giao thức này có nhiệm vụ chính là tập trung vào gửi email, sau đó IMAP hoặc POP3 sẽ tiến hành truy xuất các dữ liệu. SMTP Server là hệ thống truyền tải email qua các thiết bị đã kết nối Internet. Nó còn được biết đến như một loại hình dịch vụ cho phép người dùng gửi một lượng lớn email. Hệ thống này không bị giới hạn giống như Gmail hay các email đi kèm với hosting.

Các máy chủ trong hệ thống đều liên kết với cổng TCP 25. Giảm thời gian truyền tải dữ liệu, cho phép gửi email có dung lượng lớn, bảo mật tốt, thao tác đơn giản,... là những lý do khiến giao thức này phổ biến và được sử dụng rộng rãi. SMTP được sử dụng bởi rất nhiều doanh nghiệp để hỗ trợ gửi email, nhất là trong các chiến dịch email marketing. Không giới hạn số lượng, dung lượng email, thời gian gửi thư nhanh và thao tác đơn giản,... là những công dụng trên cả tuyệt vời của giao thức này. 

SMTP là gì?

Cách thức hoạt động của giao thức SMTP

Giao thức SMTP hoạt động theo quy trình sau đây: Doanh nghiệp gửi email đi -> hệ thống SMTP tự động gửi thông báo cho máy chủ của SMTP dựa theo địa chỉ email -> hệ thống SMTP nhận được tín hiệu -> Trao đổi với máy chủ DNS để cố tìm tên miền gốc ở Hostname có trong máy chủ SMTP. 

Sau quy trình này, máy chủ sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin của người dùng và thông tin email xem chúng có khớp nhau không. Nếu khớp, doanh nghiệp có thể tiến hành gửi - nhận các dữ liệu, thư điện tử thông qua email hoặc phần mềm. 

Trong trường hợp SMTP server và DNS server không tiến hành trao đổi với nhau, các tín hiệu không nhận được phản hồi sẽ tự động gửi đến một server trung gian. Máy chủ này nhận tín hiệu và truyền nó đến các máy chủ khác, cứ như vậy đến khi tín hiệu được gửi đến Server gốc. 

Trước khi tín hiệu được thông báo là hết hiệu lực, hệ thống máy chủ phụ sẽ hoạt động hết công suất để truyền tải nó. Hiện nay, gần như mọi Email client như outlook, thunderbird, webmail,... để dùng giao thức SMTP cho việc truyền tải thư điện tử. 

Cách thức hoạt động của giao thức SMTP

Các bước cấu hình SMTP để gửi email

Thực hiện 3 bước sau đây và bạn có thể gửi email thỏa thích với SMTP.

Bước 1: Thu thập thông tin thiết lập SMTP gmail 

Để cài đặt và sử dụng giao thức SMTP, trước hết, bạn cần có đủ các thông tin về cấu hình SMTP. Những thông tin này bao gồm

• SMTP Server: smtp.gmail.com
• SMTP Password: Là mật khẩu tài khoản Gmail của bạn
• TLS/SSL: Required.
• SMTP Username: Là tên đăng nhập Gmail đầy đủ
• SMTP Port: 587

Bước 1: Thu thập thông tin thiết lập SMTP gmail ​

Bước 2: Thiết lập mật khẩu cho ứng dụng Gmail

Sau khi thu thập được đầy đủ các thông tin thiết lập SMTP cần thiết, hãy bắt tay vào bước thứ 2: Thiết lập mật khẩu cho Gmail. Bạn có thể lập mật khẩu cho ứng dụng theo trình tự sau:

• Truy địa chỉ https://myaccount.google.com/ -> đăng nhập vào tài khoản gmail.
• Bật tính năng ‘xác minh 2 bước’ trong phần bảo mật -> đặt mật khẩu cho Gmail
• Nhấp vào mục ‘chọn ứng dụng’ -> Chọn ‘Khác (Tên tùy chỉnh)’ -> Tiến hành đặt tên -> Chọn ‘tạo’ -> Mật khẩu của ứng dụng sẽ được hiển thị. Lúc này, bạn hãy lưu mật khẩu là xong.

Bước 3: Cài đặt plugins WP mail SMTP 

Sau cùng, bạn chỉ cần cài đặt plugin WP mail SMTP theo trình tự: Cài đặt, kích hoạt các plugin WP Mail SMTP -> vào ‘cài đặt’ -> click vào ‘WP Mail SMTP’ -> Vào ‘Mailer’ -> Chọn ‘Other SMTP’ phù hợp -> Điền thông số vào các phần theo yêu cầu.

Những thông số cần điền tương ứng với các mục là:

• SMTP Host: smtp.gmail.com.
• SMTP Port: SMTP Google có mặc định SSL là 465, TSL là 587.
• Encryption: Tại đây, hãy dùng mã hóa, sau đó chọn cho khớp với port bạn đang dùng.
• Authentication: Bật ‘On’ bởi bạn cần kích hoạt SMTP authentication.
• SMTP Username: Điền tên đăng nhập của Gmail mà bạn dùng.
• SMTP Password: Điền mật khẩu mà bạn đã đặt trong bước 2

Hoàn tất việc điền thông số, bạn nhấp vào ‘Save Settings’ và các cài đặt sẽ được lưu lại -> gửi email để kiểm tra xem đã cài đặt SMTP thành công chưa. Lưu ý, ‘Send To’ là địa chỉ email mà bạn dùng để nhận email test. Sau khi điền đủ thông tin, chọn ‘Send Test’ để gửi email.

Nếu nhận được thông báo ‘Test HTML email was sent successfully! Please check your inbox to make sure it is delivered’ thì có nghĩa bạn đã cài SMTP thành công.

Bước 3: Cài đặt plugins WP mail SMTP

SMTP có khả năng ứng dụng rất cao trong truyền tải dữ liệu email. Giao thức này thích hợp cho nhiều đối tượng, đặc biệt là các doanh nghiệp. Với những thông tin đã chia sẻ trong bài đăng này, bạn có thể hoàn toàn hiểu SMTP là gì cũng như cách sử dụng và các ứng dụng của nó.