Cuối thư viết gì? Cách kết thúc email chuyên nghiệp bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Cuối thư viết gì (cách kết thúc email) là một trong những nội dung được nhiều người quan tâm trong quá trình giao tiếp qua email. Bởi vì, lời chào cuối thư phù hợp sẽ giúp bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng với đối tác, khách hàng và cấp trên. Do đó, nếu chưa biết cuối thư nên viết gì thì bạn đừng quên theo dõi bài viết sau của Bizfly nhé!

Tại sao phần kết thúc thư lại quan trọng

Mở đầu và kết thúc email tiếng Việt là hai trong ba phần chính của một bức thư. Trong đó, việc xác định cuối thư viết gì (cách kết thúc email) đóng vai trò quan trọng vì những lý do sau đây:

• Lời chào cuối thư tiếng Việt giúp thiết lập giọng điệu cho các cuộc trao đổi trong tương lai. Từ đó, bạn có thể xây dựng hoặc củng cố mối quan hệ hiện tại với người đọc của mình.
• Câu cuối thư sẽ cung cấp cho đối phương các thông tin quan trọng như họ tên, chức danh, công ty, số điện thoại,... của bạn. Điều này giúp bạn xây dựng lòng tin với khách hàng và đối tác.
• Thông qua lời kết thư, bạn có thể gửi đi các thông điệp và tạo ấn tượng độc đáo với người nhận email.

Cuối thư viết gì?

Thực tế, có rất nhiều cách kết thúc email khác nhau, tùy vào đối tượng giao tiếp và hoàn cảnh sử dụng cụ thể. Nếu bạn đang thắc mắc cuối thư Gmail viết gì thì dưới đây là một số câu chào cuối thư trong tiếng Anh bạn có thể tham khảo.

Sincerely

Sincerely hay Sincerely Yours là lời kết thúc cho các bức thư trang trọng có lý do chính đáng. Câu kết này chứa đựng sự chân thành trong ý định của người viết. Vì thế, đây sẽ là lựa chọn an toàn khi bạn không quá quen thuộc với người nhận. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cụm từ này nếu chưa biết cuối thư chào hàng nên viết gì​.

Best

Nếu bạn đang phân vân cuối thư tiếng Anh viết gì​ thì “Best” có thể là một lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, các cụm từ như “All the best”, “All best” hay “Best wishes” cũng có nghĩa tương tự, với hy vọng người đọc sẽ gặp những điều tốt đẹp trong tương lai. Cách chào này không trang trọng như “Sincerely” nhưng vẫn đủ lịch sử và thích hợp dùng cho các email gửi đối tác kinh doanh, cũng như bạn bè.

Best regards

Tương tự như “Best”, “Best regards” là câu kết trang trọng nhất bạn có thể gửi đến người nhận kèm theo tình cảm và lời chúc may mắn của mình. Tuy nhiên, vì cách chào này trang trọng hơn so với “Best” nên sẽ thích hợp cho các lá thư kinh doanh và người nhận chưa quen biết. Ngoài ra, các biến thể như “Warm regards” (bán trang trọng) và “Regards” (trang trọng hơn) cũng được sử dụng phổ biến.

Speak to you soon

“Speak to you soon” là lời chào cuối email tiếng Anh cho thấy bạn mong muốn tiếp tục cuộc trò chuyện với người nhận thư. Bởi thế, đây là một câu chào hiệu quả cho email xác nhận hoặc lên kế hoạch về một sự kiện hay cuộc gặp mặt trực tiếp trong tương lai. Các biến thể thường gặp của cụm từ này là “See you soon”, “Looking forward to talk with you soon”, “Talk to you later”,...

Nhìn chung, các câu kết trên có thể dùng trong cả tình huống cần sự trang trọng và thân mật. Trong đó, “Talk to you later” mang giọng điệu bình thường, còn các cụm từ khác sẽ thể hiện tông giọng có phần trang trọng hơn.

Thanks

Việc kết thúc email bằng “Thanks” sẽ giúp bạn thể hiện được sự chân thành và lòng biết ơn của người nhận. Tuy nhiên, cách viết này có thể trở nên nhạt nhẽo và có phần cộc lốc. Vì thế, bạn có thể sử dụng các biến thể như “Thanks so much”, “Thank you” hoặc “Thanks!” để thay thế.

Ngoài ra, việc dùng “Thanks” cũng có thể khiến người đọc cảm thấy bối rối nếu bạn không có lý do chính đáng cho lời cảm ơn của mình. Vì thế, bạn chỉ nên chào theo cách này khi nội dung phía trên chưa thể bày tỏ hết lòng biết ơn của mình. Đồng thời, đây cũng không phải lời kết phù hợp cho các bức thư chào hàng vì sẽ khiến bạn trở nên bất lịch sự khi giao dịch chưa được chấp nhận hoặc bắt đầu.

[No sign-off] (Không có dấu hiệu kết thúc)

Email không có lời kết có vẻ hơi bất thường nhưng có thể được chấp nhận trong một số trường hợp. Cụ thể, bạn có thể bỏ qua câu cuối thư khi đang trả lời một chuỗi email. Dù vậy, trong email đầu tiên, bạn nên kèm theo lời chào cuối để tránh bức thư bị kết thúc đột ngột. Đồng thời, cách này cũng không được áp dụng với những người nhận email không quen thuộc.

Yours truly

“Yours truly” là lời chào cuối thư nằm ở ranh giới giữa sự trang trọng và không trang trọng. Cụ thể, người Mỹ dùng cụm từ này trong những bức thư trang trọng với người nhận mà bạn không quen biết. Ngược lại, người Anh lại sử dụng “Your truly” trong những email ít trang trọng hơn. 

Nhìn chung, đây là lời chào với ngụ ý nhấn mạnh sự trung thực với điều mà bạn đã đề cập trước đó trong nội dung thư. Bạn có thể sử dụng từ này khi viết thư với giọng điệu thoải mái và quen thuộc hơn cho cả người lạ lẫn người quen. Tuy nhiên, “Yours Truly” chỉ nên được dùng khi bạn muốn người đọc tập trung hơn vào nội dung email.

Take care

“Take care” là một cách kết thúc bán chính thức cho email của bạn. Lời kết này giống như một lời chúc tốt đẹp và không mong muốn người nhận bị tổn thương. Cụm từ này được đánh giá là ít trang trọng hơn và thường được dùng trong những bức thư giữa những người đã có sự quen thuộc nhất định với nhau.

Your friend

Nếu bạn đang không biết cuối thư viết gì (cách kết thúc email) thì “Your friend” có thể là gợi ý lý tưởng bạn không thể bỏ qua. Đây là câu chào không trang trọng và sẽ phù hợp hơn với những bức thư viết cho bạn bè.

Cheers

“Cheers” có ý nghĩa giống như lời chào thân ái cuối thư trong cách kết thúc thư tiếng Việt. Đây là câu chào nhẹ nhàng, thể hiện tình cảm và lời chúc tốt đẹp của người viết dành cho người nhận. Cụm từ này cũng có liên quan đến việc uống rượu nên sẽ thích hợp hơn với những bức thư có giọng điệu lạc quan, thoải mái giữa những người đã quen thuộc với nhau.

Ngoài ra, “Cheers” thường được dùng phổ biến hơn trong cách nói chuyện của người Anh. Bởi thế, câu kết thúc thư này có thể sẽ có phần xa lạ với những người nhận nói phong cách tiếng Anh khác.

With love

“With love” hay biến thể đơn giản hơn “Love” thể hiện sự thân mật và gần gũi giữa người gửi và nhận thư. Do đó, lời kết này chỉ nên được dùng trong những bức thư khi mà người viết và người đọc đã rất quen thuộc với nhau.

xoxo (hôn)

Đây là lời kết thúc thư tiếng Anh thân mật, có ý là “ôm và hôn”. Tốt nhất, bạn nên sử dụng cụm từ này trong những bức thư gửi tới những người có mối quan hệ rất thân thiết. Ngoài ra, đây không phải cách kết thư phù hợp cho email xin việc hay chào hàng của bạn.

Những điều cần lưu ý khi kết thúc email 

Như vậy, nội dung trên đã đưa ra những gợi ý thiết thực nhất cho bạn khi không biết cuối thư viết gì (cách kết thúc email) trong nhiều tình huống khác nhau. Ngoài ra, để có một bức thư chuyên nghiệp và lịch sự, bạn cần chú ý những điều sau khi chào kết thúc email.

Chú ý giọng điệu khi kết thúc email

Bên cạnh giọng điệu ở câu kết khi xác định cuối thư tiếng Anh viết gì​, bạn cũng cần phải duy trì một giọng văn chuyên nghiệp trong toàn bộ bức thư. Tốt nhất, bạn hãy đề cập trực tiếp đến vấn đề nhưng vẫn giữ được sự tôn trọng cần thiết. Ngoài ra, để gây ấn tượng với người nhận, bạn nên sử dụng câu kết phù hợp và tránh dùng tiếng lóng, cách diễn đạt không trang trọng hoặc quá xuề xòa.

Xem xét mối quan hệ của bạn với người nhận

Lời chào cuối thư của bạn nên phản ánh được mối quan hệ giữa bạn với người đọc. Cụ thể, nếu gửi thư đến cấp trên thì câu chào cần thể hiện được sự tôn trọng và kính trọng. Ngược lại, khi viết thư cho người quen với mức độ thân thiết nhất định, bạn có thể sử dụng các cụm từ chuyên nghiệp nhưng thân mật hơn.

Mục đích gửi email của bạn

Cách kết thúc email cũng phải phù hợp với lý do gửi thư của bạn. Trong đó, nếu bạn viết thư nhằm đưa ra yêu cầu hoặc bày tỏ lòng biết ơn thì câu kết có thể là lời cảm ơn tương tự như “Thanks”. Mặt khác, lời chào trang trọng, thể hiện được sự tôn trọng với người nhận sẽ phù hợp với những email với mục đích xây dựng hoặc thúc đẩy mối quan hệ chuyên nghiệp.

Viết một câu có ý nghĩa trước khi kết thúc email

Thực tế, trước khi sử dụng lời chào cuối thư, bạn nên đưa ra một câu có ý nghĩa để truyền tải ngắn gọn thông điệp của email. Đây là cách hiệu quả để thể hiện mong muốn, lập trường của bạn trong nhiều trường hợp bao gồm sắp xếp lịch họp, gửi thư xin việc hay tìm kiếm sự giúp đỡ,... Cụ thể, bạn có thể tham khảo các gợi ý sau trước khi đi đến lựa chọn câu cuối trong thư viết gì:

• I look forward to meeting you at the seminar on Tuesday, June 11. (Tôi mong được gặp bạn tại hội thảo vào thứ ba, ngày 11 tháng 6.)
• Thanks for your consideration; please let me know if you have any questions. (Cảm ơn bạn đã quan tâm; vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.)
• My deadline is Thursday, so I hope to get your perspective on this matter soon. (Hạn cuối của tôi là thứ Năm, vì vậy tôi hy vọng sớm nhận được quan điểm của bạn về vấn đề này.)
• Your guidance has been invaluable, and I hope to work with you again soon. (Sự hướng dẫn của bạn vô cùng giá trị và tôi hy vọng sớm được hợp tác với bạn lần nữa.)

Luôn đính kèm chữ ký email và thông tin liên hệ

Sau khi kết thúc một lá thư, bạn nên đính kèm chữ ký và thông tin liên lạc của mình để người nhận có thể phản hồi hoặc liên hệ khi cần thiết. Trong đó, địa chỉ người gửi nên được đặt ở đầu tư, trước câu chào mở đầu. Cuối email, bạn có thể không cần nhập tên nếu đã có chữ ký chuyên nghiệp. 

Chữ ký này sẽ bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ email, số điện thoại và chức danh công việc của bạn. Ngược lại, nếu bạn chưa có chữ ký email, bạn cần thêm thông tin liên lạc có liên quan ở phần cuối thư, sau lời chào kết thúc.

Như vậy, bài viết đã chia sẻ tới bạn một số gợi ý giúp giải đáp thắc mắc “cuối thư viết thư viết gì (cách kết thúc email)” trong nhiều trường hợp khác nhau. Đặc biệt, việc lựa chọn cụm từ kết thúc cần phản ánh đúng mối quan hệ giữa người nhận và người gửi, cũng như phù hợp với giọng điệu của toàn email. Ngoài ra, bạn đừng quên theo dõi BIIZFLY để không bỏ lỡ các chủ đề tương tự nhé!