Brief là gì? Hướng dẫn tạo Brief Marketing hiệu quả chi tiết

Brief đóng vai trò quan trọng trong thành công của chiến lược Marketing. Vậy Brief là gì? Những yếu tố nào tạo nên một Brief hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Bizfly.

Định nghĩa Brief là gì?

Brief (bản tóm tắt chiến dịch) là công cụ thiết yếu trong Marketing, giúp nối kết thông tin giữa khách hàng (Client) và các Agency – đơn vị cung cấp dịch vụ marketing. Brief tóm gọn và trình bày rõ ràng các định hướng, mục tiêu và yêu cầu của chiến dịch quảng cáo hoặc dự án tiếp thị, nhằm đảm bảo hai bên có cùng hiểu biết và triển khai hiệu quả.

Brief có nhiều hình thức thể hiện khác nhau, từ văn bản chi tiết, bài trình bày PowerPoint, email tóm tắt đến trao đổi trực tiếp qua các cuộc họp nhằm kích thích sáng tạo và tạo sự đồng thuận. Việc đa dạng hóa cách trình bày giúp phù hợp với từng loại dự án cũng như góp phần nâng cao hiệu quả tiếp nhận của đội ngũ thực thi.

Một bản Brief đầy đủ và chất lượng giúp Agency nắm bắt chính xác đối tượng khách hàng, mục tiêu chiến dịch, phạm vi triển khai, đồng thời là nguồn cảm hứng để đội ngũ sáng tạo phát triển những ý tưởng đột phá. Ngược lại, Brief không rõ ràng hoặc thiếu sót sẽ dễ dẫn đến sai hướng, làm lãng phí thời gian, ngân sách và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu khách hàng.

Để hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân loại dữ liệu khách hàng, nền tảng Bizfly CDP cung cấp tính năng phân khúc tự động dựa trên hành vi, giúp cá nhân hóa nội dung sáng tạo theo từng nhóm đối tượng.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Nguyên tắc cần lưu ý khi viết Brief

Để tạo ra Brief hiệu quả, bạn cần nắm và áp dụng các nguyên tắc quan trọng sau:

Tính súc tích, ngắn gọn

Brief cần đầy đủ thông tin thiết yếu nhưng trình bày ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu. Giữ sự súc tích giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt trọng tâm, tránh loãng thông tin hoặc hiểu lầm.

Cách thực hiện: Chọn lọc thông tin cốt lõi, loại bỏ chi tiết thừa, sắp xếp nội dung theo trình tự logic. Ví dụ: sử dụng bullet points để thuận tiện theo dõi.

Xác định rõ mục tiêu

Mục tiêu Brief phải được xác định chính xác và cụ thể để hướng dẫn suốt quá trình triển khai chiến dịch, đồng thời dễ dàng đánh giá hiệu quả sau này.

Các câu hỏi giúp làm rõ mục tiêu:

• Tại sao dự án này được triển khai?
• Khách hàng mong muốn đạt được điều gì?
• Tiêu chí lựa chọn khách hàng mục tiêu là gì?

Phân tích định kỳ và thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế, Thời hạn rõ ràng) giúp mục tiêu khả thi và dễ kiểm chứng.

Xác định các bên liên quan

Liệt kê rõ những người tham gia dự án, bao gồm người phụ trách, nhóm thực hiện từ phía Client và Agency, rất cần thiết. Việc này giúp:

• Thuận tiện trao đổi, phối hợp xử lý vấn đề nhanh chóng.
• Tránh nhầm lẫn hoặc bỏ sót trách nhiệm.
• Tăng cường sự kết nối và nâng cao hiệu quả làm việc.

Ví dụ: Người quản lý Brief phía khách hàng, phụ trách Account và Creative Team của Agency cần được nêu rõ để thuận tiện liên hệ.

Phân tích đối thủ

Phân tích đối thủ là bước quan trọng giúp bạn:

• Nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu và sự khác biệt của đối thủ qua sản phẩm và chiến dịch.
• Tận dụng cơ hội, rút kinh nghiệm để hoàn thiện chiến lược của mình.
• Chuẩn bị kỹ càng để đối phó với thách thức của thị trường thay đổi liên tục.

Phương pháp và công cụ phân tích đối thủ phổ biến:

• SWOT Analysis: Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Phân tích điểm khác biệt: Xác định USP (Unique Selling Proposition) của đối thủ.
• Theo dõi chiến dịch: Quan sát quảng cáo và hoạt động truyền thông để đánh giá hiệu quả.
• Ứng dụng công nghệ: Sử dụng Bizfly CDP để thu thập và phân tích dữ liệu đối thủ trên thị trường.

Deadline hợp lý, rõ ràng

Đặt các mốc thời gian cụ thể, hợp lý và chi tiết cho từng hạng mục giúp:

• Theo dõi tiến độ chính xác.
• Đảm bảo phối hợp đồng bộ và kịp thời giữa các bên.
• Tăng cường tính chuyên nghiệp và trách nhiệm trong công việc.

Ví dụ: cần phân chia rõ deadline cho các khâu phê duyệt ý tưởng, sản xuất nội dung và chạy quảng cáo, đồng thời thống nhất giữa Client và Agency.

Ngân sách chủ động

Xác định ngân sách chi tiết giúp người làm Brief:

• Lên kế hoạch và lựa chọn kênh triển khai chủ động hơn.
• Dự phòng chi phí phát sinh nhằm tránh gián đoạn tiến độ.
• Quản lý nguồn lực tài chính chặt chẽ.

Ví dụ: Ngoài ngân sách dự kiến, nên chuẩn bị thêm khoảng 10-15% dự phòng cho các chi phí phát sinh hoặc điều chỉnh đột xuất.

Market Coverage là gì và tầm quan trọng của nó trong Brief

Market Coverage (Phạm vi thị trường) chỉ khu vực địa lý hoặc phân khúc khách hàng mà chiến dịch hướng đến. Việc xác định rõ Market Coverage giúp:

• Chọn kênh truyền thông và thông điệp phù hợp với từng vùng hoặc phân khúc.
• Phân bổ ngân sách hợp lý để tối đa hóa hiệu quả.
• Đo lường và điều chỉnh chiến dịch chính xác theo khu vực hoặc nhóm khách hàng.

Phần Coverage trong Brief thể hiện phạm vi thị trường dự án triển khai, giúp Agency hiểu rõ và phối hợp hiệu quả theo yêu cầu thực tế.

Hướng dẫn cách tạo Brief chi tiết

Quy trình xây dựng Brief hoàn chỉnh gồm 5 bước phối hợp chặt chẽ giữa Client và Agency, đảm bảo chiến dịch Marketing được thực hiện hiệu quả từ đầu đến cuối:

Bước 1: Xây dựng Brief

- Client: Chuẩn bị thông tin chi tiết về mục tiêu, đối tượng khách hàng, ngân sách, thời gian và các yêu cầu đặc thù của dự án. Tuân thủ nguyên tắc ngắn gọn, đầy đủ theo hướng dẫn viết Brief.

- Agency: Hỗ trợ cung cấp mẫu và hướng dẫn chuẩn hóa nội dung để Client dễ dàng cung cấp thông tin chính xác.

Bước 2: Lập kế hoạch (Planning)

- Agency: Nhận Brief, phân tích và đề xuất chiến lược tổng thể từ mục tiêu chung đến chi tiết từng phần.

- Xây dựng kế hoạch bao gồm chiến thuật, phân bổ ngân sách, ý tưởng và timeline rõ ràng.

- Trao đổi, phản hồi với Client để điều chỉnh kế hoạch, đảm bảo thống nhất.

Bước 3: Triển khai sản xuất (Production)

- Agency: Sau khi kế hoạch được phê duyệt, tiến hành sản xuất nội dung, hình ảnh, video quảng bá theo yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng.

- Đảm bảo tiến độ và chất lượng theo kế hoạch đã thống nhất với Client.

Bước 4: Triển khai quảng cáo (Advertising)

- Agency: Lên lịch chạy quảng cáo, xác định chính xác đối tượng tiềm năng dựa trên Brief để triển khai đúng mục tiêu.

- Tránh chạy quảng cáo đại trà, không hiệu quả và gây lãng phí ngân sách.

- Đồng thời, ứng dụng Bizfly CDP giúp tự động phân phối nội dung đến đúng phân khúc khách hàng qua email, web push, chatbot,... nâng cao hiệu quả chuyển đổi.

Bước 5: Báo cáo và thanh toán (Report & Payment)

- Client & Agency: Đánh giá kết quả chiến dịch so với mục tiêu ban đầu.

- Rút kinh nghiệm, đề xuất cải tiến cho các lần hợp tác tiếp theo.

- Thực hiện nghiệm thu và thanh toán theo thỏa thuận.

Mẫu Brief cho mọi ngành nghề

1. Project: Tên dự án và mục đích (ví dụ: Chiến dịch truyền thông thương hiệu, sự kiện, xây dựng website).
2. Client: Tên công ty hoặc đơn vị đầu tư dự án.
3. Brand: Tên sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan, cùng giá trị cốt lõi và hình ảnh thương hiệu cần truyền tải.
4. Project Description: Mô tả chi tiết công việc cần thực hiện, phạm vi dự án, đối tượng ảnh hưởng và khu vực hoạt động.

Ví dụ: Dự án lần này nhằm thiết kế bộ nhận diện cho chương trình xả kho cuối năm, với phạm vi lan rộng toàn quốc, tập trung nhóm khách hàng trẻ từ 25-35 tuổi.

5. Brand Background: Thông tin cơ bản về thương hiệu, bao gồm:

• Tình hình thị trường hiện tại, thuận lợi và thách thức.
• Định vị thương hiệu so với đối thủ.
• Phân tích đối thủ cạnh tranh trực tiếp và gián tiếp, điểm mạnh và điểm yếu của họ.

6. Objectives: Mục tiêu cụ thể của dự án. Ví dụ: tăng 15% nhận biết thương hiệu trong nhóm khách hàng mục tiêu trong vòng 6 tháng.
7. Target Audience: Đặc điểm nhân khẩu học, hành vi và nhu cầu của đối tượng khách hàng.
8. Message: Thông điệp chính thương hiệu muốn truyền tải đến khách hàng.
9. Coverage: Khu vực và phạm vi triển khai dự án.
10. Budget: Tổng ngân sách dự kiến cho toàn bộ dự án.
11. Timing: Thời gian triển khai chi tiết theo từng giai đoạn.

Tầm quan trọng của Brief trong tiếp thị

Brief không chỉ đơn thuần là tài liệu tóm tắt, mà còn là nền tảng chiến lược giúp tất cả hoạt động tiếp thị hướng đúng mục tiêu và phát huy tối đa hiệu quả. Vai trò cụ thể của Brief bao gồm:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Brief làm rõ những gì cần đạt được, từ tăng nhận diện thương hiệu, thúc đẩy doanh số đến cách tiếp cận khách hàng mục tiêu. Mục tiêu rõ ràng giúp tránh lãng phí cho các hoạt động lệch hướng.
• Xác định cột mốc thời gian và tiến độ: Brief phân chia chi tiết các giai đoạn và deadline, giúp dễ dàng theo dõi, điều chỉnh kế hoạch kịp thời và đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
• Phân bổ công việc và trách nhiệm: Từ Brief, các thành viên và bộ phận liên quan xác định rõ nhiệm vụ, giúp phối hợp chặt chẽ, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.
• Mô tả mục đích và định hướng chiến lược: Brief truyền tải chính xác mục đích, tránh hiểu nhầm, đồng thời tạo động lực và hướng đi sáng tạo cho đội ngũ thực hiện.
• So sánh và đo lường hiệu quả: Các chỉ số trong Brief giúp đánh giá kết quả khách quan, từ đó điều chỉnh phù hợp cho dự án hiện tại và tương lai.
• Xác định chính xác đối tượng và kết quả mong muốn: Brief giúp nắm rõ khách hàng mục tiêu, nhu cầu và hành vi, từ đó cá nhân hóa thông điệp và kênh truyền tải hiệu quả.

Nhờ các vai trò này, Brief giúp tối ưu tiến độ triển khai và sử dụng ngân sách hợp lý, tránh lãng phí, đồng thời hỗ trợ đạt được kết quả chiến dịch như mong đợi.

Ví dụ: Để theo dõi và đo lường hiệu quả chiến dịch theo từng nhóm khách hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng nền tảng Bizfly CDP. Công cụ này thu thập và hợp nhất dữ liệu đa kênh, giúp phân tích hành vi khách hàng, từ đó hỗ trợ thiết lập mục tiêu và cá nhân hóa chiến dịch chính xác hơn.

Phân loại Brief hiện nay

Hiện nay, Brief được phân thành hai loại chính với mục đích và đối tượng sử dụng khác nhau:

• Communication Brief (Bản tóm tắt nội dung ngắn gọn)
• Creative Brief (Bản tóm tắt nội dung sáng tạo)

Communication Brief

Communication Brief là bản tóm tắt dành cho khách hàng (Client) và bộ phận Account của Agency. Mục tiêu của Brief này là cung cấp đầy đủ thông tin trả lời các câu hỏi cơ bản: What (gì), When (khi nào), Why (tại sao), Who (ai), How (như thế nào) liên quan đến thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ, giúp Agency xây dựng chiến lược tổng thể phù hợp.

Communication Brief thường gồm các mục chính sau:

• Project: Mục đích và tên dự án.
• Client: Đơn vị đầu tư dự án (công ty/đơn vị khách hàng).
• Brand: Thông tin về thương hiệu, giá trị cốt lõi liên quan sản phẩm/dịch vụ.
• Project Description: Mô tả chi tiết yêu cầu và mục tiêu của dự án.
• Brand Background: Thị trường nền tảng, phân tích đối thủ cạnh tranh, xu hướng ngành.
• Objectives: Mục tiêu tiếp thị cụ thể cho chiến dịch.
• Target Audience: Phân tích khách hàng mục tiêu.
• Coverage: Khu vực thực hiện dự án.
• Budget: Dự toán ngân sách dự án.
• Timing: Thời gian và các cột mốc quan trọng.

Creative Brief

Creative Brief được sử dụng nội bộ trong Agency, do bộ phận Account chuẩn bị và cung cấp tài liệu chi tiết cho nhóm sáng tạo (Creative Team). Mục đích của Brief này là giúp Creative Team hiểu sâu insight khách hàng, điểm mạnh sản phẩm để tạo ra nội dung độc đáo, hấp dẫn.

Creative Brief bao gồm các phần chính như:

• Job Description: Mô tả công việc và yêu cầu sáng tạo cụ thể.
• Target Audience: Thông tin chi tiết về khách hàng mục tiêu.
• SMP (Single-Minded Proposition): Điểm nổi bật giúp sản phẩm nổi trội trong tâm trí khách hàng.
• Key Response: Hành động mong muốn từ khách hàng sau chiến dịch (mua hàng, đăng ký, tìm hiểu thêm).
• Budget: Ngân sách dành cho sáng tạo và thực thi.

Kết luận

Một bản Brief hoàn chỉnh và chất lượng là nền tảng giúp mọi chiến dịch Marketing thành công, đảm bảo đồng thuận giữa Client và Agency, nâng cao hiệu quả triển khai, tối ưu ngân sách và thời gian.

Để tạo Brief hiệu quả và tận dụng tối đa sức mạnh dữ liệu khách hàng, bạn có thể liên hệ Bizfly để nhận tư vấn, hỗ trợ triển khai giải pháp Bizfly CDP – công cụ thu thập, phân tích và cá nhân hóa dữ liệu khách hàng thông minh, hiệu quả.

Trên đây là toàn bộ thông tin về "Brief là gì? Hướng dẫn tạo Brief Marketing hiệu quả chi tiết". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho hoạt động của doanh nghiệp bạn.