15+ Mẫu email nhắc nhở thanh toán khéo léo (Kèm hướng dẫn)

Email nhắc nhở thanh toán luôn cần cho mọi doanh nghiệp khi khách hàng chậm thanh toán và phải duy trì mối quan hệ lâu dài. Vì nhiều lý do như hóa đơn bị bỏ sót, người phụ trách chưa chuyển thông tin cho kế toán hoặc giao dịch đang chờ phê duyệt. Một email nhắc thanh toán đúng thời điểm, với số tiền rõ ràng, hạn thanh toán và chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi công nợ mà vẫn duy trì quan hệ với khách hàng.

Trong bài viết này, Bizfly sẽ chia sẻ cách viết mẫu email nhắc nhở thanh toán khéo léo chuyên nghiệp cùng những mẫu sẵn giúp bạn thêm gợi ý áp dụng cho doanh nghiệp.

Email nhắc nhở thanh toán là gì

Email nhắc nhở thanh toán là thư được gửi cho khách hàng với thông báo một khoản phí sắp đến hạn, đã đến hạn hoặc đang quá hạn. Nội dung email giục thanh toán thường liên quan đến hóa đơn mua hàng, hợp đồng B2B, phí dịch vụ định kỳ, học phí, khoản trả góp hoặc công nợ phát sinh.

Mục tiêu của email không chỉ là yêu cầu chuyển tiền. Một email thanh toán tốt còn giúp người nhận nhanh chóng nắm được thông tin

• Khoản tiền cần thanh toán.
• Số hóa đơn hoặc mã hợp đồng.
• Ngày đến hạn.
• Phương thức thanh toán.
• Chứng từ cần kiểm tra.
• Đầu mối hỗ trợ khi có sai lệch.

Giọng email cần giữ mở mức chuyên nghiệp và có sự khác nhau tùy theo mức độ quá hạn của doanh nghiệp. Email trước hạn có thể mang tính thông báo thân thiện; email quá hạn 1–3 ngày nên thể hiện sự hỗ trợ; email quá hạn lâu cần rõ thời hạn xử lý và hệ quả theo hợp đồng.

Lưu ý rằng việc nhắc nhở email thanh toán cần được kiểm tra dữ liệu trước khi gửi, thông tin cần chính xác tuyệt đối và gửi đúng người. Việc gửi sai thông tin, hoặc nhầm nội dung, nhầm đối tượng sẽ ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ doanh nghiệp.

15+ Mẫu email nhắc nhở thanh toán chuyên nghiệp theo mức độ 2026

Mẫu 1: Email nhắc thanh toán báo trước hạn thanh toán 7 ngày

Tiêu đề: Nhắc lịch thanh toán hóa đơn [Mã hóa đơn] vào ngày [Ngày đến hạn]

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

[Doanh nghiệp] xin gửi lời nhắc về hóa đơn [Mã hóa đơn] có giá trị [Số tiền], dự kiến đến hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn].

Anh/chị vui lòng kiểm tra thông tin hóa đơn và chủ động sắp xếp thanh toán đúng hạn. Thông tin chuyển khoản như sau:

• Tên tài khoản: [Tên tài khoản]

• Số tài khoản: [Số tài khoản]

• Ngân hàng: [Tên ngân hàng]

• Nội dung chuyển khoản: [Mã hóa đơn/Tên khách hàng]

Nếu anh/chị đã hoàn tất thanh toán, vui lòng bỏ qua email này.

Trân trọng,
[Tên người gửi]
[Doanh nghiệp]

Hoặc mẫu: 

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán sắp đến hạn – [Số hóa đơn/Mã đơn hàng]

Nội dung:

Kính gửi Quý khách [Tên khách hàng],

[Tên công ty] xin thông báo hóa đơn [Số hóa đơn] của Quý khách sẽ đến hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn].

Chi tiết hóa đơn:

• Mã hóa đơn: [Số hóa đơn]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày phát hành: [Ngày phát hành]

• Ngày đến hạn: [Ngày đến hạn]

Chúng tôi xin gửi lời nhắc lịch sự để Quý khách có thể thu xếp thanh toán đúng hạn, giúp đảm bảo quyền lợi và tránh gián đoạn dịch vụ.

Mọi thắc mắc hoặc hỗ trợ, Quý khách vui lòng liên hệ [Thông tin liên hệ].

Xin cảm ơn Quý khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của [Tên công ty].

Trân trọng,

[Họ tên, chức vụ]

[Tên công ty]

Mẫu 2: Email nhắc thanh toán báo trước hạn thanh toán 1 ngày

Tiêu đề: Hóa đơn [Mã hóa đơn] sẽ đến hạn vào ngày mai

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin nhắc rằng hóa đơn [Mã hóa đơn], trị giá [Số tiền], sẽ đến hạn thanh toán vào ngày mai, [Ngày đến hạn].

Anh/chị vui lòng hoàn tất thanh toán đúng thời hạn để quá trình cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ không bị gián đoạn.

Đường dẫn thanh toán: [Link thanh toán]

Trong trường hợp cần hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, anh/chị có thể phản hồi trực tiếp email này.

Cảm ơn anh/chị đã hợp tác.

Trân trọng,
[Doanh nghiệp]

Mẫu 3: Mẫu Email nhắc thanh toán đúng ngày đến hạn

Tiêu đề: Thông báo hóa đơn [Mã hóa đơn] đến hạn hôm nay

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Hôm nay là ngày đến hạn thanh toán của hóa đơn [Mã hóa đơn] với số tiền [Số tiền].

Anh/chị vui lòng hoàn tất giao dịch trong ngày và gửi lại chứng từ thanh toán để chúng tôi thuận tiện đối soát.

Nếu khoản thanh toán đã được thực hiện, hệ thống có thể cần một khoảng thời gian để cập nhật. Anh/chị vui lòng bỏ qua thông báo này.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của anh/chị.

[Tên người gửi]
[Thông tin liên hệ]

Mẫu 4: Email nhắc thanh toán quá hạn 1 ngày

Tiêu đề: Nhắc thanh toán hóa đơn [Mã hóa đơn] đã quá hạn

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Theo thông tin trên hệ thống, hóa đơn [Mã hóa đơn] có thời hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn] hiện chưa được ghi nhận hoàn tất.

Có thể anh/chị đã thực hiện giao dịch nhưng hệ thống chưa cập nhật. Trong trường hợp đó, vui lòng gửi lại chứng từ để chúng tôi kiểm tra.

Nếu chưa thanh toán, anh/chị vui lòng hoàn tất khoản tiền [Số tiền] trong thời gian sớm nhất.

Cảm ơn anh/chị đã phối hợp.

Trân trọng,
[Bộ phận kế toán/công nợ]

Hoặc mẫu: 

Email nhắc nhở thanh toán đối với khách hàng quá hạn

Tiêu đề: Thông báo thanh toán quá hạn – [Số hóa đơn/Mã đơn hàng]

Nội dung:

Kính gửi Quý khách [Tên khách hàng],

[Tên công ty] xin thông báo hóa đơn [Số hóa đơn] của Quý khách hiện đã quá hạn thanh toán kể từ ngày [Ngày đến hạn].

Chi tiết hóa đơn:

• Mã hóa đơn: [Số hóa đơn]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày phát hành: [Ngày phát hành]

• Ngày đến hạn: [Ngày đến hạn]

• Số ngày quá hạn: [Số ngày]

Chúng tôi kính mong Quý khách sớm thu xếp thanh toán trong vòng [Số ngày bổ sung] để tránh phát sinh phí phạt hoặc ảnh hưởng đến dịch vụ đang sử dụng.

Nếu Quý khách đã hoàn tất thanh toán, vui lòng bỏ qua email này.

Xin cảm ơn Quý khách và mong sớm nhận được phản hồi từ Quý khách.

Trân trọng,

[Họ tên, chức vụ]

[Tên công ty]

Mẫu 5: Email nhắc thanh toán quá hạn 3 ngày

Tiêu đề: Đề nghị kiểm tra khoản thanh toán quá hạn của hóa đơn [Mã hóa đơn]

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Chúng tôi liên hệ để thông báo hóa đơn [Mã hóa đơn], trị giá [Số tiền], đã quá hạn thanh toán 3 ngày.

Anh/chị vui lòng kiểm tra và hoàn tất thanh toán trước ngày [Thời hạn mới]. Nếu đang gặp khó khăn hoặc cần điều chỉnh lịch thanh toán, vui lòng phản hồi để hai bên trao đổi phương án phù hợp.

Thông tin thanh toán được đính kèm trong email này.

Rất mong nhận được phản hồi từ anh/chị.

Trân trọng,
[Tên người phụ trách]

Mẫu 6: Email nhắc thanh toán quá hạn 7 ngày

Tiêu đề: Hóa đơn [Mã hóa đơn] đã quá hạn 7 ngày

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Đến thời điểm hiện tại, chúng tôi chưa nhận được khoản thanh toán cho hóa đơn [Mã hóa đơn], có giá trị [Số tiền] và đến hạn vào ngày [Ngày đến hạn].

Anh/chị vui lòng hoàn tất thanh toán hoặc phản hồi về thời gian dự kiến xử lý trước ngày [Ngày yêu cầu phản hồi].

Việc xác nhận lịch thanh toán sẽ giúp hai bên chủ động trong quá trình đối soát công nợ và tiếp tục cung cấp dịch vụ.

Trân trọng cảm ơn sự hợp tác của anh/chị.

[Bộ phận công nợ]
[Doanh nghiệp]

Mẫu 7: Email nhắc quá hạn 7 ngày kèm yêu cầu xác nhận

Tiêu đề: Yêu cầu xác nhận lịch thanh toán hóa đơn [Mã hóa đơn]

Kính gửi anh/chị [Tên khách hàng],

Hóa đơn [Mã hóa đơn] hiện đã quá hạn thanh toán 7 ngày. Số tiền còn phải thanh toán là [Số tiền].

Anh/chị vui lòng phản hồi email này và xác nhận một trong các nội dung sau:

• Đã thanh toán và gửi kèm chứng từ;

• Dự kiến thanh toán vào ngày [Ngày];

• Cần hỗ trợ kiểm tra hoặc điều chỉnh thông tin hóa đơn.

Chúng tôi mong nhận được phản hồi trước [Thời hạn phản hồi] để tránh ảnh hưởng đến quyền lợi và tiến độ sử dụng dịch vụ.

Trân trọng,
[Tên người gửi]

Mẫu 8: Email nhắc thanh toán quá hạn trên 30 ngày

Tiêu đề: Thông báo công nợ quá hạn trên 30 ngày – Hóa đơn [Mã hóa đơn]

Kính gửi anh/chị [Tên khách hàng],

Theo hồ sơ công nợ, hóa đơn [Mã hóa đơn] với số tiền [Số tiền] đã quá hạn thanh toán trên 30 ngày.

Mặc dù chúng tôi đã gửi các thông báo trước đó, khoản thanh toán hiện vẫn chưa được ghi nhận. Đề nghị anh/chị hoàn tất nghĩa vụ thanh toán trước ngày [Thời hạn cuối] hoặc liên hệ ngay với bộ phận công nợ để thống nhất phương án xử lý.

Sau thời hạn trên, doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp được quy định trong hợp đồng, bao gồm tạm dừng dịch vụ hoặc tính phí chậm thanh toán.

Rất mong anh/chị phối hợp giải quyết.

Trân trọng,
[Bộ phận công nợ]

Mẫu 9: Email quá hạn trên 30 ngày kèm phương án thanh toán

Tiêu đề: Đề xuất phương án xử lý khoản công nợ quá hạn [Mã hóa đơn]

Kính gửi anh/chị [Tên khách hàng],

Khoản công nợ theo hóa đơn [Mã hóa đơn], trị giá [Số tiền], hiện đã quá hạn trên 30 ngày.

Để hỗ trợ khách hàng hoàn tất nghĩa vụ thanh toán, chúng tôi đề xuất các phương án sau:

1. Thanh toán toàn bộ trước ngày [Ngày];

2. Thanh toán theo từng đợt theo lịch được hai bên xác nhận;

3. Trao đổi trực tiếp với bộ phận công nợ để thống nhất phương án khác.

Anh/chị vui lòng phản hồi lựa chọn phù hợp trước ngày [Thời hạn phản hồi]. Việc không phản hồi có thể dẫn đến các bước xử lý tiếp theo theo thỏa thuận hợp đồng.

Trân trọng,
[Doanh nghiệp]

Mẫu 10: Email nhắc thanh toán lần cuối

Tiêu đề: Thông báo thanh toán lần cuối – Hóa đơn [Mã hóa đơn]

Kính gửi anh/chị [Tên khách hàng],

Đây là thông báo thanh toán lần cuối đối với hóa đơn [Mã hóa đơn], có số tiền còn phải thanh toán là [Số tiền].

Anh/chị vui lòng hoàn tất thanh toán trước [Giờ], ngày [Thời hạn cuối]. Nếu chúng tôi không nhận được khoản thanh toán hoặc phản hồi trong thời hạn trên, doanh nghiệp sẽ tiến hành [tạm dừng dịch vụ/chuyển hồ sơ xử lý công nợ/áp dụng phí chậm trả] theo thỏa thuận.

Nếu anh/chị đã thanh toán, vui lòng gửi chứng từ để chúng tôi kiểm tra và cập nhật.

Trân trọng,
[Đại diện doanh nghiệp]

Mẫu 11: Email nhắc nhở thanh toán bằng tiếng Anh

Subject: Payment Reminder for Invoice [Invoice Number]

Dear [Customer Name],

This is a friendly reminder that invoice [Invoice Number], with an outstanding amount of [Amount], was due on [Due Date].

Please arrange payment at your earliest convenience. The payment details are as follows:

• Account name: [Account Name]

• Account number: [Account Number]

• Bank: [Bank Name]

• Payment reference: [Invoice Number]

If payment has already been made, please disregard this email or send us the payment confirmation for verification.

Please contact us if you have any questions or require further assistance.

Kind regards,
[Sender Name]
[Company Name]

Mẫu 12: Email nhắc thanh toán cho khách hàng doanh nghiệp B2B

Tiêu đề: Đối soát và thanh toán công nợ theo hợp đồng [Mã hợp đồng]

Kính gửi anh/chị [Tên người phụ trách],

Căn cứ hợp đồng số [Mã hợp đồng] và biên bản nghiệm thu ngày [Ngày nghiệm thu], chúng tôi gửi thông tin khoản thanh toán đến hạn như sau:

• Số hóa đơn: [Mã hóa đơn]

• Giá trị thanh toán: [Số tiền]

• Thời hạn thanh toán: [Ngày đến hạn]

• Số tiền còn phải thanh toán: [Số tiền]

Kính đề nghị quý công ty kiểm tra, xác nhận tình trạng hồ sơ và dự kiến thời gian thanh toán. Nếu cần bổ sung hóa đơn, biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ liên quan, vui lòng thông báo để chúng tôi hỗ trợ.

Rất mong nhận được phản hồi trước ngày [Thời hạn phản hồi].

Trân trọng,
[Bộ phận kế toán]
[Tên doanh nghiệp]

Mẫu email nhắc nhở thanh toán với khách hàng tổ chức

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán hóa đơn [Số hóa đơn] – Kính gửi [Tên doanh nghiệp]

Nội dung:

Kính gửi Quý công ty [Tên doanh nghiệp],

[Tên công ty] xin gửi lời nhắc thanh toán lịch sự liên quan đến hóa đơn [Số hóa đơn] của Quý công ty, đã phát hành vào ngày [Ngày phát hành] và đến hạn vào ngày [Ngày đến hạn].

Thông tin hóa đơn:

• Mã hóa đơn: [Số hóa đơn]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày phát hành: [Ngày phát hành]

• Ngày đến hạn: [Ngày đến hạn]

Kính mong Quý công ty thu xếp thanh toán trong thời gian sớm nhất nhằm đảm bảo quyền lợi và tránh ảnh hưởng đến dịch vụ đang sử dụng.

Mọi thông tin cần làm rõ, vui lòng liên hệ bộ phận kế toán của chúng tôi qua [Hotline/email].

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty.

Trân trọng,

[Họ tên, chức vụ]

[Tên công ty]

Mẫu 13: Email nhắc thanh toán cho khách hàng cá nhân

Tiêu đề: Nhắc bạn hoàn tất thanh toán đơn hàng [Mã đơn hàng]

Chào [Tên khách hàng],

Đơn hàng [Mã đơn hàng] của bạn hiện còn khoản thanh toán [Số tiền] chưa được hoàn tất.

Bạn có thể thanh toán nhanh qua đường dẫn sau: [Link thanh toán]

Thời hạn thanh toán là [Ngày/Giờ]. Sau thời gian này, đơn hàng hoặc lịch sử dụng dịch vụ có thể tự động bị hủy.

Nếu bạn đã thanh toán, vui lòng bỏ qua email này. Cần hỗ trợ, bạn có thể liên hệ [Số điện thoại/Email].

Cảm ơn bạn đã lựa chọn [Thương hiệu].

Mẫu 14: Email nhắc thanh toán dịch vụ định kỳ trước ngày gia hạn

Tiêu đề: Dịch vụ [Tên dịch vụ] sẽ được gia hạn vào ngày [Ngày]

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Gói dịch vụ [Tên gói dịch vụ] của anh/chị sẽ hết hạn vào ngày [Ngày hết hạn]. Phí gia hạn cho chu kỳ tiếp theo là [Số tiền].

Anh/chị vui lòng hoàn tất thanh toán trước ngày [Ngày thanh toán] để tiếp tục sử dụng dịch vụ mà không bị gián đoạn.

Thông tin gói dịch vụ:

• Tên gói: [Tên gói]

• Chu kỳ: [Theo tháng/Theo năm]

• Thời gian sử dụng mới: [Khoảng thời gian]

• Phí gia hạn: [Số tiền]

Đăng ký gia hạn tại: [Link thanh toán]

Trân trọng,
[Đội ngũ chăm sóc khách hàng]

Mẫu email nhắc nhở thanh toán đối với khách hàng cá nhân

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán đơn hàng [Mã đơn hàng] – [Tên khách hàng]

Nội dung:

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

[Tên công ty] xin phép được nhắc nhở lịch sự về đơn hàng [Mã đơn hàng] có hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn].

Chi tiết đơn hàng:

• Mã đơn hàng: [Mã đơn hàng]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày đặt hàng: [Ngày]

Anh/chị vui lòng thu xếp hoàn tất thanh toán theo thông tin đã cung cấp trước ngày [Ngày đến hạn].

Nếu anh/chị có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ chúng tôi qua [Hotline/email].

Chân thành cảm ơn anh/chị đã luôn ủng hộ [Tên công ty].

Trân trọng,

[Họ tên, chức vụ]

[Tên công ty]

Mẫu 15: Email nhắc thanh toán dịch vụ định kỳ đã quá hạn

Tiêu đề: Dịch vụ [Tên dịch vụ] có thể bị tạm ngừng do chưa thanh toán

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

Phí gia hạn gói [Tên gói dịch vụ] đã quá hạn từ ngày [Ngày đến hạn]. Hiện hệ thống chưa ghi nhận khoản thanh toán [Số tiền].

Để duy trì tài khoản và dữ liệu liên quan, anh/chị vui lòng hoàn tất thanh toán trước ngày [Thời hạn cuối].

Nếu khoản phí chưa được xử lý trong thời hạn trên, dịch vụ có thể tạm ngừng theo chính sách sử dụng. Anh/chị vẫn có thể khôi phục dịch vụ sau khi hoàn tất thanh toán.

Thanh toán ngay tại: [Link thanh toán]

Cảm ơn anh/chị đã đồng hành cùng [Thương hiệu].

Trân trọng,
[Đội ngũ chăm sóc khách hàng]

Cách viết email nhắc nhở thanh toán hiệu quả

Luôn tôn trọng khách hàng và giữ giọng viết lịch sự, chuyên nghiệp

Nội dung email nhắc nhở thanh toán cần bắt đầu từ khả năng khách hàng quên hạn, chưa nhận được hóa đơn hoặc giao dịch đang chờ xử lý. Các cách diễn đạt như “hệ thống chưa ghi nhận”, “nhờ anh/chị kiểm tra” hoặc “vui lòng phản hồi nếu cần hỗ trợ” tạo cảm giác hợp tác hơn câu khẳng định mang tính quy kết.

Giọng điệu viết email có thể cứng rắn dần theo số ngày quá hạn, nhưng không nên đe dọa hoặc gây áp lực vượt quá thỏa thuận trong email gửi

Nêu rõ số tiền và hạn thanh toán

Nội dung Email nhắc nhở thanh toán cần tập trung hiển thị ngay những thông tin quan trọng như:

• Số hóa đơn.
• Số tiền cần thanh toán.
• Ngày đến hạn.
• Số ngày đã quá hạn.
• Phương thức hoặc tài khoản nhận tiền.
• Nội dung chuyển khoản.

Thông tin càng rõ, người nhận càng ít phải trao đổi lại trước khi xử lý.

Nội dung email nhắc nhở cần đính kèm hóa đơn

Hóa đơn hoặc đường dẫn xem hóa đơn giúp người nhận kiểm tra khoản phí ngay trong cùng một luồng trao đổi. Tên tệp nên rõ ràng, chẳng hạn Hoa-don-1025-Cong-ty-ABC.pdf.

Trước khi gửi hàng loạt, cần kiểm tra để tránh đính nhầm hóa đơn của khách hàng khác.

Lời kêu gọi thanh toán CTA rõ ràng

Mỗi email nên ưu tiên một hành động chính:

• Thanh toán ngay: phù hợp khi có cổng thanh toán trực tuyến.
• Xem hóa đơn: phù hợp khi khách cần kiểm tra chứng từ.
• Liên hệ hỗ trợ: dành cho trường hợp cần đối soát hoặc điều chỉnh thông tin.

Không nên đặt quá nhiều nút có mức độ ưu tiên ngang nhau.

Cá nhân hóa nội dung email thanh toán cho người nhận hoặc doanh nghiệp

Cá nhân hóa hữu ích không dừng ở tên khách hàng. Email nên tự động điền số hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán, mã hợp đồng, dịch vụ đang sử dụng và người phụ trách.

Trước khi gửi, cần thiết lập giá trị dự phòng để tránh xuất hiện lỗi như “Chào [Tên khách hàng]” trong email gửi cho khách hàng.

Khó khăn trong cách viết email nhắc nhở thanh toán

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với email nhắc nhở thanh toán đó là khi khách hàng không phản hồi email hoặc không thực hiện thanh toán sau khi nhận được email nhắc nhở. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn, liên tục theo dõi tình hình và tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.

Nếu là do nguyên nhân chủ quan từ khách hàng: 

• Tiếp tục gửi email nhắc nhở, đặc biệt nhấn mạnh về tình trạng thanh toán chưa được thực hiện và hậu quả của việc này.
• Nếu mọi cố gắng nhắc nhở đều thất bại, bạn có thể cân nhắc gửi một thông báo việc thu nợ chính thức hoặc thuê một công ty thu nợ chuyên nghiệp để xử lý tình huống.

Đối với những nguyên nhân từ phía bạn:

• Cần rà soát, xem xét lại và đảm bảo rằng thông tin trong email nhắc nhở thanh toán là rõ ràng và dễ hiểu.
• Cung cấp thêm các tùy chọn thanh toán linh hoạt để giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc đáp ứng yêu cầu thanh toán.
• Chuẩn bị và sẵn sàng trả lời nhanh chóng các câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung về hóa đơn thanh toán của khách hàng.

Gửi email nhắc nhở thanh toán chuyên nghiệp, đúng chuẩn thương hiệu với BizMail

Sở hữu những mẫu email nhắc nhở thanh toán chuẩn mực là điều quan trọng, nhưng để đảm bảo email được gửi đi chuyên nghiệp, đúng thương hiệu và vào đúng inbox của khách hàng, doanh nghiệp còn cần một công cụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Phần mềm BizMail – Giải pháp gửi email hàng loạt, tự động thuộc hệ sinh thái Bizfly, giúp doanh nghiệp:

• Gửi email nhắc nhở thanh toán từ địa chỉ email theo tên miền riêng, tăng độ uy tín và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Tự động hóa gửi email nhắc nhở theo lịch, giảm rủi ro quên hoặc trễ hạn nhắc nhở.
• Hỗ trợ warm-up domain, đảm bảo email quan trọng như nhắc nhở thanh toán không bị vào spam.
• Theo dõi chi tiết tỷ lệ mở, click email nhắc nhở để có phương án xử lý kịp thời.

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn, BizMail giúp bạn vận hành quy trình nhắc nhở thanh toán mượt mà, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Hãy để lại thông tin dưới đây để nhận tài khoản demo phần mềm nhé!

Dùng thử BizMail

Với các mẫu email và hướng dẫn cách viết email nhắc nhở thanh toán chi tiết này của Bizfly, hy vọng có thể giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp khi yêu cầu khách hàng thanh toán. Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin hữu ích liên quan đến email và giải pháp email marketing hiệu quả cho doanh nghiệp tại website của Bizfly.

Câu hỏi thường gặp về email nhắc nhở thanh toán

1. Khi nào nên gửi email nhắc nhở thanh toán cho khách hàng?

Doanh nghiệp nên gửi email nhắc nhở từ 3 - 7 ngày trước hạn thanh toán để khách hàng có thời gian chuẩn bị. Nếu khách hàng chưa thanh toán đúng hạn, có thể gửi email nhắc lại sau 1 - 3 ngày và tiếp tục theo dõi theo từng giai đoạn quá hạn.

2. Email nhắc nhở thanh toán có nên ghi rõ số tiền và hóa đơn không?

Có. Email nên cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng như số hóa đơn, số tiền cần thanh toán, ngày phát hành và ngày đến hạn. Điều này giúp khách hàng dễ dàng đối chiếu thông tin và thực hiện thanh toán nhanh hơn.

3. Làm thế nào để nhắc khách hàng thanh toán mà không gây khó chịu?

Hãy sử dụng ngôn từ lịch sự, chuyên nghiệp và tập trung vào việc hỗ trợ khách hàng hoàn tất thanh toán thay vì tạo áp lực. Doanh nghiệp cũng nên tránh các từ ngữ mang tính đe dọa hoặc chỉ trích, đặc biệt với khách hàng lâu năm.

4. Nếu khách hàng không phản hồi email nhắc thanh toán thì nên làm gì?

Doanh nghiệp có thể gửi thêm các email nhắc nhở theo lộ trình, kết hợp gọi điện hoặc liên hệ qua các kênh khác như SMS, Zalo và hotline. Trong trường hợp kéo dài, cần áp dụng quy trình thu hồi công nợ theo chính sách của doanh nghiệp.

5. Nên sử dụng phần mềm để gửi email nhắc nhở thanh toán hay gửi thủ công?

Đối với doanh nghiệp có nhiều khách hàng hoặc hóa đơn cần theo dõi, việc sử dụng phần mềm email marketing như BizMail sẽ giúp tự động hóa lịch gửi, giảm sai sót, theo dõi tỷ lệ mở email và đảm bảo các thông báo thanh toán được gửi đúng thời điểm.