Mail server là gì, tính năng nổi bật và cách thức hoạt động

Sử dụng công cụ Mail Server trong quản lý và lưu trữ thư điện tử là điều hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn bởi tính linh hoạt, tiện dụng của nó. Tuy nhiên, để lựa chọn loại Mail Server phù hợp cũng như sử dụng nó hiệu quả, bạn cần có kiến thức cơ bản về Mail Server là gì, những tính năng nổi bật cũng như cách thức nó hoạt động.

Hãy cùng Bizfly tìm hiểu thông tin dưới đây nhé!

Mail Server là gì?

Mail Server còn được gọi Email Server là một hệ thống server được thiết kế cấu hình riêng dựa theo domain công ty. Đóng vai trò là máy chủ chuyên trách việc lưu trữ, gửi và nhận email. Một mail server có thể là SMTP server (để gửi mail), IMAP và POP3 server (để nhận mail). Để dễ dàng để truy cập và quản lý email của mình, thông thường mail server sẽ được kết nối với mail client (giao diện cho phép người dùng đọc, soạn, và gửi email). 

Các tin nhắn gửi đến và gửi đi đều cần thông qua Mail Server. Nhờ vào cơ cấu này mà các rủi ro thường gặp khi gửi, nhận email sẽ được hạn chế tối đa. Hệ thống này cung cấp khả năng quản lý, lưu trữ và sắp xếp tự động email của công ty trên Internet. Đồng thời cũng là giao thức dùng trong truyền thông nội bộ và giao dịch thương mại chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, Mail Server còn sở hữu độ bảo mật cao, tốc độ xử lý nhanh chóng, ổn định và công năng khôi phục dữ liệu. 

Mail Server là gì?

Phân loại Mail Server 

Hệ thống này được chia làm hai loại chính là Mail Server của các nền tảng lớn và Mail Server độc lập. 

• Mail Server của các nền tảng lớn: Là Mail Server được xây dựng, thiết kế bởi Google, Microsoft, yahoo,... Những hệ thống này có quy mô rất lớn và tính bảo mật cao, đồng thời cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ quản lý. Cũng bởi vậy mà chúng thường có chi phí tương đối cao.
• Mail Server độc lập: Là các hệ thống được thiết kế để xử lý lượng email lớn, có ưu thế về dung lượng lưu trữ, khả năng độc lập về dữ liệu và bảo mật. Loại Mail Server này được bổ sung nhiều tính năng như đồng bộ hóa Outlook, Webmail, hợp tác, quản trị từ xa, quản trị web,... và có giá thành thấp hơn của các nền tảng lớn.

>> Tham khảo thêm: Công cụ hữu ích trộn thư hàng hoạt Mail Merge

Các tính năng nổi bật của Mail Server

Mail Server sở hữu rất nhiều tính năng nổi bật, trong đó phải kể đến khả năng cho phép trao đổi email trực tiếp đến tên miền cụ thể thông qua Internet. Bên cạnh đó là ngăn chặn tối đa các rủi ro và hạn chế tối đa như virus hay tấn công spam. Ngoài ra, là các chức năng hữu ích khác, như là:

• Bảo mật thông tin chặt chẽ
• Được phép cài đặt dung lượng tối đa đối với người dùng Mail Server.
• Có thể quản lý nội dung email của toàn bộ thành viên trong hệ thống.
• Cho phép thiết lập chức năng tự động sao lưu các dữ liệu, giúp đảm bảo giữ lại các thông tin cần thiết.

Các tính năng nổi bật của Mail Server

Vì sao nên sử dụng Mail Server 

Có nhiều nguyên do khiến bạn nên dùng Mail Server như tình trạng email bị spam, email gửi kèm mã độc, bị cho vào danh sách đen,... Hệ thống Mail Server giúp khắc phục hầu hết các tình trạng trên nhờ vào.

• Email có hiển thị tên miền của doanh nghiệp, cho thấy sự chuyên nghiệp của công ty.
• Bảo mật tốt, tốc độ xử lý nhanh và có nhiều tiện ích đi kèm.
• Khả năng kiểm tra email tại bất cứ đâu, trên bất cứ trình duyệt hay phần mềm nào. 
• Linh hoạt trong tùy biến thông số, tính năng với từng người dùng.
• Có hiệu quả cao trong ngăn chặn spam cũng như virus 
• Sở hữu không gian lưu trữ dữ liệu riêng, dữ liệu được bảo vệ 100%.
• Cài đặt SSL, có tính bảo mật cao.
• Ngăn chặn khả năng bị đưa vào danh sách đen nhờ việc dùng IP riêng
• Cho phép cài đặt Email Offline nhờ tính năng Fowarder Email.

Một vài thuật ngữ liên quan đến Mail Server

Dưới đây là một vài thuật ngữ thông dụng của hệ thống này mà bạn nên biết: Những thuật ngữ này hứa hẹn sẽ giúp bạn sử dụng Mail Server hiệu quả, tối ưu nhất, cụ thể là:

Một vài thuật ngữ liên quan đến Mail Server

• TLS Mail Server: Viết tắt của hệ thống email bảo mật lớp truyền tải (tiếng Anh là Transport Layer Security Mail Server). Nó hoạt động với tầng ổ bảo mật (hay còn gọi SHL) để cung cấp các phương thức vận chuyển cũng như mã hoá, giúp quá trình đăng nhập được chứng thực từ SASL.
• SASL Mail Server: Là tầng xác thực, bảo mật đơn giản của hệ thống email (tiếng Anh là Simple Authentication and Security Layer Mail Server). Việc xác thực dựa trên dữ liệu xác thực được TLS cung cấp.
• Webmail: Được hiểu là email trên nền trang web. Nó cho phép người dùng có thể truy cập vào email bất cứ khi nào.
• SMTP-IN Queue: Là nơi lưu trữ các thông tin trước khi gửi đi
• Local Queue: Là việc hệ thống điều phối email theo thứ tự để chờ gửi đi
• Local Mailboxes: Là hộp thư của những tài khoản đã đăng ký mail server của doanh nghiệp
• Email Authentication: Thuật ngữ này dùng để nói về khả năng xác minh danh tính của người dùng. Nó được sử dụng để lấy lại pass khi bạn quên mật khẩu. 
• Mail Exchanger Record: Thuật ngữ chỉ khả năng chỉ dẫn email đến Mail Server. Nó hay đi kèm với một bản ghi để dẫn đến IP của mail server.

Trên đây là những nội dung cơ bản về Mail Server là gì cũng như lợi ích và khái niệm liên quan đến thuật ngữ này. Với những kiến thức đã tổng hợp, sẽ giúp các bạn tích luỹ thêm kinh nghiệm trong việc quản lý, lưu trữ và gửi email hiệu quả với Mail Server.