Brief là gì? 7 yếu tố tạo nên Brief chuẩn hoàn hảo ít người biết

Brief là nhân tố góp phần không nhỏ đến sự thành công của chiến lược Marketing. Vậy Brief là gì? yếu tố nào tạo nên một Brief hiệu quả? Cùng tham khảo trong bài viết dưới đây của Bizfly nhé.

Định nghĩa Brief là gì? 

Brief là bản tóm tắt nội dung về định hướng chạy các chiến dịch quảng cáo và dự án tiếp thị do khách hàng cung cấp cho các Agency - công ty dịch vụ marketing để các đơn vị này hiểu và thực hiện được nó. Brief được trình bày dưới nhiều dạng khác nhau nhưng phổ biến nhất là bằng Powerpoint.

Brief là công cụ để các đơn vị Agency hiểu rõ hơn về đối tượng khách hàng của mình. Một bản Brief không hoàn chỉnh và đầy đủ thì chiến dịch marketing có thể đi sai hướng thậm chí tiêu tốn khá nhiều·thời gian và tiền bạc của cả Client và Agency.

Tầm quan trọng của Brief trong tiếp thị

Brief là nền tảng vững chắc để đảm bảo các chiến dịch tiếp thị sắp tới sẽ diễn ra đúng hướng và mang lại hiệu quả cho cả khách hàng và các Agency. Vai trò của Brief thể hiện qua việc: 

• Xác định mục tiêu rõ ràng cho chiến dịch tiếp thị 
• Xác định cột mốc thời gian cụ thể để dễ dàng theo dõi
• Phân bổ công việc phù hợp cho các thành viên hoặc các bên liên quan
• Mô tả được mục đích của chiến lược tiếp thị
• Thực hiện thao tác so sánh để đo lường mức độ thành công của chiến dịch 
• Xác định đối tượng và kết quả mong muốn của một dự án/chiến dịch

Khi đó, một bản Brief sẽ giúp người đọc hình dung được vai trò, mục tiêu của chiến dịch đồng thời loại bỏ những khả năng xảy ra nhầm lẫn trong quá trình thực hiện. 

Phân loại Brief hiện nay 

Brief được phân thành 2 loại chính là:

• Bản tóm tắt nội dung ngắn gọn (Communication Brief)
• Bản tóm tắt nội dung sáng tạo (Creative Brief)

Communication Brief

Communication Brief hay bản tóm tắt nội dung ngắn gọn là một bản tóm tắt thông tin được dùng cho Client (khách hàng) và bộ phận Account của đơn vị Agency. Bản này sẽ cung cấp đầy đủ thông để trả lời cho các câu hỏi What, When, Why, Who, How về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ để Agency nắm rõ và đưa ra chiến lược phù hợp. 

Communication Brief sẽ thể các nội dung chi tiết sau:

• Project: Mục đích của dự án
• Client: Đơn vị đầu tư dự án
• Brand: Thương hiệu bao gồm các thông tin: giá trị liên quan đến sản phẩm, thương hiệu 
• Project Description: Mô tả chi tiết về yêu cầu, mục đích dự án
• Brand Background: Nội dung nền tảng về thị trường, các đối thủ cạnh tranh,…
• Objectives: Mục tiêu tiếp thị tương ứng cho mỗi chiến lược truyền thông sẽ triển khai trong dự án.
• Target Audience: Tệp khách hàng mục tiêu hướng đến.
• Coverage: Địa bàn thực hiện dự án
• Budget: Dự thảo nguồn ngân sách đầu tư cho dự án
• Timing: Sắp xếp, phân chia thời gian thích hợp khi trình bày ý tưởng dự án.

Xem thêm: Target Audience là gì? Tất tần tật về công chúng mục tiêu doanh nghiệp nên nằm lòng

Creative Brief

Đây là bản tóm tắt thông tin được dùng trong nội bộ các Agency do Account phụ trách viết cho Creative Team. Bản Brief này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin nhằm lên ý tưởng sáng tạo cho Creative Team thực hiện dự án sao cho đột phá, mới mẻ. Creative Brief thể hiện các nội dung gồm: 

• Job Description: Mô tả cụ thể công việc 
• Target Audience: Thông tin về khách hàng mục tiêu.
• SMP (Single – Minded – Proposition): Điểm nổi bật của sản phẩm có tác động lớn tới khách hàng.
• Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau khi chiến dịch triển khai.
• Budget: Ngân sách đầu tư cho chiến dịch. 

Nguyên tắc cần lưu ý khi viết Brief 

Khi triển khai một Brief bạn cần lưu ý các nguyên tắc sau đây: 

Tính súc tích, ngắn gọn

Bản Brief hoàn chỉnh phải đảm bảo được sự đầy đủ và chính xác của những thông tin được thể hiện trong đó. Hơn nữa, bạn phải biết chọn lọc, xử lý và sắp xếp thông tin một cách thống nhất và cân đối. 

Tuyệt đối không nên bỏ qua các chi tiết liên quan đến thương hiệu. Nguyên tắc ngắn gọn nhưng phải rõ ràng là yếu tố đầu tiên làm nên sự thành công trong cách viết Brief. 

Xác định rõ mục tiêu

Để triển khai viết một bản Brief cần phải phân tích và nghiên cứu thị trường một cách thực tế, đảm bảo xác định rõ mục tiêu cần truyền đạt và xác lập cụ thể các chỉ tiêu và kế hoạch. Chi tiết hóa mục tiêu qua việc tự đặt câu hỏi như sau: 

Cụ thể hóa từng mục tiêu của bạn bằng cách trả lời của những câu hỏi sau:

• Tại sao phải triển khai dự án này?
• Mong muốn đạt được gì từ dự án?
• Mục tiêu hướng đến của dự án là gì? Tiêu chí chọn người tiêu dùng ra sao?

Xác định những bên liên quan 

Cần liệt kê đầy đủ các bên liên quan của cả 2 phía: Client và Agency, bao gồm người quản lý Brief và các bộ phận thực hiện Brief để tiện khi có vấn đề Client sẽ trao đổi với Agency hoặc ngược lại. Điều này không chỉ giúp tăng sự kết nối mà còn tránh lãng phí thời gian và công sức cho đôi bên. 

Phân tích đối thủ 

Việc phân tích đối thủ sẽ giúp cho bạn xác định được điểm mạnh, điểm yếu và khác biệt của họ qua sản phẩm và chiến lược giành thị phần.Từ đó, giúp cho bạn đưa ra nhiều ý tưởng mới để biến sản phẩm và chiến lược của mình trở nên hoàn thiện và khác biệt hơn so với đối thủ. 

Mặt khác, việc phân tích đối thủ còn cho bạn rút ra được những kinh nghiệm, tận dụng được tiềm năng, cơ hội và sẵn sàng vượt qua thách thức của bối cảnh thị trường biến động như hiện nay. 

Deadline hợp lý, rõ ràng

Deadline dự án phải được đề ra rõ ràng và hợp lý, thể hiện cụ thể thời gian báo cáo cho từng hạng mục trong dự án, thời gian để gặp mặt trao đổi giữa đôi bên,... Nắm được các cột mốc thời gian không chỉ giúp cho bạn nắm được tiến độ thực hiện mà còn thể hiện được sự chỉnh chu trong phong thái làm việc của mình. 

Ngân sách chủ động 

Xác định được ngân sách đầu tư sẽ giúp cho bạn chủ động hơn trong việc đưa ra các quyết định và thực hiện dự án. Tuy nhiên, để tránh những trường thiếu hụt không mong muốn, người tạo Brief phải tạo khoản ngân sách phát sinh để đảm bảo công việc được diễn ra theo tiến độ và không bị vướng mắc. 

Hướng dẫn cách tạo Brief chi tiết 

Để đảm bảo sự thống nhất giữa Client và Agency cũng như đem lại hiệu quả tối đa cho các chiến dịch bạn cần nắm quy trình tạo một bản Brief hoàn chỉnh sau đây: 

Bước 1: Brief

Khách hàng (Client) sẽ cung cấp Brief cho các đơn vị Agency với đầy đủ thông tin chi tiết để Agency nắm rõ mong muốn, yêu cầu phục vụ cho việc lên kế hoạch các dự án chiến dịch quảng cáo. Bản Brief phải đảm bảo các nguyên tắc nêu trên để tránh những sai sót, rủi ro không đáng có về sau. 

Bước 2: Planning 

Các đơn vị Agency sau khi tiếp nhận Brief, cần đọc kỹ và nắm rõ yêu cầu của khách hàng. Tiếp đó, tiến hành lên các kế hoạch cho dự án đi từ tổng quan đến chi tiết nhỏ của chiến dịch Marketing. Kế hoạch phải đảm bảo tính rõ ràng, bao quát trong đó phải thể hiện được các ý tưởng, ngân sách và cách để triển khai chiến dịch. 

Bước 3: Production 

Bản kế hoạch sau khi được thông qua bởi bộ phận chịu trách nhiệm quản lý dự án (phía Agency) sẽ được gửi lại Client. Nếu khách hàng đồng ý với kế hoạch trên, Agency sẽ tiến hành triển khai thực hiện các công việc đã nêu trong đó như sản xuất các nội dung, hình ảnh, video để quảng bá…

Bước 4: Advertising 

Muốn các chiến dịch được triển khai đúng tiến độ, đạt hiệu quả tối đa, các đơn vị Agency phải cụ thể hóa các công việc quảng cáo, xác định đối tượng muốn tiếp cận để chạy quảng cáo cho đúng mục tiêu. Tránh thực hiện việc chạy quảng cáo đại trà sẽ gây tổn thất khá nhiều ngân sách và thời gian. 

Bước 5: Report & Payment 

Sau khi kết thúc các chiến dịch đã đề ra, Client và Agency sẽ cùng đánh giá kết quả và ra  kinh nghiệm từ chiến dịch trên để cùng nhau phát triển về sau nếu có cơ hội hợp tác. Bước cuối cùng cho sự hợp tác này chính là khoản nghiệm thu và thanh toán giữa hai bên.

Mẫu Brief cho mọi ngành nghề

1. Project: Tên dự án ( phục vụ cho truyền thông/sự kiện/website.. gì?)
2. Client: Tên công ty/đơn vị đầu tư
3. Brand: Tên sản phẩm - dịch vụ
4. Project Description: Mô tả các công việc cần thực hiện. Nên nêu cụ thể các thông tin quan trọng của dự án như phạm vi ảnh hưởng đến đối tượng, khu vực nào,...

Ví dụ: Thiết kế của dự án lần này phục vụ cho chương trình xả kho cuối năm…

5. Brand Background: Thông tin cơ bản về thương hiệu của sản phẩm - dịch vụ. Ngoài còn cung cấp các thông tin như: 

+ Tình hình thị trường, những thuận lợi, khó khăn?

+ Định vị thương hiệu 

+ Phân tích các đối thủ cạnh tranh trực tiếp/ gián tiếp? Điểm mạnh/ điểm yếu của các đối thủ?

6. Objectives: Mục tiêu của dự án hướng đến. Đó có thể là nhằm tăng độ nhận biết thương hiệu/tăng doanh thu/tái định vị lại thương hiệu. Với phần này, các Agency lưu ý phải xác định rõ mong muốn của khách hàng tập trung vào điều gì để triển khai theo nhu cầu và tối ưu được hiệu quả. 
7. Target Audience - Đối tượng khách hàng mục tiêu là ai? Họ thuộc tầng lớp/phân khúc nào?
8. Message: Thông điệp mà thương hiệu muốn gửi gắm đến khách hàng mục tiêu là gì? 
9. Coverage: Tìm hiểu xem client muốn thực hiện project tại những khu vực nào?
10. Budget: Kinh phí đầu tư cho dự án khoảng bao nhiêu?
11. Timing: Thời gian triển khai chi tiết cho dự án 

Trên đây là toàn bộ thông tin nhằm trả lời cho câu hỏi “Brief là gì?”. Hy vọng những kiến thức mà Bizfly vừa chia sẻ sẽ thực sự hữu ích cho việc tìm kiếm của bạn.