Spam email là gì? Nguyên nhân và cách hạn chế thư rác

Spam email là những thư không mong muốn, thường được gửi hàng loạt để quảng cáo, quấy rối hoặc phát tán nội dung độc hại. Thư rác có thể gây gián đoạn công việc và có thể khiến người nhận bỏ sót thông tin quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế email quảng cáo, email lừa đảo và thư hợp lệ bị lọc nhầm cần được hiểu rõ và phân biệt rõ.

Hãy cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết spam email và xác định nguyên nhân, cách hạn chế tình trạng này khi gửi email trong bài viết sau:

Spam email là gì? Phân biệt thư rác, thư lừa đảo và email bị lọc nhầm

Spam email, hay thư rác, là email người nhận không mong muốn hoặc không yêu cầu, thường được phát tán đến nhiều địa chỉ. Nội dung có thể là quảng cáo không liên quan, chào mời lặp lại, thông báo trúng thưởng hoặc đường dẫn đáng ngờ.

Spam có thể chỉ gây phiền, nhưng cũng có thể được dùng để dẫn dụ người nhận truy cập website giả hoặc tải phần mềm độc hại. Vì vậy, cần xem xét mục đích và dấu hiệu của từng thư, thay vì mặc định mọi email rác đều là quảng cáo thông thường. Có ba khái niệm dưới đây cần được hiểu và phân biệt rõ:

Phishing có thể được phát tán qua spam, nhưng cũng có thể nhắm riêng vào một cá nhân hoặc doanh nghiệp. Theo Microsoft, mục tiêu của phishing thường là đánh cắp thông tin nhạy cảm bằng cách làm cho thông điệp giống liên lạc từ một bên đáng tin cậy.

Đối với doanh nghiệp, khi xem xét hành trình email vào inbox, cần phân biệt thêm delivery và deliverability: hệ thống nhận đã chấp nhận email chưa đồng nghĩa email xuất hiện trong Inbox. Bởi vậy, báo cáo “gửi thành công” không đủ để kết luận chiến dịch không gặp vấn đề spam.

Nguyên nhân xuất hiện spam email và khiến thư doanh nghiệp bị đánh dấu spam

Khi tìm nguyên nhân email spam, có hai hướng cần kiểm tra, đó là vì sao hộp thư nhận nhiều thư rác và vì sao email doanh nghiệp gửi đi bị phân loại không mong muốn. Mỗi hướng đòi hỏi dữ liệu và người phụ trách khác nhau.

Địa chỉ email được công khai hoặc chia sẻ qua nhiều dịch vụ

Khi địa chỉ email được dùng trên nhiều website, biểu mẫu và chương trình khuyến mại, phạm vi tiếp xúc của địa chỉ đó tăng lên. Một số đơn vị có thể chia sẻ thông tin liên hệ với bên thứ ba theo chính sách dữ liệu của dịch vụ.

FTC khuyến nghị người dùng kiểm tra cách doanh nghiệp sử dụng địa chỉ email trước khi cung cấp thông tin. Tuy nhiên, việc nhận nhiều spam không tự chứng minh tài khoản đã bị xâm nhập.

Với doanh nghiệp, nên kiểm kê các địa chỉ được công khai và mục đích sử dụng. Email tiếp nhận yêu cầu chung có thể cần xuất hiện trên website, còn tài khoản quản trị không nên được dùng tùy tiện để đăng ký tài liệu hoặc ưu đãi.

Doanh nghiệp gửi sai đối tượng hoặc vượt kỳ vọng nhận tin

Trong email marketing, một địa chỉ có trong CRM không đồng nghĩa khách hàng muốn nhận mọi nội dung tiếp thị. Khách hàng tải tài liệu về kế toán có thể không mong đợi chuỗi quảng cáo phần mềm bán hàng hằng ngày.

Đội marketing nên kiểm tra nguồn thu thập, nội dung đăng ký và lịch sử gửi trước khi đưa dữ liệu vào chiến dịch. Ví dụ, nếu biểu mẫu chỉ hứa gửi một báo cáo, doanh nghiệp cần xem lại cơ sở đưa người đăng ký vào bản tin dài hạn.

Trong một thảo luận cộng đồng email marketing, người triển khai phản ánh vẫn nhận báo cáo spam dù đã làm nút hủy đăng ký dễ thấy. Đây là trải nghiệm cá nhân, nhưng đặt ra tình huống cần kiểm tra: ngoài vị trí nút, nội dung và tần suất có còn đúng kỳ vọng không?

Cấu hình xác thực không phù hợp với nguồn gửi thực tế

Doanh nghiệp có thể gửi email từ nhiều hệ thống: hộp thư công việc, CRM, phần mềm email marketing và dịch vụ giao dịch. Cấu hình đúng cho một hệ thống chưa chứng minh mọi nguồn gửi đều được xác thực.

SPF xác định các máy chủ được phép gửi cho tên miền liên quan; DKIM dùng chữ ký số để hỗ trợ kiểm tra email. DMARC bổ sung việc đối chiếu tên miền hiển thị ở trường From với kết quả SPF hoặc DKIM theo cơ chế alignment.

Khi xác thực domain gửi email cho hệ thống email marketing, cần lấy email thực nhận của từng nguồn và xem kết quả xác thực. Việc chỉ nhìn thấy bản ghi DNS hoặc trạng thái cấu hình trên nền tảng chưa đủ để kết luận thư thực tế đã đạt yêu cầu.

Uy tín gửi, tần suất gửi và nội dung email gửi có nhiều dấu hiệu nghi ngờ

Ngay cả email xác thực thành công vẫn có thể gặp vấn đề phân phối. Google cho biết hệ thống phân loại kết hợp thông tin xác thực với báo cáo người dùng và các tín hiệu khác.

Khi rà soát uy tín tên miền gửi email, doanh nghiệp cần đối chiếu thời điểm xảy ra sự cố với thay đổi về danh sách, sản lượng và nội dung. Một chiến dịch tăng gửi đột ngột đến nhóm khách hàng lâu không liên hệ cần được điều tra khác với một nguồn gửi vừa thay đổi cấu hình.

Tiêu đề và người gửi cũng phải phản ánh đúng nội dung. Ví dụ, email quảng cáo dùng tiêu đề giống thông báo thanh toán có thể khiến khách hàng hiểu sai mục đích liên hệ. Việc xử lý cần bắt đầu từ trải nghiệm người nhận, thay vì chỉ tìm một danh sách “từ khóa spam” để thay thế.

Cách hạn chế spam email cho người nhận và doanh nghiệp gửi thư

Người nhận cần giảm thư không mong muốn mà vẫn giữ được email quan trọng. Doanh nghiệp gửi thư cần kiểm soát đối tượng, cấu hình và phản hồi để hạn chế tạo thêm tín hiệu bất lợi.

Phân loại thư trước khi báo cáo, chặn hoặc hủy đăng ký

Trên Gmail máy tính, người dùng có thể chọn email không mong muốn rồi nhấn Báo cáo thư rác. Với thư từ thương hiệu đã đăng ký nhưng không còn nhu cầu, nên sử dụng chức năng hủy đăng ký phù hợp. Nếu thư hợp lệ bị lọc nhầm, có thể chọn Không phải thư rác.

Cần phân biệt thư tiếp thị đáng tin cậy với thư giả mạo. Không nên bấm nút “hủy đăng ký” nằm trong một email có người gửi hoặc đường dẫn đáng ngờ; hãy dùng chức năng báo cáo của ứng dụng thư.

Với hộp thư doanh nghiệp, nên thống nhất cách xử lý thư nghi vấn và đầu mối tiếp nhận mẫu thư. Bộ phận kỹ thuật sẽ dễ điều tra hơn khi có email gốc thay vì chỉ một ảnh chụp phần nội dung.

Hạn chế cung cấp email tùy tiện và kiểm tra thông điệp bất thường

Người dùng nên xem xét mục đích của biểu mẫu trước khi nhập địa chỉ email. Có thể tách địa chỉ dùng cho giao dịch quan trọng với địa chỉ đăng ký bản tin để dễ quản lý, nhưng không nên coi việc tách địa chỉ là biện pháp chặn spam tuyệt đối.

Khi nhận email yêu cầu nhập mật khẩu, cung cấp thông tin thanh toán hoặc xử lý một việc “khẩn cấp”, hãy kiểm tra qua kênh quen thuộc. Có thể tự mở ứng dụng hoặc website chính thức thay vì đi theo đường dẫn trong thư. Google cũng khuyến cáo không cung cấp thông tin nhạy cảm qua những yêu cầu đáng ngờ.

Nếu đã nhập thông tin đăng nhập vào website nghi giả mạo, cần đổi mật khẩu liên quan và thông báo ngay cho bộ phận kỹ thuật khi dùng tài khoản công việc.

Kiểm soát danh sách nhận và quyền ngừng nhận email

Khi quản lý danh sách email marketing, nên lưu được nguồn đăng ký, thời điểm, nhóm nội dung và trạng thái nhận tin. Những trường dữ liệu này giúp đội vận hành giải thích vì sao một địa chỉ có mặt trong chiến dịch.

Có thể dùng xác nhận đăng ký hai bước khi cần kiểm tra quyền kiểm soát địa chỉ và giảm đăng ký nhầm. Tuy nhiên, xác nhận đăng ký không thay thế việc gửi đúng nội dung và tần suất đã thông báo.

Trước mỗi chiến dịch, đội marketing nên đối chiếu danh sách gửi với các yêu cầu ngừng nhận đã ghi nhận. Khi nhập lại dữ liệu từ CRM hoặc tệp cũ, cần kiểm tra để tránh đưa địa chỉ đã từ chối tiếp thị quay lại luồng gửi. Đây là điểm kiểm soát quy trình, không chỉ là thao tác thêm một liên kết ở cuối email.

Xác thực từng nguồn gửi và điều chỉnh tần suất gửi có kiểm soát

Đội kỹ thuật nên lập danh sách các hệ thống đang gửi dưới tên miền doanh nghiệp, sau đó lấy mẫu email từ từng nguồn để đối chiếu cấu hình. Khi sửa lỗi, cần gửi mẫu mới để xác nhận kết quả thay vì chỉ kiểm tra trạng thái trên giao diện quản trị.

Với email đến Gmail cá nhân, Google có yêu cầu khác nhau theo nhóm người gửi. Nhóm gửi số lượng lớn phải đáp ứng các yêu cầu bổ sung về SPF, DKIM, DMARC và cơ chế hủy đăng ký cho thư tiếp thị hoặc thư đăng ký nhận. Doanh nghiệp cần đọc đúng phạm vi áp dụng.

Nếu đang gặp sự cố, nên tách nhóm người nhận và nguồn gửi để thử nghiệm có kiểm soát. Việc thay đồng thời tên miền, nhà cung cấp, danh sách và nội dung sẽ khiến đội vận hành khó xác định thay đổi nào tạo ra kết quả.

Theo dõi nhiều tín hiệu trước khi tăng sản lượng email

Không nên đánh giá cải thiện chỉ bằng tỷ lệ mở hoặc số thư được báo “gửi thành công”. Có thể kiểm tra và đối chiếu các tín hiệu sau:

Với Postmaster Tools, spam rate phản ánh người dùng Gmail chủ động báo spam; chỉ số này không phải tỷ lệ toàn bộ email tự động bị đưa vào Spam. Dữ liệu cũng có độ trễ và có thể thiếu khi lưu lượng thấp. Vì vậy, không có dữ liệu hoặc không thấy khiếu nại chưa đủ chứng minh email đang vào Inbox.

BizMail - Giải pháp Email Marketing hiệu quả, hạn chế Spam

Giải pháp email marketing BizMail là giải pháp Email Marketing giúp doanh nghiệp quản lý danh sách khách hàng, tự động hóa chiến dịch và tối ưu chất lượng gửi email. Với khả năng phân khúc dữ liệu, cá nhân hóa nội dung, hỗ trợ xác thực tên miền và theo dõi hiệu quả chiến dịch, BizMail giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hoạt động gửi thư, hạn chế các yếu tố làm tăng nguy cơ email bị đánh dấu Spam và cải thiện khả năng tiếp cận khách hàng.

5 tính năng nổi bật của BizMail hỗ trợ hạn chế email vào Spam:

• Xác thực tên miền gửi: Hỗ trợ cấu hình SPF, DKIM và DMARC nhằm xác minh nguồn gửi, giảm nguy cơ email bị nhận diện là giả mạo.
• Phân khúc danh sách khách hàng: Phân nhóm người nhận theo dữ liệu, nhu cầu và hành vi để hạn chế gửi email đại trà, không đúng đối tượng.
• Email Automation: Thiết lập các chuỗi email tự động theo điều kiện và thời điểm phù hợp, giúp doanh nghiệp kiểm soát hành trình tương tác với khách hàng.
• A/B Testing: Thử nghiệm tiêu đề và nội dung email để lựa chọn phiên bản phù hợp, nâng cao mức độ tương tác của người nhận.
• Báo cáo và theo dõi chiến dịch: Theo dõi các chỉ số gửi email, lượt mở, lượt nhấp và phản hồi để phát hiện bất thường, từ đó điều chỉnh danh sách, nội dung và chiến lược gửi.

Để hạn chế Spam hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp các tính năng của BizMail với việc sử dụng danh sách nhận tin hợp lệ, duy trì nội dung đúng kỳ vọng và thường xuyên theo dõi chất lượng gửi. Không có phần mềm Email Marketing nào có thể bảo đảm 100% email luôn vào Inbox.

Câu hỏi thường gặp về vấn đề spam email

• Chỉ mở một spam email có làm tài khoản bị mất không? Chỉ mở thư không đồng nghĩa tài khoản đã bị chiếm quyền. Cần đặc biệt thận trọng với liên kết, tệp đính kèm và yêu cầu nhập thông tin. Nếu đã thực hiện thao tác đáng ngờ, nên lưu lại tình huống để bộ phận kỹ thuật xác định bước xử lý phù hợp.
• Có nút hủy đăng ký thì email không còn là spam đúng không? Không. Liên kết hủy đăng ký trong email marketing hỗ trợ người nhận ngừng nhận thư, nhưng không chứng minh nội dung được mong đợi hoặc nguồn dữ liệu phù hợp. Doanh nghiệp vẫn phải xem xét lý do liên hệ và phản hồi của khách hàng.
• Xóa hết thư rác có ngăn được thư mới không? Xóa thư giúp dọn hộp thư, nhưng không chặn nguồn gửi tiếp tục phát tán. Tùy tình huống, cần kết hợp báo cáo thư rác, chặn người gửi và hủy đăng ký từ nguồn đáng tin cậy. Bộ lọc cũng có thể phân loại nhầm, nên vẫn cần kiểm tra thư quan trọng.
• Có thể bảo đảm email doanh nghiệp luôn vào Inbox không? Không nên đưa ra bảo đảm tuyệt đối. Google lưu ý xác thực không đủ để bảo đảm thư được phân phối, vì bên phát tán spam cũng có thể xác thực email. Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi nhiều tín hiệu sau khi sửa cấu hình.

Kết luận

Spam email vừa gây gián đoạn công việc vừa có thể tạo ra rủi ro bảo mật. Cách hạn chế hiệu quả cần kết hợp xử lý thư nhận với kiểm soát dữ liệu, cấu hình và hành vi gửi. Hãy bắt đầu bằng việc xác định vấn đề nằm ở hộp thư cá nhân hay nguồn email doanh nghiệp. Từ đó, lựa chọn biện pháp phù hợp và theo dõi kết quả trước khi mở rộng hoạt động gửi.