Doanh nghiệp nên đầu tư bao nhiêu tiền cho chatbot?

Chatbot đang trở thành công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tự động hóa chăm sóc khách hàng, tối ưu bán hàng và giảm tải vận hành. Tuy nhiên, câu hỏi được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm nhất vẫn là: doanh nghiệp nên đầu tư bao nhiêu tiền cho chatbot và những chi phí nào cần tính đến khi triển khai?

Trong bài viết này, Bizfly sẽ giúp anh/chị hiểu rõ mức chi phí chatbot phổ biến trên thị trường, các khoản phí dễ phát sinh nhưng thường bị bỏ sót, đồng thời gợi ý cách lựa chọn và đầu tư chatbot hiệu quả theo từng quy mô doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên đầu tư bao nhiêu tiền cho Chatbot?

Không có một con số cố định cho câu hỏi doanh nghiệp nên đầu tư bao nhiêu tiền cho chatbot, bởi chi phí phụ thuộc vào mục tiêu sử dụng, số lượng khách hàng và mức độ tự động hóa mong muốn. Trên thực tế, chatbot có thể được triển khai từ mức rất thấp cho đến các hệ thống phức tạp phục vụ hàng chục nghìn người dùng.

Xét theo mặt bằng chung tại Việt Nam, chi phí chatbot thường nằm trong ba khoảng chính: chatbot cơ bản, chatbot phục vụ bán hàng và chatbot AI nâng cao. Việc xác định đúng nhu cầu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chọn mức đầu tư phù hợp, tránh tình trạng mua quá nhiều tính năng nhưng không sử dụng hết.

Doanh nghiệp cần đầu tư những chi phí nào cho Chatbot?

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá gói chatbot mà bỏ qua các khoản chi phí liên quan đến kịch bản, vận hành và mở rộng. Trên thực tế, chi phí chatbot là tổng hợp của nhiều hạng mục, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng.

Chi phí mua gói dịch vụ

Chatbot là một sản phẩm công nghệ, vì vậy để sử dụng chatbot, các doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí để mua gói dịch vụ sau khi sử dụng phần mềm chatbot miễn phí. Hầu hết các sản phẩm Chatbot đều có gói miễn phí giới hạn số lượng user hoặc thời gian sử dụng. Thời gian đầu khi số lượng user chưa nhiều, bạn có thể lựa chọn gói này để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp của mình.

Chi phí mua gói dịch vụ cho chatbot AI sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhà cung cấp dịch vụ, số lượng user lưu trữ, các chức năng đi kèm. Giá trung bình để mua gói dịch vụ chatbot với các chức năng cơ bản và số lượng user lưu trữ khoảng dưới 10,000 user là 3,000,000 đồng/năm.

Có tới 80% các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng hỏi cùng một vấn đề. Vì vậy, khi sử dụng chatbot, bạn có thể tiết kiệm tới 80% chi phí thuê nhân viên trực fanpage. Với mức giá khoảng 3,000,000 đồng/năm khá là hợp lý để đầu tư cho Chatbot.

Chi phí mở rộng, nâng cấp tính năng

Chi phí mở rộng, nâng cấp tính năng là một trong những chi phí doanh nghiệp cần tính tới khi sử dụng Chatbot. Thông thường, các bên sẽ giới hạn số lượng lưu trữ user, số lượng kịch bản automation, số lượng fanpage kết nối, một số chức năng nâng cao như lọc data khách hàng, các dạng setup kịch bản để sang gói trả phí. Vì vậy, bạn cần tính toán nhu cầu của doanh nghiệp để dự tính chi phí cho phần mở rộng, nâng cấp tính năng này.

Để tính toán chính xác loại chi phí này, bạn có thể dựa vào tốc độ tăng trưởng của của doanh nghiệp để tính được số lượng user dự kiến, dựa vào đặc điểm ngành hàng và chân dung khách hàng để tính toán các tính năng cần sử dụng như: số lượng kịch bản trả lời tự động, số lượng bộ lọc khách hàng. Từ đó lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ để có được mức giá hợp lý.

Nếu doanh nghiệp của bạn có số lượng user dưới 10,000, bạn có thể yên tâm sử dụng gói MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI của BizChatAI mà không cần tính toán đến chi phí mở rộng, nâng cấp tính năng bởi gói ưu đãi này của BizChatAI đã có toàn bộ tính năng cần thiết của Chatbot, không giới hạn số lượng fanpage kết nối.

Để nâng cấp lên gói trả phí khi số lượng user cao hơn 10,000, bạn cũng chỉ phải trả số tiền rất nhỏ (300,000 đồng/tháng cho gói lưu trữ 20,000 user), chi phí chỉ bằng ½ so với các nền tảng khác.

Chi phí đề phòng phát sinh

Chi phí đề phòng phát sinh là chi phí để thay gói dịch vụ mới (bên cung cấp mới) nếu sử dụng không hiệu quả. Ngoài ra, bạn sẽ cần tính toán đến giá trị bị giảm nếu data khách hàng cũ không được lưu trữ trên hệ thống mới. Vậy chi phí này được tính toán như thế nào?

Chi phí thay gói dịch vụ mới sẽ tương đương với chi phí mua gói dịch vụ (ở phần 1) tùy vào nhà cung cấp nhu cầu về số lượng user lưu trữ, tính năng đi kèm của gói. Ngoài ra, bạn sẽ mất thêm một phần chi phí nếu muốn chuyển data cũ từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

Xin lưu ý, không phải nhà cung cấp dịch vụ Chatbot nào cũng có dịch vụ chuyển data cũ. Vì vậy, bạn cần phải tính toán rất kỹ xem số lượng data khách hàng có quá lớn khiến chi phí lưu trữ và chuyển đổi đội lên hay không.

Không những vậy, khi chuyển sang nhà cung cấp dịch vụ mới, bạn sẽ phải học lại cách thao tác, training cho nhân viên cách sử dụng. Chi phí này thường bị bỏ qua nhưng nó cũng là một chi phí quan trọng.

Cách tốt nhất để tiết kiệm chi phí là lựa chọn nhà cung cấp Chatbot uy tín ngay từ đầu. BizChatAI là giải pháp Chatbot đến từ Vccorp. Với đội ngũ kỹ sư IT giàu kinh nghiệm, các chuyên gia marketing hàng đầu Việt Nam sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn từ lúc đăng ký tài khoản đến cách xây dựng kịch bản Chat hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn.

Xem thêm: Bảng giá Chatbot giá rẻ, hợp lý phổ biến nhất hiện nay 

Các mô hình chatbot phổ biến và tác động đến chi phí

Chatbot được phát triển theo nhiều mô hình khác nhau để đáp ứng những bài toán riêng của doanh nghiệp. Mỗi mô hình sẽ có mức độ phức tạp, phạm vi ứng dụng và chi phí triển khai khác nhau. Việc hiểu rõ đặc điểm từng loại chatbot giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng giải pháp, tránh đầu tư dư thừa hoặc không đủ nhu cầu.

Chatbot theo kịch bản (Rule-based)

Chatbot theo kịch bản hoạt động dựa trên các luồng hội thoại được thiết lập sẵn. Khách hàng tương tác bằng cách chọn menu hoặc trả lời theo các phương án có sẵn, chatbot sẽ phản hồi đúng theo nhánh đã định.

Mô hình này có chi phí thấp, dễ triển khai và dễ kiểm soát, phù hợp với các doanh nghiệp cần xử lý câu hỏi lặp lại như thông tin sản phẩm, chính sách, giờ làm việc hoặc phân loại nhu cầu ban đầu. Tuy nhiên, chatbot kịch bản thường hạn chế khi gặp những câu hỏi ngoài luồng hoặc cách diễn đạt phức tạp.

Chatbot AI

Chatbot AI có khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên và xử lý hội thoại linh hoạt hơn, không phụ thuộc hoàn toàn vào menu cố định. Chatbot có thể nhận diện ý định khách hàng, tư vấn theo ngữ cảnh và phản hồi gần với cách giao tiếp của con người.

Chi phí của chatbot AI thường cao hơn chatbot kịch bản do cần xây dựng kho tri thức, huấn luyện dữ liệu và vận hành tối ưu liên tục. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng hội thoại lớn, sản phẩm hoặc dịch vụ cần tư vấn sâu và mong muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Chatbot đa kênh (Omnichannel)

Chatbot đa kênh được triển khai đồng thời trên nhiều nền tảng như Facebook, Zalo, Website, giúp doanh nghiệp quản lý hội thoại và dữ liệu khách hàng tập trung. Khách hàng dù liên hệ ở kênh nào cũng được ghi nhận lịch sử tương tác thống nhất.

Chi phí của mô hình này tăng theo số lượng kênh và mức độ đồng bộ dữ liệu, nhưng đổi lại doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về hành trình khách hàng và hạn chế bỏ lỡ hội thoại. Chatbot omnichannel phù hợp với các doanh nghiệp đã có nhiều điểm chạm và cần quản trị trải nghiệm nhất quán.

Cách chọn gói chatbot phù hợp để tối ưu chi phí

Thay vì chọn chatbot theo cảm tính hoặc chạy theo nhiều tính năng, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu sử dụng và tình huống vận hành thực tế (khách hỏi gì nhiều, cần chốt nhanh hay cần chăm sóc lâu dài). Cách làm này giúp đầu tư “vừa đủ” ở giai đoạn đầu, đồng thời vẫn có đường nâng cấp khi tệp khách hàng và khối lượng hội thoại tăng.

Nếu mục tiêu là chăm sóc khách hàng

Với CSKH, ưu tiên các tính năng giúp giảm tải và quản lý hội thoại ổn định: phân tuyến khách theo nhóm phụ trách, lưu lịch sử hội thoại, gắn tag/nhãn vấn đề, và các kịch bản FAQ (giờ làm việc, chính sách, hướng dẫn, tra cứu đơn…). Khi dữ liệu hội thoại tăng, doanh nghiệp mở rộng dần kịch bản theo các nhóm câu hỏi phát sinh.

Nếu mục tiêu là bán hàng

Với bán hàng, chatbot cần làm tốt vai trò “lọc và chuyển” để tăng tỷ lệ chốt: thu lead (số điện thoại/email/đặt lịch), lọc nhu cầu bằng vài câu hỏi ngắn, và chuyển nhân viên đúng thời điểm khi khách có ý định mua cao. Nên chọn gói có báo cáo cơ bản để theo dõi: tỷ lệ tạo lead, tỷ lệ chuyển người và tỷ lệ chốt từ hội thoại.

Nếu mục tiêu là marketing

Nếu chatbot phục vụ marketing, doanh nghiệp nên ưu tiên khả năng phân nhóm khách hàng theo hành vi, gắn tag theo hành trình và kết nối với công cụ automation để nuôi dưỡng, nhắc ưu đãi hoặc chăm sóc sau mua. Quan trọng nhất là chatbot phải giúp tạo dữ liệu đủ “sạch” để tái tiếp cận đúng tệp.

Checklist trước khi chốt nhà cung cấp

Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên kiểm tra rõ: giới hạn user/contact, giới hạn số kênh kết nối, quyền sở hữu và khả năng xuất dữ liệu, lộ trình nâng cấp và cách tính phí, phân quyền – bảo mật, và mức độ hỗ trợ triển khai (SLA, hỗ trợ kịch bản theo ngành, xử lý sự cố). Đây là các điểm dễ tạo chi phí phát sinh nếu không làm rõ từ đầu.

Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn tối ưu chi phí khi đầu tư Chatbot

Sau khi hiểu rõ chi phí và mô hình chatbot, doanh nghiệp cần cân nhắc chiến lược triển khai phù hợp với quy mô và nguồn lực hiện tại.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các chủ shop online đang vận hành với số lượng nhân viên ít, bạn hoàn toàn có thể tận dụng các gói Chatbot free để tiết kiệm chi phí đầu tư cho Chatbot. Tất nhiên, nên có sự so sánh về số lượng user lưu trữ và các chức năng đi kèm của các nền tảng khác nhau, từ đó lựa chọn nhà cung cấp thích hợp.

Doanh nghiệp có quy mô lớn

Với các doanh nghiệp có quy mô lớn, các dịch vụ đa tính năng, có thể kết nối với các công cụ marketing khác như Email marketing, CRM… hay cách thức lọc, khai thác data khách hàng trên Chatbot mới là điều bạn nên quan tâm và tính toán chi phí.

BizChatAI – Dịch vụ Chatbot AI Agent cho SME và Enterprise

BizChatAI là giải pháp Chatbot AI Agent thuộc hệ sinh thái Bizfly (VCCORP), hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa hội thoại trên Fanpage/Website theo hướng trả lời nhanh – lọc nhu cầu – thu lead – chuyển tuyến đúng người. Thay vì chỉ trả lời tự động đơn giản, BizChatAI giúp doanh nghiệp chuẩn hóa kịch bản tư vấn/CSKH và tối ưu hiệu suất đội ngũ khi lượng inbox tăng.

• Phù hợp cho SME: Xử lý câu hỏi lặp lại (giá, ưu đãi, chính sách…), thu lead theo kịch bản và chuyển sales đúng thời điểm để tăng tỷ lệ chốt.
• Phù hợp cho Enterprise: Hỗ trợ phân tuyến theo phòng ban/nhóm sản phẩm, giữ trải nghiệm trả lời nhất quán, đồng thời lưu lịch sử – gắn tag/nhãn để kiểm soát chất lượng tư vấn và tối ưu vận hành theo dữ liệu.
• Doanh nghiệp có thể triển khai BizChatAI từ 3–5 kịch bản cốt lõi (phân loại nhu cầu, tư vấn/báo giá, đặt lịch, đổi trả/bảo hành, chuyển nhân viên), sau 1–2 tuần vận hành sẽ tối ưu và mở rộng theo dữ liệu hội thoại thực tế.

Kết bài

Đầu tư chatbot không đơn thuần là mua một công cụ, mà là xây dựng một kênh giao tiếp tự động gắn liền với hoạt động kinh doanh. Khi hiểu rõ doanh nghiệp nên đầu tư bao nhiêu tiền cho chatbot, các khoản chi phí cần tính và mục tiêu sử dụng cụ thể, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai chatbot với ngân sách hợp lý nhưng vẫn mang lại hiệu quả lâu dài.

Thay vì đặt nặng câu hỏi giá bao nhiêu, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc chatbot cần hỗ trợ điều gì cho vận hành và khách hàng. Đây chính là nền tảng để tối ưu chi phí và tạo ra giá trị bền vững trong quá trình chuyển đổi số.