9 cách viết email gửi khách hàng chuyên nghiệp ấn tượng

Email Marketing đang trở thành kênh giao tiếp chính giữa khách hàng với doanh nghiệp. Tuy vậy, không phải marketer nào cũng biết cách viết email gửi khách hàng hoàn hảo là như thế nào? Dưới đây là những gợi ý từ Bizfly dành cho bạn.

Xác định nội dung xuyên suốt của chuỗi email

Trước khi bắt tay vào viết một Email hoàn chỉnh, điều đầu tiên bạn cần quan tâm chính là xác định nội dung xuyên suốt của chuỗi Email đó dựa trên những tiêu chí sau:

Xác định nội dung xuyên suốt của chuỗi email

• Who: Đối tượng khách hàng mà chuỗi Email của bạn hướng đến là ai? Insight/point của họ là gì?
• Why: Lí do/mục đích gửi thư cho họ là gì? Nhằm mục đích tăng tương tác, educate khách hà ng hay tạo phễu thu hút thúc đẩy hành vi mua hàng từ người nhận?
• Where: Khách hàng nhận email của bạn ở đâu, làm thế nào để tiếp cận được họ qua email?
• When: Bạn dự định sẽ gửi mail cho khách hàng khi nào? Đâu là thời điểm vàng khiến khách hàng mở email nhiều nhất? 
• What: Email của bạn cần truyền tải những nội dung gì để tiếp cận được nhóm khách hàng mục tiêu?
• How: Bạn cần biết cách viết email marketing như thế nào để thực hiện được toàn bộ kế hoạch đã nêu ra ở trên?

Với việc tư duy tổng thể và trả lời hoàn chỉnh các câu hỏi kể trên, bạn sẽ xác định được chính xác đối tượng khách hàng, mục tiêu, thời điểm, cách thức trình bày cũng như thông điệp xuyên suốt trong một chiến dịch email marketing của mình là gì. 

Điều này sẽ hạn chế tối đa những rủi ro trong quá trình triển khai kế hoạch Email Marketing như: Gửi nhầm nội dung, target sai đối tượng khách hàng, gửi không đúng thời điểm… dẫn đến tỉ lệ open rate/ click rate không cao, nguy cơ bị unsubscribe hoặc bị đánh dấu Spam rất dễ xảy ra.

Tiêu đề email ngắn gọn, chỉ ra đúng nhu cầu khách hàng

Nhiều người thường không chú trọng vào tiêu đề email vì cho rằng chúng quá ngắn ngủi và không thực sự quan trong.  Tuy nhiên, trên thực tế, tiêu đề email chính là phần đầu tiên mà khách hàng nhìn thấy trong lá thư của bạn và mang ý nghĩa quyết định đến thành công hay thất bại của cả chiến dịch Email Marketing.

Nếu tiêu đề email của bạn không thực sự thu hút và hữu ích, khách hàng hoàn toàn có thể bỏ qua việc mở thư. Các lệ open rate/click rate theo đó  sẽ giảm xuống đáng kể kéo theo tỉ lệ chuyển đổi giảm xuống và khiến chiến dịch email bị thất bại/ không đạt được mục tiêu.

Vậy nên cách viết email marketing hiệu quả cũng phụ thuộc vào cả dòng tiêu đề của nội dung đó. Dưới đây là một số nguyên tắc dành cho bạn.

Tiêu đề nên ngắn gọn

• Một tiêu đề Email cho phép người dùng sử dụng khoảng 60 ký tự (6-8 từ). Tuy nhiên, có đến 50% khách hàng thường xuyên check mail qua điện thoại và số ký tự hiển thị tối đa trên mobile chỉ từ 25-30 ký tự mà thôi. 
• Chưa kể khách hàng ngày nay quá bận rộn và không đủ kiên nhẫn để đọc hết những gì bạn muốn nói. Do đó, dù chỉ là 1 dòng thì tiêu đề vẫn cần thật ngắn gọn, cô đọng và dễ hiểu nhé!

Chỉ ra đúng nhu cầu của khách hàng

• Giữa hàng trăm email nhận được mỗi ngày, khách hàng không rảnh rỗi mở từng email và đọc xem bên trong đó nói gì. Trái lại, hầu hết người dùng sẽ xem tiêu đề để đoán nội dung bên trong. Nếu tiêu đề email không đề cập đến vấn đề mà họ quan tâm, họ sẽ bỏ qua nhanh chóng mà chẳng buồn xem thư.
• Nếu không muốn lá thư của mình cũng bị “lơ đẹp” như thế thì đừng quên chỉ ra nhu cầu của khách hàng ngay tại tiêu đề của mình. Và đừng quên, đơn giản, ngắn gọn là tốt nhất!
• Ngoài ra, việc lựa chọn những con số ấn tượng, viết hoa từng chữ cái trong tiêu đề, chèn kí tự đặc biệt hoặc sử dụng công cụ A/B Testing … cũng là những bí quyết giúp bạn sở hữu một tiêu đề ấn tượng mang lại hiệu quả tốt nhất cho chiến dịch Email Marketing của mình.

Cá nhân hóa nội dung email

Cách nhanh nhất để bạn khiến một chiến dịch email marketing thất bại chính là soạn một lá thư chung chung và gửi nó cho tất cả mọi người. Còn không, bạn buộc phải phân loại khách hàng và cá nhân hóa tối đa nội dung email của mình nếu không muốn người nhận bỏ qua chúng.

Cá nhân hóa nội dung email

Có 3 cách để bạn cá nhân hóa nội dung email marketing một cách hoàn hảo:

• Thứ nhất, đừng nói chuyện bằng thứ ngôn ngữ vô tri của quảng cáo, hãy bắt đầu bằng tình cảm con người. Thay vì “kính gửi” quý khách hàng, hãy biến họ thành người thân, bạn bè của bạn với lối xưng hô thân mật, gần gũi hơn: “chúng tôi/bạn”, “anh chị”,... thậm chí đừng ngần ngại gọi chính tên khách hàng. Điều này sẽ khiến họ cảm nhận như bạn đang giao tiếp với họ và chỉ họ thôi vậy.
• Thứ hai, hãy cá nhân hóa thương hiệu của mình. Đừng ngại dùng tên thương hiệu của mình trong email. Điều này sẽ khiến những người đăng ký nhận email từ bạn dễ dàng nhận ra và không bỏ lỡ những thông điệp quý giá từ bạn.
• Thứ ba, không ngừng tương tác và thu hút phản hồi từ người nhận. Email là một cuộc trò chuyện giữa bạn với khách hàng. Thay vì bạn chỉ “nói” và khách hàng chỉ “nghe”, hãy khéo léo khuyến khích họ tương tác và phản hồi lại với bạn. Điều này không chỉ thúc đẩy mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp trở nên thân thiện, gần gũi hơn mà còn là cơ hội để bạn lắng nghe, đánh giá nhu cầu từ chính khách hàng của mình.

Tránh từ ngữ, các yếu tố nguy cơ bị spam

Dù muốn dù không, email của bạn đều phải đối mặt với các bộ lọc Spam và hoàn toàn có thể rơi vào hòm thư rác của khách hàng. Điều duy nhất bạn có thể viết email marketing tốt là nên hạn chế tối đa các từ ngữ, yếu tố dễ bị Google đánh dấu là spam. Cụ thể như:

• Không sử dụng các cụm từ  “Nhấn vào đây”, “Mua ngay”, “cơ hội duy nhất trong đời”...
• Không dùng quá nhiều dấu chấm than (!!!!) trong email
• Không VIẾT HOA TOÀN BỘ EMAIL
• Không tô chữ nhiều màu trong thư
• Sử dụng code HTML cẩu thả hoặc copy trong  word và xuất ra file HTML
• Chỉ dùng 1 hình ảnh lớn trong email và không có hoặc rất ít text
• Dùng từ “Kiểm tra” trong tiêu đề
• Gửi đến nhiều người nhận email trong cùng 1 công ty

Ngoài ra, Google sẽ thường xuyên bổ sung các tiêu chí mới quy định về spam. Do đó nhiệm vụ của marketer là không ngừng theo dõi và cập nhật nhằm hạn chế nguy cơ Spam Email.​

Xem thêm thông tin bài viết "Spam Email là gì? Nguyên nhân bị spam và cách phòng tránh hiệu quả" để hiểu rõ hơn về lý do tại sao email marketing doanh nghiệp thường xuyên bị rơi vào mục thư spam của gmail từ đó đưa ra được cách phòng tránh hiệu quả.

Lời giới thiệu ngắn gọn, súc tích

Người nhận thư không có quá nhiều thời gian để kiên nhẫn đọc lời chào dài lê thê từ bạn. Vậy nên hãy luôn áp dụng cách viết email marketing thật thật rõ ràng, ngắn gọn đơn giản để khách hàng tiếp nhận chúng một cách dễ dàng và dễ hiểu nhất có thể.

Lời giới thiệu ngắn gọn, súc tích

Đừng quên, dù là lời giới thiệu ngắn thì cũng cần phải thu hút và cá nhân hóa tối ưu nhé!

Không viết những lời quảng cáo rao vặt trong email

Phần lớn người nhận email ngày nay tỏ ra dị ứng và đề phòng với những lá thư tiếp thị mang đầy lời mời chào mua bán. Vì họ cho rằng bạn không thật lòng quan tâm đến vấn đề của họ mà chỉ cố đeo bám để bán được hàng mà thôi. Khi đó, mối quan hệ giữa khách hàng và doanh nghiệp sẽ xấu đi nhanh chóng.

Để giảm thiểu rủi ro này, tốt nhất bạn không nên viết những lời quảng cáo rao vặt trong email. Thay vì tập trung “khoe” tính năng của sản phẩm, việc đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề của khách hàng sẽ khiến họ cảm thấy được quan tâm nhiều hơn. Cũng vậy, việc sử dụng những cụm từ “để giúp/hỗ trợ/cải thiện vấn đề… của bạn” sẽ dễ “lấy lòng” khách hàng hơn là “sản phẩm của chúng tôi/chúng tôi có…”

Không nên chèn quá nhiều hình ảnh

Với những email marketing nhằm mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới thì việc đính kèm những hình ảnh về sản phẩm đó sẽ tạo sự chuyên nghiệp và chiếm được niềm tin của khách hàng nhiều hơn.

Tuy nhiên, hãy tiết chế sử dụng hình ảnh. Bởi việc có quá nhiều hình ảnh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ load email khiến khách hàng dễ mất thiện cảm và rời đi nhanh chóng. 
Tốt nhất, chỉ nên có từ 1-2 ảnh trong 1 email và nên đặt tại phần thân của email để thể hiện rõ nhất chức năng của chúng, đồng thời khiến cho nội dung lá thư trở nên thu hút và hấp dẫn hơn với người đọc.

Sử dụng các nút CTA theo quy chuẩn

Nút kêu gọi hành động Call to Action (CTA)  là một trong những phần quan trọng nhất cho một chiến dịch Email Marketing thành công. Việc sử dụng các nút CTA ấn tượng, hấp dẫn sẽ thôi thúc khách hàng nhấp ngay khi nhìn thấy nó và kích thích tỉ lệ chuyển đổi sang bán hàng cao hơn.

Sử dụng các nút CTA theo quy chuẩn

Có khá nhiều cách giúp bạn tạo được một nút CTA thu hút trong email như:

• Sử dụng ngôn ngữ ngắn gọn, dễ hiểu, thôi thúc hành động mạnh mẽ trong CTA. Đừng quên sử dụng các từ nhấn mạnh hành động ngay lập tức như “xem ngay”, “đăng ký ngay”, “nhận ngay”, “ngay bây giờ”... để gia tăng tối đa khả năng tương tác.
• Lựa chọn các màu sắc nổi bật cho CTA nhằm thu hút người đọc ngay từ cái nhìn đầu tiên.
• Chọn hình dạng nút CTA thích hợp để gia tăng tỉ lệ click ở người nhận. Các nút CTA mang hình tròn hoặc hình chữ nhật là tốt nhất.
• Kích thước chữ trong nút CTA nên lớn hơn so với cỡ chữ trong toàn Email. Tốt nhất là nên lớn hơn từ 1-2 pixel.
• Không dùng quá nhiều nút CTA trong cùng 1 email. Nếu cần nhiều CTA, nên tạo khoảng trống cho chúng và luôn đảm bảo mỗi nút đều bao gồm nội dung thu hút.
• Nên đặt nút CTA ở những vị trí nổi bật như giữa, bên dưới hoặc bên phải của Email là tốt nhất. Đừng quên chừa ra những khoảng trắng để nút CTA gây ấn tượng tốt nhất trong mắt người dùng.

Giao diện chuyên nghiệp

Mặc dù bạn đã áp dụng cách viết email marketing hiệu quả, chuyên nghiệp như trên nhưng không phục vụ được trải nghiệm người dùng (hình ảnh xấu, kích thước không phù hợp, bố cục ảnh/text không đẹp mắt, không tương thích với mobile/tablet, load chậm…) cũng sẽ không lấy được thiện cảm của khách hàng. 

Và dù có mở mail thì khả năng khách hàng không click vào đường link hay CTA là rất lớn, khi đó, chiến dịch Email Marketing cũng coi như thất bại. Nguyên tắc để viết một Email hoàn hảo chính là: nội dung rõ ràng, đúng trọng tâm, hình ảnh thể hiện nội dung, bố cục text/hình ảnh rõ ràng, khoa học, giao diện tương thích với các thiết bị mobile/tablet/PC/laptop…

Đặc biệt đừng quên vị trí CTA và đường link trong Email. Bởi xét cho đến cùng, nhiệm vụ của Email chính là thúc đẩy khách hàng đến với website thông qua các đường link/CTA. Nếu thiếu những thành phần này, việc triển khai Email Marketing hoàn toàn vô dụng.

Cuối cùng, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp Email Marketing tổng thể với các tính năng vượt trội như:

• Quản trị tập trung data khách hàng trên một công cụ duy nhất
• Hỗ trợ phân loại/phân nhóm khách hàng hiệu quả
• Cảnh báo và chống Spam hiệu quả
• Cá nhân hóa tối đa nội dung email
• Giao diện tương thích với mọi phần mềm đọc thư
• Bảo mật tối đa
• Thống kê & đánh giá hiệu quả chi tiết các chiến dịch Email Marketing
• Remarketing 0 đồng

Thì Bizfly Email thực sự là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn! Đăng ký trải nghiệm ngay để trở thành chuyên gia Email Marketing thời đại Digital 4.0 hoặc liên hệ hotline 1900 63 64 65 để được tư vấn trực tiếp 24/7!

Trên đây là những bí quyết giúp bạn có được cách viết Email Marketing hoàn hảo gửi cho khách hàng. Nếu muốn tìm hiểu thêm về các công cụ Email Automation hoặc đang tìm kiếm một giải pháp Email Marketing hiệu quả tiết kiệm thì Bizfly Email là giải pháp hoàn hảo dành cho bạn.