Tăng hiệu suất chăm sóc dữ liệu trên hệ thống CRM như thế nào thông qua phân quyền nhân viên?

Đối với những doanh nghiệp có lượng data khách hàng lớn, được cập nhật, thay đổi mỗi ngày, việc đảm bảo mỗi data được chăm sóc kịp thời là ưu tiên hàng đầu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với tình trạng thay đổi nhân sự và rủi ro bị rò rỉ dữ liệu trên hệ thống. Vậy, đâu là cách tốt nhất để vừa đảm bảo dữ liệu chảy liên tục đến từng nhân sự liên quan, lại vừa đảm bảo bảo mật?

Phân quyền cho nhân viên trên CRM theo dự án phụ trách và từng giải pháp sử dụng

Phân quyền cho nhân viên là một tính năng cơ bản trong CRM. Tính năng này giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán liên quan đến quyền người dùng theo từng bộ phận, vị trí, dự án. Tính năng này thường đi kèm với tính năng thông báo trên giao diện hoặc email, đảm bảo lịch sử hoạt động của mỗi nhân viên trên hệ thống đều được cập nhật theo real-time.

Ví dụ, tính năng này được thể hiện qua hệ thống BizCRM như sau:

Phân công từng tài khoản theo vai trò trong dự án

BizCRM phân chia các cụm tính năng theo Marketing, Sales và Quản lý, tương ứng với nhiệm vụ của từng phòng ban trực tiếp sử dụng giải pháp. Như vậy, khi nhân viên được phân loại vào các vai trò trên dự án, giao diện hiển thị của họ sẽ bao gồm các tính năng phục vụ cho công việc của họ. 

Ví dụ, phòng Marketing sẽ có thể xem và sử dụng các tính năng liên quan đến quản lý khách hàng, email marketing, sms marketing, ads audience,...

Việc này giúp mỗi nhân sự tập trung vào vai trò của mình và tránh tác động ngoài luồng đến các tính năng của các phòng ban khác.

Bên cạnh đó, Bizfly tạo ra các nhóm từ lớn đến nhỏ, giúp các phòng ban cộng tác với nhau trơn tru hơn thông qua quy tắc chia sẻ dữ liệu, từ đó xây dựng quy trình bán hàng thông minh hơn, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ hiệu quả làm việc của cả bộ máy.

Phân quyền truy cập và xử lý data theo từng nhân sự

Thông thường, các nhân sự sẽ nằm ở quyền nhân viên - tức là họ có khả năng đọc các bản ghi dữ liệu trên CRM. Bên cạnh đó, một số quyền nâng cao sẽ cho phép nhân viên trực tiếp sử dụng các tính năng liên quan đến dự án như: chủ động cập nhật bản ghi khách hàng, sử dụng call center để nối máy đến khách hàng, gửi email 1:1 cho khách hàng,...

Hệ thống phân quyền này thường bảo mật cấp trường, tức nghĩa với nhiều phòng ban họ chỉ có nhu cầu sử dụng thông tin liên lạc của khách hàng, còn các thông tin liên quan đến tài chính, tài khoản ngân hàng có thể bị ẩn và chỉ dành cho những sales trực tiếp làm việc với hợp đồng này.

Ở cấp độ phân quyền quản trị viên, các tài khoản này có khả năng chỉnh sửa các trường dữ liệu, xóa hoặc trích xuất dữ liệu trên hệ thống xuống các phiên bản offline. Đương nhiên các hoạt động này sẽ được cập nhật qua thông báo, email cho các tài khoản có liên quan đến dữ liệu được export. 

Đồng thời, các tài khoản thuộc cấp quản trị có thể xây dựng các luồng rule tự động phục vụ cho việc vận hành CRM: luồng chuyển data cho các phòng ban tự động, luồng gửi email automation cho các dữ liệu thỏa mãn điều kiện (email chào mừng, cảm ơn, xác nhận đơn hàng,..)

Với quyền Super Admin, tài khoản có thể tác động trực tiếp đến khả năng hoạt động của dự án lớn, thường chỉ sử dụng cho cấp chủ dự án trong hệ thống CRM

Thiết lập rule phân quyền tự động theo các điều kiện

Dữ liệu nào sẽ đủ điều kiện để chuyển từ đội ngũ trực chat/ trực tổng đài đến sales tư vấn? Lúc nào khách hàng này sẽ mua hàng và được chuyển đến đội chăm sóc sau bán? Không thể chuyển trạng thái từng data bằng tay hay ngoài giờ hành chính. Vậy nên thiết lập rule phân quyền tự động là cách tốt nhất để dòng chảy dữ liệu khách hàng được đưa đến đúng

nhân sự một cách nhanh nhất.

Hệ thống này cũng có khả năng chuyển dữ liệu từ những nhân viên không hoạt động (ví dụ không phản hồi khách hàng trong vòng 1 giờ), nhân viên đã nghỉ việc để đảm bảo 100% đều được chăm sóc kĩ lưỡng.

Tính năng này là cơ sở để hệ thống sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên, thông báo cho họ lúc nào họ cần tiếp cận khách hàng này, lúc nào họ cần gọi điện, gặp gỡ khách hàng, nâng cao tỷ lệ thành công cho các cuộc hẹn lên đến 80%.

Như vậy, tính năng phân quyền nhân viên trong hệ thống CRM không chỉ đơn thuần là phân công đúng người, đúng việc mà còn giúp doanh nghiệp:

- Bảo mật dữ liệu, đảm bảo không bị xáo trộn hay rò rỉ thông tin khách hàng

- Vận hành trơn tru ngay cả khi nhân viên trong hệ thống ngưng hoạt động, nghỉ việc

- Giúp nhân viên tập trung vào công việc của mình

- Tạo ra quy trình xử lý data chuyên nghiệp, tự động hóa, đảm bảo hiệu suất làm việc giữa các phòng ban mà không bị rơi rớt khách hàng ở bất cứ đâu

- Hỗ trợ xây dựng quy trình set up cuộc hẹn, tiết kiệm thời gian cho nhân viên

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa biết cách thiết lập quy trình phân quyền nhân viên hiệu quả, hãy liên hệ ngay đội ngũ chuyên gia Bizfly tư vấn ngay hôm nay: 0964 69 12 99