Quản lý kho là gì và 3 cách quản lý kho hàng hiệu quả

Trên thực tế, nếu hoạt động quản lý kho vận hành tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và gia tăng hiệu quả kinh doanh tối ưu. Nhưng không phải ai cũng biết cách quản lý kho hàng hiệu quả​. Cùng Bizfly tìm hiểu tầm quan trọng của việc quản lý kho và quy trình quản lý tối ưu theo bài sau.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc mà các cửa hàng/doanh nghiệp tiến hành kiểm soát các hoạt động diễn ra hàng ngày từ kho hàng như nhập xuất hàng hóa, bảo quản và quản lý số lượng hàng hóa, đánh giá hàng tồn kho… Quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình quản lý và kiểm soát kho từ đó giảm thiểu chi phí đáng kể.

Quản lý kho là quá trình kiểm soát các hoạt động của một kho hàng. 

Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng

Trong bất kể một doanh nghiệp nào thì hàng hóa trong kho luôn chiếm đến 40-50% trên tổng giá trị tài sản của tổ chức, vì vậy việc kiểm soát kho là vô cùng cần thiết và quan trọng. Ngoài ra, việc xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả cũng mang lại những lợi ích sau đây:

Giúp tránh thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa luôn là vấn đề nan giải và phức tạp gây ra không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực thời trang và siêu thị. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này, do nhân viên gian lận, mất hàng hóa do quá trình nhập kho, tổn thất do trượt giá…

Việc kiểm soát kho thường xuyên và khoa học sẽ giúp giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa một cách đáng kể, đồng thời đánh giá được các vấn đề tồn đọng trong công tác quản lý của doanh nghiệp.

Tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

Trong công tác quản lý kho, việc kiểm soát vấn đề nguyên vật liệu là vấn đề quan trọng nhất ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Thừa hàng sẽ gây lãng phí mà thiếu hàng sẽ gây ra tình trạng thất thoát doanh thu từ đó ảnh hưởng đến năng suất bán hàng và hoạt động chăm sóc khách hàng.

Ngoài ra, quản lý kho cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được sản phẩm nào đang được khách hàng quan tâm và bán chạy nhất để kịp thời lên phương án nhập thêm về bán. Đồng thời đưa ra những phương án khuyến mãi, đẩy bán cho các sản phẩm tồn kho lâu dài.

Tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng​

Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Trong hoạt động quản lý kho hàng, doanh nghiệp phải đối mặt với rất nhiều chi phí như chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa, chi phí lưu kho, chi phí mua hàng…Vì vậy, việc quản lý kho hàng tối ưu sẽ giúp tối giản hóa các loại chi phí này cho doanh nghiệp.

Gia tăng vốn lưu động

Vốn lưu động là dòng tiền trong kinh doanh mà doanh nghiệp sử dụng để duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư trong ngắn hạn. Thiếu vốn lưu động sẽ dẫn đến tình trạng không thể tiếp tục kinh doanh và nguy cơ phá sản.

Với việc quản lý nguyên vật liệu và hàng hóa trong kho một cách hiệu quả, các nhà quản trị sẽ có thể tính toán được nguồn ngân sách chi trả để nhập và bán hàng hóa trong vòng 1 tháng, 1 quý hay 1 năm. Qua đó dự trù được khoản tiền bù đắp trong trường hợp hàng tồn kho lớn.

Những công việc cần có trong hoạt động quản lý kho hàng

Để quản lý kho hàng, một người quản trị cần xây dựng hệ thống công việc cụ thể và rõ ràng từ đó phân chia công việc cho nhân viên một cách hợp lý, tránh gặp sai sót trong quá trình vận hành.

• Sắp xếp hàng hóa trong kho: Xây dựng sơ đồ kho hàng và sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học.
• Đảm bảo đúng quy chuẩn hàng hóa: Việc sắp xếp hàng hóa trong kho cần đảm bảo đúng theo như hướng dẫn của nhà sản xuất. Với những hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn cần tuân thủ theo nguyên tắc “nhập trước xuất trước”.
• Xây dựng quy trình nhập-xuất hàng hóa: Xây dựng quy trình tiếp nhận hàng hóa, nhập kho và kiểm kê hàng tồn định kỳ để đối chiếu với hệ thống.
• Theo dõi hàng tồn kho: Hàng ngày theo dõi hàng hóa trong kho, đặc biệt là hàng tồn kho có thời hạn dài. Đảm bảo hàng hóa ở định mức kho tối thiểu
• Đảm bảo quy định về PCCC: Kiểm tra cơ sở hạ tầng để tránh tình trạng ẩm ướt, hư hỏng ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, vấn đề cháy nổ trong kho.

Các cách quản lý kho hàng hiệu quả

Quản lý kho không phải chỉ là việc liên quan đến hoạt động nhập - xuất hàng hóa. Công việc này đòi hỏi mọi người phải biết quản lý đơn hàng hoặc tính toán nên mua hàng hóa gì, mua thời điểm nào và số lượng bao nhiêu. Bên cạnh đó theo dõi hàng hóa và làm thế nào để duy trì mức độ tồn kho tối ưu cũng không phải là việc đơn giản.

Sắp xếp hàng hóa khoa học

Việc tìm kiếm hàng hóa trong kho đôi khi trở nên vô cùng đơn giản nếu như mọi người biết cách sắp xếp hàng hóa một cách khoa học và logic. Điều này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và sức lực cho người vận hành, đặc biệt trong khâu vận chuyển và xuất nhập kho.

Để biết làm cách nào sắp xếp hàng hóa được khoa học nhất, mọi người có thể tham khảo thêm giải pháp 5s trong quản lý kho hàng.

Tuân thủ quy tắc nhập trước - xuất trước

Đây là một trong những quy tắc vô cùng quan trọng trong hoạt động quản lý kho mà doanh nghiệp nào cũng cần phải thực hiện. Theo quy tắc này, các sản phẩm nào được nhập kho trước thì sẽ phải xuất ra trước và ngược lại. Đặc biệt, ngoài những sản phẩm có hạn sử dụng ngắn và dễ hỏng ra thì quy tắc này áp dụng với những sản phẩm về quần áo, thời trang và đồ công nghệ bởi tính thời điểm và theo xu hướng của chúng.

Thiết lập mức tồn kho phù hợp

Hàng tồn kho là số lượng hàng hóa được lưu trữ trong kho nhằm mục đích cung ứng trong trường hợp phát sinh do nhu cầu của khách hàng đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra không bị gián đoạn. Với việc thiết lập định mức tồn kho phù hợp, công tác quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên đơn giản. Mọi người cần duy trì mức tồn kho sản phẩm không được vượt quá định mức tối đa và thấp hơn định mức tối thiểu.

Các cách quản lý kho hàng hiệu quả​

Để xác định hàng tồn kho hiệu quả, mọi người có thể căn cứ vào các tiêu chí như sau:

• Hàng tồn kho thực tế
• Số lượng đơn đặt hàng của khách
• Tình trạng cung cấp hàng hóa từ phía nhà cung cấp
• Khả năng tiêu thụ của sản phẩm

Ngoài ra cần lưu ý rằng hàng tồn kho sẽ thay đổi theo thời gian vì vậy doanh nghiệp cần kiểm soát định kỳ để nhận định lại định mức này còn phù hợp với doanh nghiệp hay không. Chính vì lý do này mà các phần mềm quản lý kho lần lượt được ra đời với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho đơn giản và dễ dàng ngay trên máy tính.

Qua bài viết trên bạn đã nắm rõ thông tin về tầm quan trọng của quản lý kho cũng như các cách để quản lý kho hàng hiệu quả. Chỉ khi hoạt động quản lý kho diễn ra chặt chẽ, doanh nghiệp mới có thể giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa, tiết kiệm thời gian và chi phí đồng thời gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Trong truờng hợp mọi người có mong muốn sở hữu cho mình một phần mềm quản lý kho hàng và bán hàng hiệu quả thì hãy xem ngay OneX - Đây là phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện nay tại Việt Nam được Bizfly nghiên cứu, phát triển cho các chủ cửa hàng online và doanh nghiệp SMEs.

Tìm hiểu thêm về OneX tại đây: https://bizfly.vn/giai-phap/giai-phap-quan-ly-ban-hang-bizshop.html