Tiết kiệm thời gian với Agile Email Marketing: Những điều bạn cần biết

Bằng cách tập trung vào dữ liệu và nhu cầu của người đăng ký trong khi sử dụng quy trình mô-đun Agile Email Marketing giúp bạn có thể gửi email hiệu quả hơn. Cùng Bizfly tìm hiểu kỹ hơn về Agile Email Marketing và quy trình thực hiện nó trong bài viết dưới đây nhé.

Agile Email Marketing là gì?

Agile Email Marketing cho phép bạn gửi email đúng giờ dựa trên dữ liệu và nhu cầu của người đăng ký nhận email. Quá trình này cung cấp cho các nhóm sự linh hoạt để phát triển và thực hiện những thay đổi mà không có bất kỳ sự chậm trễ nào. Nhờ có Agile Email Marketing các đội nhóm có thể sáng tạo và đánh bại đối thủ bằng cách đáp ứng đúng sự mong đợi của người đăng ký.

Tầm quan trọng của Agile Email Marketing 

Khảo sát về quy trình làm việc qua email mới đây cho thấy, có 53% người được hỏi nói rằng họ phải mất tới 2 tuần để có thể tạo ra một email duy nhất. Mặt khác, 23% trả lời rằng họ phải mất tới vài ngày hoặc cũng có thể ít hơn. Kết quả khảo sát cũng chỉ ra rằng, nhóm càng lớn thì quy trình này càng tiêu tốn nhiều thời gian. Những nhóm có từ 11 người trở lên có thể mất tới hơn 1 tháng chỉ để tạo ra một email ưng ý.

Quy trình tiếp thị qua email truyền thống phải trải qua nhiều bước và phụ thuộc vào các yếu tố khác nhau. Bạn không thể hoàn thành công việc nếu những người cùng nhóm chưa làm xong việc của họ. Chẳng hạn, content cần cung cấp nội dung để designer có thể tạo hình ảnh hoặc thiết kế trước khi mã hoá email. Đây là lý do vì sao để tạo và gửi email cần mất rất nhiều thời gian.

Tốc độ làm việc này có thể ảnh hưởng đến chương trình tiếp thị qua email hoặc tệ hơn là làm giảm danh tiếng thương hiệu. Một số tác nhân bên ngoài bạn không thể lường trước có thể tác động tiêu cực đến quá trình này như: Sức khoẻ, thiên tai, môi trường chính trị, xã hội, các quy tắc, quy định… Nếu bạn không thể thích ứng, chiến dịch email gần như thất bại hoặc gây khó chịu và khiến người đăng ký nhận email rời đi.

Trong chiến dịch tiếp thị qua email, sự đồng cảm là rất quan trọng. Sự linh hoạt sẽ giúp bạn đáp ứng được các nhu cầu, mong muốn của khách hàng và giữ chân họ. 

Ngay cả khi bạn không vội vàng nhưng nếu đối thủ cạnh tranh của bạn chỉ đi trước một bước sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào thế bất lợi. Thật may, quy trình Agile Email Marketing có thể giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Đây có thể là lợi ích giúp chiến dịch của bạn thành công.

Quy trình thực hiện Agile Email Marketing

Chuẩn bị nhóm và công cụ

Trước tiên, bạn cần bắt đầu với đối tượng mục tiêu và đặt họ vào trung tâm chiến dịch, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và cộng tác giữa các vai trò và nhóm.

Với những nguyên lý này, bạn có thể bắt đầu xây dựng quy trình làm việc mới cho phép nhiều phần trong quy trình tiếp thị qua email của bạn được tự động hóa hoặc thực hiện đồng thời, như thể hiện trong biểu đồ quy trình làm việc email linh hoạt này:

• Chuẩn bị nhân lực và công cụ

Yếu tố quan trọng đối với sự thành công của tiếp thị qua email là con người và công cụ. Nếu không có nền tảng vững chắc này, bạn sẽ có nhiều khả năng gặp phải những thách thức khi áp dụng.

Đánh giá các kỹ năng và công cụ cần thiết để bạn biết nên nhờ ai tham gia cùng và cách bạn có thể cùng nhau hoàn thành email.

• Hợp tác giữa các nhóm

Một trong những nền tảng của Agile Email Marketing là sự hợp tác giữa các nhóm, nghĩa là tận dụng nhiều vai trò và kỹ năng hiện có trong công ty của bạn để tạo và gửi email. Hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt nhu cầu của mình và khiến mọi người tham gia trước.

Các kỹ năng bạn cần sẽ phụ thuộc vào chương trình tiếp thị qua email của bạn, nhưng những kỹ năng chính cần cân nhắc là: 

• Chiến lược
• Viết quảng cáo
• Thiết kế
• Phát triển
• Hoạt động
• Phân tích

Ví dụ, bạn có thể muốn huy động những người từ nhóm nội dung và trang web để giúp viết quảng cáo, thiết kế và phát triển.

• Công nghệ

Đánh giá công nghệ hiện tại của bạn và xem lại các bước còn lại của quy trình làm việc email linh hoạt bên dưới để xem bạn còn thiếu sót ở đâu. Bạn cần những gì thiết để gửi email, đơn giản hóa và tự động hóa các bước trong quy trình của mình và cộng tác hiệu quả giữa các nhóm? 

Thống nhất chiến lược email

Với nhóm và các công cụ sẵn có, bạn cần đảm bảo rằng mọi người bao gồm cả người đánh giá và người phê duyệt đều có chung quan điểm, giúp nhóm của bạn đạt được thành công khi cùng hướng tới mục tiêu. 

Một chiến lược vững chắc đảm bảo nội dung, thiết kế và phát triển được thống nhất. Nếu không thống nhất, có thể xảy ra tình trạng giao tiếp sai và nhầm lẫn. Và điều này có thể làm chậm tiến độ hoặc khiến email của bạn bị chệch hướng, dẫn đến lãng phí nhiều công sức và thời gian hơn. 

Nếu việc biên soạn một bản tóm tắt tiếp thị qua email khiến bạn căng thẳng, hãy biết rằng nó không cần phải phức tạp hay quá nhiều. Miễn là bạn có những điều cơ bản này, bạn sẽ thành công:

• Xác định mục đích, mục tiêu và đối tượng của email
• Xác định chiến lược nội dung để thu hút lượt mở và nhấp chuột
• Xác định thứ bậc của nội dung và hình ảnh trong email của bạn

Nếu bạn thấy email của mình không đáp ứng được nhu cầu của người đăng ký, hãy cân nhắc việc thay đổi email hoặc không gửi email nữa.

Cải tiến liên tục là điều cần thiết để trở nên tốt hơn và bạn có thể tập trung lại email của mình vào những người đăng ký bằng cách học hỏi từ quá khứ và hiện tại để định hướng cho chiến lược tương lai.

Bạn có thể trích xuất thông tin chi tiết từ tin tức ngành hoặc các công cụ tiếp thị qua email để xác định cơ hội cải thiện thiết kế hoặc cải thiện phân khúc, nhắm mục tiêu và cá nhân hóa.

Bây giờ khi kỳ vọng của mọi người đã được thiết lập và đồng bộ, việc tạo email có thể bắt đầu.

Viết, thiết kế và xây dựng Agile Email Marketing

Thời gian cần thiết để viết, thiết kế và xây dựng một email được cộng lại theo một quy trình tuyến tính. Khi mỗi quy trình được thực hiện song song, thì thời gian sản xuất sẽ giảm hơn 50%. Bí quyết là gì? 

Thiết kế email chuẩn hóa và trình chỉnh sửa email trực quan. Nếu bạn muốn đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu và giảm lỗi, email chuẩn hóa là cách tốt nhất. Để giúp chuẩn hóa email của bạn, bạn có thể tận dụng các công cụ AI để tạo nội dung ngắn gọn, súc tích. Sau khi có nội dung bạn hãy tiến hành chuẩn hóa email theo thứ tự:

• Đoạn mã

Các dòng mã có thể tái sử dụng cho các thành phần thường dùng như nút HTML hoặc liên kết để bạn không phải viết đi viết lại cùng một mã.

• Mẫu

Email được mã hóa có thể tái sử dụng với bố cục cố định để dễ dàng thêm hoặc thay thế văn bản, hình ảnh và liên kết.

• Hệ thống thiết kế

Tập hợp các thành phần email có thể tái sử dụng kèm theo hướng dẫn về cách kết hợp và kết hợp chúng để tạo ra các thiết kế email linh hoạt hơn nhưng vẫn chuẩn hóa.

Điều này không có nghĩa là bạn phải chấp nhận những thiết kế nhàm chán, tẻ nhạt. Bạn vẫn có thể sáng tạo trong hình ảnh và cách kết hợp các thành phần có thể tái sử dụng khác nhau để tạo nên một email.

Thiết kế và phát triển email chuẩn hóa không chỉ giúp bạn có thêm thời gian để sáng tạo mà còn tạo điều kiện để có thể viết, thiết kế và xây dựng cùng lúc trong trình chỉnh sửa email trực quan.

Khi đã xác định được mẫu cho email thì bạn đã có thông số kỹ thuật cho nội dung cần viết và hình ảnh cần tạo. Sau đó, chỉ còn việc đưa chúng vào mẫu email của bạn. Các công cụ chỉnh sửa email trực quan có thể giúp mọi người cùng thực hiện phần việc của mình trong quy trình sản xuất cùng lúc và cộng tác trong suốt quá trình.

Thu thập phản hồi ở một nơi

Việc xử lý phản hồi có thể khó khăn khi đến từ những người khác nhau trên các công cụ khác nhau. Nếu có những bình luận trái ngược nhau thì sao? Hoặc bạn bỏ lỡ một phần phản hồi quan trọng?

Bạn có thể tạo một bảng tính riêng để theo dõi phản hồi, các cuộc trò chuyện về các bình luận cụ thể để tiến độ thực hiện phản hồi sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn. Điều quan trọng là tất cả người đánh giá và người phê duyệt đều có thể xem phản hồi của nhau.

Ngoài ra còn có các công cụ được thiết kế riêng cho mục đích cộng tác, nơi bạn không chỉ có thể chia sẻ phiên bản trực tiếp của email mà còn có thể để lại phản hồi trực tiếp trên đó, kiểm tra khi có thay đổi và theo dõi phê duyệt.

Phân tích Agile Email Marketing

Sau khi email của bạn được gửi đi, hãy xem hiệu suất của nó như thế nào để bạn có thể phát triển để đáp ứng nhu cầu của người đăng ký. Các số liệu tiếp thị qua email nên xem xét dựa trên mục tiêu. 

Các công cụ tiếp thị qua email của bạn sẽ cung cấp ít nhất các thông tin cơ bản: Lượt mở, nhấp, hủy đăng ký và thậm chí có thể cung cấp các số liệu cấp độ tương tác sâu hơn như thời gian ai đó dành để đọc email của bạn (tỷ lệ đọc) hoặc có bao nhiêu người chia sẻ email của bạn (tỷ lệ chuyển tiếp).

Dữ liệu là cách bạn có thể nắm bắt sở thích của người đăng ký và cách những sở thích đó thay đổi theo thời gian. Nó cung cấp cho bạn khả năng nói không với những email không quan trọng. Nếu không có bước phân tích dữ liệu, bạn sẽ chỉ đang mò mẫm và lãng phí thời gian vào những email mà người đăng ký của bạn không quan tâm. Và điều này ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu và lợi nhuận của công ty bạn. 

Trên đây là một số thông tin cơ bản về Agile Email Marketing và cách thực hiện chiến lược tiếp thị qua email này để gia tăng hiệu quả cho chiến dịch tiếp thị của doanh nghiệp. Tham khảo thêm các bài viết về tiếp thị qua email tại mục Martech Blog để cập nhật thêm kiến thức mới nhất.