Kế hoạch nâng cấp quy trình vận hành cho doanh nghiệp F&B để sẵn sàng bước vào giai đoạn tiếp theo của "bình thường mới"

Sau sự khuấy động ngành F&B theo những cách mà cả những nhà kinh doanh nhỏ lẻ lẫn các chuỗi kinh doanh lớn đều không lường trước của Covid-19, giờ đây mọi thứ đều đang dần dần phục hồi và chúng ta đã chuyển sang giai đoạn “bình thường mới”. Vậy các doanh nghiệp F&B cần làm gì để theo kịp giai đoạn mới này? 

Covid-19 xuất hiện và mang theo cả rủi ro lẫn cơ hội. Cũng như các ngành khác, ngành F&B chịu ảnh hưởng sâu sắc của đại dịch toàn cầu. Chúng ta thấy rõ, trong đại dịch, quy trình vận hành thủ công chính là nguyên nhân chính khiến các doanh nghiệp F&B bị đánh bại. Chuỗi cung ứng bị rạn nứt và đứt gãy, nhân viên không thể đến làm việc trực tiếp tại cơ sở kinh doanh khiến doanh nghiệp không thể đáp ứng sản phẩm tới tay người dùng dù nhu cầu của khách hàng thậm chí còn cao hơn so với lúc trước đại dịch. 

Song song với những doanh nghiệp F&B đã thất bại bởi Covid-19. Thị trường cũng chứng kiến sự vươn lên mạnh mẽ của nhiều doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm F&B như bột mì, sữa, mì ống tăng chóng mặt. Sự khác biệt duy nhất là họ đã có sự tìm hiểu, chuẩn bị và triển khai đúng công nghệ vào quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Các doanh nghiệp này đã số hóa được quy trình vận hành, từ đó nhận thức rõ được điểm mạnh, điểm yếu cùng thách thức mà họ đang gặp phải và kịp thời thay đổi chiến lược để bắt kịp nhịp sống của thời đại.

Với giai đoạn bình thường mới, xu hướng áp dụng công nghệ trong các doanh nghiệp F&B để thay thế các quy trình cũ đã không còn xa lạ nữa. Tuy nhiên, đội ngũ Bizfly cũng nhận thấy cách áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành của doanh nghiệp còn nhiều bất cập như không có kế hoạch cụ thể khi nâng cấp quy trình vận hành dẫn tới khi triển khai thực tế gặp thất bại, gây ra sự tốn tiền vô ích và mất nhiều thời gian. Hãy cùng Bizfly xem 06 bước lập kế hoạch nâng cấp quy trình vận hành phù hợp cho doanh nghiệp. 

1. Tập trung vào khách hàng

Lấy khách hàng làm trung tâm. Khách hàng chính là người ra quyết định tới sự tồn tại của doanh nghiệp. Nâng cấp quy trình vận hành cốt lõi là đem tới sự hài lòng cho khách hàng. Áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp F&B sẽ khiến doanh nghiệp lắng nghe và hiểu được mong muốn của khách hàng, từ đó tạo ra nhiều trải nghiệm mang tính cá nhân hóa làm tăng tỷ lệ chuyển đổi mua hàng cho thương hiệu. 

2. Cơ cấu lại tổ chức, thay đổi tư duy lãnh đạo  

Việc áp dụng công nghệ vào quy trình vận hành chính là cơ hội để cơ cấu lại tổ chức, loại bỏ các quy trình cũ, rườm rà và thiếu sự liên kết. Thay đổi lại tư duy tổ chức sẽ tạo ra tổ chức mới gắn kết hơn, tận dụng được sức mạnh tập thể tốt hơn và có thể hướng tới những mục tiêu xa hơn cho doanh nghiệp. Người lãnh đạo đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp để nâng cấp quy trình vận hành. Lãnh đạo cao nhất phải là người có tầm nhìn xa để có ý thức thay đổi doanh nghiệp tốt hơn và từ đó đóng vai trò người truyền cảm hứng cho tất cả nhân sự trong doanh nghiệp thay đổi.  

3. Lựa chọn công nghệ phù hợp 

Phải lựa chọn được những công nghệ phù hợp với quy mô tổ chức và mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng tới. Công nghệ được chọn phải đảm bảo 4 yếu tố then chốt là dễ sử dụng, thể hiện được tính trực quan dữ liệu khi lập thống kê - báo cáo, có công nghệ tự động hóa và có đội ngũ hỗ trợ tư vấn triển khai tốt. 

Đối với những doanh nghiệp nhỏ và start-up trong ngành F&B, một cách để tiết kiệm chi phí đó là sử dụng cloud kitchen (nhà bếp trên mây) đang rất được ưa chuộng. Xây dựng hệ thống đặt hàng trực tuyến và áp dụng cloud kitchen sẽ khiến khả năng quản lý của doanh nghiệp được khép kín (end-to-end), từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành.

Lựa chọn được công nghệ phù hợp còn giúp thúc đẩy hoạt động và giảm chi phí vận hành do có sẵn các hệ thống tự động, nhận biết, đề xuất hành động cho các vấn đề liên quan với sản phẩm hoặc khách hàng. 

4. Bảo mật và đảm bảo sự kết nối của dữ liệu 

Dữ liệu là xương sống của doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp F&B nói riêng. Bảo mật dữ liệu thể hiện công ty có trách nhiệm với những thông tin đã khai thác từ khách hàng. Một khi bị lộ dữ liệu, thương hiệu có thể đánh mất sự an toàn trong mắt khách hàng. Sự kết nối có logic của dữ liệu trên cùng một hệ thống và cho phép sao lưu, chia sẻ, kết nối, đồng bộ thông tin, sẽ giúp quá trình làm việc giữa các phòng ban, giữa doanh nghiệp và khách hàng được trơn tru và hoàn hảo hơn

5. Gia tăng trải nghiệm công nghệ nội bộ

Phần lớn thất bại trong việc áp dụng chuyển đổi số quy trình vận hành tới từ sự bất hợp tác của nhân viên. Gia tăng trải nghiệm cho nhân viên chính là làm hài lòng nhân viên khi sử dụng, từ đó có thế kích thích sự hứng thú của nhân viên trong doanh nghiệp khiến công việc có tiến độ nhanh và chất lượng làm việc tăng. 

6. Số hóa các quy trình kinh doanh

Lợi ích của việc áp dụng công nghệ vào doanh nghiệp F&B là sự rõ ràng, nhưng là chủ doanh nghiệp khi áp dụng sẽ biết không hề dễ dàng. Khi số hóa được quy trình kinh doanh sẽ giúp các bộ phận khác trong doanh nghiệp có lợi bao gồm mua sắm, kiểm kê, ghi sổ và kế toán, kiểm soát được tốt các nguồn nhân lực. Chẳng hạn như mua sắm, lập hóa đơn và tính lương hoặc giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại thủ công và giúp quy trình làm việc nhanh hơn, liền mạch hơn. Nhiều nhà hàng đã áp dụng các công cụ kỹ thuật số báo cáo rằng doanh thu đã tăng trưởng trở lại từ 80%-90% so với mức trước đại dịch. 

Kết: Thông qua những bước trên, cũng đã phần nào giúp các doanh nghiệp F&B thực hiện được kế hoạch nâng cấp quy trình vận hành. Có thể các doanh nghiệp sẽ không thực hiện đủ 6 bước nhưng để an toàn và hiệu quả hơn trong quá trình chuyển đổi khi nâng cấp quy trình vận hành, doanh nghiệp vẫn cần phải thực hiện đầy đủ.