Cuối email viết gì? 50+ cách kết thúc email chuyên nghiệp bằng tiếng Việt và tiếng Anh

Cuối thư viết gì để vừa lịch sự, chuyên nghiệp, vừa truyền tải đúng mục đích của email là băn khoăn của nhiều người. Trên thực tế, cách kết thúc thư cần được lựa chọn dựa trên đối tượng nhận, nội dung trao đổi và mức độ trang trọng của email. Một lời kết email phù hợp sẽ giúp người gửi thể hiện thái độ đúng mực, đồng thời tạo ấn tượng tích cực với người nhận.

Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết về nội dung cuối thư email trong bài viết dưới đây sẽ cung cấp những ví dụ, gợi ý, lưu ý để kết thúc email chuyên nghiệp và hiệu quả như mong muốn.

Vì sao nội dung cuối thư quan trọng?

Là một phần trong bố cục nội dung email, phần nội dung kết thúc thư hay cuối email giúp đóng lại nội email chính vừa trao đổi và thể hiện thái độ, mức độ chuyên nghiệp và mong muốn của người gửi. Vì vậy, người viết email cần chú ý lựa chọn câu kết, lời chào và chữ ký phù hợp với đối tượng, mục đích cũng như mức độ trang trọng của cuộc trao đổi.

Do vậy, phần nội dung cuối thư giúp:

• Hoàn thiện cấu trúc email: Giúp nội dung được kết thúc rõ ràng, không tạo cảm giác đột ngột.
• Thể hiện sự lịch sự: Cho thấy sự tôn trọng của người gửi đối với người nhận.
• Làm rõ hành động tiếp theo: Nêu yêu cầu phản hồi, xác nhận hoặc thời hạn cần thực hiện.
• Tăng khả năng nhận phản hồi: Một câu kết cụ thể giúp người nhận biết cần làm gì.
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp: Lời chào và chữ ký phù hợp góp phần xây dựng hình ảnh cá nhân, doanh nghiệp.
• Duy trì mối quan hệ: Cách kết thúc thiện chí giúp cuộc trao đổi diễn ra tích cực và lâu dài hơn.

Cuối email gồm những phần nào?

Một phần kết thúc email chuyên nghiệp thường gồm bốn thành phần, được sắp xếp theo thứ tự: câu kết nội dung, lời chào, tên người gửi và chữ ký.

Câu kết thúc nội dung email

Câu kết nối nội dung chính với hành động tiếp theo. Bạn có thể cảm ơn, yêu cầu xác nhận, đề nghị phản hồi hoặc mở hướng trao đổi:

Mong anh/chị xác nhận giúp tôi trước ngày 15/8 để bộ phận phụ trách kịp triển khai.

Câu này hiệu quả hơn “Mong sớm nhận được phản hồi” vì người nhận biết mình cần làm gì và khi nào cần hoàn thành.

Lời chào cuối email

Lời chào thể hiện mức độ trang trọng và quan hệ giữa hai bên. Những cách dùng phổ biến gồm “Trân trọng”, “Thân mến”, “Best regards” và “Kind regards”.

Lời chào nên đứng thành dòng riêng, sau câu kết nội dung.

Tên và chức danh của người gửi

Trong email công việc, hãy dùng họ tên đầy đủ. Chức danh giúp người nhận hiểu vai trò và thẩm quyền của bạn, đặc biệt khi hai bên mới trao đổi lần đầu.

Chữ ký và thông tin liên hệ

Chữ ký nên có:

• Họ tên;
• Chức danh, phòng ban;
• Tên doanh nghiệp;
• Số điện thoại;
• Website hoặc kênh liên hệ chính.

Không cần đưa quá nhiều đường dẫn, khẩu hiệu hoặc hình ảnh. Chữ ký ngắn, dễ quét thường tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Cuối thư viết gì tiếng Việt?

Cách kết thúc email tiếng Việt cần phù hợp với quan hệ giữa hai bên. Email gửi khách hàng mới không nên dùng cùng giọng điệu với thư gửi đồng nghiệp thân thiết.

Lời chào cuối email tiếng Việt trang trọng

Dùng khi gửi cho khách hàng, đối tác, cấp trên, nhà tuyển dụng, giảng viên, cơ quan hoặc người chưa từng trao đổi.

Các lựa chọn phù hợp gồm:

• Trân trọng;
• Trân trọng cảm ơn;
• Xin chân thành cảm ơn;
• Kính chúc;
• Kính thư;
• Thân ái.

“Trân trọng” trung tính và an toàn nhất. “Kính thư” có mức độ trang trọng cao, thường phù hợp với thư chính thức. “Thân ái” mềm hơn, nên dùng khi đã có mối quan hệ nhất định.

Lời kết email tiếng Việt lịch sự, thân thiện, thân mật

Khi gửi cho đồng nghiệp, người quen hoặc người thường xuyên trao đổi, bạn có thể dùng:

• Thân mến;
• Cảm ơn bạn;
• Chúc bạn một ngày tốt lành;
• Chúc bạn làm việc hiệu quả;
• Hẹn sớm gặp lại;
• Chúc mọi điều tốt đẹp.

Dù thân thiết, email liên quan đến hợp đồng, khiếu nại hoặc quyết định quan trọng vẫn nên giữ giọng điệu rõ ràng và thận trọng.

Câu kết email tiếng Việt khi cần người nhận phản hồi

• Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
• Mong anh/chị xác nhận giúp tôi trước ngày…
• Vui lòng phản hồi để chúng tôi tiếp tục triển khai.
• Nếu cần thêm thông tin, anh/chị vui lòng phản hồi email này.
• Mong nhận được ý kiến đóng góp của anh/chị.

Câu kết email khi muốn cảm ơn hoặc bày tỏ thiện chí

• Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét.
• Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của anh/chị.
• Rất mong có cơ hội hợp tác cùng anh/chị.
• Cảm ơn anh/chị đã đồng hành cùng chúng tôi.
• Chúng tôi trân trọng sự tin tưởng của anh/chị.

Cuối thư viết gì tiếng Anh?

Lời kết email tiếng Anh không chỉ khác nhau về nghĩa mà còn về mức độ trang trọng. Bạn nên cân nhắc văn hóa doanh nghiệp và mức độ quen thuộc với người nhận.

Lời chào cuối email tiếng Anh trang trọng

• Sincerely: phù hợp với email công việc trang trọng.
• Yours sincerely: thường dùng khi biết tên người nhận.
• Yours faithfully: thường dùng trong Anh-Anh khi không biết tên người nhận.
• Respectfully: phù hợp khi gửi người có vị trí, thẩm quyền cao.
• Best regards: chuyên nghiệp và linh hoạt.
• Kind regards: lịch sự, có phần thân thiện hơn.

Lời kết email tiếng Anh lịch sự, thông dụng

• Best;
• All the best;
• Warm regards;
• Many thanks;
• With appreciation;
• Looking forward to hearing from you.

“Looking forward to hearing from you” là câu kết nội dung, không phải lời chào thay cho chữ ký. Sau câu này, bạn vẫn nên thêm “Best regards” hoặc một lời chào phù hợp.

Lời kết email tiếng Anh thân mật

• Cheers;
• Take care;
• See you soon;
• Speak soon;
• Have a great day;
• Your friend.

“Cheers” thường phù hợp với đồng nghiệp hoặc người quen. “Take care” và “Your friend” mang tính cá nhân hơn, không nên dùng trong lần trao đổi công việc đầu tiên.

Ý nghĩa và cách dùng các lời kết tiếng Anh phổ biến

Lời kết	Ý nghĩa gần nhất	Mức độ	Phù hợp	Nên tránh khi
Sincerely	Trân trọng	Trang trọng	Xin việc, thư chính thức	Email thân mật
Best regards	Trân trọng	Chuyên nghiệp	Hầu hết email công việc	Gần như không có
Kind regards	Trân trọng, thân thiện	Lịch sự	Khách hàng, đồng nghiệp	Văn bản quá nghi thức
Thanks	Cảm ơn	Thân thiện	Người nhận đã hỗ trợ	Chưa có lý do để cảm ơn
Many thanks	Xin cảm ơn nhiều	Lịch sự	Nhờ hỗ trợ	Yêu cầu mang tính bắt buộc
Cheers	Thân ái	Thân mật	Đồng nghiệp, người quen	Nhà tuyển dụng, khách hàng mới
Take care	Giữ gìn sức khỏe	Thân mật	Người quen	Thư thương mại trang trọng
XOXO/XX	Ôm và hôn	Rất thân mật	Người rất thân	Mọi email công việc

Bảng so sánh email trang trọng và email không trang trọng

Tiêu chí	Email trang trọng	Email thân thiện, không quá trang trọng
Người nhận	Khách hàng, cấp trên, nhà tuyển dụng	Đồng nghiệp, người quen
Giọng điệu	Rõ ràng, chuẩn mực	Tự nhiên, gần gũi
Câu kết	Mong nhận được xác nhận trước ngày…	Có gì bạn phản hồi giúp mình nhé
Lời chào Việt	Trân trọng	Thân mến
Lời chào Anh	Sincerely, Best regards	Best, Cheers
Ký tên	Họ tên đầy đủ, chức danh	Tên thường dùng
Biểu tượng cảm xúc	Hạn chế	Có thể dùng vừa phải

Mẫu mở đầu và kết thúc email theo từng tình huống

Dưới đây là các mẫu rút gọn, tập trung vào phần mở đầu và kết thúc. Bạn có thể thay đổi đại từ xưng hô, thời hạn và thông tin liên hệ.

Mẫu mở đầu và kết thúc email xin việc

Tiếng Việt

Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty ABC,
Tôi viết email này để ứng tuyển vị trí Chuyên viên Marketing…

Cảm ơn Quý Công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ. Tôi sẵn sàng trao đổi thêm trong buổi phỏng vấn.
Trân trọng,
Nguyễn Minh Anh

Tiếng Anh

Dear Hiring Manager,
I am writing to apply for the Marketing Executive position…

Thank you for considering my application. I would welcome the opportunity to discuss my experience further.
Sincerely,
Minh Anh Nguyen

Mẫu email gửi khách hàng hoặc đối tác

Tiếng Việt

Kính gửi anh/chị [Tên],
Cảm ơn anh/chị đã quan tâm đến giải pháp của chúng tôi…

Nếu cần thêm thông tin, anh/chị vui lòng phản hồi email này. Rất mong có cơ hội hợp tác cùng anh/chị.
Trân trọng,
[Họ tên – Chức danh]

Tiếng Anh

Dear Mr./Ms. [Name],
Thank you for your interest in our solution…

Please let me know if you require any further information. We look forward to working with you.
Kind regards,
[Name – Title]

Mẫu email gửi cấp trên hoặc giảng viên

Tiếng Việt

Kính gửi Thầy/Cô,
Em gửi email để xin ý kiến về…

Mong Thầy/Cô góp ý giúp em khi thuận tiện. Em xin chân thành cảm ơn.
Trân trọng,
[Họ tên – Lớp]

Tiếng Anh

Dear Professor [Name],
I am writing to ask for your feedback on…

I would appreciate your feedback when convenient. Thank you for your time.
Best regards,
[Name]

Mẫu email nhắc việc và yêu cầu phản hồi

Tiếng Việt

Chào anh/chị [Tên],
Tôi xin phép nhắc lại nội dung đã gửi ngày…

Để bảo đảm tiến độ, mong anh/chị xác nhận trước 16 giờ ngày 15/8. Nếu cần điều chỉnh thời hạn, anh/chị vui lòng thông báo giúp tôi.
Trân trọng,
[Họ tên]

Tiếng Anh

Dear [Name],
I am following up on my email sent on…

Could you please confirm by 4:00 PM on August 15? Please let me know if you need more time.
Kind regards,
[Name]

Mẫu email gửi tài liệu, báo giá hoặc đề xuất hợp tác

Tiếng Việt

Kính gửi anh/chị [Tên],
Tôi gửi kèm báo giá theo nội dung hai bên đã trao đổi…

Anh/chị vui lòng xem tài liệu đính kèm và phản hồi nếu cần điều chỉnh. Báo giá có hiệu lực đến ngày…
Trân trọng,
[Họ tên]

Tiếng Anh

Dear [Name],
Please find attached our quotation based on the requirements discussed…

Please review the attachment and let me know if any revisions are required. The quotation is valid until…
Best regards,
[Name]

Mẫu email cảm ơn hoặc xin lỗi

Tiếng Việt

Chào anh/chị [Tên],
Chúng tôi chân thành xin lỗi về sự cố…

Cảm ơn anh/chị đã kiên nhẫn trong quá trình xử lý. Nếu cần hỗ trợ thêm, anh/chị vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi.
Trân trọng,
[Họ tên]

Tiếng Anh

Dear [Name],
Please accept our sincere apologies for…

Thank you for your patience while we resolved the issue. Please contact me directly if you need further assistance.
Sincerely,
[Name]

Mẫu email thân mật gửi đồng nghiệp, bạn bè

Tiếng Việt

Chào Lan,
Mình gửi bạn tài liệu đã trao đổi sáng nay…

Có điểm nào chưa rõ thì nhắn lại cho mình nhé. Chúc bạn làm việc hiệu quả!
Thân mến,
Minh

Tiếng Anh

Hi Lan,
I’m sending over the document we discussed this morning…

Let me know if anything is unclear. Have a great day!
Best,
Minh

50+ mẫu câu kết thúc email theo mục đích sử dụng

Bạn nên chọn câu kết theo hành động muốn người nhận thực hiện. Câu càng cụ thể, khả năng nhận được phản hồi phù hợp càng cao.

Mẫu câu kết email khi cần người nhận phản hồi

Tiếng Việt

1. Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.
2. Mong anh/chị cho tôi biết ý kiến khi thuận tiện.
3. Anh/chị vui lòng phản hồi trước ngày…
4. Tôi sẵn sàng trao đổi thêm nếu anh/chị cần thông tin.
5. Mong nhận được góp ý của anh/chị về nội dung trên.

Tiếng Anh

6. I look forward to hearing from you.
7. Please let me know your thoughts when convenient.
8. Could you please reply by [date]?
9. I would appreciate your feedback on this matter.
10. Please feel free to contact me if you need further information.

Mẫu câu kết email khi cần xác nhận thông tin

Tiếng Việt

11. Mong anh/chị xác nhận giúp tôi các thông tin trên.
12. Vui lòng xác nhận khả năng tham dự trước ngày…
13. Anh/chị vui lòng kiểm tra và xác nhận thời gian họp.
14. Nếu thông tin đã chính xác, mong anh/chị phản hồi “Đồng ý”.
15. Vui lòng thông báo nếu có nội dung cần điều chỉnh.

Tiếng Anh

16. Please confirm that the information above is correct.
17. Could you confirm your attendance by [date]?
18. Please confirm whether the proposed time works for you.
19. Kindly let me know if any changes are required.
20. A brief confirmation would be greatly appreciated.

Mẫu câu kết email khi gửi tài liệu hoặc báo giá

Tiếng Việt

21. Anh/chị vui lòng xem tài liệu trong file đính kèm.
22. Báo giá được đính kèm để anh/chị tham khảo.
23. Mong anh/chị kiểm tra và phản hồi nếu cần điều chỉnh.
24. Tài liệu có hiệu lực đến ngày…
25. Tôi sẵn sàng giải thích thêm về từng hạng mục trong báo giá.

Tiếng Anh

26. Please find the requested document attached.
27. The quotation is attached for your review.
28. Please let me know if you would like any revisions.
29. The proposal will remain valid until [date].
30. I would be happy to clarify any item in the quotation.

Mẫu câu kết email bán hàng và chăm sóc khách hàng

Tiếng Việt

31. Rất mong có cơ hội đồng hành cùng anh/chị.
32. Anh/chị có thể phản hồi email này để được tư vấn chi tiết.
33. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ anh/chị.
34. Cảm ơn anh/chị đã tin tưởng lựa chọn sản phẩm.
35. Mong giải pháp này phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Tiếng Anh

36. We look forward to supporting your business.
37. Please reply to this email for further assistance.
38. Our team is always available to support you.
39. Thank you for choosing our product.
40. We hope this solution meets your requirements.

Mẫu câu kết email cảm ơn hoặc xin lỗi

Tiếng Việt

41. Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét.
42. Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của anh/chị.
43. Chúng tôi trân trọng sự kiên nhẫn của anh/chị.
44. Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi về sự bất tiện này.
45. Cảm ơn anh/chị đã giúp chúng tôi cải thiện dịch vụ.

Tiếng Anh

46. Thank you for your time and consideration.
47. We sincerely appreciate your support.
48. Thank you for your patience and understanding.
49. Once again, we apologize for the inconvenience.
50. Thank you for helping us improve our service.

Mẫu câu kết email chúc mừng và duy trì mối quan hệ

Tiếng Việt

51. Chúc anh/chị đạt nhiều thành công trong dự án mới.
52. Chúc anh/chị một ngày làm việc hiệu quả.
53. Rất mong tiếp tục được đồng hành cùng anh/chị.
54. Hy vọng chúng ta sẽ sớm có dịp trao đổi trực tiếp.
55. Chúc mối quan hệ hợp tác giữa hai bên ngày càng phát triển.

Tiếng Anh

56. Wishing you every success with your new project.
57. Have a productive day.
58. We look forward to continuing our partnership.
59. I hope we have the opportunity to speak again soon.
60. Wishing you and your team continued success.

Các cặp từ mở đầu - kết thúc email thường gặp

Lời mở đầu và lời kết nên có mức độ trang trọng tương ứng. Không nên mở bằng “Kính gửi” nhưng kết bằng một cụm quá thân mật như “Cheers”.

Mở đầu	Câu kết nội dung	Lời chào cuối	Tình huống
Kính gửi Quý Công ty	Rất mong nhận được phản hồi	Trân trọng	Thư doanh nghiệp
Kính gửi anh/chị [Tên]	Cảm ơn anh/chị đã xem xét	Trân trọng cảm ơn	Khách hàng, đối tác
Chào anh/chị [Tên]	Nếu cần thêm thông tin, anh/chị vui lòng phản hồi	Trân trọng	Công việc thường ngày
Chào [Tên]	Có gì bạn trao đổi thêm với mình nhé	Thân mến	Đồng nghiệp
Dear Hiring Manager	Thank you for considering my application	Sincerely	Xin việc
Dear Mr./Ms. [Name]	I look forward to hearing from you	Best regards	Khách hàng, đối tác
Dear Professor [Name]	Thank you for your time	Kind regards	Giảng viên
Hi [Name]	Let me know what you think	Best	Đồng nghiệp
Hello [Name]	Have a great day	Warm regards	Quan hệ thân thiện
Hi [Name]	Speak soon	Cheers	Người quen

Nếu không chắc mức độ thân thiết, hãy chọn cách viết trang trọng hơn một bậc. Việc dùng “Trân trọng” hoặc “Best regards” hiếm khi khiến email trở nên thiếu lịch sự.

Lưu ý kết thúc email không nên sử dụng

Một câu kết không phù hợp có thể khiến email lịch sự trở thành thúc ép, xa cách hoặc thiếu chuyên nghiệp.

Dùng lời kết quá thân mật trong email công việc

Tránh dùng “XOXO”, “Love”, “XX” hoặc “Your friend” với khách hàng, nhà tuyển dụng, cấp trên và người mới liên hệ. Những cụm này chỉ phù hợp với quan hệ cá nhân rất thân thiết.

Tạo áp lực khiến người nhận phải phản hồi

Không nên viết:

• Tôi đang chờ câu trả lời của bạn.
• Hãy phản hồi ngay.
• Tôi cần câu trả lời càng sớm càng tốt.

Nên thay bằng yêu cầu có lý do và thời hạn:

Để kịp hoàn tất kế hoạch, mong anh/chị xác nhận trước 15 giờ ngày 20/8.

Cảm ơn không phù hợp với ngữ cảnh

“Thanks in advance” có thể bị hiểu là mặc định người nhận sẽ đồng ý hỗ trợ. Trong tình huống nhạy cảm, nên dùng:

I would appreciate your help with this matter.

“Thank you for your consideration” phù hợp với hồ sơ xin việc hoặc đề xuất đang được xem xét, nhưng không cần dùng trong mọi email.

Viết sai hoặc dùng sai cụm từ tiếng Anh

Một số lỗi thường gặp:

• Sai: Your truly → Đúng: Yours truly.
• Sai: Looking forward to hear from you → Đúng: Looking forward to hearing from you.
• Không nên viết hoa toàn bộ: BEST REGARDS.
• “Yours faithfully” thường dùng khi không biết tên người nhận trong thư theo chuẩn Anh-Anh.

Kết thúc email nhưng không ghi tên hoặc chữ ký

Người nhận có thể không biết bạn là ai, làm ở bộ phận nào hoặc liên hệ bằng cách nào. Email nội bộ ngắn có thể chỉ cần tên, nhưng email gửi ra ngoài nên có chữ ký đầy đủ.

Lạm dụng biểu tượng cảm xúc và dấu chấm than

Nhiều dấu chấm than tạo cảm giác thúc ép hoặc thiếu kiểm soát. Biểu tượng cảm xúc chỉ nên xuất hiện khi văn hóa giao tiếp và quan hệ giữa hai bên cho phép.

Câu hỏi thường gặp về cách kết thúc email

Nên dùng “Trân trọng” hay “Thân mến” ở cuối email?

Dùng “Trân trọng” cho khách hàng, đối tác, cấp trên, nhà tuyển dụng hoặc người mới liên hệ. “Thân mến” phù hợp hơn với đồng nghiệp và người đã có quan hệ gần gũi.

Có nên viết “Cảm ơn” khi đang nhờ người nhận hỗ trợ?

Có, nhưng không nên viết theo cách mặc định người nhận phải đồng ý. Hãy nêu yêu cầu lịch sự và cảm ơn họ đã dành thời gian xem xét.

“Sincerely” và “Best regards” khác nhau như thế nào?

“Sincerely” trang trọng hơn, thường xuất hiện trong thư xin việc và trao đổi chính thức. “Best regards” linh hoạt, phù hợp với phần lớn email công việc hằng ngày.

“Yours sincerely” và “Yours faithfully” dùng khi nào?

Theo cách dùng Anh-Anh truyền thống, “Yours sincerely” được dùng khi biết tên người nhận; “Yours faithfully” dùng khi mở đầu bằng “Dear Sir or Madam” và không biết tên cụ thể.

Có thể kết thúc email mà không có lời chào không?

Có thể với các phản hồi nội bộ rất ngắn. Tuy nhiên, email gửi khách hàng, đối tác hoặc người mới liên hệ vẫn nên có lời chào và tên người gửi.

Sau lời chào cuối email có cần dấu phẩy không?

Bạn có thể đặt dấu phẩy sau “Trân trọng”, “Best regards” hoặc “Sincerely”, sau đó xuống dòng ghi tên. Quan trọng nhất là dùng nhất quán trong toàn bộ hệ thống email.

Chữ ký email chuyên nghiệp cần có những thông tin gì?

Chữ ký nên có họ tên, chức danh, doanh nghiệp, số điện thoại và website. Chỉ thêm địa chỉ, mạng xã hội hoặc thông tin pháp lý khi thực sự cần thiết.

Kết luận

Khi chưa biết cuối email viết gì, hãy xác định ba yếu tố: người nhận là ai, bạn muốn họ làm gì tiếp theo và mức độ trang trọng của cuộc trao đổi.

Một công thức an toàn là:

Câu kết rõ hành động → lời cảm ơn → lời chào → họ tên và chữ ký.

Như vậy, để biết cuối thư viết gì, người gửi cần dựa vào đối tượng nhận, mục đích trao đổi và mức độ trang trọng của email. Một phần kết hiệu quả nên có câu chốt rõ ràng, lời cảm ơn phù hợp, lời chào đúng ngữ cảnh và chữ ký đầy đủ. Nếu cần người nhận phản hồi, hãy nêu rõ hành động và thời hạn nhưng vẫn giữ cách diễn đạt lịch sự, tránh tạo cảm giác thúc ép mới đảm bảo hiệu quả của việc gửi email.