Mẫu email xin báo giá chuyên nghiệp dễ ứng dụng cho doanh nghiệp

Mẫu email xin báo giá là yếu tố không thể thiếu trong quá trình trao đổi, làm việc với các khách hàng và đối tác. Vậy làm sao để có thể gửi tới khách hàng mẫu email chuyên nghiệp và hiệu quả nhất? Hãy cùng Bizfly tham khảo qua bài viết dưới đây.

Mẫu email xin báo giá là gì?

Mẫu email xin báo giá là loại email được sử dụng để yêu cầu và thu thập thông tin chi tiết về giá cả của sản phẩm hoặc dịch vụ từ một đối tác kinh doanh hoặc nhà cung cấp. Mục tiêu của email này là hỏi nhà cung cấp về các yếu tố quan trọng như: giá thành, điều kiện thanh toán, thông số kỹ thuật và các điều kiện giao hàng.

Email xin báo giá đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh và thường được sử dụng như một công cụ hiệu quả trong giao tiếp thương mại.

Ví dụ nếu bạn muốn mua vật liệu cho dự án từ một nhà cung cấp, bạn có thể liên hệ với họ bằng email xin báo giá để biết chính xác giá thành của vật liệu là bao nhiêu. 

Mẫu email xin báo giá được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Email xin báo giá được dùng khi nào?

Một email xin báo giá nên được sử dụng trong các trường hợp cụ thể sau:

• Muốn mua một sản phẩm hoặc dịch vụ mới mà bạn chưa từng sử dụng trước đây
• Muốn thay đổi nhà cung cấp hiện tại của bạn vì lý do nào đó (chất lượng, giá cả, dịch vụ,...)
• Muốn đàm phán lại điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp hiện tại
• Muốn tìm hiểu thêm về các tính năng, lợi ích và điều kiện của sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn quan tâm.

Việc yêu cầu email báo giá sẽ giúp bạn có ý tưởng rõ ràng hơn về chi phí, giúp lập ngân sách và lập kế hoạch tài chính một cách chi tiết nhất. Nó đảm bảo cung cấp một cái nhìn tổng quan, một cơ hội để so sánh với các nhà cung cấp khác.

Các yếu tố chính của một mẫu email xin báo giá

Để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chi tiết, một mẫu email xin báo giá thường bao gồm 4 phần chính như sau:

• Tiêu đề

Dòng tiêu đề của email cần phải rõ ràng và thể hiện được mục đích của bạn khi liên hệ với doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể viết dòng tiêu đề như: "Yêu cầu báo giá cho sản phẩm A".

Ngoài ra, để tăng khả năng nhận được phản hồi, bạn có thể ghi tên của doanh nghiệp vào dòng tiêu đề.

• Mở đầu email

Để tạo ấn tượng tốt với người nhận email, bạn nên bắt đầu bằng lời chào thân thiện, nếu có thể thì nên sử dụng tên của người nhận. Nếu bạn không biết rõ tên của họ, bạn có thể dùng tên bộ phận hoặc lời chào chung chung như “Chào bạn”. Điều này sẽ làm cho email của bạn trở nên gần gũi hơn. 

• Nội dung yêu cầu báo giá

Đây là phần nội dung chính của email nên bạn cần nói rõ yêu cầu báo giá, gửi danh sách các sản phẩm bạn cần và nói rõ lý do bạn chọn chúng. Để tăng khả năng nhận được báo giá phù hợp, bạn nên ghi rõ mức giá bạn mong muốn cho mỗi sản phẩm. Đừng quên tạo dấu đầu dòng cho mỗi mục để giúp người nhận dễ dàng xác định và trích dẫn giá cho từng sản phẩm.

Ngoài ra, bạn cũng có thể làm rõ chi tiết và đưa ra các yêu cầu bổ sung bao gồm các thông tin như ngày bạn muốn nhận sản phẩm, địa điểm bạn muốn giao hàng và phương thức bạn muốn thanh toán. Điều này có thể giúp công ty đáp ứng chính xác yêu cầu của bạn.

• Câu kết thúc email

Ở cuối email, hãy kết thúc email bằng một câu thể hiện rằng bạn đang lịch sự chờ đợi phản hồi. Ví dụ như "Tôi rất mong nhận được phản hồi từ bạn". Điều này có thể giúp người nhận hiểu rằng bạn mong đợi phản hồi kịp thời.

Mẫu email xin báo giá cần đảm bảo các yếu tố cơ bản

Tham khảo mẫu email xin báo giá thường gặp hiện nay

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo email xin báo giá được gửi đi một cách chuyên nghiệp, hiệu quả, hãy tham khảo một mẫu email có thể sử dụng dưới đây:

Kính gửi [tên nhà cung cấp],

Xin chào, tên tôi là [tên của bạn] và tôi là [chức danh của bạn] cho [tên công ty nơi bạn làm việc]. Tôi viết email này để yêu cầu báo giá cho các mặt hàng sau:

[Sản phẩm có số lượng chính xác bạn cần]

[Sản phẩm có số lượng chính xác bạn cần]

[Sản phẩm có số lượng chính xác bạn cần]

[Sản phẩm có số lượng chính xác bạn cần]

Vì đây là lần trao đổi thư từ đầu tiên của chúng ta nên tôi cũng có một số câu hỏi:

[Câu hỏi dành cho người nhận]

[Câu hỏi dành cho người nhận]

[Câu hỏi dành cho người nhận]

[Câu hỏi dành cho người nhận]

Bạn có thể vui lòng giao [hàng tồn kho] đến [địa chỉ nơi bạn muốn giao hàng] trong thời gian sớm nhất có thể được không? Nếu bạn có thể gửi phản hồi qua email trước [ngày bạn muốn phản hồi] thì tôi rất cảm kích. Bạn cũng có thể liên hệ với tôi qua điện thoại văn phòng của tôi theo số [số điện thoại của bạn] nếu điều đó thuận tiện hơn cho bạn.

Tôi mong được trả lời của bạn.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Ví dụ cụ thể cho email xin báo giá sản phẩm theo mẫu trên:

Chủ đề: Yêu cầu báo giá từ Clinio Mondragón

Philip thân mến,

Xin chào, tên tôi là Clinio Mondragón và tôi là nhân viên kiểm kê của Kho Xây dựng Nội thất. Tôi viết email này để yêu cầu báo giá cho các mặt hàng sau:

• 20 miếng gỗ 2x2
• 20 miếng gỗ 2x4
• 2 miếng gỗ 1x4
• 32 miếng gỗ 1x2

Vì đây là lần trao đổi thư từ đầu tiên của chúng ta nên tôi cũng có một số câu hỏi:

• Bạn có mang theo bất kỳ vết bẩn gốc dầu? Nếu vậy, bạn có vết gỗ anh đào không?
• Bạn có nguồn gỗ từ một khu vực cụ thể không?
• Bạn đo gỗ trước hay sau khi sấy trong lò?
• Quy trình giao dịch của bạn là gì?

Bạn có thể vui lòng giao gỗ đến kho của chúng tôi tại 555 First Ave., Muncie, IN 47304 trong thời gian sớm nhất có thể được không? Nếu bạn có thể gửi phản hồi qua email trước ngày 25 tháng 3, tôi rất cảm kích. Bạn cũng có thể liên hệ với tôi qua điện thoại văn phòng của tôi theo số (555)-586-2377 nếu điều đó thuận tiện hơn cho bạn.

Tôi mong nhận được trả lời của bạn

Trân trọng,

Clinio Mondragón

Mẹo yêu cầu email xin báo giá hiệu quả

Những lời khuyên dưới đây sẽ có ích trong việc thu hút nhà cung cấp, đối tác cung cấp mẫu báo giá nhanh chóng và chính xác cho bạn:

• Trình bày rõ ràng, chi tiết

Trong email xin báo giá của bạn, hãy nêu rõ những gì bạn cần và cung cấp các thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ mong muốn, số lượng và bất kỳ thông tin cần thiết nào khác để nhận được báo giá chính xác.

• Yêu cầu về thời gian

Để yêu cầu xin báo giá có thể được phản hồi nhanh chóng, bạn nên đề cập đến thời điểm bạn cần nhận được báo giá.

• Yêu cầu làm rõ

Nếu gặp phải những khó khăn, khúc mắc trong mẫu báo giá nhận được, đừng ngần ngại yêu cầu làm rõ về bất kỳ điều khoản, điều kiện hay nội dung nào mà bạn chưa hiểu.

• Theo dõi quá trình xin báo giá

Nếu sau một thời gian nhất định, bạn không nhận được phản hồi cho yêu cầu báo giá, hãy gửi một lời nhắc nhở lịch sự để có thể giải quyết kịp thời.

Hy vọng qua bài viết trên, bạn có thể biết thêm những thông tin về mẫu email xin báo giá và có thể áp dụng được cho doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Nếu bạn muốn biết thêm các thông tin khác liên quan đến email marketing, hãy liên hệ với chúng tôi qua website và fanpage của Bizfly để được hỗ trợ.