50+ mẫu câu, cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn quốc tế

Cách viết email bằng tiếng Anh đúng chuẩn không chỉ đòi hỏi bạn có vốn từ vựng phong phú mà còn nắm vững cấu trúc câu và cách diễn đạt phù hợp. Việc sử dụng email hiệu quả không chỉ giúp bạn giao tiếp chuyên nghiệp trong công việc mà còn mở rộng các mối quan hệ cá nhân. Do đó, bạn hãy đọc ngay bài viết của Bizfly để tìm hiểu về cách viết email tiếng Anh nhé!

3 cách viết email bằng tiếng Anh phổ biến

Viết email bằng tiếng Anh có thể là một thử thách, đặc biệt là khi bạn muốn tạo ấn tượng tốt với người nhận. Vậy làm thế nào để viết một email hoàn hảo? Nội dung sau sẽ chia sẻ 3 cách viết email phổ biến giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp qua email.

Formal Email (Email trang trọng)

Email trang trọng thường được sử dụng trong môi trường làm việc, học tập hoặc giao tiếp với những người mà bạn chưa quen biết. Để viết một email trang trọng, tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và thể hiện chính xác nội dung email. Nội dung trình bày rõ ràng, tránh dùng các từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc và ngôn ngữ quá thân mật. Ngoài ra, cuối thư tiếng Anh bạn nên dùng Sincerely, Yours faithfully hoặc Respectfully yours để thể hiện sự trang trọng đối với người đọc.

Semi-Formal Email (Email bán trang trọng)

Email bán trang trọng là dạng email kết hợp giữa phong cách trang trọng và thân mật. Loại email này thường được sử dụng trong giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác quen biết hoặc bạn bè thân thiết. So với email trang trọng, email bán trang trọng có thể linh hoạt hơn về ngôn ngữ và cách thức trình bày, nhưng vẫn giữ được sự lịch sự và chuyên nghiệp.

Informal Email (Email thân mật)

Email thân mật thường được sử dụng để giao tiếp với bạn bè, người thân hoặc đồng nghiệp thân thiết. So với email trang trọng, email thân mật có phong cách tự nhiên hơn, ngôn ngữ gần gũi và thân thiện hơn. Nội dung tự do, có thể chia sẻ tin tức, hỏi thăm, hoặc đơn giản là trò chuyện.

Lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh

Một email được viết tốt có thể mở ra nhiều cơ hội trong công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách viết email sao cho chuyên nghiệp và hiệu quả. Để tránh những sai lầm không đáng có, bạn hãy tìm hiểu những lưu ý quan trọng khi viết email bằng tiếng Anh.

Dòng tiêu đề email 

Tiêu đề email là "bộ mặt" của thông điệp bạn gửi đi. Một tiêu đề rõ ràng, súc tích không chỉ giúp email của bạn nổi bật giữa hàng loạt email khác mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người gửi. Thay vì để trống tiêu đề, viết câu dài lê thê hoặc chỉ dùng "Re:...", bạn hãy đầu tư vào một cụm danh từ ngắn gọn, tối đa 50 ký tự, để tóm tắt chính xác nội dung email

Độ dài lý tưởng của nội dung email 

Độ dài lý tưởng của nội dung email nên từ 50-125 từ, đủ ngắn gọn để người nhận dễ đọc nhưng vẫn truyền tải đầy đủ thông tin.Bạn cần tập trung vào ý chính, tránh dài dòng, lan man. Nếu email cần chi tiết thì ưu tiên sử dụng đoạn văn ngắn hoặc gạch đầu dòng để tăng tính rõ ràng và thu hút.

Nội dung email gồm những gì?

Để nâng cao hiệu quả giao tiếp qua email, việc nắm vững các nội dung cần có trong email là điều cần thiết. Một số nội dung như sau:

• Tiêu đề email: Ngắn gọn, rõ ràng, thu hút.
• Lời chào: Thân thiện, trang trọng, đúng đối tượng.
• Nội dung chính: Trình bày rõ ràng mục đích, thông tin hoặc yêu cầu.
• Lời kết: Tóm tắt ý chính, nhấn mạnh hành động mong muốn (nếu có).
• Chữ ký: Thông tin liên hệ và chức danh (nếu cần).

Các từ viết tắt trong nội dung email bằng tiếng Anh

Khi viết email bằng tiếng Anh, chúng ta thường sử dụng một số từ viết tắt để tiết kiệm thời gian và làm cho email trở nên ngắn gọn, súc tích hơn. Dưới đây là một số từ viết tắt phổ biến thường gặp:

• ASAP: Viết tắt của cụm từ "as soon as possible", nghĩa là "càng sớm càng tốt".
• CC: Viết tắt của "carbon copy", có nghĩa là "bản sao".
• ENC: Là viết tắt của "enclosure", có nghĩa là "đính kèm".
• PP: Viết tắt của cụm từ Latin "per procurationem", nghĩa là "thay mặt cho".
• PS: Viết tắt của "postscript", có nghĩa là "bài viết thêm".
• PTO (informal): Viết tắt của cụm từ "please turn over", có nghĩa là "xin vui lòng lật sang trang".
• RSVP: Viết tắt của cụm từ tiếng Pháp "répondez s'il vous plaît", nghĩa là "vui lòng hồi đáp".

50 mẫu câu khi viết email bằng tiếng Anh thường dùng

Việc nắm vững một số mẫu câu thông dụng sẽ giúp bạn tự tin hơn khi viết email bằng tiếng Anh. Dưới đây là một số mẫu câu hay dùng trong các tình huống giao tiếp qua email, được phân loại theo từng mục đích:

Mẫu email nội dung

Bizfly sẽ cung cấp thêm một số mẫu câu email phổ biến khác và đi sâu hơn vào từng tình huống cụ thể, giúp bạn có thể tùy chỉnh và áp dụng vào thực tế một cách linh hoạt.

• Xin việc:
  • I am writing to express my keen interest in the [Vị trí] position as advertised on [Nguồn tin].
  • With [Số năm] years of experience in [Lĩnh vực]
  • I have attached my resume for your review, which further details my qualifications and experiences.
• Hỏi thông tin về sản phẩm/dịch vụ:
  • I am interested in learning more about your [Sản phẩm/Dịch vụ].
  • I would like to know more about [Câu hỏi cụ thể].
  • I look forward to hearing from you soon.

Mẫu email bài đăng blog mới

Khi viết email thông báo bài đăng blog mới, điều quan trọng là bạn cần thu hút sự chú ý của người đọc ngay từ dòng đầu tiên. Một số câu mẫu email như sau:

• I'm excited to share my latest blog post on [Chủ đề].
• Have you ever wondered about [Câu hỏi liên quan đến chủ đề]?
• In my latest blog post, I dive deep into [Chủ đề] and answer some of the most common questions about [Chủ đề].

Mẫu email xem trước hội thảo trên web

Việc gửi email xem trước hội thảo là một bước quan trọng để tạo sự háo hức và nhắc nhở người tham gia về sự kiện sắp diễn ra. Sau đây là một số email mẫu mà bạn có thể tham khảo:

• We're excited to announce that our upcoming webinar, [Chủ đề], is just a few days away! Get ready to [Hành động hấp dẫn].
• Don't Miss Out! Here's What You'll Gain from Our [Chủ đề] Webinar
• We're counting down the days to our [Chủ đề] webinar!

Mẫu email đăng ký bản tin

Khi viết email đăng ký nhận bản tin, điều quan trọng là bạn thể hiện sự quan tâm của mình đến những gì mà công ty hoặc tổ chức đó cung cấp. Bạn có thể bắt đầu viết theo các mẫu sau đây:

• I am writing to express my interest in subscribing to your newsletter.
• I have been following your company's work in [Lĩnh vực] for some time now and I am very impressed with your [Nêu cụ thể điều bạn ấn tượng].
• I would be grateful if you could add me to your mailing list to receive your newsletter.

Mẫu email nghiên cứu tình huống

Viết email nghiên cứu tình huống đòi hỏi sự rõ ràng, mạch lạc và chuyên nghiệp. Sau đây là mẫu câu email mà bạn có thể tham khảo:

• I am writing to present a case study on the implementation of a new customer relationship management (CRM) system at XYZ Corporation.
• To address these challenges, we implemented a comprehensive change management program.

Mẫu email bài viết được xuất bản bên ngoài

Viết email thông báo về bài viết được xuất bản bên ngoài là một cách tuyệt vời để chia sẻ thành tựu và mở rộng mạng lưới. Dưới đây là một số mẫu câu email bạn có thể tham khảo:

• I hope this email finds you well.
• I'm writing to share some exciting news.
• I thought this information might be valuable to you as you continue to grow your business.

Mẫu email đề cập đến thương hiệu mới

Khi đề cập đến thương hiệu mới bên ngoài, mục tiêu của bạn có thể là giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới, tăng cường nhận diện thương hiệu, hoặc xây dựng mối quan hệ hợp tác. Việc lựa chọn mẫu câu email phù hợp sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tốt nhất.

• I'm excited to introduce you to our newest product/service.
• I hope this email finds you well. I'm reaching out to share some exciting news about [Tên công ty].

Mẫu email cần phải đọc

Khi viết email cần phải đọc, bạn có thể sử dụng các từ hoặc cụm từ như: Urgent, Immediate attention required, Time-sensitive, Please read this immediately. Dưới đây là các mẫu email tiếng Anh mà bạn nên tham khảo:

• This email is to inform you that our [Tên hệ thống] system is currently experiencing an outage.
• We have discovered that a shipment of [Sản phẩm] has been missing since [Ngày].

Mẫu email chào mừng

Hãy cùng khám phá các mẫu email chào mừng dưới đây để bạn có thể lựa chọn mẫu phù hợp nhất với từng tình huống.

• We're thrilled to have you join our community.
• We're happy to have you as a part of the [Tên công ty] family.
• We're thrilled to have your expertise and enthusiasm on our team.

Mẫu email bán hàng

Dưới đây là một số mẫu câu email bán hàng phổ biến mà bạn có thể tham khảo và tùy chỉnh:

• We're excited to introduce you to our newest product, [Tên sản phẩm].
• Hi [Tên khách hàng], We have a special offer just for you!
• Hi [Tên khách hàng], It's been a while since we've heard from you.

Mẫu email đánh giá

Khi viết email đánh giá, điều quan trọng là phải rõ ràng, cụ thể và lịch sự. Bạn có thể tham khảo và viết theo các mẫu câu email đánh giá bằng tiếng Anh sau:

• I am writing to commend you on your outstanding performance over the past [Thời gian].
• I hope this email finds you well.

Mẫu email khảo sát

Viết một email khảo sát hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa tính chuyên nghiệp và sự thu hút. Bạn có thể bắt đầu bằng lời cảm ơn, giải thích lý do thực hiện khảo sát và nhấn mạnh giá trị mà họ sẽ nhận được sau khi hoàn thành.

• Thank you for being a valued customer of [Tên công ty]. 
• We're committed to providing you with the best possible experience, and your feedback is essential to us.

Mẫu email mời họp (doanh nghiệp)

Viết email mời họp bằng tiếng Anh là một kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp. Dưới đây là một số mẫu email mời họp bằng tiếng Anh, được chia theo các tình huống khác nhau:

• I'm writing to invite you to our weekly team meeting on [Ngày] at [Giờ] in [Địa điểm].
• I would like to request a meeting to discuss [Chủ đề].
• I am writing to invite you to a meeting to discuss [Chủ đề].

Mẫu email thư xin việc

Một email hay không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn giúp bạn nổi bật giữa hàng trăm ứng viên khác. Sau đây là một số mẫu email xin việc chuyên nghiệp mà bạn nên tham khảo:

• I am writing to express my keen interest in the [Vị trí] position as advertised on [Nguồn tin].
• I have attached my resume for your review, which further details my qualifications and experiences.
• I am writing to express my interest in the [Vị trí] position as advertised on [Nguồn tin].

Mẫu email cảm ơn (sau phỏng vấn) 

Gửi email cảm ơn sau phỏng vấn là một cách thể hiện sự chuyên nghiệp và tăng cơ hội được nhận vào vị trí bạn ứng tuyển. Dưới đây là một số bài email mẫu về việc cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:

• Thank you for taking the time to interview me yesterday for the [Vị trí] position.
• I wanted to express my sincere gratitude for taking the time to interview me yesterday for the [Vị trí] position.

Cách viết email bằng tiếng Anh không quá phức tạp nếu bạn nắm vững cấu trúc và một số mẫu câu cơ bản. Bạn hãy luyện tập thường xuyên để nâng cao kỹ năng viết email của mình nhé. Bạn cũng đừng quên theo dõi Bizfly để cập nhật thêm nhiều kinh nghiệm viết email bằng tiếng Anh hữu ích nhé!