3 lỗ hổng khiến trường học đánh rơi học viên tiềm năng và cách sử dụng công nghệ để cải thiện

Mỗi mùa tuyển sinh, fanpage, website và các kênh tư vấn của nhà trường lại “nổ tung” với hàng trăm lượt inbox, form đăng ký, bình luận hỏi han. Nhưng sau đó thì sao? Rất nhiều học viên/học sinh để lại thông tin nhưng không quay lại, không tương tác tiếp, và cuối cùng… không nhập học.

Nguyên nhân không phải vì chương trình đào tạo chưa đủ hấp dẫn, cũng không hẳn vì marketing chưa hiệu quả. Mà thường nằm ở những lỗ hổng vận hành âm thầm – nơi dữ liệu bị bỏ quên, phản hồi không kịp thời, hành trình không được chăm sóc đúng lúc.

Vì sao học sinh để lại thông tin nhưng lại không nhập học? 3 lỗ hổng nhà trường cần lấp ngay

Dữ liệu rải rác, không có hệ thống theo dõi, chăm sóc

Mỗi mùa tuyển sinh, các trường thường nhận được hàng trăm lượt học sinh để lại thông tin qua nhiều kênh: từ inbox fanpage, form trên landing page, cho đến hotline hoặc comment trên bài đăng Facebook. Tuy nhiên, phần lớn dữ liệu đó không được tập trung và theo dõi trong một hệ thống duy nhất.

Điều này dẫn đến tình trạng:

• Một học sinh đăng ký form xong lại inbox, nhưng bị chăm sóc như hai người khác nhau
• Danh sách học sinh được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi: file Excel, Zalo cá nhân, Google Sheet…
• Không ai biết học sinh nào đã được tư vấn, học sinh nào cần nhắc nhở nộp hồ sơ, hay học sinh nào từng quan tâm ngành cụ thể nào

Không có hệ thống theo dõi và lưu trữ, nhà trường dễ “mất dấu” học sinh ngay khi họ vừa thể hiện sự quan tâm. Việc chăm sóc cá nhân hóa gần như không thể dẫn tới tỉ lệ chuyển đổi giảm đáng kể.

Không có quy trình chăm sóc học viên tự động

Ngay cả khi đã có được thông tin học sinh, nhiều trường vẫn chăm sóc theo kiểu “thủ công”: Nhân viên gọi điện khi rảnh, gửi email hàng loạt không cá nhân hóa, hoặc… không gửi gì cả.

Trong khi đó, hành vi học sinh, phụ huynh đang thay đổi:

• Muốn được phản hồi nhanh
• Muốn nhận đúng thông tin, vào đúng thời điểm
• Muốn cảm thấy được quan tâm cá nhân, thay vì một thông điệp chung chung

Việc thiếu quy trình chăm sóc tự động khiến nhà trường:

• Phản hồi chậm, học sinh mất hứng thú
• Không gửi được thông tin phù hợp, học sinh không hiểu rõ chương trình
• Không có cơ chế nhắc nhở, học sinh quên mất việc nộp hồ sơ, đăng ký phỏng vấn…

Không tận dụng được công cụ hỗ trợ chuyển đổi

Nhiều trường vẫn dựa vào những phương thức cũ trong tuyển sinh: Gọi điện thoại, gửi Zalo, làm sự kiện offline là chính. Trong khi đó, website chưa tối ưu, chatbot chưa tích hợp, email không dùng hoặc dùng thủ công.

Thực tế, có rất nhiều công cụ số có thể giúp nhà trường:

• Tăng hiệu quả tiếp cận
• Tự động hóa phản hồi và nuôi dưỡng học sinh
• Đo lường rõ hiệu quả từng chiến dịch

Tuy nhiên, nếu không ứng dụng những công cụ đó vào hệ thống tuyển sinh, nhà trường sẽ tiếp tục “đánh rơi” học sinh ngay cả khi họ đã chủ động tìm đến.

Bizfly Martech - Giải pháp công nghệ thay nhà trường chăm sóc học viên

Khi nói đến “chuyển đổi số trong tuyển sinh”, nhiều người nghĩ ngay đến hệ thống quản lý học sinh hay phần mềm đào tạo. Nhưng thật ra, chuyển đổi số bắt đầu từ những điều nhỏ hơn và sát sườn hơn: Từ việc có một nơi lưu trữ thông tin học sinh cho đến khả năng gửi lời nhắc kịp thời về lịch nộp hồ sơ, hay đơn giản là phản hồi tin nhắn ngay cả lúc nửa đêm.

Ở những trường đã bắt đầu ứng dụng công nghệ một cách bài bản, hành trình tuyển sinh diễn ra mượt mà hơn hẳn:

• Học sinh để lại form đăng ký → thông tin đổ thẳng về hệ thống CRM
• Chatbot tự động chào hỏi, gợi ý ngành học, trả lời học phí
• Email cá nhân hóa được gửi ngay sau 30 phút học sinh tương tác, giới thiệu chi tiết chương trình phù hợp
• Nhân viên tư vấn tiếp nhận học sinh đã “ấm” sẵn, có lịch sử tương tác, ngành quan tâm, khu vực sinh sống…

Những điều tưởng chừng phức tạp ấy, thực tế lại có thể thiết lập nhanh chóng bằng một hệ sinh thái công nghệ đơn giản, được thiết kế riêng cho giáo dục, như cách mà Bizfly xây dựng Bộ giải pháp Smart Edu 5.0.

Bộ giải pháp này không cố gắng thay đổi cách nhà trường vận hành, mà đơn giản là lấp vào những chỗ còn thiếu, giúp mọi thứ trở nên trơn tru và dễ đo lường hơn:

• Khi học sinh để lại thông tin ở bất kỳ kênh nào, từ form đăng ký đến inbox fanpage, BizCRM giúp thu thập và phân loại dữ liệu tự động. Tư vấn viên không cần “tìm lại cuộc trò chuyện” hay “nhớ xem ai đã gọi hôm qua” nữa, vì tất cả đã hiển thị trong một hệ thống duy nhất.
• Khi hàng trăm tin nhắn đổ về mỗi ngày, BizChatAI - AI Chat tư vấn thông minh có thể thay mặt đội ngũ trả lời các câu hỏi lặp lại như học phí, thời gian học, ngành đào tạo…, đồng thời điều hướng học sinh đến đúng thông tin họ cần.
• Khi cần chăm sóc hàng trăm học sinh cùng lúc, BizMail cho phép thiết lập các kịch bản email cá nhân hóa, gửi lời nhắc, giới thiệu ngành học, hoặc cảm ơn sau buổi tư vấn, đúng thời điểm, đúng người.
• Và khi muốn nâng cấp kênh tuyển sinh online, BizWebsite cung cấp nền tảng thiết kế website tuyển sinh hiện đại, tối ưu trải nghiệm người dùng và tích hợp sẵn các công cụ chuyển đổi như form, chatbot, landing page…

Từng giải pháp nhỏ, nhưng khi kết nối với nhau, chúng tạo thành một hành trình khép kín, từ lúc học sinh chớm quan tâm, cho đến khi nhập học, không gián đoạn, không bỏ sót. Đó không chỉ là công nghệ. Đó là cách vận hành tuyển sinh hiện đại mà nhà trường nào cũng xứng đáng có được.

Bizfly tại Edtech Expo 2025: Đồng hành cùng giáo dục trong hành trình chuyển đổi số

Sự kiện Edtech Expo 2025 không chỉ là nơi quy tụ những giải pháp công nghệ giáo dục tiên tiến nhất, mà còn là không gian kết nối giữa “ba nhà”: Nhà quản lý, nhà trường và nhà công nghệ. 

Với quy mô hơn 800 khách tham dự, 40 gian hàng trưng bày và hàng loạt tên tuổi lớn trong ngành như Đại học Quốc gia, AWS, Oxford, British Council, Rosetta Stone…, triển lãm đã cho thấy một điều rõ ràng: Giáo dục đang thay đổi và công nghệ đang trở thành yếu tố trung tâm của mọi chiến lược phát triển.

Tại đây, Bizfly đã chính thức ra mắt bộ giải pháp Smart Edu 5.0, mang theo thông điệp:

Giải pháp công nghệ dành riêng cho giáo dục từ VCCorp – Kết nối thông minh, tuyển sinh vượt trội.

Không phải những thứ quá xa vời, Smart Edu 5.0 tập trung vào những vấn đề mà các trường đang thực sự gặp phải: Thất thoát dữ liệu, thiếu quy trình chăm sóc học sinh, khó đo lường hiệu quả tuyển sinh. Và chính tại sự kiện này, Bizfly đã được lắng nghe, trao đổi và đồng hành cùng nhiều đại diện trường học để tìm ra lời giải phù hợp nhất.

Nếu nhà trường của bạn cũng đang tìm cách vận hành tuyển sinh hiệu quả hơn, khép kín hơn và nhẹ nhàng hơn với công nghệ, Bizfly sẵn sàng trở thành đối tác đồng hành lâu dài. Liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn chi tiết.

TƯ VẤN NGAY

Kết luận

Trong tuyển sinh hiện đại, dữ liệu không nên chỉ dừng lại ở việc thu thập mà cần được kết nối, nuôi dưỡng và chuyển đổi. Ba lỗ hổng tưởng nhỏ nhưng lại đang âm thầm khiến nhiều trường học bỏ lỡ học sinh tiềm năng mỗi ngày. Với sự hỗ trợ của công nghệ phù hợp, nhà trường hoàn toàn có thể khép kín hành trình tuyển sinh một cách bài bản và hiệu quả hơn.