Cách quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing hiệu quả cho doanh nghiệp

Ngày nay, có đến 87% nhà tiếp thị tăng cường đầu tư vào chiến dịch tiếp thị qua email (theo báo cáo tình trạng tiếp thị năm 2024 của HubSpot). Vì vậy, việc quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing rất quan trọng để doanh nghiệp tối ưu hiệu quả chiến dịch quảng bá sản phẩm. 

Những khó khăn trong quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing

Ngày nay, bên cạnh những lợi ích mà chiến dịch tiếp thị email đem lại, không ít doanh nghiệp gặp các vấn đề khó khăn trong quản lý và chăm sóc dữ Email Marketing như: 

Không có nguồn lực và ngân sách

Vấn đề thiếu hụt nguồn  lực và ngân sách khiến các công ty phải cân nhắc kỹ lưỡng khi đầu tư vào các công cụ và phần mềm chuyên dụng cho tiếp thị email. Do vậy, trong trường hợp không có quá nhiều ngân sách, các doanh nghiệp buộc phải lựa chọn sử dụng các giải pháp miễn phí hoặc có chức năng hạn chế để tiết kiệm chi phí. Từ đó, đôi khi dẫn đến hiệu quả của chiến dịch sẽ không đạt như mong đợi. 

Quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing gặp khó vì thiếu phần mềm hỗ trợ

Việc thiếu hụt các phần mềm hỗ trợ khiến các doanh nghiệp gặp khó khăn trong thiết kế mẫu email. Khi đó, việc tạo ra các mẫu email chuyên nghiệp và thu hút trở nên gian nan do các công cụ miễn phí thường bị giới hạn về tính năng và khả năng tùy chỉnh.

Hậu quả là, email được tạo ra rất nhàm chán và thiếu sức hút, dẫn đến tỷ lệ mở và tương tác thấp. Chưa kể, điều này còn khiến việc thiết kế email tốn nhiều thời gian mà lại không đảm bảo được tính nhất quán. 

Khó khăn trong việc quản lý mẫu

Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ tạo mẫu email, dù có sẵn, cũng đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức và kỹ năng nhất định. Điều này dẫn đến nhu cầu đào tạo, tốn kém chi phí và thời gian, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ với nguồn vốn hạn chế.

Rào cản trong tương tác với khách hàng

Khả năng tương tác thấp giữa các ứng dụng văn phòng và hệ thống CRM gây cản trở cho việc tùy chỉnh và tích hợp dữ liệu khách hàng vào các mẫu email và thông báo. Hệ quả là, việc quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing trở nên khó khăn.

Hạn chế trong theo dõi, đánh giá hiệu quả

Khả năng theo dõi các chỉ số hiệu quả quan trọng như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ hủy đăng ký và tỷ lệ chuyển đổi bị hạn chế ở những công cụ miễn phí. Khi đó, việc thiếu các dữ liệu chi tiết trên sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của chiến dịch và đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Quản lý danh sách email khách hàng trở nên phức tạp

Khả năng tự động hóa các quy trình quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing như tự động cập nhật, tự động gửi email theo lịch trình hoặc theo hành vi tương tác của khách hàng cũng bị hạn chế ở các công cụ miễn phí.

Do đó, doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian và công sức để thực hiện thủ công các công việc quản lý danh sách email. Điều này cũng ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả hoạt động.

Hạn chế về quyền truy cập & kiểm soát

Quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing thủ công doanh nghiệp sẽ không kiểm soát được quyền truy cập và chia sẻ dữ liệu mẫu email và thông báo một cách linh hoạt. Điều này có thể dẫn đến rò rỉ thông tin bảo mật và vi phạm dữ liệu khách hàng, gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. 

Những nguyên nhân trên đây cho thấy việc quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing hiệu quả đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong các chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần đọc ngay các hướng dẫn chi tiết của Bizfly dưới đây để tối ưu cho hiệu quả nhé! 

Hướng dẫn quản lý & chăm sóc Email Marketing đơn giản - hiệu quả

Để quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing hiệu quả các giải pháp sau đây được cho là thông dụng nhất: 

Sử dụng phần mềm CRM tích hợp chức năng Email Marketing

Việc ưu tiên sử ứng dụng các phần mềm CRM có tính năng Email Marketing sẽ giúp doanh nghiệp tạo và quản lý các chiến dịch email một cách dễ dàng và hiệu quả hơn trên cùng một nền tảng.

Hơn nữa, các dữ liệu khách hàng được lưu trữ và phân tích trong phần mềm CRM giúp doanh nghiệp cá nhân hóa nội dung email, đồng thời tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc thiết kế, triển khai và theo dõi các chiến dịch Email Marketing.

Sử dụng phần mềm Email Marketing riêng biệt

Nếu không muốn tích hợp chức năng Email Marketing vào phần mềm CRM, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng phần mềm chuyên biệt để triển khai chiến dịch tiếp thị Email. Thông thường, các phần mềm Email Marketing chuyên dụng thường cung cấp nhiều tính năng cao cấp và đa dạng hơn.

Nhờ đó, chúng thường có hiệu suất hoạt động cao và khả năng tự động hóa khá tốt. 

Phân tích dữ liệu khách hàng

Bằng cách khai thác thông tin chi tiết từ hệ thống CRM, doanh nghiệp có thể thấu hiểu rõ hơn về khách hàng, từ đó cá nhân hóa nội dung và tối ưu hóa hiệu quả chiến dịch. Các dữ liệu nhận được có thể là thông tin cá nhân (như tên, tuổi, giới tính, địa điểm), hành vi mua sắm (như lịch sử mua hàng, sản phẩm yêu thích), và sở thích (như xu hướng tìm kiếm, trang web yêu thích). 

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tạo ra chân dung khách hàng rõ nét, giúp thấu hiểu nhu cầu, mong muốn và hành vi của họ để tạo ra những email phù hợp, khuyến khích hàng thực hiện hành động mở. 

Theo dõi và đánh giá kết quả

Quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing từ phần mềm CRM là một trong những yếu tố dẫn đến thành công của chiến dịch tiếp thị email. Việc theo dõi các chỉ số quan trọng như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột, tỷ lệ chuyển đổi và doanh số giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chiến dịch từ đó xác định chiến lược nào hiệu quả và chiến lược nào cần cải thiện.

Bizmail giúp quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing hiệu quả

BizMail là phần mềm Email Marketing hiệu quả nhất hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing. Với các tính năng nổi bật như: 

• Cá nhân hóa nội dung email

Bằng cách phân tích và cá nhân hoá tiêu đề, nội dung email cho từng khách hàng cụ thể nhằm kích thích nhu cầu mở thư, phản hồi Email, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng. 

• Lọc địa chỉ Email trùng lặp & Email khả dụng

BizMail giúp sàng lọc email giả, spam hoặc không hợp lệ ra khỏi tệp dữ liệu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp chế tối đa rủi ro trong chiến dịch tiếp thị Email tới khách hàng

• Thiết lập gửi Email tự động

Tự động hóa việc chăm sóc khách hàng theo kịch bản. Đồng thời, thực hiện gửi email tự động đến đúng tệp khách hàng tiềm năng, tại đúng thời điểm. 

• Cảnh báo nguy cơ Spam

BizMail gợi ý bạn loại bỏ những từ ngữ nhạy cảm, bị bộ lọc của Google quy định là trái phép. Từ đó giúp chiến dịch Email Marketing của bạn giảm thiểu nguy cơ bị đánh dấu Spam. 

• Thực hiện việc báo cáo thống kê

Hệ thống Email Marketing báo cáo trực quan chiến dịch theo thời gian thực, đầy đủ các tỷ lệ: mở, click email, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng để giúp doanh nghiệp kịp thời đánh giá, so sánh, phân tích và điều chỉnh chiến lược phù hợp, kịp thời.

• Thực hiện phương pháp A/B Testing

Khi đó, BizMail sẽ tạo thử nghiệm A/B và gửi 2 phiên bản mail khác nhau để tìm ra phiên bản tốt nhất cho chiến dịch của bạn theo: Tiêu đề email, nội dung email hoặc thời gian gửi. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách quản lý và chăm sóc dữ liệu Email Marketing hiệu quả mà Bizfly đã chia sẻ đến bạn. Trường hợp bạn chưa tự tin về khả năng thực hiện quản lý tốt, hãy thử trải nghiệm BizMail chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên về những tính năng mà phần mềm đem lại.