Opt-in Email là gì? Cách thu thập email đúng chuẩn & hiệu quả cho doanh nghiệp

Opt-in Email là một thuật ngữ vô cùng phổ biến trong tiếp thị email. Tìm hiểu chi tiết về Opt-in là gì và Opt-in trong email marketing cùng Bizfly là cách để mọi người tối ưu chiến dịch marketing hiệu quả hơn. Xem ngay tại bài viết dưới đây.

Opt-in là gì?

Khái niệm Opt-in

Opt-in email là thuật ngữ dùng để chỉ hành vi người dùng chủ động đồng ý nhận email từ doanh nghiệp thông qua các hình thức như điền form, đăng ký nhận bản tin, tải tài liệu, tham gia sự kiện, hoặc đồng ý nhận thông tin khi mua hàng. Đây là một trong những nguyên tắc cốt lõi để xây dựng chiến dịch email marketing hiệu quả và đúng pháp luật.

Trong thời đại mà người dùng ngày càng thận trọng với thông tin cá nhân và các quy định bảo vệ dữ liệu ngày càng nghiêm ngặt (như GDPR, CAN-SPAM, hay Nghị định 91 tại Việt Nam), việc xin sự đồng ý rõ ràng trước khi gửi email không còn là lựa chọn mà là bắt buộc.

Các loại Opt-in

Khi thu thập email khách hàng, doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 hình thức opt-in phổ biến: single opt-in và double opt-in. Mỗi loại sẽ phù hợp với một mục tiêu và mức độ kiểm soát khác nhau.

• Single Opt-in: Single opt-in là hình thức đơn giản nhất, người dùng điền email vào form, hệ thống lưu luôn địa chỉ đó và bắt đầu gửi email. Ví dụ: Bạn điền email nhận tài liệu trên một blog → tài liệu được gửi ngay mà không cần xác nhận thêm bước nào.
• Double Opt-in: Với loại này, người dùng đăng ký nhận bản tin, sau đó nhận được email "xác nhận", khi người dùng click vào nút xác nhận này thì mới được nhận các nội dung tiếp theo.

Tham khảo thêm: Thuật ngữ trong Email Marketing giúp bạn nắm vững kiến thức ngành

Opt-out là gì?

Khái niệm

Opt-out là hình thức mà người dùng được thêm vào danh sách nhận email mặc định và chỉ khi họ chủ động từ chối hoặc "unsubscribe", họ mới ngừng nhận email. Nói cách khác, doanh nghiệp gửi email trước – xin phép sau. Người dùng nếu không muốn nhận tiếp thì phải bấm hủy đăng ký.

Ví dụ, bạn mua hàng online và tự động bị thêm vào danh sách nhận bản tin mà không được hỏi trước. Nếu không có nhu cầu bạn có thể bấm hủy đăng ký để không nhận thêm email về sau này.\

So sánh Opt-in với Opt-out

Ưu điểm của Opt-in

Lợi ích của việc gửi mail Opt-in là bạn đang gửi tin nhắn cho một cá nhân thực sự quan tâm. Điều này có nghĩa là cơ hội nhận được chuyển đổi của bạn cao hơn, dẫn đến lợi nhuận của bạn cũng sẽ cao hơn.

• Tạo uy tín: Khách hàng sẽ tôn trọng doanh nghiệp của bạn hơn hết vì sự tôn trọng quyền riêng tư mỗi người và vì bạn cung cấp cho họ nhiều thông tin hữu ích.
• Tiết kiệm: Bằng cách không tập trung vào một nhóm người ngẫu nhiên mà chỉ dành cho những người quan tâm đến doanh nghiệp, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tiền bạc và công sức.
• Hiệu quả: Opt-in email có cơ hội thành công cao hơn vì đối tượng mục tiêu của bạn đã sẵn sàng lắng nghe và mở mail đón nhận thông tin từ phía bạn.
• Kết nối: Thúc đẩy mối quan hệ lâu dài với khách hàng theo thời gian nhờ duy trì tương tác qua email.

Sự cho phép của khách hàng là cực kì quan trọng. Chẳng hạn, nếu bạn gửi email mà không được cho phép thì danh tiếng của doanh nghiệp bạn sẽ bị ảnh hưởng lớn. Trường hợp xấu nhất là email của bạn có thể bị gắn nhãn là thư rác. Nếu điều này xảy ra thì địa chỉ email và địa chỉ IP của bạn sẽ bị các nhà cung cấp dịch vụ đưa vào danh sách đen.

Việc có được email chính xác từ khách hàng giúp bạn gửi mail đúng nội dung, vào inbox cao và đạt được mục tiêu marketing. Do đó, lựa chọn Opt-in được xem là cách đúng đắn để giải quyết vấn đề spam.

Những kênh thường dùng để thu thập opt-in email

Form trên Blog/Website

Đây là những biểu mẫu tĩnh hoặc nhúng trực tiếp vào các vị trí cố định trên website hoặc blog của bạn.

Vị trí đặt form

• Sidebar (Thanh bên): Dễ thấy, phù hợp cho lời kêu gọi đăng ký nhận bản tin chung.
• Footer (Chân trang): Nơi người dùng thường tìm kiếm thông tin liên hệ hoặc đăng ký.
• Trong bài viết (Inline): Đặt ở đầu, giữa hoặc cuối bài viết, liên quan trực tiếp đến nội dung người dùng đang đọc. Ví dụ: "Để nhận thêm nhiều bài viết hữu ích như thế này, hãy đăng ký..."
• Trang riêng biệt (Dedicated Subscribe Page): Một trang chỉ dành cho việc đăng ký, bạn có thể quảng bá link này trên mạng xã hội hoặc chữ ký email.

Về nội dung form

• Tiêu đề rõ ràng: Nêu bật lợi ích khi đăng ký (ví dụ: "Nhận tin tức mới nhất", "Đừng bỏ lỡ mẹo hay hàng tuần").
• Mô tả ngắn gọn: Giải thích họ sẽ nhận được gì (loại nội dung, tần suất).
• Trường thông tin tối thiểu: Thường chỉ cần email. Có thể thêm tên để cá nhân hóa email sau này, nhưng càng ít trường, tỷ lệ chuyển đổi càng cao.
• Nút kêu gọi hành động (CTA) mạnh mẽ: Thay vì "Gửi", hãy dùng "Đăng ký ngay", "Nhận Ebook miễn phí", "Tham gia cộng đồng".

Popup/Slide-in trên Landing Page (hoặc toàn website)

Đây là các biểu mẫu động xuất hiện dựa trên hành vi của người dùng (thời gian trên trang, cuộn trang, ý định thoát trang) hoặc sau một khoảng thời gian nhất định.

Các loại Popup/Slide-in

• Exit-Intent Popup: Xuất hiện khi người dùng di chuột có ý định rời khỏi trang. Đây là cơ hội cuối cùng để giữ chân họ.
• Time-Based Popup: Xuất hiện sau một khoảng thời gian nhất định người dùng ở trên trang (ví dụ: 30 giây).
• Scroll-Based Popup/Slide-in: Xuất hiện khi người dùng cuộn đến một tỷ lệ nhất định của trang.
• Click-Triggered Popup: Xuất hiện khi người dùng nhấp vào một nút hoặc liên kết cụ thể.

Đăng ký tài khoản/Mua hàng

Bạn có thể thu thập email trong quá trình người dùng tạo tài khoản mới hoặc hoàn tất giao dịch mua hàng.

Việc người dùng đăng ký tài khoản hoặc mua hàng KHÔNG đồng nghĩa với việc họ đồng ý nhận email marketing. Vậy nên cần có một ô checkbox riêng biệt, không được tick sẵn, với nội dung như: "[ ] Tôi muốn nhận email cập nhật về sản phẩm mới và các chương trình khuyến mãi". Người dùng phải chủ động tick vào ô này nếu muốn nhận email marketing.

Sự kiện/Webinar/Offline

Trong form đăng ký, ngoài các thông tin cần thiết cho sự kiện, hãy thêm một ô checkbox (không tick sẵn) cho phép người dùng chọn nhận thêm thông tin, bản tin từ bạn sau sự kiện. Ví dụ: "[ ] Tôi muốn nhận thông báo về các webinar tương tự và các cập nhật hữu ích khác từ [Tên tổ chức của bạn]."

Rõ ràng về việc email sẽ được dùng để gửi thông tin liên quan đến sự kiện (link tham gia, tài liệu) và các email marketing khác (nếu họ đồng ý).

Ebook/Tài liệu tải về

Bạn có thể cung cấp một tài liệu giá trị (ebook, checklist, template, whitepaper, case study) miễn phí để đổi lấy địa chỉ email của người dùng. Hãy tạo một trang đích hấp dẫn, mô tả rõ lợi ích của tài liệu và có form đăng ký.

Sau khi người dùng đăng ký, hãy gửi email chứa link tải tài liệu ngay. Đây cũng là cơ hội để chào mừng họ vào danh sách của bạn.

Lưu ý quan trọng khi triển khai Opt-in email

Triển khai opt-in không chỉ là đặt form thu thập email và chờ người dùng điền vào. Để hiệu quả, đúng luật và giữ được uy tín thương hiệu, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Luôn rõ ràng về mục đích gửi email: Trước khi người dùng để lại email, hãy nói rõ ràng bạn sẽ gửi gì cho họTrước khi người dùng để lại email, hãy nói rõ ràng bạn sẽ gửi gì cho họ: Bản tin, khuyến mãi, thư mời sự kiện?.... Tránh những mô tả mập mờ để tránh giảm tỷ lệ hủy đăng ký về sau.
• Có checkbox chủ động – không được tick sẵn: Đây là một yêu cầu bắt buộc trong các quy định về bảo vệ dữ liệu như GDPR hoặc Nghị định 91 tại Việt Nam. Người dùng cần tự tay tích vào ô “Tôi đồng ý nhận email từ [Tên doanh nghiệp]”.
• Gắn link điều khoản nếu cần: Khi thu thập dữ liệu cho các hoạt động marketing, nên gắn thêm liên kết dẫn đến Điều khoản sử dụng, chính sách bảo mật....
• Gửi email xác nhận với nội dung rõ ràng, dễ nhớ: Nếu bạn chọn hình thức double opt-in, sau khi người dùng điền form, hãy gửi ngay một email xác nhận với tiêu đề đơn giản, nội dung rõ ràng...

BizMail - Phần mềm hỗ trợ tạo Opt-in và gửi email đúng chuẩn

Thu thập email thôi chưa đủ, điều quan trọng hơn là thu đúng người, đúng cách và chăm sóc đúng thời điểm. Đó cũng là lý do nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lựa chọn phần mềm BizMail – nền tảng gửi email marketing & automation được vận hành bởi VCCorp.

BizMail giúp doanh nghiệp gửi email hiệu quả, khi kết hợp cùng BizCRM sẽ giúp bạn xây dựng toàn bộ hệ thống opt-in email chuyên nghiệp:

• Tạo form opt-in đa dạng: Từ popup động, form nhúng trên website đến link đăng ký chia sẻ trên mạng xã hội – tất cả đều dễ thiết kế và gắn vào hành trình người dùng.
• Tích hợp dễ dàng vào website hoặc landing page: Không cần code phức tạp, bạn có thể gắn form trực tiếp vào site, landing page, hoặc kết nối với hệ thống CRM/CDP nếu cần.
• Tự động gửi email xác nhận (double opt-in): Giúp lọc danh sách chất lượng, bảo vệ domain và tăng tỷ lệ vào inbox.
• Quản lý danh sách và phân nhóm linh hoạt: Theo nguồn đăng ký, hành vi, thời điểm, giúp cá nhân hóa nội dung phù hợp cho từng nhóm khách hàng.
• Gửi email tự động theo hành vi & lịch sử: Không chỉ gửi 1 chiều, BizMail cho phép bạn thiết lập workflow gửi đúng thông điệp vào đúng thời điểm: sau khi tải tài liệu, mở email, nhấp vào link, hoặc sau 3 ngày không tương tác...

Nếu bạn đang tìm một giải pháp email marketing chuyên sâu, hỗ trợ từ khâu thu thập đến chăm sóc, thì BizMail là lựa chọn hiệu quả đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp Việt muốn phát triển chiến dịch bài bản và bền vững. Liên hệ ngay để được đội ngũ chuyên gia của Bizfly tư vấn chi tiết và cụ thể hơn nhé!

Đăng ký tư vấn

Một chiến dịch gửi email quan trọng hơn hết về chất lượng chứ không nằm ở số lượng. Opt-in tuy là danh sách khó xây dựng nhất nhưng lại an toàn nhất cho doanh nghiệp về lâu dài. Do vậy, hãy để cho khách hàng của bạn chủ động đăng kí nhận tin thay vì gửi email hàng loạt mà không đạt hiệu quả