7 cách tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả

Tối ưu hóa chuỗi cung ứng là quá trình cắt giảm chi phí và tối ưu trong việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm mang lại giá trị tốt hơn cho khách hàng và tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. Quá trình này nhằm tập trung vào cải thiện hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quá trình từ cung cấp đến sản xuất và giao hàng. Cùng Bizfly tìm hiểu rõ hơn về các cách tối ưu hóa chuỗi cung ứng qua bài viết dưới đây.

Chú trọng dịch vụ khách hàng 

Doanh nghiệp cần đảm bảo một số yếu tố liên quan đến dịch vụ khách hàng trong quá trình tối ưu chuỗi cung ứng như: 

- Phản hồi nhanh chóng, điều phối thông tin kịp thời

- Hỗ trợ giải quyết khiếu nại nhanh chóng

- Chân thành tiếp nhận và phân tích ý kiến đóng góp của khách hàng

Các công việc trên sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp cung cấp thông tin và giải đáp thắc mắc của khách hàng kịp thời và chính xác, nhằm gia tăng độ tin cậy và hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, khi thu thập và phân tích phản hồi từ khách hàng doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất của chuỗi cung ứng, góp phần xác định các khía cạnh có thể cải thiện và thúc đẩy sự phát triển liên tục trong quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Ví dụ, để xoa dịu một khách hàng bị shop gửi sai sản phẩm, người bán hàng ngay lập tức xin lỗi và sẵn sàng hỗ trợ đổi hàng cho khách, không để họ phải chịu bất kỳ chi phí nào phát sinh để mang lại sự hài lòng cho khách hàng. 

Doanh nghiệp cần chú trọng dịch vụ khách hàng để mang lại sự tin tưởng và hài lòng cho khách hàng

S & OP - Sales and operations planning 

S&OP (Sales & Operations Planning) là quy trình quản lý và tích hợp giữa hoạt động bán hàng và hoạt động vận hành trong chuỗi cung ứng. Mục đích chính của S&OP là lên kế hoạch trước khi triển khai mọi hoạt động của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa nhu cầu từ phía khách hàng và khả năng sản xuất, cung ứng từ phía doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh. S&OP được vận hành như sau: 

• Đồng bộ hóa dự báo: S&OP yêu cầu việc dự báo nhu cầu từ phía bán hàng và đối chiếu với khả năng sản xuất từ phía vận hành. Cần có quy trình chính xác để dự báo nhu cầu từ thị trường và đồng bộ hóa với khả năng cung ứng của doanh nghiệp.
• Tích hợp kế hoạch sản xuất: S&OP đòi hỏi tích hợp kế hoạch sản xuất để đảm bảo rằng sản lượng và lịch trình sản xuất phù hợp với nhu cầu từ phía khách hàng. Cần có cơ chế để điều chỉnh kế hoạch sản xuất dựa trên phân tích nhu cầu thay đổi và tình hình cung ứng của doanh nghiệp. 
• Quản lý dự trữ: Doanh nghiệp cần xác định các mức tồn kho tối ưu và thiết lập quy trình tái lập dự trữ để đảm bảo sự cân đối giữa cung và cầu. 
• Đánh giá hiệu suất: S&OP còn yêu cầu đánh giá hiệu suất của chuỗi cung ứng thông qua các chỉ số và tiêu chí quan trọng như độ chính xác của dự báo, tỷ suất giao hàng đúng hẹn, tỷ lệ hủy đơn hàng, và thời gian chu kỳ kế hoạch. Đánh giá này giúp xác định vấn đề và cải thiện hiệu suất trong quá trình S&OP.

S&OP là quy trình quản lý và tích hợp giữa hoạt động bán hàng và hoạt động vận hành trong chuỗi cung ứng

Xây dựng mạng lưới chuỗi cung ứng

Một mạng lưới chuỗi cung ứng tối ưu giúp đảm bảo rằng các hoạt động từ nguồn cung cấp đến khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả nhất, với chi phí thấp nhất và thời gian giao hàng ngắn nhất. Dưới đây là cách xây dựng mạng lưới chuỗi cung ứng trong quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng: 

• Phân tích và đánh giá: Cần phân tích và đánh giá các yếu tố quan trọng trong chuỗi cung ứng gồm các đối tác, quy trình, hệ thống thông tin và nguồn hàng hóa. Điều này giúp làm rõ vị trí và vai trò của từng thành phần trong chuỗi cung ứng. 
• Xác định mục tiêu và chiến lược: Mục tiêu có thể bao gồm cải thiện thời gian giao hàng, giảm chi phí vận chuyển, tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, hoặc tối ưu hóa tồn kho.
• Lựa chọn đối tác: Đối tác phải có khả năng cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng, đáng tin cậy, và tuân thủ các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm/dịch vụ, chuẩn mực và đạo đức kinh doanh. Cần xem xét cả khía cạnh về vị trí địa lý để đảm bảo khả năng vận chuyển và phân phối hiệu quả.
• Thiết kế cấu trúc mạng lưới: Xây dựng cấu trúc mạng lưới chuỗi cung ứng bao gồm vị trí và chức năng của các cơ sở sản xuất, kho bãi, trung tâm phân phối và các điểm bán hàng. Cần thiết kế một cấu trúc mạng lưới linh hoạt và tối ưu, đáp ứng được yêu cầu về vị trí địa lý, khả năng sản xuất, vận chuyển và phân phối.
• Theo dõi và đánh giá: Sau khi triển khai mạng lưới chuỗi cung ứng, cần thực hiện các đánh giá định kỳ để xác định các điểm mạnh và điểm yếu như: chỉ số hiệu suất như thời gian giao hàng, khối lượng tồn kho, độ chính xác dự báo và đáp ứng nhu cầu khách hàng cần được đo lường và theo dõi, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp. 

Cách xây dựng mạng lưới chuỗi cung ứng giúp quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả

Quản lý hàng tồn kho để tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Thực hiện quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất trong chuỗi cung ứng. Dưới đây là một số cách để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho trong quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng: 

• Dự báo nhu cầu: Sử dụng các phương pháp và công cụ dự báo để ước tính nhu cầu hàng hóa trong tương lai. Dự báo chính xác giúp đảm bảo rằng lượng hàng tồn kho được duy trì ở mức tối ưu, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng.
• Quản lý chu kỳ đặt hàng: Xác định và tối ưu hóa chu kỳ đặt hàng để đạt được sự cân đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Điều này có thể được thực hiện thông qua các phương pháp như đặt hàng theo lô kinh tế (EOQ), đặt hàng theo kỳ, hay đặt hàng dựa trên nhu cầu thực tế.
• Theo dõi và kiểm soát tồn kho: Doanh nghiệp có thể áp dụng công nghệ thông tin và hệ thống quản lý tồn kho để tự động hóa quy trình quản lý hàng tồn kho, giảm thiểu sai sót và tăng cường điều khiển. Điều này bao gồm cả việc đánh giá định kỳ, kiểm kê hàng tồn kho và cập nhật thông tin về số lượng hàng hóa.
• Đánh giá và cải tiến: Áp dụng các chỉ số hiệu suất như tỷ lệ xoay vòng tồn kho, tỷ lệ hết hàng và số lần đặt hàng quá cảnh để đánh giá hiệu quả của các biện pháp tối ưu hóa và đưa ra cải tiến. 

Quản lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho, giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất trong chuỗi cung ứng

Kết nối các nhà cung ứng với nhau 

Việc xây dựng một mạng lưới kết nối tốt giữa các nhà cung ứng giúp tăng cường hiệu quả và hiệu suất trong quản lý chuỗi cung ứng. Bên dưới là một số cách để kết nối các nhà cung ứng: 

• Hợp tác và chia sẻ thông tin: Xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ với các nhà cung ứng bằng cách chia sẻ thông tin liên quan đến nhu cầu dự báo, lịch trình sản xuất, tồn kho, vận chuyển và các yếu tố khác. Việc chia sẻ thông tin giúp tăng cường sự đồng bộ và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều có cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng và có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác. 
• Sử dụng công nghệ thông tin: Áp dụng các công nghệ như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hệ thống quản lý quan hệ nhà cung ứng (SRM), và phần mềm quản lý chuỗi cung ứng (SCM) để tạo ra một nền tảng kỹ thuật để kết nối các nhà cung ứng. Công nghệ thông tin giúp tự động hóa quy trình, cung cấp thông tin thời gian thực và tạo ra sự liên kết mạnh mẽ giữa các bên trong chuỗi cung ứng.
• Thiết lập tiêu chuẩn và quy trình chung: Để tạo sự đồng nhất và tối ưu hóa quy trình, thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình chung trong chuỗi cung ứng. Điều này giúp đảm bảo rằng các nhà cung ứng hoạt động theo cùng một tiêu chuẩn và quy trình, từ đó tạo ra sự hiệu quả và giảm thiểu lãng phí. Cùng với đó, doanh nghiệp có thể thiết lập hợp đồng dài hạn, chia sẻ lợi ích và tạo ra sự tin tưởng giữa các bên. Mối quan hệ dài hạn giúp tạo ra sự ổn định và sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

Xây dựng mạng lưới kết nối tốt giữa các nhà cung ứng giúp tăng cường hiệu quả và hiệu suất trong quản lý chuỗi cung ứng

Tận dụng tối đa tài sản vào chuỗi cung ứng

Để tận dụng tối đa tài sản trong quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng, có một số cách doanh nghiệp có thể áp dụng: 

• Chia sẻ tài sản: Trong khả năng cho phép, hãy chia sẻ tài sản với các đối tác trong chuỗi cung ứng có thể giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản. Ví dụ, bạn có thể chia sẻ kho lưu trữ, thiết bị hoặc nhân lực với các nhà cung ứng khác để giảm thiểu chi phí và tăng cường hiệu quả. 
• Tối ưu hóa quá trình sản xuất: Áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng và quy trình sản xuất hiệu quả để giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu suất. Sử dụng các công nghệ và phần mềm quản lý sản xuất có thể giúp bạn tối ưu hóa sử dụng tài sản như máy móc, thiết bị và nhân lực.
• Tối ưu hóa vận chuyển và logistics: Tìm kiếm các lựa chọn vận chuyển và định tuyến hiệu quả, tối thiểu hóa thời gian và chi phí vận chuyển, và sử dụng công nghệ để theo dõi và quản lý hệ thống vận chuyển.

Tận dụng tài sản trong chuỗi cung ứng đòi hỏi một quá trình quản lý thông minh và sử dụng các công nghệ và phương pháp hiệu quả. Bằng cách chia sẻ tài sản, tối ưu hóa sản xuất, vận chuyển và sử dụng công cụ và công nghệ, bạn có thể tận dụng tài sản một cách tối đa để đạt được hiệu quả trong tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc

Để đảm bảo việc cải thiện và theo dõi hiệu quả của các biện pháp tối ưu hóa, doanh nghiệp cần đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số cách phổ biến để đo lường và đánh giá hiệu suất trong tối ưu hóa chuỗi cung ứng:

• Chỉ số hiệu suất khách quan (KPIs): Đặt ra và theo dõi các chỉ số hiệu suất khách quan để đánh giá các khía cạnh quan trọng của chuỗi cung ứng. Một số KPIs thường được sử dụng bao gồm: tỷ lệ lỗi đơn hàng, thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ hoàn trả, tỷ suất sử dụng tài sản, giá trị tồn kho, thời gian giao hàng, và chi phí vận chuyển. Bằng cách so sánh các KPIs với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đề ra, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất làm việc và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
• Đánh giá đối tác trong chuỗi cung ứng: Điều này có thể bao gồm việc xem xét độ chính xác và đáng tin cậy của giao hàng, thời gian đáp ứng, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, và mức độ tuân thủ các tiêu chuẩn và quy trình chung. Đánh giá hiệu suất đối tác giúp bạn xác định các mối quan hệ yếu và cơ hội để cải tiến và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
• Phân tích chi phí và lợi ích: Đo lường hiệu suất cũng liên quan đến phân tích chi phí và lợi ích của các biện pháp tối ưu hóa. Xem xét chi phí đầu tư, chi phí vận hành và chi phí tồn kho, so sánh với lợi ích như giảm thiểu lãng phí, tăng cường hiệu suất sản xuất, giảm chi phí vận chuyển hoặc tăng cường sự linh hoạt. Bằng cách đánh giá tổng quan chi phí và lợi ích, bạn có thể đo lường hiệu suất toàn diện và đưa ra quyết định về các biện pháp tối ưu hóa.
• Phản hồi khách hàng: Phản hồi từ khách hàng là một chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu suất chuỗi cung ứng. Thu thập phản hồi từ khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ khách hàng và các yếu tố liên quan khác. Điều này giúp bạn đánh giá mức độ đáp ứng của chuỗi cung ứng đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng và xác định các mục tiêu cải thiện.

Một số cách đo lường và đánh giá hiệu suất công việc trong quá trình tối ưu hóa chuỗi cung ứng

Qua bài viết trên của Bizfly, chúng tôi tin rằng bạn đã nắm được cách tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng nó hữu ích cho quá trình tối ưu hiệu suất, chi phí và nâng cao chất lượng kinh doanh cho doanh nghiệp của bạn.