Quản lý học viên là gì? Ứng dụng phần mềm CRM vào quản lý học viên

Quản lý học viên như thế nào để đồng bộ hóa về kiến thức, số lượng học viên, chất lượng giảng dạy của giáo viên,... chưa bao giờ là dễ dàng khi tình trạng các trung tâm dạy thêm liên tục tăng dần dễ mất kiểm soát. Hãy theo chân Bizfly để cùng tìm hiểu thêm những khó khăn phát sinh trong việc quản lý và hiệu quả như thế nào khi sử dụng phần mềm CRM qua bài viết sau đây. 

Quản lý học viên là gì?

Quản lý học viên là toàn bộ quá trình theo dõi, tương tác với học viên từ lúc tham gia đến khi hoàn thành xong khóa học. Ngoài ra đây là quá trình quản lý số lượng học viên, chương trình giảng dạy, chất lượng dạy học của giáo viên, cơ sở vật chất, trang thiết bị,... Việc quản lý khá rắc rối nếu vẫn giữ lối tư duy cũ sẽ đi vào đường mòn là điều hiển nhiên, ảnh hưởng lớn đến chất lượng trung tâm rất nhiều.

Khó khăn trong việc quản lý học viên hiện nay

Những yếu tố chính gây khó khăn khi quản lý học viên mà nhiều trung tâm gặp phải:

Chưa đáp ứng đúng kỳ vọng của học viên trong quá trình đào tạo

Chương trình học tốt là nơi cung cấp lượng kiến thức vững vàng phản ánh qua chất lượng giáo viên và chuyên môn của từng ngành học. Khi học viên đã đăng ký một khóa học nào đều có một sự kỳ vọng nhất định cải thiện kỹ năng sau một quá trình học. 
Nếu một trung tâm chỉ chăm chăm trong việc tìm kiếm số lượng học viên mà quên đi chất lượng đầu ra dẫn đến tình trạng bỏ học giữa chừng. Vì thế, các trung tâm phải luôn không ngừng học hỏi cái mới từ đối thủ, theo dõi tương tác thường xuyên trong việc quản lý học viên và cải tiến liên tục về chất lượng giảng dạy để tránh tình trạng thất vọng, khiếu nại và bỏ học.

Quy trình quản lý chưa tốt

Khách hàng đăng ký vào một khóa học thuộc các đối tượng và độ tuổi khác nhau tạo nên một khối lượng thông tin học viên khổng lồ dẫn đến sự tắc nghẽn trong quá trình quản trị. Việc thống nhất một quy trình quản lý học viên khoa học là cần thiết từ việc chắt lọc thông tin, hệ thống chi tiết lập ra các nhóm danh sách để dễ dàng bám sát vào quá trình giảng dạy. Nếu trung tâm vẫn quản lý theo phương pháp thủ công sẽ dễ phát sinh thêm nhiều chi phí, vừa tốn thời gian công sức vừa phải thuê thêm nguồn nhân sự mới. Vì vậy việc tìm kiếm một ứng dụng phần mềm quản lý học viên hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm tài nguyên gấp nhiều lần.

Quy trình quản lý chưa khoa học sẽ gây nên những khó khăn nhất định đến sự phát triển của trung tâm

Lợi ích khi ứng dụng công nghệ vào quản lý học viên

Một bước tiến đột phá trong quá trình quản lý học viên chính là áp dụng ứng dụng công nghệ hiện đại giúp trung tâm dễ thở hơn, khi việc quản lý không còn là trở ngại sẽ đầu tư hoàn toàn thời gian cải tiến chất lượng dịch vụ của mình.

• Quản lý khách hàng: Khi khối lượng thông tin khách hàng quá khổng lồ thì việc kiểm kê, tìm kiếm tên học viên trong hàng ngàn sổ sách là điều không tưởng. Dễ dàng hơn khi trung tâm sử dụng phần mềm quản lý học viên thì việc lưu lại và tìm thông tin khách hàng, lịch sử tư vấn, quá trình học,... đã không còn ngốn quá nhiều thời gian.
• Quản lý thu học phí: Thất thoát học phí là tình trạng vẫn còn tồn tại ở nhiều trung tâm hiện nay. Nếu các nhà quản trị không nhạy bén với công nghệ hiện đại, ứng dụng phần mềm quản lý học viện vào sâu trong chu trình quản lý dễ gây nên những lỗi nghiêm trọng mất tiền oan đến doanh thu của trung tâm.
• Chức năng điểm danh và đánh giá học viên: Chức năng đánh giá học viên cũng là một ưu điểm khi áp dụng phần mềm quản lý học viên, theo dõi được sự chuyên cần, mức độ học hiểu kiến thức và quá trình đánh giá của giáo viên.
• Quản lý khóa học và lên lịch lớp học mới: Một chức năng khác của phần mềm là báo cáo chi tiết quá trình quản lý, doanh thu, chi phí và sắp xếp lại thời khóa biểu của lớp học.

Áp dụng ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ tiết kiệm được thời gian và các chi phí phát sinh

Các cách để quản lý học viên hiệu quả hiện nay

Quản lý học viên chưa bao giờ là điều dễ dàng, “gỡ rối tơ lòng” bằng các cách sau:

Xác định khách hàng mục tiêu

Đưa ra những kế hoạch cụ thể rõ ràng nhằm tìm ra được đối tượng khách hàng tiềm năng, từ đó sẽ giúp việc quản lý học viên của trung tâm dễ dàng có cái nhìn chi tiết, định hướng tốt hơn trong quá trình phát triển kinh doanh theo mục tiêu khách hàng đã tìm trước đó.

Đầu tư cơ sở vật chất và đội ngũ nhân viên

Đối với một trung tâm muốn phát triển bền vững thì việc đầu tư vào hệ thống cơ sở vật chất và chất lượng nhân viên chưa bao giờ là thừa thãi. Trang thiết bị hiện đại, tiện nghi chính là một điểm sáng giúp trung tâm lợi thế hơn so với đối thủ cạnh tranh.

Chất lượng giáo viên, chuyên viên tư vấn và chăm sóc khách hàng chính là bộ mặt thương hiệu thúc đẩy cho sự phát triển của một trung tâm. Việc quản lý học viên sẽ dễ dàng hơn nếu nguồn nhân lực này được hướng dẫn bài bản, tận tâm với nghề cao sẽ góp phần nâng cao sự hài lòng của khách hàng về mức độ chuyên nghiệp của trung tâm.

Quảng cáo và marketing

Có thế thấy hiện nay mạng xã hội quá quen thuộc với người dùng, việc quảng cáo và tiếp thị trực tiếp trên Facebook, Instagram, Fanpage, các diễn đàn hội nhóm,... sẽ giúp tiếp cận khách hàng tiềm năng trong thị trường. Ngoài ra, thu hút khách hàng bằng các chương trình giảm giá, tổ chức cuộc thi, giải thưởng hấp dẫn cũng là một phương pháp hiệu quả có thể áp dụng.

Sử dụng phần mềm quản lý khoa học

Khá nhiều các trung tâm đã bắt đầu công cuộc sử dụng phần mềm quản lý học viên để đưa vào hệ thống. Là một công cụ được tích hợp công nghệ hiện đại hàng đầu sẽ giúp trung tâm xử lý triệt để các vấn đề gặp phải một cách tuyệt vời trong việc quản lý quy trình nội bộ cho đến học viên.

Các giải pháp giúp quản lý học viên hiệu quả

Ứng dụng phần mềm CRM vào quản lý học viên

CRM (viết tắt của Customer Relationship Management) là phần mềm quản lý học viên được lựa chọn hàng đầu của nhiều trung tâm hiện nay. Quản lý theo một chu trình nhất quán, tất cả mọi thông tin khách hàng, học viên sẽ được lưu trữ tại hệ thống. Nhờ đó việc quản lý sẽ dễ dàng và khoa học hơn, được sắp xếp một cách bài bản, đó chính là ưu điểm vượt trội khi sử dụng phần mềm này so với cách quản lý truyền thống.

Phần mềm CRM giúp việc quản lý trở nên dễ dàng và tối ưu nhất

Các chức năng vượt trội như khi học viên đăng ký khóa học, sẽ được dán nhãn, phân loại theo màu sắc để dễ dàng tư vấn và sắp xếp lớp học phù hợp. CRM giúp quản lý học viên nhanh chóng trong việc tìm kiếm theo tên, số điện thoại và lưu trữ toàn bộ thông tin sau quá trình học tại trung tâm. Ngoài ra còn giúp trung tâm kiểm soát dễ dàng các chi phí quản lý giúp tiết kiệm được khá nhiều nguồn tài nguyên.

Không còn phải “Căng não” trong việc quản lý học viên, việc ứng dụng phần mềm CRM sẽ giúp trung tâm tiết kiệm cả thời gian và chi phí hơn rất nhiều. Với bài chia sẻ trên, Bizfly rất mong muốn góp một phần nhỏ giúp trung tâm tìm ra được giải pháp đúng đắn trong quá trình quản lý và phát triển doanh nghiệp mình.