Sender Policy Framework là gì? Cách tạo bản ghi SPF cho doanh nghiệp

Sử dụng Sender Policy Framework (SPF) là một trong những cách ngăn chặn thư rác hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Vậy thực chất SPF là gì, nó hoạt động như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây của Bizfly nhé.

Sender Policy Framework

Sender Policy Framework là phương pháp xác thực địa chỉ của người gửi email. Nó giúp người nhận biết được ai đang gửi thư cho mình và địa cho đó có thật hay không. Thông qua xác minh này, doanh nghiệp dễ dàng ngăn chặn được tình trạng thư rác cùng email lừa đảo.

Một ví dụ về bản ghi SPF mà bạn có thể tham khảo:

v=spf1 ip4:35.213.11.232 ip6:2b03:d028:e5:8d00:cc51:dbc8:7b62:852v include:otherdomain.com -all

Trong một bản ghi Sender Policy Framework có các thành phần khác nhau và quá trình xác thực cũng dựa trên những yếu tố này. Một số thành phần chính trong SPF có thể kể tới:

• Thẻ phiên bản SPF: Nó biểu thị cho phiên bản của bản ghi SPF. Thẻ này luôn bắt đầu bằng v=spf1. 
• Địa chỉ IP: Bao gồm các địa chỉ IP được ủy quyền.
• Thẻ 'include': Thẻ chỉ định tên của bên thứ ba được ủy quyền gửi email.
• Thẻ 'All': Thẻ này quyết định cách máy chủ của người nhận xử lý email. Ví dụ, nhãn '~all' biểu thị lỗi mềm, trong khi nhãn '-all' biểu thị lỗi cứng. Thẻ '+all' là tùy chọn miễn phí cho tất cả. Như vậy, bất kỳ máy chủ nào cũng có thể gửi email từ tên miền.

Sender Policy Framework là phương pháp xác thực địa chỉ của người gửi email

Tầm quan trọng của Sender Policy Framework

Một số lợi ích của Sender Policy Framework mang lại có thể kể đến:

• Ngăn chặn giả mạo email: SPF giúp bảo vệ tên miền của bạn tránh bị giả mạo. Giảm nguy cơ bị các bộ lọc thư rác xếp tên miền mà bạn đang sở hữu rơi vào danh sách đen.
• Nâng cao khả năng gửi thư nhờ ngăn chặn được tình trạng bị đánh dấu là thư rác.
• Cải thiện danh tiếng tên miền với nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) và ứng dụng email. Bên cạnh đó, còn tăng khả năng gửi email tốt hơn so với thông thường.
• Chống lại các cuộc tấn công, lừa đảo vì nó có thể ngăn chặn được đối tượng gửi email giả mạo tên miền của bạn.
• Các Sender Policy Framework sẽ đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật bằng cách thiết lập tính hợp pháp của liên lạc qua email.

Sender Policy Framework hoạt động như thế nào?

SPF là một loại bản ghi DNS được sử dụng để xác thực email, xác minh rằng người gửi email được ủy quyền gửi email thay mặt cho một miền cụ thể. Vậy cách hoạt động của Sender Policy Framework là gì? 

Xác định máy chủ được ủy quyền

Bản ghi SPF bao gồm các số nhận dạng, thường là địa chỉ IP và tên miền, giúp mô tả các máy chủ thư được ủy quyền và các miền được phép gửi email thay mặt cho tên miền.

Xác minh bản ghi SPF

Khi có email đến, máy chủ nhận sẽ kiểm tra bản ghi SPF được liên kết với tên miền của người gửi. Nó so sánh địa chỉ IP của máy chủ gửi với các địa chỉ được ủy quyền trong bản ghi SPF.

Kết quả xác thực

Dựa trên các quy tắc bản ghi SPF, máy chủ nhận email sẽ xem xét tính hợp pháp của email theo trình tự  từ chấp nhận đến đánh dấu là đáng ngờ hoặc từ chối hoàn toàn.

Ngăn chặn gian lận với Sender Policy Framework 

Bằng cách sử dụng SPF, chủ sở hữu tên miền bảo vệ khỏi việc giả mạo và lừa đảo qua email, đảm bảo các email gửi từ máy chủ được ủy quyền, từ đó giảm thiểu các hoạt động gian lận.

Bản ghi SPF yêu cầu định dạng và giá trị cụ thể để hoạt động phù hợp, thường dựa vào thiết lập của quản trị viên miền. SPF chỉ là một thành phần của xác thực email và hoạt động cùng với các tiêu chuẩn khác như DKIM và DMARC.

Cách tạo bản ghi SPF cho doanh nghiệp

Cách bạn tạo bản ghi SPF tùy thuộc vào máy chủ DNS của bạn. Nếu bạn sử dụng máy chủ DNS của nhà đăng ký tên miền thì nhà đăng ký thường có trang tổng quan. Ở đây, bạn có thể thêm bản ghi SPF. Để tạo bản ghi SPF, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

Các bước tạo Sender Policy Framework

Bước 1: Thu thập các địa chỉ IP được sử dụng để gửi email

Lập danh sách tất cả các máy chủ thư và địa chỉ IP của chúng mà bạn sử dụng để gửi email từ miền của mình.

Bước 2: Tạo bản ghi SPF của bạn 

Sử dụng địa chỉ IP đã thu thập để chỉ định máy chủ nào được phép gửi email thay mặt cho miền của bạn. Bản ghi SPF là bản ghi DNS TXT chứa thông tin này.

Bước 3: Xuất bản bản ghi SPF vào DNS của bạn

Sau khi đã tạo bản ghi SPF, bạn cần xuất bản bản ghi đó vào DNS của mình. Điều này liên quan đến việc thêm bản ghi DNS TXT vào nhà cung cấp tên miền của bạn.

Bước 4: Kiểm tra bản ghi SPF 

Sau khi xuất bản bản ghi SPF, hãy kiểm tra bản ghi đó để đảm bảo bản ghi được thiết lập chính xác. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các công cụ kiểm tra bản ghi SPF có sẵn trực tuyến.

Cần lưu ý rằng có sẵn các trình tạo bản ghi SPF để giúp đơn giản hóa việc tạo bản ghi SPF.

Bạn có thể đánh giá những thay đổi mới bằng cách gửi tin nhắn từ nhà cung cấp email của bạn đến người nhận. Ví dụ, nếu bạn sử dụng Google Suite và thêm bản ghi SPF cho miền của mình, bạn có thể gửi tin nhắn từ tài khoản doanh nghiệp đến tài khoản cá nhân của mình để kiểm tra bản ghi đó. Bạn phải nhìn vào tiêu đề email để xác định kết quả tra cứu SPF.

Để xem các tiêu đề gmail bằng cách nhấp vào nút “Thêm” trên email và nhấp tùy chọn menu “Hiển thị bản gốc”. Cửa sổ tiêu đề mở ra, phần trên cùng của tiêu đề hiển thị kết quả tra cứu SPF. 

Lưu ý rằng bản ghi SPF đã vượt qua nên thư này được coi là email hợp pháp và đã đến được hộp thư đến của người nhận. Bạn có thể xem qua hộp thư thư rác của mình để tìm các bản ghi không đạt SPF. Thường Gmail sẽ gắn nhãn chúng bằng một thông báo cảnh báo.

Vì các cuộc tấn công lừa đảo ngày càng tinh vi nên bản ghi SPF sẽ giúp cảnh báo người dùng khi họ nhận được thư độc hại. Sử dụng bản ghi SPF, kẻ tấn công không thể dùng tên miền của bạn để khởi chạy các chiến dịch lừa đảo. Nó bảo vệ danh tiếng doanh nghiệp và ngăn người dùng của bạn trở thành nạn nhân.

Nhiều tổ chức đã đầu tư vào việc đào tạo về gian lận qua email cho nhân viên và người tiêu dùng. Tuy nhiên, mọi người vẫn tiếp tục bị lừa bởi các cuộc tấn công nhằm đánh lừa bằng cách giả mạo danh tính công ty đáng tin cậy hoặc các trò lừa đảo về thông tin xác thực. Theo Verizon, người dùng đã mở 30% tin nhắn lừa đảo và 12% trong số đó nhấp vào tệp đính kèm độc hại.

Một số hạn chế của Sender Policy Framework

Mặc dù SPF là một công cụ thiết yếu trong xác thực email nhưng việc hiểu những hạn chế của nó cũng quan trọng không kém.

Mặc dù có nhiều ưu điểm nổi bật nhưng SPF vẫn tồn tại không ít hạn chế

• Giới hạn tra cứu DNS: SPF giới hạn máy chủ ở 10 lần tra cứu DNS để giải quyết hoàn toàn bản ghi SPF. Hạn chế này nhằm ngăn chặn các cuộc tấn công từ chối dịch vụ (DoS). Nhưng nó cũng có thể gây ra vấn đề cho người dùng khi sử dụng công cụ sửa đổi đi kèm một cách tuỳ ý.
• Giới hạn ký tự: Bản ghi SPF có giới hạn 255 ký tự cho một chuỗi, giới hạn cố hữu của bản ghi DNS TXT.
• Giải pháp chưa hoàn chỉnh: SPF không cung cấp mã hóa đầu cuối hoàn chỉnh hoặc bảo vệ chống lại các cuộc tấn công lừa đảo sử dụng các miền tương tự. Vì vậy, Sender Policy Framework chỉ là một phần của giải pháp xác thực email toàn diện hơn.
• Khó duy trì bản ghi SPF: Việc duy trì bản ghi SPF có thể gặp khó khăn, đặc biệt đối với các tổ chức có cơ sở hạ tầng email kém. Khi các tổ chức bổ sung thêm nhiều máy chủ email hoặc dịch vụ email của bên thứ ba, việc cập nhật bản ghi SPF có thể trở nên khó khăn.
• Có thể bị phá vỡ do chuyển tiếp email không đúng cách: Việc chuyển tiếp email không đúng cách có thể phá vỡ xác thực SPF. Nếu một email được chuyển tiếp qua máy chủ không được ủy quyền trong bản ghi SPF thì email đó có thể không được xác thực SPF.
• Các tổ chức lớn có thể yêu cầu nhiều bản ghi SPF: Các tổ chức lớn có nhiều miền có thể cần nhiều bản ghi SPF, điều này có thể gây khó khăn cho việc quản lý.

Bất chấp những hạn chế này, SPF vẫn là một giao thức bảo mật tích hợp có thể giúp ngăn chặn các cuộc tấn công giả mạo email và lừa đảo.

Trên đây là một số thông tin về Sender Policy Framework là gì và cách để tạo ra bản ghi SPF đơn giản cho doanh nghiệp. Nếu gặp khó khăn trong việc hiểu và tạo Sender Policy Framework bạn có thể đón đọc thêm thông tin tại đây. Hoặc gọi đến hotline để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.