5 lợi ích của CRM với ngành giáo dục nếu biết triển khai đúng cách

Công nghệ đã thay đổi hoàn toàn diện mạo của ngành giáo dục. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của học viên và tối ưu hóa hoạt động của nhà trường, các đơn vị giáo dục ngày càng cần ưu tiên việc ứng dụng các giải pháp công nghệ. Phần mềm CRM cho giáo dục chính là chìa khóa để nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu quả tuyển sinh và quản lý học viên một cách chuyên nghiệp.

Nâng cao hiệu quả tuyển sinh

Việt Nam là đất nước có chỉ số kết nối di động cao: Cứ 10 người Việt sẽ có 8 người dùng điện thoại di động (Google APAC) và 46% người sở hữu máy tính cá nhân. Đây là điểm sáng giúp học sinh dễ dàng tiếp cận với công nghệ giáo dục hơn.

Theo số liệu mới nhất của Tổng cục Thống kê về tình hình kinh tế - xã hội, GDP bình quân đầu người năm 2023 đạt 4.284 USD và được IMF dự báo đến năm 2025 sẽ vượt mốc 5.000 USD. Chi tiêu trung bình cho giáo dục chiếm khoảng 4.90% tổng thu nhập, cao hơn cả Singapore. Như vậy, các phụ huynh đang tích cực đầu tư mạnh tay cho việc học tập của con em mình, mở ra những cơ hội mới cho ngành giáo dục.

Nhưng thách thức và cơ hội thì luôn song hành với nhau. Tuyển sinh luôn là một trong những bài toán lớn của các đơn vị giáo dục. Mục tiêu tuyển sinh giờ đây không chỉ dừng ở việc làm sao để thu hút thật nhiều hồ sơ đăng ký, mà còn phải tối ưu hóa quy trình làm việc của các cán bộ, nuôi dưỡng và gia tăng tính thương hiệu cho nhà trường, kết nối sâu hơn với sinh viên. Quá nhiều mục tiêu khiến cho cách thức tuyển sinh thông thường trở nên lạc hậu, không còn khả năng đáp ứng các vấn đề. 

Bức tranh tuyển sinh đã khác biệt rất nhiều so với những năm trước, đòi hỏi sự thích ứng nhanh nhạy, linh hoạt của các trường. Đặc biệt trong giáo dục thì đổi mới là cả một vấn đề rất lớn, rất khó. Trong một sự kiện gần đây về Chuyển đổi số cho lĩnh vực giáo dục, ông Lê Phú Thế - Marketing Manager, Bizfly đã đặc biệt nhấn mạnh, “Muốn chiến thắng, các trường hãy đổi mới sáng tạo và coi tuyển sinh là một Startup”.

Một khi bước vào cuộc đua tuyển sinh khốc liệt thì những hạn chế, nhược điểm của mỗi trường mới được bộc lộ rõ: Website lỗi thời, thường xuyên lỗi, tỷ lệ thoát cao, Fanpage ảm đạm, quy trình quản lý rối ren, chồng chéo, thiếu công cụ duy trì tương tác với học viên…Quá nhiều vấn đề tồn tại khiến các trường gặp khó khăn trong việc tìm kiếm giải pháp. Nếu mỗi bài toàn đòi hỏi một giải pháp riêng thì các đơn vị sẽ phải bỏ ra vốn đầu tư khổng lồ và bộ máy vận hành cồng kềnh. Đó là lúc, vai trò của CRM được phát huy cao nhất.

Tích hợp và quản lý dữ liệu

Phần mềm CRM cho phép các trường học, đại học và tổ chức giáo dục tích hợp và quản lý dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Từ các yêu cầu thông tin trên trang web, các hội thảo tuyển sinh, đến các cuộc trò chuyện trực tiếp với học viên tiềm năng, tất cả đều được tập trung và xử lý một cách có hệ thống. Việc này giúp các tổ chức giáo dục dễ dàng theo dõi và phân loại học viên tiềm năng dựa trên mức độ quan tâm và tương tác của họ.

Ví dụ như với phần mềm BizCRM, trường học có thể quản lý dữ liệu của các bạn học viên từ nhiều nguồn khác nhau như: Hội thảo, sự kiện, Website, Fanpage, Zalo... tránh tình trạng data rời rạc và khó đồng bộ.

Tối ưu hóa quy trình theo dõi và chăm sóc học viên tiềm năng

Phần mềm CRM cung cấp các công cụ tự động hóa quy trình theo dõi và chăm sóc học viên tiềm năng. Từ việc gửi email chào mừng, cung cấp thông tin về khóa học, đến nhắc nhở về các mốc thời gian quan trọng, tất cả đều có thể được thiết lập và thực hiện một cách tự động. Điều này không chỉ giảm tải công việc cho nhân viên tuyển sinh mà còn đảm bảo học viên tiềm năng nhận được thông tin một cách kịp thời và đầy đủ.

Phân tích dữ liệu và dự đoán xu hướng

CRM cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp các tổ chức giáo dục nhận diện và dự đoán xu hướng tuyển sinh. Dựa trên các dữ liệu đã thu thập, các tổ chức có thể đưa ra các chiến lược tuyển sinh phù hợp, nhắm đúng đối tượng học viên tiềm năng và tối ưu hóa chiến dịch tuyển sinh của mình.

Nâng cao trải nghiệm học viên

Gen Z lại rất nhạy cảm với trải nghiệm trên nền tảng số. Chỉ cần một lỗ hổng nhỏ trên hành trình tuyển sinh và học tập cũng có thể gây ra những ảnh hưởng to lớn. Sẽ ra sao nếu một ngôi trường đào tạo về công nghệ nhưng từ fanpage tới website đều lỗi thời cả về giao diện lẫn thông tin? 

Vì vậy, đây chính là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một tổ chức giáo dục. Trải nghiệm học viên không chỉ nằm ở quá trình tuyển sinh, mà còn ở quá trình đào tạo, tư vấn và kết nối giữa nhà trường, học sinh và phụ huynh. Vì vậy, đây là một quá trình xuyên suốt và dài hạn, đòi hỏi tính đồng nhất và liên tục. 

Để xây dựng được hệ thống chăm sóc học viên hoàn chỉnh, không gì thích hợp hơn giải pháp CRM. Thông qua phần mềm CRM, các đơn vị giáo dục có thể cài cắm các yếu tố giúp gia tăng kết nối với học viên và phụ huynh trên mọi điểm chạm.

Cá nhân hóa dịch vụ

CRM cho phép các tổ chức giáo dục cá nhân hóa các dịch vụ, cách phản hồi của mình theo nhu cầu và mong muốn của từng học viên. Từ việc cung cấp các lộ trình học tập riêng biệt, đến việc tư vấn và hỗ trợ học tập, tất cả đều có thể được cá nhân hóa dựa trên dữ liệu thu thập trên hệ thống. Điều này giúp học viên cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ tốt hơn, từ đó tăng cường sự hài lòng và gắn bó của họ với ngôi trường mình đang theo học.

Hỗ trợ học tập và tương tác

Phần mềm CRM cung cấp các công cụ hỗ trợ học tập, tương tác giữa học viên và nhà trường. Nếu tích hợp CRM trên website, các giảng viên có thể dễ dàng nắm bắt được mối quan tâm của học viên, profile chi tiết nhất (tên, tuổi, khoa, môn học…) nhanh chóng kết nối và giải đáp kịp thời các thắc mắc. Điều này giúp tạo ra một môi trường học tập linh hoạt và tương tác, nâng cao hiệu quả học tập của học viên.

Đo lường và cải thiện chất lượng dịch vụ

CRM cho phép các tổ chức giáo dục theo dõi và đo lường mức độ hài lòng của học viên thông qua các khảo sát và phản hồi, đồng thời tạo ra các báo cáo realtime về hiệu suất chăm sóc theo từng phòng ban hoặc từng cá nhân. Dựa trên các thông tin này, cấp quản lý có thể dễ dàng đo lường, bao quát chất lượng công việc và đưa ra các biện pháp cải thiện chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong muốn của học viên.

Tạo mối quan hệ với học viên cũ

Nếu xem xét qua lăng kính kinh doanh thì học viên cũ chính là những khách hàng đã mua, có tiềm năng để gia tăng lòng trung thành, khiến họ sẵn sàng truyền thông miễn phí và lôi kéo thêm những người mua mới. 

Với ngành giáo dục trong thời đại số, các trường hoàn toàn có thể gia tăng sự kết nối với các học viên cũ thông qua các kênh như fanpage, email. Trải qua một thời gian dài học tập, họ sẽ là những người có profile chi tiết nhất trên CRM. Kho lưu trữ dữ liệu về đối tượng này sẽ trở thành “mỏ vàng” nếu các trường biết cách khai thác và bảo mật.

Nếu sử dụng CRM, các trường học có thể quản lý dữ liệu học viên cũ thông qua tính năng  lưu trữ và chuẩn hóa một cách có hệ thống. Từ thông tin liên lạc, lịch sử học tập, đến các hoạt động và đóng góp của họ sau khi tốt nghiệp, tất cả đều được quản lý một cách chi tiết. Việc này giúp các tổ chức dễ dàng liên lạc và duy trì mối quan hệ với học viên cũ.

Ngoài ra, CRM còn cung cấp các công cụ để xây dựng và quản lý các điểm chạm, event và chiến dịch loyalty dành riêng cho học viên cũ. Từ các buổi họp mặt, hội thảo, đến các dự án hợp tác và phát triển, tất cả đều có thể được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả. Điều này không chỉ giúp duy trì mối quan hệ với học viên cũ mà còn tạo ra các cơ hội hợp tác và phát triển mới.

Các trường còn có thể tận dụng CRM để xây dựng và phát triển mạng lưới cộng đồng học viên. Thông qua các công cụ tương tác và giao tiếp, học viên cũ có thể dễ dàng kết nối và tương tác với nhau, chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc và cuộc sống. Điều này tạo ra một mạng lưới cộng đồng học viên vững mạnh và gắn kết.

Phối hợp tốt hơn với các bộ phận, phòng ban

Sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận, phòng ban là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru và hiệu quả của một tổ chức giáo dục. Tuy nhiên, ở một số đơn vị giáo dục vẫn diễn ra tình trạng giao việc chồng chéo, đòi hỏi nhiều giấy tờ, thời gian xử lý chậm trễ, ảnh hưởng tới không chỉ hiệu suất làm việc mà còn tới hiệu quả tuyển sinh, chăm sóc học viên. Lúc này, CRM sẽ trở thành một công cụ hỗ trợ giúp các phòng ban phối hợp ăn ý với nhau, tạo ra luồng công việc liền mạch, đẩy nhanh hiệu suất xử lý, tránh lãng phí ngân sách.

• Khi sử dụng CRM, dữ liệu của toàn bộ tổ chức, từng bộ phận, phòng ban đều lưu trữ tập trung vào một nguồn, được chuẩn hóa và trở thành kho thông tin duy nhất.
• Mỗi khi có tác vụ mới, nhân viên sẽ chỉ cần truy cập vào hệ thống để tìm kiếm, từ thông tin học viên, lịch học, đến các báo cáo và dữ liệu phân tích. Tất cả đều được tích hợp và chia sẻ một cách có hệ thống.
• Điều này giúp các bộ phận, phòng ban dễ dàng phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.Quyền và độ chi tiết của thông tin phụ thuộc vào chức vụ, cấp độ tham gia vào dự án của nhân viên đó để đảm bảo an toàn dữ liệu. 

Ngoài ra, CRM còn giúp tối ưu hóa quy trình làm việc giữa các bộ phận, phòng ban. Từ việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc, đến việc báo cáo và đánh giá kết quả, tất cả đều có thể được quản lý và thực hiện một cách hiệu quả. Nếu có bất cứ tác vụ nào cần xử lý gấp, các quản lý hoặc người yêu cầu chỉ cần ghi chú lại trên ticket để nhân viên ưu tiên tiếp nhận. Trường hợp có tác vụ nào đến hạn, hệ thống sẽ gửi email thông báo tới nhân viên phụ trách. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng trì trệ, chồng chéo và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban.

Tự động hóa các tác vụ: Thanh toán học phí, giao bài tập

“Giảm thủ công, tăng tự động” là một trong những mục tiêu trọng tâm của ngành giáo dục khi ứng dụng CRM. Tự động hóa các tác vụ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong công việc. Tuy nhiên, nếu chỉ sử dụng một mình CRM sẽ rất khó để triển khai và vận hành. Các trường cần ưu tiên lựa chọn những giải pháp CRM có khả năng tích hợp sâu với nhiều phần mềm khác như kế toán, quản trị nội bộ, website, app của trường…Điều này sẽ cho phép các đơn vị giáo dục có thể tự động hóa được một số công việc như:

• Thanh toán tự động: Từ việc gửi thông báo thanh toán đến học viên và phụ huynh khi đến hạn qua email hoặc tin nhắn SMS, tạo hóa đơn, đến việc theo dõi và ghi nhận các khoản thanh toán, tất cả đều có thể được thực hiện một cách tự động. Điều này không chỉ giúp giảm tải công việc cho nhân viên tài chính mà còn đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra một cách nhanh chóng và chính xác.
• Quản lý bài tập: Giáo viên có thể tạo bài tập trên hệ thống CRM và thiết lập để tự động giao bài cho học viên vào những thời điểm nhất định. Cùng lúc đó, học viên nhận được thông báo qua email hoặc trên app về bài tập mới. Khi đến thời hạn nộp bài, hệ thống có thể tự động nhắc nhở học viên để không bỏ lỡ thời hạn.

BizCRM - Giải pháp toàn tối ưu cho trường đại học, cơ sở giáo dục

Trong số nhiều giải pháp trên thị trường hiện nay, BizCRM - Phần mềm nằm trong bộ giải pháp Bizfly Martech, được vận hành bởi VCCorp được rất nhiều cơ sở giáo dục tin dùng. Phần mềm BizCRM có thể giúp trường học tối ưu được nhiều quy trình, nâng cao trải nghiệm của học viên và nâng cao hiệu quả tuyển sinh.

• Toàn bộ dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau được đồng bộ trên phần mềm, giúp quản lý thông tin học viên dễ dàng hơn.
• Tính năng Automation của phần mềm có thể giúp trường học gửi thông báo, các thông tin quan trọng đến học viên.
• Hệ thống báo cáo chuyên sâu, đầy đủ dữ liệu giúp trường có thể xem được tổng số học viên đăng ký, tổng số học viên nhập học... theo dõi được lý do vì sao học viên không nhập học....
• Bộ lọc chuyên sâu của BizCRM có thể giúp bạn lọc được giai đoạn của học viên, lọc theo kênh thu thập data, lọc theo chuyên ngành học viên đăng ký... cùng rất nhiều tính năng chuyên sâu khác.

BizCRM đã được rất nhiều cơ sở giáo dục tại Việt Nam tin dùng như: Đại học Ngân hàng TPHCM, Onschool, Educap... và đánh giá là giải pháp tối ưu cho đơn vị trong tiếp cận, thu hút, chăm sóc các ứng viên/học viên, tối ưu được thời gian, công sức cho bộ phận tuyển sinh cũng như cho giảng viên đứng lớp.

Xem thêm: Tăng cường hiệu quả tuyển sinh với BizCRM và BizChat: Câu chuyện thành công của Đại Học Ngân Hàng TP Hồ Chí Minh 

Phần mềm CRM là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các cơ sở giáo dục trong việc nâng cao hiệu quả tuyển sinh, quản lý học viên, tạo dựng mối quan hệ với học viên và nâng cao chất lượng giáo dục. Việc đầu tư vào phần mềm CRM là một quyết định sáng suốt giúp nhà trường tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững.