Tích hợp CRM với Email marketing: Lợi ích & Cách tích hợp

Tích hợp CRM với Email Marketing giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng và tối đa lợi nhuận từ kênh Email marketing. Khi dữ liệu được kết nối liền mạch với các chiến dịch Email Marketing, doanh nghiệp tiếp cận đúng người, đúng thời điểm và nhờ đó, hiệu quả chuyển đổi tăng cao.

Vậy làm thế nào để tích hợp CRM với Email Marketing hiệu quả và những phần mềm hỗ trợ tốt nhất hiện nay? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Tích hợp CRM với Email Marketing là gì?

Tích hợp CRM với Email Marketing là quá trình đồng bộ và kết nối hai chiều giữa hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và nền tảng Email Marketing, dữ liệu được cập nhật và khai thác theo thời gian thực. Thay vì hoạt động rời rạc, hai công cụ này phối hợp chặt chẽ tối ưu hiệu quả nuôi dưỡng khách hàng và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Cụ thể, hệ thống CRM lưu trữ các thông tin quan trọng như lịch sử mua hàng, hành vi tương tác, giai đoạn trong phễu bán hàng hay điểm số tiềm năng (lead score). Khi tích hợp với Email Marketing, toàn bộ dữ liệu này sẽ được chuyển hóa thành hành động cụ thể. 

Ví dụ như gửi email tự động đúng thời điểm khách hàng sắp hết hạn hợp đồng (theo dữ liệu trên CRM), hệ thống sẽ gửi tự động email cá nhân hoá tới từng khách hàng. Từ đó, hiệu quả chốt sale nâng cao.

Lợi ích khi tích hợp CRM và Email Marketing

CRM tích hợp Email Marketing giúp doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu, tự động hóa quy trình và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, tạo ra tác động trực tiếp đến tỷ lệ chuyển đổi, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao lòng trung thành khách hàng.

Tăng tỷ lệ chuyển đổi và ROI chiến dịch

Nhờ lưu trữ dữ liệu, hành vi khách hàng tập trung trên CRM, hệ thống Email Marketing có thể nhận biết và kích hoạt luồng gửi gửi đúng nội dung – đúng người – đúng thời điểm.

• Cá nhân hóa thông điệp: Email tự động kích hoạt dựa trên hành vi, tăng tỷ lệ mở và click lên 25–40%.
• Phân khúc động: Chia nhóm khách hàng theo Lead Score, CLV hoặc lịch sử mua hàng giúp tăng tỷ lệ chốt đơn 30%.
• Đo lường toàn trình: Theo dõi từ email mở → click → chốt sale → doanh thu, giúp xác định ROI chính xác và tối ưu chi phí marketing.

Đồng bộ dữ liệu và không bỏ sót Lead

Việc tích hợp giúp tất cả phòng ban làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu, tiện lợi và dễ dàng:

• Lead cập nhật tự động: Marketing thêm lead, Sales thấy ngay; Sales chốt đơn, hệ thống tự chuyển sang email hậu mãi.
• Giảm thao tác thủ công: Loại bỏ nhập dữ liệu thủ công, tiết kiệm 20–30% thời gian và giảm lỗi vận hành.
• Ưu tiên lead chất lượng: CRM phân tích hành vi email để xác định lead “nóng”, giúp Sales tập trung hiệu quả hơn.

Nâng cao trải nghiệm và giữ chân khách hàng

Khi dữ liệu được kết nối, hành trình khách hàng trở nên liền mạch và cá nhân hóa hơn.

• Tránh trùng lặp thông tin: Không còn gửi nhầm email quảng cáo cho khách đã mua hàng.
• CSKH chủ động: Email hướng dẫn, khảo sát, hoặc ưu đãi được gửi đúng lúc, giảm tỷ lệ rời bỏ 15–20%.
• Gia tăng trung thành: Các chiến dịch tri ân, khuyến khích tái mua giúp doanh thu từ khách hàng cũ tăng 25%.

Ứng dụng tích hợp CRM với Email Marketing trong doanh nghiệp

Tích hợp CRM và Email Marketing giúp doanh nghiệp biến dữ liệu khách hàng thành hành động marketing tự động, tăng tốc chuyển đổi và tối ưu trải nghiệm. Theo HubSpot (2024), mô hình này giúp tăng 27% tỷ lệ chuyển đổi và 35% khả năng giữ chân khách hàng so với triển khai riêng lẻ.

Doanh nghiệp B2B - Kích hoạt bán hàng thông minh

Việc tích hợp CRM vào hệ thống Email Marketing giúp đội Sales phản ứng nhanh và chăm sóc đúng người, đúng thời điểm.

• Kích hoạt theo hành vi: Khi Lead mở email hoặc tải tài liệu nhiều lần, CRM tự tạo nhiệm vụ (Task) và thông báo cho Sales liên hệ ngay, tăng tới 30–40% khả năng chốt đơn.
• Nuôi dưỡng theo ngành/chức vụ: CRM phân loại khách theo vai trò (CEO, Marketing Manager...) để Email Marketing gửi nội dung chuyên biệt, tăng 59% tỷ lệ phản hồi của khách hàng.

Doanh nghiệp B2C - Tự động hóa chăm sóc & tăng doanh thu

Sự tích hợp này giúp doanh nghiệp tối ưu hành trình mua hàng, tự động hóa email và khuyến khích tái mua.

• Giỏ hàng bị bỏ quên: Khi khách chưa thanh toán, CRM kích hoạt chuỗi email 3 bước (nhắc - gợi ý - ưu đãi), giúp khôi phục 18 - 25% đơn hàng.
• Up-sell/Cross-sell thông minh: Dựa trên lịch sử mua hàng, hệ thống gửi email gợi ý sản phẩm liên quan hoặc nâng cấp, giúp AOV tăng 22%, doanh thu tái mua tăng 28%.

Tóm lại, sự tích hợp crm với email marketing giúp doanh nghiệp B2B bán hàng nhanh hơn và doanh nghiệp B2C giữ khách lâu hơn, nhờ dữ liệu tập trung và tự động hóa chính xác.

Top phần mềm CRM tích hợp Email Marketing tốt nhất năm 2025

Lựa chọn phần mềm CRM tích hợp Email Marketing phù hợp giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung mà còn tối ưu hiệu suất các chiến dịch, gia tăng tỷ lệ chuyển đổi và lợi nhuận.

Dưới đây là danh sách phần mềm CRM tích hợp Email Marketing tốt nhất năm 2025, được đánh giá cao bởi cộng đồng người dùng và chuyên gia:

BizCRM

BizCRM là giải pháp CRM hàng đầu Việt Nam, nổi bật với khả năng tích hợp sâu trong hệ sinh thái Bizfly Martech của VCCorp, bao gồm Chatbot, Email marketing, Bizticket, Bizloyalty. Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp các hệ thống cho hoạt động chăm sóc, vận hành doanh nghiệp.

Các tính năng nổi bật BizCRM:

• Kết nối liền mạch với hệ thống Zalo, Facebook, SMS và Email.
• Giao diện tiếng Việt, dễ sử dụng, triển khai nhanh.
• Báo cáo hiệu suất và tỷ lệ mở email chi tiết theo từng chiến dịch.

Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup Việt Nam cần giải pháp tổng thể, chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật bản địa nhanh chóng.

HubSpot CRM

Dẫn đầu thế giới về Inbound Marketing, HubSpot CRM cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ hành trình khách hàng, từ thu hút, nuôi dưỡng đến chuyển đổi. Tất cả chỉ trong một hệ thống. Module Email Marketing được tích hợp sẵn, giúp gửi email cá nhân hóa dựa trên hành vi và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng.

Các tính năng nổi bật Hubspot CRM:

• CRM miễn phí, tích hợp sẵn Marketing, Sales, Service Hubs.
• Workflow tự động hóa linh hoạt, theo dõi hành vi email chi tiết.
• Giao diện trực quan, phù hợp với đội ngũ marketing hiện đại.

Phần mềm Hubspot thường được lựa chọn bởi những doanh nghiệp B2B/B2C định hướng Inbound Marketing, cần nền tảng có khả năng mở rộng quy mô linh hoạt.

Zoho CRM

Zoho CRM là giải pháp tiết kiệm nhưng mạnh mẽ, với khả năng tích hợp chặt chẽ cùng Zoho Campaigns — nền tảng Email Marketing riêng của Zoho. Bộ công cụ này giúp đồng bộ danh sách liên hệ, tự động gửi email nuôi dưỡng và phân tích hiệu quả chiến dịch ngay trong CRM.

Các tính năng nổi bật Zoho CRM:

• Tích hợp toàn diện trong hệ sinh thái Zoho One (40+ ứng dụng).
• Giao diện tùy biến linh hoạt, chi phí cạnh tranh.
• Tự động hóa chiến dịch email theo hành vi khách hàng.

Phần mềm phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, muốn tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành.

ActiveCampaign

ActiveCampaign là một trong những nền tảng Marketing Automation mạnh nhất thế giới. Mặc dù CRM chỉ là tính năng bổ sung, nhưng khả năng kết hợp giữa Email Marketing, chấm điểm Lead (Lead Scoring) và tự động hóa Workflow khiến công cụ này trở thành lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn tối ưu chuyển đổi.

Các tính năng nổi bật Active Campaign:

• Tự động hóa email đa tầng, dựa trên hành vi và mức độ tương tác.
• Phân khúc danh sách khách hàng cực kỳ chi tiết.
• Báo cáo real-time và AI gợi ý hành động tiếp theo.

Phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp cần tự động hóa nâng cao và chiến lược email nuôi dưỡng lead phức tạp.

Salesforce CRM

Là giải pháp CRM hàng đầu toàn cầu, Salesforce tích hợp với Marketing Cloud để cung cấp hệ thống Email Marketing đa kênh, quy mô lớn. Công nghệ AI Einstein giúp phân tích hành vi khách hàng và tối ưu nội dung email theo từng nhóm đối tượng.

Các tính năng nổi bật Salesforce CRM:

• Quản lý chiến dịch email đa quốc gia, khối lượng dữ liệu lớn.
• AI hỗ trợ cá nhân hóa nội dung và tối ưu thời điểm gửi.
• Tích hợp mạnh mẽ với hệ sinh thái doanh nghiệp (ERP, Service Cloud).

Phần mềm CRM của Salesforce thường được lựa chọn bởi doanh nghiệp lớn, tập đoàn đa quốc gia cần CRM cấp độ Enterprise, đòi hỏi tùy biến cao và khả năng mở rộng không giới hạn.

Việc lựa chọn phần mềm CRM tích hợp Email Marketing không chỉ phụ thuộc vào ngân sách, mà còn ở khả năng phù hợp với quy trình và mục tiêu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp Việt có thể bắt đầu với BizCRM – giải pháp được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp Việt Nam, giúp nâng cao hiệu quả tiếp thị và chăm sóc khách hàng đa kênh.

Cách tích hợp CRM với Email Marketing

Để tích hợp CRM và Email Marketing, doanh nghiệp cần triển khai theo một quy trình khoa học, có chiến lược rõ ràng và đo lường hiệu quả định lượng. Theo báo cáo của Gartner (2024), các tổ chức áp dụng quy trình tích hợp chuẩn có hiệu suất marketing cao hơn 32% và tốc độ phản hồi khách hàng nhanh hơn 25% so với các mô hình triển khai thiếu liên kết.

Dưới đây là 4 bước triển khai tối ưu hiệu quả cho doanh nghiệp.

Bước 1 – Xác định mục tiêu chiến dịch

Trước khi kết nối kỹ thuật, Sales và Marketing cần thống nhất mục tiêu rõ ràng (KPIs) để định hướng toàn bộ quy trình.

• Xác định KPI đo lường: Ví dụ: tăng 20% tỷ lệ mở email tái kích hoạt, giảm 15% thời gian phản hồi Lead.
• Xác định Persona và Trigger Points: Hiểu rõ chân dung khách hàng mục tiêu (Buyer Persona) và xác định hành động kích hoạt tự động hóa – chẳng hạn, khi Lead tải whitepaper → kích hoạt chuỗi email giới thiệu sản phẩm; khi khách hàng mở email ưu đãi → cập nhật trạng thái “Đang quan tâm” trong CRM.

Việc xác định mục tiêu và điểm kích hoạt rõ ràng giúp quy trình tích hợp không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn phục vụ mục tiêu kinh doanh thực tế.

Bước 2 – Kết nối CRM và hệ thống Email Marketing

Bạn cần chuẩn bị sẵn 2 phần mềm: Phần mềm CRM và phần mềm Email Marketing. Kết nối dữ liệu là nền tảng quan trọng để đảm bảo luồng thông tin hai chiều, ổn định và bảo mật.

Với BizCRM và Bizmail, hệ thống đã được liên kết và tích hợp sẵn. Bạn chỉ cần mua 2 phần mềm và có thể sử dụng được ngay mà không cần phải tích hợp cho 2 phần mềm này.

Với các phần mềm CRM khác, bạn có thể lựa chọn việc tích hợp API, Webhook,... tuỳ theo từng nhà cung cấp. Một hệ thống chỉ hiệu quả khi dữ liệu được đồng bộ chuẩn và cập nhật theo thời gian thực.

Bước 3 – Thiết lập quy trình tự động hóa

Khi dữ liệu đã kết nối, bước tiếp theo là thiết kế workflow tự động hóa giúp hai hệ thống vận hành đồng bộ.

• Đồng bộ phân khúc: CRM tự động cập nhật các nhóm khách hàng (segment) trong hệ thống email. Ví dụ: nhóm “khách hàng tiềm năng”, “đã mua”, “nguy cơ rời bỏ”.
• Kích hoạt email theo sự kiện CRM: Khi Lead bị gắn nhãn “Không phản hồi”, Email Marketing tự gửi chuỗi email “Re-engagement” hoặc “Breakup” để tái kích hoạt.
• Ghi nhận tương tác ngược về CRM: Mọi lần mở email, click vào link hoặc hủy đăng ký được cập nhật vào hồ sơ khách hàng trong CRM, giúp đội Sales nắm bắt chính xác mức độ quan tâm.

Nhờ tự động hóa, doanh nghiệp có thể giảm 30–40% khối lượng công việc thủ công và tăng gấp đôi hiệu quả phản hồi khách hàng.

Bước 4 – Đo lường và tối ưu

Doanh nghiệp không thể quản lý nếu không đo lường. Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu quả đồng bộ của cả hai hệ thống.

• Đo lường KPI hai chiều: Kết hợp chỉ số Email Marketing (Open Rate, CTR) với chỉ số CRM (Lead-to-Opportunity Rate, Doanh thu từ Email).
• Phân tích hiệu quả và tối ưu: Thực hiện A/B Testing tiêu đề email, tối ưu thời gian gửi, hoặc điều chỉnh điểm Lead Scoring trong CRM dựa trên hành vi thực tế.
• Thiết lập Dashboard tổng hợp: Giúp lãnh đạo theo dõi hiệu quả toàn trình – từ chiến dịch email đến doanh thu thực tế.

Theo McKinsey (2024), doanh nghiệp có hệ thống đo lường tự động trong CRM và Email Marketing đạt ROI trung bình cao hơn 1.8 lần so với doanh nghiệp chưa tích hợp.

Kết luận

Tích hợp CRM với Email Marketing hỗ trợ và giúp doanh nghiệp tự động hoá chiến dịch thủ công, tiến tới cá nhân hóa theo ngữ cảnh và quyết định dựa trên dữ liệu thực. Đây là khoản đầu tư dài hạn cho tương lai phát triển của doanh nghiệp.

Trên đây là toàn bộ bài viết về Tích hợp CRM với Email Marketing. Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu và vận hành tối ưu cho doanh nghiệp.