Làm thế nào để chọn CRM tốt nhất cho ngành giáo dục?

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm CRM với các tính năng chuyên biệt và đa dạng phục vụ riêng cho các trường học. Tuy nhiên, làm thế nào để chọn CRM tốt nhất cho ngành giáo dục là thắc mắc của nhiều nhà quản trị hiện nay. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu và giải đáp câu hỏi này trong bài viết dưới đây nhé!

Chọn CRM phù hợp với nhu cầu của bạn

Mỗi tổ chức giáo dục lại có những yêu cầu riêng về CRM. Hãy xác định xem mục tiêu sử dụng CRM của mình là gì và những tính năng CRM cần có để đáp ứng nhu cầu của tổ chức. 

Có thể thấy hiện nay có rất nhiều lựa chọn CRM khác nhau trên thị trường, do đó, cần đánh giá kỹ lưỡng từng lựa chọn để tìm ra giải pháp phù hợp với mục tiêu, nhu cầu và nguồn lực của tổ chức nhất có thể. 

Ngoài ra bạn cũng có thể đặt những câu hỏi chẳng hạn như bạn cần CRM để quản lý đối tượng mục tiêu, hỗ trợ quy trình tuyển sinh hay cải thiện sự tương tác với sinh viên? Việc liệt kê và trả lời những câu hỏi sẽ giúp bạn khoanh vùng, loại đi các phần mềm không phù hợp và đưa ra lựa chọn đúng đắn nhất.

Lựa chọn dựa trên các tiêu chí

Cho dù bạn đang lựa chọn phần mềm CRM cho trường mầm non, học viện, cao đẳng hay đại học, hãy đảo rằng phần mềm được chọn có những đặc điểm như sau:

Giao diện thân thiện với người dùng

Giao diện thân thiện với người dùng là điều cần có ở phần mềm CRM giáo dục giúp nhân viên dễ dàng sử dụng và triển khai công việc. Các trường học, cao đẳng và tổ chức khác nên cân nhắc đến sự đơn giản và trực quan của giải pháp phần mềm mà bạn lựa chọn.

Ngoài ra, việc đào tạo toàn diện và hỗ trợ liên tục là rất quan trọng để nhân viên của bạn có thể tận dụng tối đa tiềm năng của hệ thống.

Khả năng tùy chỉnh linh hoạt

Hệ thống CRM giáo dục cần đảm bảo cho phép người dùng tùy chỉnh để có thể phát triển lâu dài cùng với tổ chức. Các nền tảng cứng nhắc sẽ khiến người dùng phải làm việc trong những giới hạn nhất định mà phần mềm đặt ra. 

Mặt khác, CRM tùy chỉnh linh hoạt sẽ cho phép khách hàng cá nhân hóa công cụ nhằm đáp ứng những yêu cầu và mong đợi của họ. Do đó, hãy tìm kiếm những giải pháp có khả năng thích ứng với quy trình làm việc độc đáo và yêu cầu dữ liệu cụ thể của bạn.

Cho phép truy cập thiết bị di động

Với nhu cầu sử dụng điện thoại di động phổ biến như hiện nay, việc hệ thống CRM cho phép truy cập di động là điều cần thiết. Các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập thông tin và thực hiện các tác vụ cần thiết khi đang di chuyển nhằm đảm bảo khả năng phản hồi, tương tác liền mạch, bất kể vị trí.

Tính năng báo cáo và phân tích

Phần mềm CRM phải cung cấp khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu chi tiết giúp bạn theo dõi hiệu suất các chiến dịch, xác định xu hướng và nắm bắt hành vi của đối tượng mục tiêu. Phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu này cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt và điều chỉnh chiến lược của mình để có kết quả tốt hơn.

Quản lý dữ liệu

Quản lý dữ liệu sinh viên là điều cần thiết với các tổ chức giáo dục. Phần mềm CRM tốt nhất phải cung cấp các tính năng hỗ trợ việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu sinh viên, bao gồm những thông tin về nhân khẩu học, thành tích học tập, tỷ lệ chuyên cần và hành vi tương tác,... 

Một giải pháp toàn diện sẽ cung cấp cho tổ chức những hiểu biết có giá trị nhằm cá nhân hóa trải nghiệm của sinh viên, xác định những đối tượng có nguy cơ và triển khai các chiến lược can thiệp có mục tiêu để cải thiện kết quả học tập.

Khả năng tích hợp

Đừng quên kiểm tra xem hệ thống phần mềm CRM giáo dục được lựa chọn có thể tích hợp với các hệ thống khác mà tổ chức đang sử dụng hay không. Một số lựa chọn tích hợp có thể kể đến như:

• Các hệ thống giáo dục khác như hệ thống quản lý học tập (LMS), hệ thống thông tin sinh viên (SIS) hay hệ thống tài chính kế toán
• Các nền tảng truyền thông xã hội
• Nền tảng tự động hóa tiếp thị
• Website của tổ chức,...

Khả năng tích hợp sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và cung cấp cái nhìn toàn diện về thông tin sinh viên.

Khả năng giao tiếp và tương tác

Phần mềm CRM cung cấp khả năng giao tiếp mạnh mẽ sẽ tạo điều kiện cho việc duy trì tương tác hiệu quả với sinh viên, phụ huynh, giáo viên,... Các tính năng như tự động hóa email, thông báo SMS hay tích hợp truyền thông xã hội cho phép các tổ chức thúc đẩy sự hợp tác, tạo cảm giác cộng đồng và tăng cường sự tham gia trong nội bộ.

Hỗ trợ đào tạo

Hãy xem xét các phương án hỗ trợ đào tạo do nhà cung cấp CRM đề cập. Việc tiếp cận đào tạo toàn diện và hỗ trợ liên tục là đặc biệt quan trọng giúp người dùng tận dụng tối đa tiềm năng của hệ thống, từ đó cải thiện hiệu quả công việc.

Khả năng mở rộng

Hãy cân nhắc đến sự phát triển trong tương lai của tổ chức và tìm kiếm phần mềm CRM có khả năng mở rộng để đáp ứng điều đó. Đảm bảo với số lượng sinh viên, nhân viên và dữ liệu ngày càng tăng mà hệ thống không bị gián đoạn đáng kể hoặc tạo ra các chi phí bổ sung cho tổ chức.

Tự động hoá

Việc tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại sẽ cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn, tiết kiệm thời gian và tài nguyên của tổ chức. Do đó, hãy chọn một phần mềm CRM cung cấp đầy đủ các tính năng tự động hóa chẳng hạn như gửi email tự động, chấm điểm khách hàng tiềm năng, cập nhật dữ liệu,...

Bảo mật và tuân thủ các quy định về dữ liệu

Đảm bảo phần mềm CRM của bạn ưu tiên bảo mật dữ liệu và tuân thủ các quy định có liên quan, chẳng hạn như FERPA. Điều này thể hiện thông qua một số tính năng của phần mềm như kiểm soát quyền truy cập và mã hóa dữ liệu mạnh mẽ để bảo vệ những thông tin nhạy cảm của người dùng.

Lựa chọn dựa trên thương hiệu

Uy tín của thương hiệu trên thị trường cũng là một yếu tố để đánh giá chất lượng hệ thống CRM. Những yếu tố khác như dịch vụ hỗ trợ khách hàng hay các cam kết cập nhật và cải tiến sản phẩm cũng cần được xem xét đối với một thương hiệu. Do đó hãy lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có uy tín với thành tích và kinh nghiệm lâu dài trong lĩnh vực giáo dục. 

Chẳng hạn như hiện nay, Salesforce là nhà cung cấp CRM hàng đầu kể từ năm 2016, chiếm khoảng 19.5% thị phần. Microsoft Dynamics cung cấp một bộ công cụ toàn diện được tích hợp liền mạch với các sản phẩm khác của Microsoft để tạo một hệ sinh thái gắn kết cho các tổ chức giáo dục,...

Ngoài ra, việc dựa trên những phản hồi về thương hiệu của người dùng khác cũng là một cách hiệu quả để tổ chức đánh giá phần mềm và đưa ra lựa chọn đúng đắn. Trải nghiệm của họ sẽ cung cấp cho bạn những hiểu biết có giá trị về điểm mạnh, điểm yếu cũng như những dịch vụ nổi bật của thương hiệu.

Lựa chọn dựa trên chi phí và lợi tức đầu tư (ROI)

Cần xem xét cấu trúc giá và lợi tức đầu tư (ROI) của phần mềm CRM trước khi lựa chọn và quyết định sở hữu. Hãy xem xét các yếu tố như chi phí trả trước, chi phí triển khai, bảo trì liên tục cũng như khả năng tiết kiệm ngân sách từ quá trình tối ưu hóa.

Hiện nay trên thị trường, có rất nhiều lựa chọn CRM với các mức chi phí khác nhau dao động từ 10 đến hàng trăm USD một tháng. Một số phần mềm còn cung cấp bản phiên bản miễn phí cho người dùng. Với mức giá đa dạng, các tổ chức ở mọi quy mô có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với nguồn lực của mình.

Mặc dù có thể sẽ tốn kém một khoản đầu tư ban đầu để triển khai hệ thống CRM cho ngành giáo dục nhưng về lâu dài, lợi ích mà tổ chức nhận được thường lớn hơn chi phí bởi khả năng tự động hóa các tác vụ, giảm lao động thủ công và cải thiện hiệu quả hoạt động của CRM.

Tuy nhiên, cũng đừng quên dự đoán và so sánh giá trị lợi ích lâu dài mà phần mềm mang lại với chi phí đã bỏ ra, điều này sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra lựa chọn hoặc lên kế hoạch nhằm tiết kiệm chi phí hơn.

Một nghiên cứu của Meritt đã cho thấy, chỉ có 50% các tổ chức giáo dục đang sử dụng phần mềm CRM. Hy vọng rằng bài viết trên đây của Bizfly sẽ giúp các tổ chức có thể lựa chọn được phần mềm CRM phù hợp và tốt nhất cho mình, từ đó tăng tỷ lệ ứng dụng phần mềm này trong ngành giáo dục.