3 mẫu thư xác nhận đặt phòng khách sạn, mẹo viết thư xác nhận đặt phòng

Thư xác nhận đặt phòng khách sạn không chỉ là bằng chứng cho việc đặt phòng mà còn giúp khách hàng yên tâm hơn về những chi tiết quan trọng như ngày giờ nhận phòng, loại phòng và các yêu cầu đặc biệt. Trong bài viết này, Bizfly sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về mẫu thư này và đưa ra các mẫu thư xác nhận đặt phòng phổ biến hiện nay nhé! 

Tại sao cần email xác nhận đặt phòng khách sạn?

• Tránh hiểu lầm và đảm bảo sự chính xác

Khi khách hàng đặt phòng qua các kênh trực tuyến hoặc qua điện thoại, việc nhận được email xác nhận giúp xác minh lại các thông tin như ngày giờ nhận phòng, ngày trả phòng, loại phòng, số lượng người ở và các yêu cầu đặc biệt (nếu có). Điều này giúp tránh trường hợp xảy ra nhầm lẫn về các chi tiết đặt phòng và đảm bảo rằng khách hàng sẽ không gặp phải sự cố khi đến nhận phòng.

• Xác nhận thông tin và đảm bảo quyền lợi của khách hàng

Email xác nhận là minh chứng pháp lý cho việc khách hàng đã thực hiện đặt phòng thành công. Điều này đặc biệt quan trọng khi khách hàng yêu cầu bồi thường hoặc hoàn trả khi có tranh chấp xảy ra. Thêm vào đó, các khách sạn cũng sử dụng email này để cung cấp các thông tin quan trọng như chính sách hủy phòng, các dịch vụ khách hàng bổ sung và thông tin thanh toán,...

• Khách sạn quản lý dễ dàng hơn

Với việc gửi email xác nhận, khách sạn có thể dễ dàng theo dõi các yêu cầu và tình trạng đặt phòng của khách. Việc này giúp bộ phận lễ tân và các bộ phận liên quan chuẩn bị tốt hơn để tiếp đón khách hàng, tránh tình trạng phòng bị trùng hoặc không có sẵn khi khách đến.

Những nội dung cần có trong thư xác nhận đặt phòng khách sạn

Một thư/phiếu xác nhận đặt phòng đầy đủ và rõ ràng cần bao gồm những yếu tố sau:

Lời cảm ơn 

Bắt đầu thư xác nhận, khách sạn nên gửi lời cảm ơn chân thành đến khách hàng vì đã lựa chọn dịch vụ của mình. Lời cảm ơn này cần thể hiện sự trân trọng và có thể bao gồm tên khách hàng để tạo sự gần gũi, cá nhân hóa. Việc nhắc lại tên khách sạn cũng giúp khách hàng nhớ rõ thương hiệu, đồng thời củng cố ấn tượng tích cực về dịch vụ. 

Thông tin đặt phòng 

Thông tin đặt phòng là phần quan trọng nhất trong thư xác nhận. Thông tin chi tiết về đặt phòng cần được trình bày rõ ràng và đầy đủ, bao gồm:

• Xác nhận loại phòng khách hàng đã đặt và giá phòng từng loại.
• Cung cấp thông tin về ngày giờ nhận phòng và trả phòng để khách hàng có thể sắp xếp lịch trình.
• Nếu có, khách sạn nên liệt kê các dịch vụ bổ sung như bữa sáng miễn phí, dịch vụ đưa đón sân bay, hay các tiện nghi đặc biệt mà khách hàng đã yêu cầu.

Lời chào kết

Phần kết thư là cơ hội để khách sạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng. Một lời cảm ơn, kèm theo lời chúc và hy vọng được phục vụ khách hàng trong tương lai, sẽ tạo ấn tượng tốt và làm khách hàng cảm thấy được trân trọng.

3 mẫu thư xác nhận đặt phòng khách sạn

Mẫu thư xác nhận đặt phòng khách sạn tiêu chuẩn

Tiêu đề: Xác nhận booking tại [tên khách sạn] 

Kính gửi Quý khách,

Chúng tôi vui mừng thông báo rằng đặt phòng của Quý khách tại khách sạn của chúng tôi đã được xác nhận!

Dưới đây là thông tin chi tiết về đặt phòng của Quý khách:

Chi tiết đặt phòng: 

• Số đặt chỗ: [Số đặt chỗ đã xác nhận] 
• Ngày nhận phòng: 
• Ngày trả phòng: 

Thông tin khách: 

• Tên: [Tên của khách]
• Họ: [Họ của khách]
• Email: [Email của khách]
• Khách: [Số lượng khách]

Thông tin thanh toán:

• Tổng số tiền: [Số tiền đã thanh toán hoặc số tiền phải thanh toán]

Chúng tôi mong được chào đón Quý khách trong kỳ nghỉ sắp tới! 

Quý khách có thắc mắc? Hãy gọi cho chúng tôi: [Số điện thoại khách sạn] [Chữ ký nhân viên khách sạn] tại [Tên khách sạn] 

Mẫu thư xác nhận đặt phòng khách sạn chi tiết

Chủ đề: Xác nhận đặt phòng: Kỳ nghỉ của Quý khách tại [Tên khách sạn]

Kính gửi [Tên khách],

Cảm ơn Quý khách đã lựa chọn [Tên khách sạn]!

Quý khách sẽ lưu trú [Số đêm] tại cơ sở của chúng tôi.

Chi tiết đặt phòng:

• Mã đặt phòng: [Mã đặt phòng đã xác nhận]
• Ngày nhận phòng:
• Ngày trả phòng: 

Khoản đặt cọc của Quý khách là [Số tiền đã nhận], và số tiền còn lại [Số tiền còn lại] sẽ phải thanh toán trước [Ngày thanh toán].

Quy định khách sạn & Thông tin thêm

• Địa chỉ khách sạn: 
• Giờ nhận phòng: 
• Giờ trả phòng: 
• Tiện nghi tại khách sạn: [Danh sách tiện nghi]
• Thông tin về chỗ đậu xe: [Thông tin chỗ đậu xe]
• Khám phá các điểm tham quan địa phương: [Liên kết]
• Đọc chính sách của chúng tôi về giá cả và hủy phòng: [Chính sách hủy phòng]

Chúng tôi rất mong được chào đón Quý khách!

[Tên khách sạn]

[Số điện thoại khách sạn]

Mẫu thư xác nhận đặt phòng khách sạn ngắn gọn

Kính gửi Quý khách,

Cảm ơn Quý khách đã đặt phòng tại [Tên khách sạn]!

Dưới đây là thông tin chi tiết về đặt phòng của Quý khách: 

• Ngày nhận phòng: 
• Ngày trả phòng: 
• Địa chỉ: [Địa chỉ nơi lưu trú]
• Tổng chi phí: [Chi phí đặt phòng]

Nếu Quý khách có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số điện thoại [Số điện thoại] 

[Tên khách sạn]

Bài viết trên đã giúp bạn đọc nắm rõ về tầm quan trọng của thư xác nhận đặt phòng khách sạn cũng như tham khảo các mẫu thư xác nhận booking. Hy vọng bài viết giúp bạn tối ưu và nâng cao được trải nghiệm khách hàng thông qua mẫu thư này. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé.