Kaizen là gì và 6 bước triển khai mô hình Kaizen hiệu quả

Triết lý kinh doanh nổi tiếng - Kaizen được người Nhật áp dụng thành công vào hoạt động kinh doanh của tổ chức. Không những nổi tiếng ở trong nước, Kaizen còn được rất nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng và đạt được thành công vang dội.

Bizfly giới thiệu đến bạn kiến thức về khái niệm Kaizen là gì​, lợi ích cũng như nguyên tắc triển khai triết lý Kaizen để nâng cao hiệu suất và chất lượng kinh doanh cho doanh nghiệp. Tham khảo nội dung tại đây.

Kaizen là gì?

Kaizen là một phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục được phát triển tại Nhật Bản. Một thuật ngữ về kinh doanh được ghép bởi từ “kai” (改) có nghĩa là thay đổi và từ “zen” (善) có nghĩ là tốt lên.

Các nguyên tắc cơ bản của Kaizen bao gồm tập trung vào việc tăng năng suất và giảm lãng phí bằng cách tạo ra những cải tiến nhỏ liên tục trong quá trình sản xuất hoặc quy trình kinh doanh. Kaizen yêu cầu sự cam kết của toàn bộ nhân viên, và sự đóng góp của mỗi người đều được đánh giá cao.

Triết lí Kaizen mang ý nghĩa liên tục cải thiện, thay đổi để tốt hơn.

Ngoài ra, chúng ta sẽ dễ bắt gặp những thuật ngữ như Triết lý Kaizen, tư tưởng Kaizen. Tại đất nước Nhật Bản, triết lý Kaizen đã tồn tại được hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng thành công mô hình này đó chính là Toyota. Ngày nay, Kaizen đã được áp dụng rộng rãi không chỉ trong sản xuất mà còn phổ biến ở hầu hết các lĩnh vực doanh nghiệp khác như dịch vụ, kinh doanh, bán lẻ…

Điểm hấp dẫn của triết lý Kaizen nằm ở khả năng giúp nâng cao chất lượng của công việc, sản phẩm/dịch vụ, ghi nhận sự tham gia của các thành viên trong tổ chức với chi phí hoạt động cực kỳ ít. Bên cạnh đó, quá trình cải tiến theo triết lý Kaizen thường bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ nhưng mang đến kết quả tốt trong một thời gian dài khiến cho phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng như hiện nay.

Lợi ích của mô hình Kaizen

Theo các chuyên gia nhận định, việc áp dụng phương pháp Kaizen sẽ mang đến cho doanh nghiệp lợi ích cả về mặt hữu hình và vô hình, trong đó:

• Lợi ích về mặt hữu hình: Tạo ra kết quả to lớn trong một thời gian dài với tích lũy cải thiện vô cùng nhỏ. Gia tăng năng suất làm việc và vận hành doanh nghiệp như giảm hàng tồn kho, thời gian vận chuyển, nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên.
• Lợi ích về mặt vô hình: Triết lý Kaizen giúp thúc đẩy khả năng làm việc tập thể, gắn kết tinh thần làm việc nhóm, liên kết nội bộ, tạo động lực để nhân viên làm việc hết mình vì mục tiêu chung của tổ chức, xây dựng văn hóa với thói quen tiết kiệm, chú trọng hiệu quả trong từng chi tiết.

Các nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Dưới đây là 10 nguyên tắc của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp:

1. Tập trung vào khách hàng: Khách hàng luôn là trung tâm của mọi hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, các hoạt động và quyết định của doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Kaizen cắt bỏ mọi hoạt động thừa trong quá trình vận hành doanh nghiệp, những hoạt động không mang tính chất nhằm cải tiến sản phẩm và quản trị chất lượng hàng hóa. 

2. Đổi mới liên tục: Doanh nghiệp luôn cần phải tìm cách để cải tiến và phát triển mọi hoạt động của mình, từ quy trình sản xuất đến marketing và dịch vụ khách hàng. Bởi nhu cầu của khách hàng không bao giờ dừng lại, có thể là thay đổi điều chỉnh về kỹ thuật, tính năng hay giá cả. Mặt khác, việ đổi mới sản phẩm sẽ tiết kiện thời gian và chi phí thực hiện hơn so với thiết lập sản xuất một sản phẩm mới. 

3. Đào tạo và phát triển nhân viên: Để thực hiện triết lý Kaizen, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên, tạo dựng văn hóa "không đổ lỗi" giúp họ có thể đóng góp và phát triển trong công việc của mình.

4. Tổ chức làm việc hiệu quả: Tổ chức làm việc phải được thiết kế để tối đa hóa hiệu quả, bao gồm tối ưu hóa quy trình làm việc và sử dụng công nghệ mới nhất. Bên cạnh đó, mạng lưới thông tin nội bộ cũng cần được thiết lập chặt chẽ, mang tính liên kết cao để nhân viên đủ điều kiện cập nhật tin thức, thuận tiện chia sẻ thông tin và kinh nghiệm. 

5. Kết hợp các bộ phận trong một dự án: Với phương pháp Kaizen, ưu tiên tận dụng triệt để các nguồn lực của doanh nghiệp để thực hiện dự án. Nếu không thể tự xử lý công việc mới cần đến hỗ trợ từ nguồn lực bên ngoài. 

6. Khuyến khích teamwork: Theo triết lý Kaizen, làm việc nhóm tối ưu kết quả và hiệu suất làm việc. Team-leader cần có khả năng lãnh đạo, dẫn dắt và định hướng nhân sự của mình từ nỗ lực của bản thân. 

7. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác: Nhân sự cần đảm bảo thực hiện chuẩn chỉ các quy định của doanh nghiệp trên tinh thần tự nguyện, chấp nhận đặt lợi ích doanh nghiệp lên lợi ích cá nhân và luôn tự giác rèn luyện, kiểm điểm bản thân để cải thiện phù hợp với doanh nghiệp. 

8. Thiết lập các mối quan hệ bền vững: Triết lý Kaizen định hướng doanh nghiệp cần có buổi đào tạo nhân sự bài bản và chuyên sâu, phù hợp với từng cấp bận nhân sự. Cấp quản lý sẽ học về các kỹ năng quản trị, khả năng điều phối, thúc đẩy nhân sự. Nhân viên cấp dưới sẽ học tập về các kỹ năng nâng cao nghiệp vụ. Việc làm này tạo dựng lòng tin, tạo môi trường cho nhân viên học hỏi và làm việc lâu dài. 

9. Thúc đẩy năng suất làm việc: Thúc đẩy năng suất có thể được áp dụng bởi các phương pháp như kích thích bằng khen thưởng hoặc công nhận thành tích thông qua bằng khen. 

10. Cập nhật thực trạng phát triển của doanh nghiệp: Nhân viên sẽ không thể xác định mức độ quan trọng của việc mình đang làm ảnh hưởng tới kết quả tăng trưởng chung của doanh nghiệp. Thường xuyên chia sẻ thực trạng sẽ là nguồn động lực lớn cho nhân viên. 

Cách áp dụng Kaizen cho doanh nghiệp

Để áp dụng phương pháp Kaizen cho doanh nghiệp, bạn cần thực hiện quy trình với các bước chi tiết sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu Kaizen thông qua thực trạng của doanh nghiệp

Bản chất triết lí Kaizen không đòi hỏi lượng vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu cao nỗ lực bền bỉ dài hạn của các cấp trong doanh nghiệp. Việc xác định thực trạng doanh nghiệp sẽ làm rõ tiềm lực, khả năng đáp ứng các mục tiêu Kaizen đặt ra. Tránh tình trạng quá sức, lệnh định hướng.  

Bước 2: Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề

Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề trong doanh nghiệp giải quyết các vấn đề và đưa ra giải pháp hiệu quả. Để xác định nguyên nhân gây ra vấn đề, bạn có thể sử dụng phương pháp Five Whys.

Phương pháp Five Whys được thực hiện đơn giản nhưng hiệu quả tuyệt vời để xác định nguyên nhân của một vấn đề. Nó hoạt động bằng cách đặt câu hỏi "Tại sao?" liên tục cho đến khi tìm ra nguyên nhân cốt lõi của vấn đề.

Bước 3: Tìm giải pháp tối ưu cho vấn đề 

Để tìm giải pháp tối ưu cho một vấn đề, thường cần xác định các ràng buộc và yêu cầu của vấn đề đó, sau đó áp dụng các kỹ thuật tối ưu hóa phù hợp. Việc tìm giải pháp tối ưu có thể đòi hỏi tính toán phức tạp và thời gian lớn, nhưng khi tìm được giải pháp tối ưu, sẽ đem lại lợi ích lớn cho tổ chức hoặc cá nhân liên quan đến vấn đề đó.

Kỹ thuật cũng thường sử dụng tìm giải pháp tối ưu để tối ưu hóa thiết kế hoặc các quy trình sản xuất. Ví dụ, một nhà sản xuất có thể tìm cách tối ưu hóa thiết kế một sản phẩm để tối đa hóa tính năng và đồng thời giảm chi phí sản xuất.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Thực hiện giải pháp Kaizem như đã xác định trong kế hoạch đã lập. Bạn có thể áp dụng quy trình Kaizen hoàn chỉnh vào những chương trình thí nghiệm nhỏ, để đánh giá hiệu quả giải pháp trước khi áp dụng đối với quy mô lớn hơn trong toàn doanh nghiệp. 

Bước 5: Phân tích kết quả sau khi áp dụng giải pháp Kaizen

 Việc phân tích kết quả của giải pháp Kaizen giúp đo lường độ thành công của dự án và cung cấp thông tin để điều chỉnh và cải tiến trong tương lai. Bạn có thể thực hiện theo các công đoạn sau: 

• So sánh kết quả trước và sau: So sánh kết quả trước và sau khi áp dụng giải pháp Kaizen để đánh giá sự cải thiện. Các kết quả có thể được biểu đồ hóa hoặc trình bày bằng cách sử dụng các chỉ số hiệu suất.
• Đánh giá tác động: Đánh giá tác động của các cải tiến đối với các hoạt động sản xuất hoặc quản lý. Việc này giúp xác định những cải tiến nào có hiệu quả và đóng góp tích cực cho doanh nghiệp.
• Đưa ra nhận xét và phản hồi: Dựa trên kết quả phân tích, đưa ra nhận xét và phản hồi về quá trình áp dụng giải pháp Kaizen. Nếu kết quả đạt được là tích cực, thì quyết định áp dụng cải tiến đó trên quy mô rộng hơn hoặc lên cấp trên có thể được đưa ra. Nếu kết quả không như mong đợi, thì các điều chỉnh và cải tiến cần được thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra.

Bước 6: Chuẩn hóa giải pháp

Sẽ có những điểm chưa được hoàn thiện trong quá trình thực hiện giải pháp, việc của doanh nghiệp là phải đánh giá được những nhường điểm còn tồn đọng để thực hiện tốt hơn.

Một số câu hỏi liên quan đến Kaizen

Kaizen 5s

Kaizen 5S là một phương pháp quản lý tiến trình được sử dụng để tăng năng suất, giảm lãng phí và cải thiện chất lượng trong sản xuất và hoạt động kinh doanh. "Kaizen" mang ý nghĩa "cải tiến liên tục", trong khi "5S" là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật mô tả 5 bước thực hiện phương pháp này:

• Seiri (sắp xếp): Loại bỏ các vật dụng không cần thiết và chỉ giữ lại những vật dụng có ích.
• Seiton (sắp đặt): Sắp xếp những vật dụng còn lại theo một cách gọn gàng, khoa học để tiết kiệm thời gian và năng lượng trong việc tìm kiếm chúng.
• Seiso (sạch sẽ): Vệ sinh và bảo trì cho không gian làm việc sạch sẽ và an toàn.
• Seiketsu (tuần tự): Thực hiện các bước trên một cách liên tục, duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và tổ chức.
• Shitsuke (tuân thủ): Đảm bảo các quy trình 5S được thực hiện và duy trì liên tục trong suốt quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

Khi nào doanh nghiệp có thể áp dụng Kaizen ?

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng Kaizen vào hoạt động của mình để cải thiện hiệu quả và tăng trưởng.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể bắt đầu áp dụng Kaizen khi:

• Doanh nghiệp muốn tăng cường năng suất và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
• Doanh nghiệp muốn giảm chi phí sản xuất hoặc hoạt động.
• Doanh nghiệp muốn cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường.

Việc áp dụng triết lý Kaizen giúp doanh nghiệp luôn luôn cập nhật và phát triển theo hướng tốt hơn từ đó đạt mục tiêu đề ra hiệu quả. Việc triển khai đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chiến lược và sự quyết tâm thay đổi một cách chậm rãi và không ngừng nghỉ, khi đó con đường thành công sẽ mở ra cho bạn.

>> Xem thêm: 8 tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng giúp nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp