Làm sạch dữ liệu CRM để định hình chiến lược bán hàng đỉnh cao hơn

CRM là một hệ thống dữ liệu khổng lồ bao gồm tất cả những data khách hàng mà doanh nghiệp đã tích trữ nhiều năm. Tuy nhiên, không phải data nào cũng có vòng đời lâu dài hay có giá trị bền vững. Bởi vậy, làm sạch hệ thống CRM là cách tốt nhất để giữ cho hệ thống khai thác khách hàng của doanh nghiệp khỏe mạnh, đồng thời định hình chiến lược bán hàng theo các thời điểm nhanh nhạy, tốt hơn.

Làm sạch dữ liệu trên CRM cấp thiết như thế nào?

Một hệ thống dữ liệu được đánh giá tốt là khi nó được cập nhật đầy đủ và có tín hiệu hoạt động. Nhưng thực tế, có đến 40% người dùng toàn cầu thay địa chỉ email của họ một lần/năm, 18% số điện thoại được thay mới hay 60% người dùng thay đổi môi trường sinh sống, làm việc.

Như vậy, những thông tin liên lạc doanh nghiệp đang sở hữu không còn nhiều giá trị, hay nói đúng hơn là sẽ khiến chiến lược marketing của bạn bị lệch hướng so với đối tượng tiềm năng thực sự.

Một số doanh nghiệp có thể có 20.000 địa chỉ liên hệ trong hệ thống CRM của họ, trong đó có thể chỉ có 8.000 người trong hồ sơ người mua lý tưởng. Hãy thử tưởng tượng, doanh nghiệp gửi đi 1000 email nhưng có đến 80% trong số đó không đến được người dùng bởi nó là các địa chỉ email "chết", ngưng hoạt động. Điều này vừa ảnh hưởng kết quả chiến dịch marketing, vừa ảnh hưởng độ tín nhiệm vào tài khoản của doanh nghiệp, mức độ spam ở cấp cao và tác động tiêu cực đến tất cả các hoạt động gửi email từ sender này. 

Bên cạnh đó, có không ít phần mềm CRM đang hoạt động dưới hình thức tính giá trên dung lượng lưu trữ. Sẽ thật ngớ ngẩn nếu như cứ giữ lấy những data lỗi thời, không còn chính xác và mất chi phí hàng tháng để duy trì chúng trong hệ thống lưu trữ đám mây của doanh nghiệp. 

Ngay khi doanh nghiệp của bạn đang bị trùng lặp quá nhiều dữ liệu, tương tác nhưng không nhận được phản hồi trong thời gian dài hay tốn quá nhiều chi phí marketing nhưng kết quả chỉ vào spam, ngay lập tức hãy dọn dẹp ngay hệ thống CRM của mình và bắt tay vào việc hệ thống hóa lại dữ liệu, thiết lập các chiến dịch bán hàng mới. 

Áp dụng những bước sau để làm sạch dữ liệu CRM của doanh nghiệp

Tái cấu trúc lại dữ liệu

Nhất quán trong định dạng thông tin vừa giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn, vừa đảm bảo các trường thông tin trên hệ thống được sắp xếp khoa học, chính xác. Mặc dù việc cập nhật lỗi này có thể được thực hiện theo cách thủ công, nhưng cách dễ nhất để khắc phục sự cố này là xuất tất cả địa chỉ liên hệ sang tệp Excel và cập nhật chúng ở đó. BizCRM sẽ cho phép bạn tải lên lại danh sách các liên hệ và chọn cập nhật những liên hệ hiện có với thông tin mới của bạn.

Check trùng và ghép các bản ghi

Hãy loại bỏ các trường thông tin không cần thiết hoặc bị phát sinh lặp trong quá trình ghi nhận data bằng tính năng check trùng, ghép bản ghi trên BizCRM. Ví dụ, một khách A đã tồn tại trên hệ thống được 3 tháng, lần gần đây nhất họ đã cập nhật đến 2 số điện thoại mới khác nhau. Vậy nó cần được ghép với bản ghi sẵn có thay vì phát sinh thành 2 bản ghi mới vẫn về khách hàng A.

Sử dụng các tính năng rà dữ liệu để sàng lọc các liên hệ lỗi thời, sai định dạng

Ví dụ, trên BizMail cung cấp tính năng sàng lọc email spam, email rác bằng các import một danh sách khách hàng từ BizCRM. Việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tỉ lệ email gửi đi bị drop hoặc rơi vào hòm spam, đồng thời giảm chi phí lớn trong quá trình vận hành.

Sử dụng các biểu mẫu thu thập thông tin tiêu chuẩn

Cách đơn giản nhất để tránh tích lũy dữ liệu xấu là đảm bảo dữ liệu đó không bao giờ xâm nhập vào CRM của bạn ngay từ đầu. Một cách hữu ích để thực hiện điều này là tạo các biểu mẫu CRM tốt hơn: đảm bảo rằng tất cả dữ liệu bạn muốn thu thập từ khách hàng tiềm năng là bắt buộc và khi dữ liệu được nhập phải đảm bảo đúng định dạng (ví dụ số điện thoại 10 số theo quy định, email không bị thiếu định dạng @,...)

Làm sạch dữ liệu CRM của bạn chỉ là một khía cạnh để thực hiện thành công chiến lược marketing hay bán hàng hiệu quả. Để tăng khả năng xây dựng những chiến lược thiết thực nhất, doanh nghiệp cần có sự phân tích và am hiểu những dữ liệu mà mình đang có thông qua quá trình sàng lọc chuyên sâu, xây dựng luồng data phù hợp.

Liên hệ ngay chuyên gia BizCRM để biết cách khai thác triệt để các tính năng hữu ích từ CRM ngay hôm nay.