Cách viết email bằng tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ đòi hỏi bạn có vốn từ vựng phong phú mà còn nắm vững cấu trúc câu và cách diễn đạt phù hợp. Việc sử dụng email hiệu quả không chỉ giúp bạn giao tiếp chuyên nghiệp trong công việc mà còn mở rộng các mối quan hệ cá nhân. Do đó, bạn hãy đọc ngay bài viết của Bizfly để tìm hiểu về cách viết email tiếng Anh nhé!
Viết email bằng tiếng Anh có thể là một thử thách, đặc biệt là khi bạn muốn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Vậy làm thế nào để viết một email hoàn hảo? Nội dung sau sẽ chia sẻ 3 cách viết email phổ biến giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp qua email.
Email trang trọng thường được sử dụng trong môi trường làm việc, học tập hoặc giao tiếp với những người mà bạn chưa quen biết. Để viết một email trang trọng, tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện chính xác nội dung email. Nội dung trình bày rõ ràng, tránh dùng các từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc và ngôn ngữ quá thân mật. Ngoài ra, cuối thư tiếng Anh bạn nên dùng Sincerely, Yours faithfully hoặc Respectfully yours để thể hiện sự trang trọng đối với người đọc.
Email bán trang trọng là dạng email kết hợp giữa phong cách trang trọng và thân mật. Loại email này thường được sử dụng trong giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác quen biết hoặc bạn bè thân thiết. So với email trang trọng, email bán trang trọng có thể linh hoạt hơn về ngôn ngữ và cách thức trình bày, nhưng vẫn giữ được sự lịch sự và chuyên nghiệp.
Email thân mật thường được sử dụng để giao tiếp với bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp thân thiết. So với email trang trọng, email thân mật có phong cách tự nhiên hơn, ngôn ngữ gần gũi và thân thiện hơn. Nội dung tự do, có thể chia sẻ tin tức, hỏi thăm, hoặc đơn giản là trò chuyện.
Một email được viết tốt có thể mở ra nhiều cơ hội trong công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả. Để tránh những sai lầm không đáng có, bạn hãy tìm hiểu những lưu ý quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh.
Tiêu đề email là "bộ mặt" của thông điệp bạn gửi đi. Một tiêu đề rõ ràng, súc tích không chỉ giúp email của bạn nổi bật giữa hàng loạt email khác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi. Thay vì để trống tiêu đề, viết câu dài lê thê hoặc chỉ dùng "Re:...", bạn hãy đầu tư vào một cụm danh từ ngắn gọn, tối đa 50 ký tự, để tóm tắt chính xác nội dung email
Độ dài lý tưởng của nội dung email nên từ 50-125 từ, đủ ngắn gọn để người nhận dễ đọc nhưng vẫn truyền tải đầy đủ thông tin.Bạn cần tập trung vào ý chính, tránh dài dòng, lan man. Nếu email cần chi tiết thì ưu tiên sử dụng đoạn văn ngắn hoặc gạch đầu dòng để tăng tính rõ ràng và thu hút.
Để nâng cao hiệu quả giao tiếp qua email, việc nắm vững các nội dung cần có trong email là điều cần thiết. Một số nội dung như sau:
Khi viết email bằng tiếng Anh, chúng ta thường sử dụng một số từ viết tắt để tiết kiệm thời gian và làm cho email trở nên ngắn gọn, súc tích hơn. Dưới đây là một số từ viết tắt phổ biến thường gặp:
Việc nắm vững một số mẫu câu thông dụng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi viết email bằng tiếng Anh. Dưới đây là một số mẫu câu hay dùng trong các tình huống giao tiếp qua email, được phân loại theo từng mục đích:
Bizfly sẽ cung cấp thêm một số mẫu câu email phổ biến khác và đi sâu hơn vào từng tình huống cụ thể, giúp bạn có thể tùy chỉnh và áp dụng vào thực tế một cách linh hoạt.
Khi viết email thông báo bài đăng blog mới, điều quan trọng là bạn cần thu hút sự chú ý của người đọc ngay từ dòng đầu tiên. Một số câu mẫu email như sau:
Việc gửi email xem trước hội thảo là một bước quan trọng để tạo sự háo hức và nhắc nhở người tham gia về sự kiện sắp diễn ra. Sau đây là một số email mẫu mà bạn có thể tham khảo:
Khi viết email đăng ký nhận bản tin, điều quan trọng là bạn thể hiện sự quan tâm của mình đến những gì mà công ty hoặc tổ chức đó cung cấp. Bạn có thể bắt đầu viết theo các mẫu sau đây:
Viết email nghiên cứu tình huống đòi hỏi sự rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp. Sau đây là mẫu câu email mà bạn có thể tham khảo:
Viết email thông báo về bài viết được xuất bản bên ngoài là một cách tuyệt vời để chia sẻ thành tựu và mở rộng mạng lưới. Dưới đây là một số mẫu câu email bạn có thể tham khảo:
Khi đề cập đến thương hiệu mới bên ngoài, mục tiêu của bạn có thể là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, tăng cường nhận diện thương hiệu, hoặc xây dựng mối quan hệ hợp tác. Việc lựa chọn mẫu câu email phù hợp sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất.
Khi viết email cần phải đọc, bạn có thể sử dụng các từ hoặc cụm từ như: Urgent, Immediate attention required, Time-sensitive, Please read this immediately. Dưới đây là các mẫu email tiếng Anh mà bạn nên tham khảo:
Hãy cùng khám phá các mẫu email chào mừng dưới đây để bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp nhất với từng tình huống.
Dưới đây là một số mẫu câu email bán hàng phổ biến mà bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh:
Khi viết email đánh giá, điều quan trọng là phải rõ ràng, cụ thể và lịch sự. Bạn có thể tham khảo và viết theo các mẫu câu email đánh giá bằng tiếng Anh sau:
Viết một email khảo sát hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa tính chuyên nghiệp và sự thu hút. Bạn có thể bắt đầu bằng lời cảm ơn, giải thích lý do thực hiện khảo sát và nhấn mạnh giá trị mà họ sẽ nhận được sau khi hoàn thành.
Viết email mời họp bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là một số mẫu email mời họp bằng tiếng Anh, được chia theo các tình huống khác nhau:
Một email hay không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác. Sau đây là một số mẫu email xin việc chuyên nghiệp mà bạn nên tham khảo:
Gửi email cảm ơn sau phỏng vấn là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng cơ hội được nhận vào vị trí bạn ứng tuyển. Dưới đây là một số bài email mẫu về việc cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:
Cách viết email bằng tiếng Anh không quá phức tạp nếu bạn nắm vững cấu trúc và một số mẫu câu cơ bản. Bạn hãy luyện tập thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết email của mình nhé. Bạn cũng đừng quên theo dõi Bizfly để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm viết email bằng tiếng Anh hữu ích nhé!
Bạn đã sử dụng giải pháp Email Marketing và Automation chưa?
Dễ sử dụng & tuỳ chỉnh mẫu email, tỷ lệ vào hộp thư đến 95%, chăm sóc khách hàng tự động