Cách viết email nhắc nhở thanh toán tới khách hàng như thế nào cho hiệu quả là thách thức mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Để giúp giải quyết những khó khăn này, Bizfly sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết email nhắc nhở một cách chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Cách viết email nhắc nhở thanh toán hiệu quả

Nguyên tắc để tạo ra lời nhắc nhở thanh toán hiệu quả đó là bạn không gây khó chịu cho khách hàng khi nhận được email hay không làm hỏng mối quan hệ tốt đẹp của hai bên. Và để làm được điều này, hãy cùng theo dõi những hướng dẫn chi tiết dưới đây về cách thức để viết một email nhắc nhở thanh toán.

Tiêu đề email nhắc nhở khách hàng khéo léo

Tiêu đề là phần đầu tiên mà người đọc thấy, vì vậy điều bạn cần làm đó là tạo ra một tiêu đề với những từ ngữ tích cực, ngắn gọn, mô tả chính xác nội dung email của bạn, tránh sử dụng những tiêu đề quá mơ hồ hay quá phức tạp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm thông tin cụ thể vào tiêu đề nếu cần, như số hóa đơn, ngày hết hạn, số tiền cần thanh toán,... Điều này sẽ giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về nội dung của email ngay từ tiêu đề.

Cuối cùng, hãy nhớ kiểm tra lại tiêu đề một cách cẩn thận trước khi gửi, tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo email gửi đến khách hàng là hoàn toàn chính xác, không gây hiểu nhầm.

Nội dung email ngắn gọn, rõ ràng

Sau khi đã hoàn thiện phần tiêu đề email, bạn cần bắt đầu nội dung của email nhắc nhở bằng lời chào thân thiện, thể hiện sự tôn trọng với khách hàng. Lời chào này có thể nhắc tới cụ thể tên của người nhận.

Tiếp sau đó, bạn cần cung cấp các thông tin mô tả rõ ràng về khoản thanh toán cần nhắc nhở. Bao gồm: số hóa đơn, số tiền cần thanh toán và thời hạn thanh toán (nếu có). Hãy đảm bảo rằng thông tin này được trình bày một cách dễ hiểu, rõ ràng với lời lẽ chuyên nghiệp, tích cực, không quá thô lỗ và tạo áp lực quá mức.

Với những khách hàng đang gặp sự cố hoặc khó khăn thực sự về tài chính, hãy đề xuất các giải pháp linh hoạt như kế hoạch thanh toán hoặc thời gian thanh toán khác nhau trong nội dung email để giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc đáp ứng yêu cầu thanh toán.

Cuối cùng, hãy kết thúc email nhắc nhở thanh toán bằng lời cảm ơn và sự tôn trọng đối với khách hàng. Ngoài ra, cũng nên đính kèm thêm thông tin liên hệ của bạn/ doanh nghiệp để khách hàng có thể liên hệ với bạn dễ dàng nếu họ có câu hỏi hoặc cần sự hỗ trợ.

Thời điểm gửi email nhắc nhở thanh toán

Gửi email nhắc nhở thanh toán vào thời điểm phù hợp sẽ tăng cơ hội để người nhận đọc và thực hiện thanh toán với những hóa đơn chưa thanh toán của mình. Thường, thời gian buổi sáng là thời điểm tốt nhất để gửi email vì thời gian này người nhận sẽ tập trung kiểm tra email và sắp xếp thời gian biểu cho cả một ngày của mình. Một lưu ý đó là hãy tránh gửi email nhắc nhở vào thời gian nghỉ trong ngày hoặc cuối tuần, vì khách hàng có thể không theo dõi email trong thời gian này.

Ngoài ra, nếu bạn biết về sự biến động trong tài chính của khách hàng hay biết được họ thường thanh toán vào thời điểm cụ thể nào trong tháng, thì hãy cố gắng điều chỉnh thời gian gửi email dựa trên thông tin đó. 

Các mẫu email nhắc nhở thanh toán chuyên nghiệp

Email nhắc nhở thanh toán trước ngày đến hạn

Gửi email nhắc nhở trước ngày đến hạn là một cách tốt để đảm bảo rằng khách hàng nhớ và có thời gian để chuẩn bị thanh toán. Dưới đây là một ví dụ về cách viết email nhắc nhở thanh toán trước ngày đến hạn:

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán sắp đến hạn – [Số hóa đơn/Mã đơn hàng]

Nội dung:

Kính gửi Quý khách [Tên khách hàng],

[Tên công ty] xin thông báo hóa đơn [Số hóa đơn] của Quý khách sẽ đến hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn].

Chi tiết hóa đơn:

• Mã hóa đơn: [Số hóa đơn]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày phát hành: [Ngày phát hành]

• Ngày đến hạn: [Ngày đến hạn]

Chúng tôi xin gửi lời nhắc lịch sự để Quý khách có thể thu xếp thanh toán đúng hạn, giúp đảm bảo quyền lợi và tránh gián đoạn dịch vụ.

Mọi thắc mắc hoặc hỗ trợ, Quý khách vui lòng liên hệ [Thông tin liên hệ].

Xin cảm ơn Quý khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của [Tên công ty].

Trân trọng,
[Họ tên, chức vụ]
[Tên công ty]

Email nhắc nhở thanh toán đối với khách hàng quá hạn

Nếu sau khi nhận hóa đơn và email thông báo thanh toán trước ngày hết hạn, khách hàng vẫn chưa được thanh toán, bạn có thể gửi email thanh toán hàng tuần để đảm bảo rằng khách hàng của bạn nhớ và hoàn thiện khoản thanh toán của họ. Trong email này, bạn cần thể hiện sự cứng rắn và chuyên nghiệp, đồng thời bạn nên nhắc lại các điều khoản nếu tiếp tục trễ hạn thanh toán. Dưới đây là một ví dụ về cách viết email nhắc nhở thanh toán cho khách hàng đã quá hạn:

Tiêu đề: Thông báo thanh toán quá hạn – [Số hóa đơn/Mã đơn hàng]

Nội dung:

Kính gửi Quý khách [Tên khách hàng],

[Tên công ty] xin thông báo hóa đơn [Số hóa đơn] của Quý khách hiện đã quá hạn thanh toán kể từ ngày [Ngày đến hạn].

Chi tiết hóa đơn:

• Mã hóa đơn: [Số hóa đơn]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày phát hành: [Ngày phát hành]

• Ngày đến hạn: [Ngày đến hạn]

• Số ngày quá hạn: [Số ngày]

Chúng tôi kính mong Quý khách sớm thu xếp thanh toán trong vòng [Số ngày bổ sung] để tránh phát sinh phí phạt hoặc ảnh hưởng đến dịch vụ đang sử dụng.

Nếu Quý khách đã hoàn tất thanh toán, vui lòng bỏ qua email này.

Xin cảm ơn Quý khách và mong sớm nhận được phản hồi từ Quý khách.

Trân trọng,
[Họ tên, chức vụ]
[Tên công ty]

Mẫu email nhắc nhở thanh toán đối với khách hàng cá nhân

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán đơn hàng [Mã đơn hàng] – [Tên khách hàng]

Nội dung:

Chào anh/chị [Tên khách hàng],

[Tên công ty] xin phép được nhắc nhở lịch sự về đơn hàng [Mã đơn hàng] có hạn thanh toán vào ngày [Ngày đến hạn].

Chi tiết đơn hàng:

• Mã đơn hàng: [Mã đơn hàng]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày đặt hàng: [Ngày]

Anh/chị vui lòng thu xếp hoàn tất thanh toán theo thông tin đã cung cấp trước ngày [Ngày đến hạn].

Nếu anh/chị có bất kỳ thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ chúng tôi qua [Hotline/email].

Chân thành cảm ơn anh/chị đã luôn ủng hộ [Tên công ty].

Trân trọng,
[Họ tên, chức vụ]
[Tên công ty]

Mẫu email nhắc nhở thanh toán với khách hàng tổ chức

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán hóa đơn [Số hóa đơn] – Kính gửi [Tên doanh nghiệp]

Nội dung:

Kính gửi Quý công ty [Tên doanh nghiệp],

[Tên công ty] xin gửi lời nhắc thanh toán lịch sự liên quan đến hóa đơn [Số hóa đơn] của Quý công ty, đã phát hành vào ngày [Ngày phát hành] và đến hạn vào ngày [Ngày đến hạn].

Thông tin hóa đơn:

• Mã hóa đơn: [Số hóa đơn]

• Giá trị: [Số tiền]

• Ngày phát hành: [Ngày phát hành]

• Ngày đến hạn: [Ngày đến hạn]

Kính mong Quý công ty thu xếp thanh toán trong thời gian sớm nhất nhằm đảm bảo quyền lợi và tránh ảnh hưởng đến dịch vụ đang sử dụng.

Mọi thông tin cần làm rõ, vui lòng liên hệ bộ phận kế toán của chúng tôi qua [Hotline/email].

Xin trân trọng cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty.

Trân trọng,
[Họ tên, chức vụ]
[Tên công ty]

Khó khăn trong cách viết email nhắc nhở thanh toán

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với email nhắc nhở thanh toán đó là khi khách hàng không phản hồi email hoặc không thực hiện thanh toán sau khi nhận được email nhắc nhở. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn, liên tục theo dõi tình hình và tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.

Nếu là do nguyên nhân chủ quan từ khách hàng: 

• Tiếp tục gửi email nhắc nhở, đặc biệt nhấn mạnh về tình trạng thanh toán chưa được thực hiện và hậu quả của việc này.
• Nếu mọi cố gắng nhắc nhở đều thất bại, bạn có thể cân nhắc gửi một thông báo việc thu nợ chính thức hoặc thuê một công ty thu nợ chuyên nghiệp để xử lý tình huống.

Đối với những nguyên nhân từ phía bạn:

• Cần rà soát, xem xét lại và đảm bảo rằng thông tin trong email nhắc nhở thanh toán là rõ ràng và dễ hiểu.
• Cung cấp thêm các tùy chọn thanh toán linh hoạt để giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc đáp ứng yêu cầu thanh toán.
• Chuẩn bị và sẵn sàng trả lời nhanh chóng các câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung về hóa đơn thanh toán của khách hàng.

Gửi email nhắc nhở thanh toán chuyên nghiệp, đúng chuẩn thương hiệu với BizMail

Sở hữu những mẫu email nhắc nhở thanh toán chuẩn mực là điều quan trọng, nhưng để đảm bảo email được gửi đi chuyên nghiệp, đúng thương hiệu và vào đúng inbox của khách hàng, doanh nghiệp còn cần một công cụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp.

Phần mềm BizMail – Giải pháp gửi email hàng loạt, tự động thuộc hệ sinh thái Bizfly, giúp doanh nghiệp:

• Gửi email nhắc nhở thanh toán từ địa chỉ email theo tên miền riêng, tăng độ uy tín và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
• Tự động hóa gửi email nhắc nhở theo lịch, giảm rủi ro quên hoặc trễ hạn nhắc nhở.
• Hỗ trợ warm-up domain, đảm bảo email quan trọng như nhắc nhở thanh toán không bị vào spam.
• Theo dõi chi tiết tỷ lệ mở, click email nhắc nhở để có phương án xử lý kịp thời.

Dù là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn, BizMail giúp bạn vận hành quy trình nhắc nhở thanh toán mượt mà, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Hãy để lại thông tin dưới đây để nhận tài khoản demo phần mềm nhé!

Dùng thử BizMail

Với các mẫu email và hướng dẫn cách viết email nhắc nhở thanh toán chi tiết này của Bizfly, hy vọng có thể giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp khi yêu cầu khách hàng thanh toán. Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin hữu ích liên quan đến email và giải pháp email marketing hiệu quả cho doanh nghiệp tại website của Bizfly.