Hướng dẫn cách viết email nhắc nhở thanh toán khéo léo, hiệu quả

Cách viết email nhắc nhở thanh toán tới khách hàng như thế nào cho hiệu quả là thách thức mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt. Để giúp giải quyết những khó khăn này, Bizfly sẽ cung cấp cho bạn các hướng dẫn chi tiết để bạn có thể viết email nhắc nhở một cách chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

Cách viết email nhắc nhở thanh toán hiệu quả

Nguyên tắc để tạo ra lời nhắc nhở thanh toán hiệu quả đó là bạn không gây khó chịu cho khách hàng khi nhận được email hay không làm hỏng mối quan hệ tốt đẹp của hai bên. Và để làm được điều này, hãy cùng theo dõi những hướng dẫn chi tiết dưới đây về cách thức để viết một email nhắc nhở thanh toán.

Cách viết email nhắc nhở thanh toán hiệu quả đó là không gây cảm giác khó chịu cho khách hàng

Tiêu đề email nhắc nhở khách hàng khéo léo

Tiêu đề là phần đầu tiên mà người đọc thấy, vì vậy điều bạn cần làm đó là tạo ra một tiêu đề với những từ ngữ tích cực, ngắn gọn, mô tả chính xác nội dung email của bạn, tránh sử dụng những tiêu đề quá mơ hồ hay quá phức tạp. Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm thông tin cụ thể vào tiêu đề nếu cần, như số hóa đơn, ngày hết hạn, số tiền cần thanh toán,... Điều này sẽ giúp người đọc có cái nhìn tổng quan về nội dung của email ngay từ tiêu đề.

Cuối cùng, hãy nhớ kiểm tra lại tiêu đề một cách cẩn thận trước khi gửi, tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo email gửi đến khách hàng là hoàn toàn chính xác, không gây hiểu nhầm.

Nội dung email ngắn gọn, rõ ràng

Sau khi đã hoàn thiện phần tiêu đề email, bạn cần bắt đầu nội dung của email nhắc nhở bằng lời chào thân thiện, thể hiện sự tôn trọng với khách hàng. Lời chào này có thể nhắc tới cụ thể tên của người nhận.

Tiếp sau đó, bạn cần cung cấp các thông tin mô tả rõ ràng về khoản thanh toán cần nhắc nhở. Bao gồm: số hóa đơn, số tiền cần thanh toán và thời hạn thanh toán (nếu có). Hãy đảm bảo rằng thông tin này được trình bày một cách dễ hiểu, rõ ràng với lời lẽ chuyên nghiệp, tích cực, không quá thô lỗ và tạo áp lực quá mức.

Với những khách hàng đang gặp sự cố hoặc khó khăn thực sự về tài chính, hãy đề xuất các giải pháp linh hoạt như kế hoạch thanh toán hoặc thời gian thanh toán khác nhau trong nội dung email để giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc đáp ứng yêu cầu thanh toán.

Cuối cùng, hãy kết thúc email nhắc nhở thanh toán bằng lời cảm ơn và sự tôn trọng đối với khách hàng. Ngoài ra, cũng nên đính kèm thêm thông tin liên hệ của bạn/ doanh nghiệp để khách hàng có thể liên hệ với bạn dễ dàng nếu họ có câu hỏi hoặc cần sự hỗ trợ.

Thời điểm gửi email nhắc nhở thanh toán

Gửi email nhắc nhở thanh toán vào thời điểm phù hợp sẽ tăng cơ hội để người nhận đọc và thực hiện thanh toán với những hóa đơn chưa thanh toán của mình. Thường, thời gian buổi sáng là thời điểm tốt nhất để gửi email vì thời gian này người nhận sẽ tập trung kiểm tra email và sắp xếp thời gian biểu cho cả một ngày của mình. Một lưu ý đó là hãy tránh gửi email nhắc nhở vào thời gian nghỉ trong ngày hoặc cuối tuần, vì khách hàng có thể không theo dõi email trong thời gian này.

Ngoài ra, nếu bạn biết về sự biến động trong tài chính của khách hàng hay biết được họ thường thanh toán vào thời điểm cụ thể nào trong tháng, thì hãy cố gắng điều chỉnh thời gian gửi email dựa trên thông tin đó. 

Các mẫu email nhắc nhở thanh toán chuyên nghiệp

Email nhắc nhở thanh toán trước ngày đến hạn

Gửi email nhắc nhở trước ngày đến hạn là một cách tốt để đảm bảo rằng khách hàng nhớ và có thời gian để chuẩn bị thanh toán. Dưới đây là một ví dụ về cách viết email nhắc nhở thanh toán trước ngày đến hạn:

Tiêu đề: Hóa đơn số … đến hạn hôm nay!

Nội dung:

Xin chào tên khách hàng,

Chúng tôi muốn thông báo rằng hóa đơn số … với số tiền …. sẽ đến hạn vào hôm nay. Bạn có thể thanh toán bằng tiền mặt tại trụ sở, bằng thẻ tín dụng hoặc trực tuyến thông số tài khoản của chúng tôi.

Nếu bạn cần thêm thời gian hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về hóa đơn này, vui lòng cho chúng tôi biết, chúng tôi sẽ thảo luận và đưa ra những hỗ trợ thích hợp.

Trân trọng,

Tên và thông tin doanh nghiệp của bạn.

Bizfly gợi ý các cách viết email nhắc nhở thanh toán chuẩn nhất

Email nhắc nhở thanh toán đối với khách hàng quá hạn

Nếu sau khi nhận hóa đơn và email thông báo thanh toán trước ngày hết hạn, khách hàng vẫn chưa được thanh toán, bạn có thể gửi email thanh toán hàng tuần để đảm bảo rằng khách hàng của bạn nhớ và hoàn thiện khoản thanh toán của họ. Trong email này, bạn cần thể hiện sự cứng rắn và chuyên nghiệp, đồng thời bạn nên nhắc lại các điều khoản nếu tiếp tục trễ hạn thanh toán. Dưới đây là một ví dụ về cách viết email nhắc nhở thanh toán cho khách hàng đã quá hạn:

Tiêu đề: Hóa đơn số … đã quá hạn [Thời gian quá hạn]

Nội dung: 

Xin chào tên khách hàng,

Hồ sơ của chúng tôi cho thấy rằng chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán từ phía bạn cho hóa đơn số …, với số tiền là …. Một bản sao của hóa đơn gốc đã được đính kèm để thuận tiện cho bạn trong trường hợp nó bị thất lạc hoặc thất lạc.

Chúng tôi hy vọng bạn sẽ thực hiện thanh toán càng sớm càng tốt để tránh các phiền hà tiềm ẩn và đảm bảo quyền lợi của bạn được duy trì một cách tích cực. Để thực hiện thanh toán hoặc thảo luận thêm về tình hình thanh toán, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [Thông tin liên hệ của bạn: Địa chỉ email và số điện thoại]. Chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ phía bạn trong thời gian sớm nhất.

Nếu thanh toán đã được gửi, vui lòng bỏ qua email này.

Trân trọng,

Tên và thông tin doanh nghiệp của bạn

Mẫu email nhắc nhở thanh toán đối với khách hàng cá nhân

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán - Hóa đơn số ...

Nội dung:

Xin chào [Tên Khách Hàng],

Chúng tôi kính gửi đến bạn một lời nhắc nhở về hóa đơn số ... mà bạn đã nhận từ chúng tôi vào ngày [Ngày Phát Hành Hóa Đơn]. Hóa đơn này có tổng số tiền là ... và hạn thanh toán là vào ngày [Hạn Thanh Toán].

Hiện tại, sau khi đã xem xét hồ sơ thanh toán và thấy rằng chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán từ bạn. Để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra thuận lợi và tránh trễ hạn thanh toán, chúng tôi khuyên bạn nên thực hiện thanh toán càng sớm càng tốt.

Nếu bạn đã thực hiện thanh toán hoặc có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về hóa đơn này, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email [Địa Chỉ Email Hỗ Trợ] hoặc số điện thoại [Số Điện Thoại Hỗ Trợ]. 

Trân trọng,

Tên và thông tin doanh nghiệp của bạn.

Hướng dẫn cách viết email nhắc nhở thanh toán với khách hàng cá nhân

Mẫu email nhắc nhở thanh toán với khách hàng tổ chức

Tiêu đề: Nhắc nhở thanh toán - Hóa đơn số ...

Nội dung:

Xin chào [Tên khách hàng tổ chức],

Chúng tôi kính gửi đến quý khách hàng một thông báo nhắc nhở về hóa đơn số ... mà chúng tôi đã gửi đến bạn vào ngày ... Hóa đơn này có tổng số tiền là ... và hạn thanh toán là vào ngày ...

Sau khi đã kiểm tra và thấy rằng hiện tại, chúng tôi vẫn chưa nhận được thanh toán từ phía quý khách hàng. Việc thanh toán đúng hạn là quan trọng để duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực giữa chúng tôi. Vui lòng thực hiện thanh toán càng sớm càng tốt để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ và để tránh trễ hạn không cần thiết.

Nếu quý khách hàng đã thực hiện thanh toán hoặc có bất kỳ câu hỏi hoặc cần sự hỗ trợ, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email [Địa chỉ email hỗ trợ] hoặc số điện thoại [Số điện thoại hỗ trợ]. 

Trân trọng,

Tên và thông tin doanh nghiệp của bạn 

Khó khăn trong cách viết email nhắc nhở thanh toán

Một trong những khó khăn lớn nhất đối với email nhắc nhở thanh toán đó là khi khách hàng không phản hồi email hoặc không thực hiện thanh toán sau khi nhận được email nhắc nhở. Điều này đòi hỏi sự kiên nhẫn, liên tục theo dõi tình hình và tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.

Nếu là do nguyên nhân chủ quan từ khách hàng: 

• Tiếp tục gửi email nhắc nhở, đặc biệt nhấn mạnh về tình trạng thanh toán chưa được thực hiện và hậu quả của việc này.
• Nếu mọi cố gắng nhắc nhở đều thất bại, bạn có thể cân nhắc gửi một thông báo việc thu nợ chính thức hoặc thuê một công ty thu nợ chuyên nghiệp để xử lý tình huống.

Đối với những nguyên nhân từ phía bạn:

• Cần rà soát, xem xét lại và đảm bảo rằng thông tin trong email nhắc nhở thanh toán là rõ ràng và dễ hiểu.
• Cung cấp thêm các tùy chọn thanh toán linh hoạt để giúp khách hàng dễ dàng hơn trong việc đáp ứng yêu cầu thanh toán.
• Chuẩn bị và sẵn sàng trả lời nhanh chóng các câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung về hóa đơn thanh toán của khách hàng.

Khó khăn trong cách viết email nhắc nhở thanh toán do nguyên nhân chủ quan và khách quan

Với các mẫu email và hướng dẫn cách viết email nhắc nhở thanh toán chi tiết này của Bizfly, hy vọng có thể giúp bạn giữ được sự chuyên nghiệp khi yêu cầu khách hàng thanh toán. Bạn có thể tham khảo thêm các thông tin hữu ích liên quan đến email và giải pháp email marketing hiệu quả cho doanh nghiệp tại website của Bizfly.