Nhóm tiếp thị qua email: Vai trò, cấu trúc, cách xây dựng hiệu quả

Nhóm tiếp thị qua email thực hiện mọi hoạt động và điều chỉnh các chiến dịch email nhằm nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, thúc đẩy sự tương tác và phát triển chi tiết hơn các chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp. Đọc ngay bài viết của Bizfly để hiểu được tầm quan trọng cũng như cách xây dựng cơ cấu tiếp thị qua email hiệu quả. 

Tầm quan trọng của nhóm tiếp thị qua email 

Chiến dịch tiếp thị qua email bao gồm các hoạt động như gửi hàng loạt email đã được lên kế hoạch từ trước với các mục đích cụ thể. Ví dụ, các chiến dịch này có thể quảng bá sản phẩm mới, thu hút và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, hoặc thúc đẩy doanh số bán hàng để gia tăng lợi nhuận.

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của tiếp thị qua email:

• Nâng cao hiệu suất làm việc

Trong nhóm tiếp thị qua email, mỗi nhân sự sẽ được phân công phụ trách từng lĩnh vực và đầu việc khác nhau. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả làm việc của cả bộ phận, giảm thời gian hoàn thành công việc và đảm bảo kết quả tốt hơn.

• Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng 

Việc gửi đi các email có nội dung cá nhân hóa giúp giữ mối quan hệ tốt với khách hàng. Những email này được thiết kế để phục vụ đúng nhu cầu và mục tiêu của khách hàng, từ đó tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành của họ.

Xem thêm: Bí quyết cá nhân hóa Email Marketing tối ưu trải nghiệm cho khách hàng

Các thành viên trong nhóm tiếp thị email 

Để vận hành hiệu quả nhóm tiếp thị qua email trong doanh nghiệp, một số vị trí nhân sự không thể thiếu bao gồm: 

Người phát triển chiến lược

Trong nhóm tiếp thị qua email, người phát triển chiến lược giữ vai trò rất quan trọng. Họ đảm nhận một số công việc như:

- Xây dựng chiến lược cho chiến dịch email marketing: Xác định mục tiêu, đưa ra phương pháp tiếp cận hiệu quả để thu hút khách hàng.

- Xây dựng kế hoạch cho chiến dịch: Lên kế hoạch cho từng chiến dịch bao gồm ý tưởng, nội dung, chiến lược tin nhắn, tần suất gửi và thời gian gửi. 

- Phân khúc người nhận: Theo từng tiêu chí như: nhân khẩu học, hành vi trong quá khứ, mức độ tương tác của họ với doanh nghiệp. 

Người quản lý dự án 

Khi chiến dịch bắt đầu, nhóm tiếp thị qua email cần một người giám sát và quản lý trực tiếp dự án để điều phối các hoạt động trong chiến dịch hoàn thiện, hiệu quả. Việc cụ thể mà người quản lý phải thực hiện như:

- Quản lý kế hoạch chiến dịch: Tiến độ công việc, thời gian có đáp ứng như kế hoạch đề ra hay không. Nội dung, thiết kế, đánh giá, triển khai email đúng thời hạn không. 

- Phối hợp đội nhóm: Trao đổi, cập nhật, bàn bạc thực hiện các chức năng từ đội nhóm: Người viết nội dung, người thiết kế, người phát triển hay người phân tích dữ liệu 

- Phân bổ, quản lý nguồn lực: Người quản lý có trách nhiệm phân bổ nguồn lực như: Nhân lực, tài chính một cách phù hợp, đảm bảo chiến dịch thực hiện đúng kế hoạch.

Người xây dựng nội dung

Người xây dựng nội dung trong nhóm tiếp thị qua email có khả năng sáng tạo, viết nội dung phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách hàng. 

- Sản xuất nội dung văn bản: Cần đảm bảo nội dung thu hút, độc đáo, ý tưởng mới lạ. Dòng chủ đề, nội dung, tiêu đề, lời kêu gọi hành động (CTA) đều rõ ràng, khoa học và hấp dẫn. 

- Xác định khách hàng mục tiêu: Nghiên cứu hành vi, sở thích, nhân khẩu học để đưa ra nội dung phù hợp. 

- Hình ảnh thương hiệu đồng nhất: Ngôn từ, thông điệp của thương hiệu phải nhất quán để khách hàng nhận diện thương hiệu tốt nhất có thể. 

Người thiết kế email

Người thiết kế email có nhiệm vụ tạo ra các mẫu email trực quan và hấp dẫn, đảm bảo tính thẩm mỹ và sự tương tác của email. 2 yếu tố quan trọng nhất trong thiết kế email đó là:

- Sáng tạo: Thiết kế cần chuyên nghiệp, độc đáo, thu hút khách hàng. Bao gồm cả: Bố cục, phông chữ, đồ họa,...

- Hình ảnh: Tạo ra các sản phẩm hình ảnh độc đáo, bắt mắt, thể hiện được sự khác biệt nhưng vẫn cần thống nhất với thương hiệu về kích thước, màu sắc hay logo. 

Người phát triển  

Đây là những người chịu trách nhiệm mã hóa và xây dựng các mẫu, chiến dịch email, bao gồm công việc như:

- Mã hóa HTML/CSS: Đảm bảo rằng nội dung được hiển thị chính xác trên ứng dụng email và mọi nền tảng khác nhau. 

- Phát triển các mẫu: Nếu có thể, hãy tạo ra các mẫu email có thể tái sử dụng, tùy chỉnh cho các chiến dịch khác nhau mà vẫn duy trì được hình ảnh và độ nhận diện thương hiệu.

Người chịu trách nhiệm phân tích  

Ứng với tên gọi, người chịu trách nhiệm phân tích quá trình tiếp thị qua email cần theo dõi chiến dịch tổng thể. Những người này thường thực hiện các công việc sau:

- Phân tích dữ liệu: Nhà phân tích cần tiến hành kiểm tra các dữ liệu như: Tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ thoát, tỷ lệ đăng ký,...

- Theo dõi hiệu suất: Theo dõi hiệu quả tiếp thị của email qua thời gian, xem email còn hoạt động chính xác không. Đồng thời, xác định xu hướng và sự bất thường trong số liệu của mình nhằm đưa ra giải pháp và xử lý kịp thời. 

- Thử nghiệm A/B: Để thử nghiệm A/B, người chịu trách nhiệm phân tích sẽ chạy đồng thời 2 chiến dịch song song có cùng nội dung và thời gian thực hiện nhưng có thể chỉ khác nhau về tiêu đề hoặc CTA. Từ đó để xác định đâu là phương án tốt nhất. 

Giám đốc nhóm tiếp thị qua email

Đây là người đứng đầu nhóm tiếp thị qua email. Họ đảm nhận vai trò lãnh đạo, quản lý mọi hoạt động của nhóm. Ngoài ra, giám đốc cũng phải đảm bảo lãnh đạo nhóm hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu tiếp thị và tạo ra các chiến dịch email thành công. 

Để làm được những việc trên, giám đốc nhóm tiếp thị qua email cần: 

- Tương tác và hỗ trợ các thành viên khác 

- Xem xét kết quả, đưa ra quyết định hành đồng

- Xác định kế hoạch, phân chia công việc rõ ràng

- Đảm bảo tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn của doanh nghiệp, tổ chức

Các phần cấu trúc trong nhóm tiếp thị qua email có thể tự động hóa 

Tùy thuộc vào nguồn lực và yếu tố thời gian của chiến dịch tiếp thị qua email của bạn, một số vai trò hoặc chức năng có thể được tự động hóa. Dưới đây là cấu trúc trong nhóm tiếp thị có thể tự động hóa.

Người xây dựng nội dung

Trí tuệ nhân tạo (AI) vô cùng phát triển trong những năm gần đây, do đó,  AI hỗ trợ cho việc tiếp thị qua email cũng không ngoại lệ. 

Ví dụ, với sản phẩm Bizmail, trong kho giao diện có sẵn đến 100+ mẫu email phổ biến. Dễ dàng chỉnh sửa, thiết kế lại các mẫu email theo nhu cầu bằng các thao tác kéo - thả. 

Bên cạnh đó, Bizmail sẽ hỗ trợ cá nhân hóa nội dung email đến khách hàng từ tiêu đề và cả nội dung chi tiết đến từng khách hàng cụ thể, kích thích nhu cầu mở thư, phản hồi và nâng cao tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng từ email. 

Đồng thời Bizmail còn hỗ trợ cá nhân hóa nội dung cho người dùng nhờ AI, với kho sẵn 100+ mẫu email miễn phí, góp phần giúp bạn và doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc. 

Người quản lý 

Một số vai trò của nhà quản lý/ nhà chiến lược có thể được tự động hóa bởi yếu tố lên kế hoạch chiến dịch, lên lịch gửi email tự động đều có thể nhờ công cụ hỗ trợ được. 

Chẳng hạn như, phần mềm Bizmail, có thể hỗ trợ tối đa cho bạn bằng cách thiết lập chiến dịch gửi email tự động, đúng theo kịch bản, tiếp cận đúng tập khách hàng tiềm năng tại đúng thời điểm. Đảm bảo tỷ lệ vào hộp thư chính lên đến 95%.

Đồng thời, Bizmail sẽ gợi ý loại bỏ những từ ngữ nhạy cảm, bị bộ lọc của Google quy định là trái phép. Nhờ đó, giúp cho chiến dịch email marketing của bạn giảm thiểu nguy cơ bị đánh dấu spam. 

Người phân tích

Đặc biệt, giờ đây công việc của người phân tích trong nhóm tiếp thị qua email đã trở nên đơn giản và dễ dàng hơn nhờ phần mềm email marketing như Bizmail. Hỗ trợ và thay thế khá nhiều công việc như hỗ trợ phân tích số liệu, đưa ra báo cáo thống kê chi tiết, trực quan. 

Cụ thể hơn, hệ thống email marketing sẽ thống kê và đưa ra báo cáo theo thời gian thực, tỷ lệ mở, click email, tỷ lệ chuyển đổi khách,... giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá, so sánh, phân tích và điều chỉnh chiến lược phù hợp, kịp thời. 

Cách xây dựng nhóm tiếp thị qua email hiệu quả

Để xây dựng cơ cấu cho nhóm tiếp thị qua email hiệu quả, bạn có thể tuân theo các bước sau:

Xác định ngân sách

Hãy xác định ngân sách cho nhóm tiếp thị qua email bởi điều này giúp định rõ phạm vi và giới hạn tài chính mà nhóm có khả năng thực hiện các chiến dịch. Cụ thể như: 

- Các vị trí như: Người xây dựng nội dung, người thiết kế, người phát triển dự án có mức lương từ khoảng 10.000.000 - 25.000.000 đồng/ 1 tháng . 

- Ngân sách cho các công cụ, phần mềm hỗ trợ từ khoảng 1.000.000 - 20.000.000 đồng/ 1 tháng, tùy vào quy mô doanh nghiệp và gói dịch vụ phù hợp mà doanh nghiệp sử dụng. 

Tận dụng kết hợp các thành viên trong nhóm tiếp thị 

Việc xác định rõ vai trò, trách nhiệm và nhiệm vụ của mỗi thành viên dựa trên khả năng và kinh nghiệm của họ là cần thiết. Điều này giúp tạo ra sự chuyên nghiệp và tăng cường hiệu suất làm việc của cả nhóm.

• Người làm nội dung/người thiết kế

Nếu có thể tận dụng người làm nội dung của bạn để sử dụng các mẫu tiêu chuẩn có sẵn trong các công cụ/phần mềm tự động hóa email, họ có thể thực hiện chỉnh sửa và ghép các email vào với nhau mà không cần đến người thiết kế. Lúc này, một người có thể đảm nhiệm nhiều công việc hơn. 

• Người phát triển chiến lược/người quản lý

Trong trường hợp người phát triển chiến lược tiếp thị của bạn có khả năng quản lý dự án tốt, hãy kết hợp 2 vai trò này với nhau để giảm thiểu nhân sự, nâng cao hiệu suất. 

• Người phân tích/người phát triển chiến lược

Người phân tích dữ liệu và người phát triển chiến lược đều sở hữu khả năng về công nghệ, phần mềm. Vì vậy, nếu có thể tích hợp, 2 vị trí này có thể thực hiện được nhiệm vụ của nhau.

Xác định rõ cấu trúc của nhóm tiếp thị

Thiết lập cấu trúc rõ ràng cho nhóm tiếp thị qua email sẽ giúp tạo ra sự tổ chức và tương tác hiệu quả trong đội nhóm của mình. 

Xác định người đứng đầu nhóm, người chịu trách nhiệm lãnh đạo và phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên. Việc này nhằm giúp đảm bảo sự phân công công việc rõ ràng, trách nhiệm được chia sẻ và tạo ra sự cân đối trong quá trình làm việc.

Xác định các thiếu sót để khắc phục

Định kỳ đánh giá hoạt động của nhóm tiếp thị qua email để xác định các thiếu sót và hạn chế trong quá trình làm việc. Điều này có thể bao gồm việc: Đánh giá hiệu suất chiến dịch, đo lường tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp chuột,... 

Dựa trên phân tích này, xác định các điểm yếu và tìm cách khắc phục chúng. Điều này có thể thực hiện bằng cách cải thiện quy trình làm việc, cung cấp đào tạo và hỗ trợ cho các thành viên trong nhóm, hoặc thay đổi chiến lược tiếp thị.

Bài viết trên của Bizfly đã làm rõ tầm quan trọng của nhóm tiếp thị qua email và cách để xây dựng nhóm tiếp thị email hiệu quả trong mỗi doanh nghiệp. Hy vọng bạn có thêm góc nhìn mới và chi tiết hơn về nhóm tiếp thị qua email