Kế hoạch sản xuất là gì? 5 bước lập kế hoạch sản xuất và công cụ hỗ trợ

Một kế hoạch sản xuất chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng trong trạng thái hoàn hảo nhất. Vậy kế hoạch sản xuất là gì? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là bản đồ định hướng toàn bộ quy trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực, lập lịch trình và kiểm soát chất lượng đầu ra.

Một kế hoạch hoàn chỉnh thường có các thành phần chính: mục tiêu cụ thể (sản lượng, chất lượng), dự báo nhu cầu thị trường, xác định nguyên vật liệu và nguồn lực, phương pháp sản xuất, phân công nhiệm vụ và đánh giá kết quả.

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguyên liệu, nhân công, thiết bị và tài chính; đồng thời đảm bảo tiến độ không gián đoạn và sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng.

Thế nào là lập kế hoạch sản xuất?

Lập kế hoạch sản xuất là quá trình hoạch định chiến lược toàn diện nhằm tổ chức, phân bổ và điều phối tài nguyên hiệu quả để hoàn thành mục tiêu sản xuất đúng tiến độ và chất lượng.

Quy trình lập kế hoạch sản xuất thường gồm các bước sau:

• Đánh giá năng lực sản xuất: Kiểm tra khả năng về thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu để xác định giới hạn và ưu tiên trong sản xuất.
• Dự báo nhu cầu sản phẩm: Sử dụng dữ liệu thị trường và phân tích xu hướng để ước tính lượng sản phẩm cần sản xuất trong từng kỳ.
• Lập lịch trình sản xuất: Xác định thời gian và trình tự sản xuất các mặt hàng, đồng thời cân đối với khả năng cung ứng và năng lực vận hành.
• Phân bổ nguồn lực: Phân công nhân lực, máy móc và nguyên liệu hợp lý, đảm bảo giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Phối hợp các bộ phận: Tạo liên kết chặt chẽ giữa phòng kinh doanh, vận hành, kho bãi và quản lý để đồng bộ mục tiêu và xử lý kịp thời những phát sinh trong quá trình sản xuất.

Phối hợp liên phòng ban là yếu tố then chốt giúp kế hoạch sản xuất hiệu quả, tránh xung đột tài nguyên và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Có ba phương pháp lập kế hoạch sản xuất phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Kế hoạch sản xuất hàng loạt

Sản xuất hàng loạt là quá trình tạo ra nhiều mặt hàng tương tự cùng lúc thay vì sản xuất từng sản phẩm riêng biệt. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp chọn sản xuất quy mô lớn.

Kế hoạch sản xuất dựa trên công việc hoặc dự án

Kế hoạch này tập trung sản xuất từng mặt hàng cụ thể bởi một cá nhân hoặc nhóm. Phương pháp này hiệu quả khi sản lượng lớn khó thực hiện hoặc doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu đặc thù, như sản phẩm quần áo thiết kế riêng.

Kế hoạch sản xuất dòng chảy

Kế hoạch sản xuất dòng chảy là quy trình sản xuất liên tục các sản phẩm tương tự theo đúng nhu cầu. Các doanh nghiệp lớn thường ứng dụng phương pháp này để tạo dòng sản phẩm ổn định.

Quy trình bắt đầu khi có đơn hàng và kết thúc khi tất cả sản phẩm hoàn thiện, giúp giảm thiểu tồn kho trong quá trình sản xuất.

Vì sao cần lập kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp?

Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

Kế hoạch sản xuất chi tiết giúp doanh nghiệp xác định đúng nguyên vật liệu, nhân công và máy móc cần thiết. Nhờ vậy, hạn chế lãng phí, tránh thiếu hụt và nâng cao hiệu quả.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Kế hoạch sản xuất giúp kiểm soát các khâu từ nguyên liệu đến vận hành và kiểm tra thành phẩm, giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng sản phẩm.

Đáp ứng nhu cầu thị trường

Kế hoạch sản xuất cập nhật liên tục theo biến động thị trường giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

Hạn chế rủi ro

Dự báo và đánh giá rủi ro sản xuất như thiếu hụt nguyên liệu, sự cố thiết bị giúp xây dựng kế hoạch dự phòng hiệu quả, giảm gián đoạn. Dữ liệu nghiên cứu cho thấy doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất rõ ràng giảm 20-30% nguy cơ gián đoạn chuỗi cung ứng so với doanh nghiệp không có kế hoạch.

Giảm chi phí sản xuất

Dựa trên dự báo và phân tích chi tiết nguồn cung nguyên liệu và nhu cầu khách hàng, doanh nghiệp điều chỉnh lượng sản xuất vừa đủ, hạn chế tồn kho và chi phí lưu kho.

Xem thêm: Chi phí sản xuất là gì? Phân loại và công thức tính

5 bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Bước 1: Dự báo nhu cầu sản phẩm

Dự báo nhu cầu sản phẩm là bước mở đầu quan trọng giúp doanh nghiệp ước lượng số lượng cần sản xuất dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử và phân tích xu hướng thị trường. Các công cụ hiện đại như BizFly CDP hỗ trợ tổng hợp và phân tích dữ liệu đa kênh khách hàng nhằm dự đoán chính xác hành vi mua sắm, từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp.

Doanh nghiệp cần cập nhật dự báo thường xuyên để kịp thời ứng phó với thay đổi như sản phẩm mới, biến động kinh tế hoặc xu hướng tiêu dùng.

Bước 2: Xây dựng các phương án sản xuất

Sau khi xác định nhu cầu, doanh nghiệp xây dựng phương án sản xuất bằng cách lập quy trình chi tiết cho từng công đoạn, xác định trình tự và cách thức thực hiện, đồng thời phân tích chuỗi giá trị để tối ưu hiệu suất từng bước.

Các yếu tố nguồn lực cần phân tích kỹ bao gồm:

• Số lượng và kỹ năng nhân viên tại mỗi khâu, đảm bảo có đủ năng lực với chi phí hợp lý.
• Máy móc, thiết bị đáp ứng năng suất và thời gian vận hành, kèm kế hoạch bảo trì và dự phòng cho từng thiết bị.
• Danh mục nguyên vật liệu chi tiết với kế hoạch nhập hàng phù hợp, đảm bảo nguồn cung liên tục.
• Quản lý hàng tồn kho khoa học để giảm thiểu chậm trễ và lãng phí.

Bước 3: Chọn phương án sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất

Doanh nghiệp đánh giá các phương án dựa trên chi phí, thời gian thực hiện, rủi ro kỹ thuật và khả năng đáp ứng mục tiêu sản xuất. Các kỹ thuật như phân tích chi phí-lợi ích, đánh giá rủi ro và mô hình lập lịch trình tối ưu được áp dụng để chọn phương án phù hợp nhất.

Lưu ý quan trọng là chia sẻ lựa chọn với các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo tính khả thi và nhận sự đồng thuận, tránh mâu thuẫn trong quá trình vận hành.

Bước 4: Giám sát và đánh giá

Trong quá trình sản xuất, theo dõi tiến độ và chất lượng quyết định thành công kế hoạch. Doanh nghiệp nên sử dụng các chỉ số KPI như:

• Tỷ lệ sản xuất: Số lượng sản phẩm hoàn thành trong khoảng thời gian xác định, đánh giá năng suất.
• Thời gian ngừng hoạt động: Đo lường thời gian máy móc không hoạt động do sự cố hoặc bảo trì.
• Tỷ lệ từ chối: Phần trăm sản phẩm lỗi, phản ánh chất lượng và hiệu quả quy trình.
• Chi phí trên mỗi đơn vị: Chi phí trung bình sản xuất một sản phẩm giúp kiểm soát ngân sách.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý sản xuất như ERP hoặc MES hỗ trợ theo dõi thời gian thực, giúp phân tích và đánh giá nhanh chóng, chính xác hơn.

Bước 5: Điều chỉnh

Dựa trên kết quả đánh giá và dữ liệu thực tế, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch sản xuất nhằm khắc phục hạn chế và thích nghi với thay đổi thị trường. Điều chỉnh có thể là sửa đổi lịch trình, tăng hoặc giảm nhân lực, bổ sung nguyên vật liệu hoặc cập nhật công nghệ sản xuất.

Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch sản xuất

Chưa hiểu rõ mục tiêu của kế hoạch sản xuất

Thiếu định hướng rõ ràng khiến kế hoạch rối rắm, doanh nghiệp dễ lãng phí nguồn lực hoặc không đạt được hiệu quả mong muốn.

Không quản lý rủi ro

Bỏ qua việc đánh giá và chuẩn bị cho các tình huống phát sinh có thể gây gián đoạn dây chuyền sản xuất hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

Chưa nắm bắt được nguồn lực hiện có

Đánh giá sơ sài hoặc thiếu thông tin về tài chính, nhân lực, máy móc dẫn đến sai sót trong phân bổ, gây lãng phí lớn.

Thiếu phối hợp giữa các phòng ban

Không đồng bộ giữa các phòng kinh doanh, sản xuất, kế hoạch và kho vận khiến kế hoạch thiếu thực tế, tạo ra trì hoãn hay tồn kho không cần thiết.

Không cập nhật kế hoạch kịp thời theo biến động thị trường

Kế hoạch lỗi thời không phản ánh đúng nhu cầu thực tế, dẫn đến dư thừa hoặc thiếu hụt nghiêm trọng.

Sử dụng công cụ lập kế hoạch không phù hợp hoặc lỗi thời

Chỉ dùng bảng tính hoặc phương pháp thủ công khi sản xuất phức tạp dễ gây sai sót, mất thời gian và khó kiểm soát.

Một số công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt giúp trực quan hóa tiến độ công việc theo thời gian, xác định các bước cần thực hiện, hỗ trợ quản lý hiệu quả, đặc biệt phù hợp trong quản lý dự án và sản xuất chuỗi.

Bảng tính

Bảng tính là công cụ đơn giản, dễ dùng, phổ biến với doanh nghiệp nhỏ để theo dõi lịch trình và nguồn lực. Tuy nhiên, khi quy mô và độ phức tạp tăng, bảng tính dễ gây sai sót và khó quản lý đồng bộ.

Phần mềm ERP và hệ thống quản lý sản xuất hiện đại

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) cùng hệ thống quản lý sản xuất MES (Manufacturing Execution System) ngày càng trở thành giải pháp cốt lõi giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình lập kế hoạch, dự báo nhu cầu, quản lý nguyên vật liệu, theo dõi năng lực và kiểm soát tiến độ thực hiện.

Ví dụ: các phần mềm như SAP ERP, Microsoft Dynamics 365, Odoo hay BizFly ERP cung cấp nhiều mô-đun hỗ trợ từ hoạch định nguồn lực đến báo cáo phân tích sản xuất. Ứng dụng các hệ thống này giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và linh hoạt trong điều chỉnh kế hoạch, đồng thời nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí.

Lợi ích nổi bật:

• Tự động đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban, giảm rủi ro truyền thông sai lệch.
• Cải thiện hiệu quả theo dõi tiến độ và chất lượng sản xuất theo thời gian thực.
• Hỗ trợ phân tích dữ liệu để ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Đầu tư và áp dụng phần mềm quản lý hiện đại giúp doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Như vậy thực hiện đầy đủ các bước lập kế hoạch sản xuất bài bản kết hợp công nghệ số là chìa khóa để doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển mạnh trong kỷ nguyên chuyển đổi số và cạnh tranh toàn cầu.

Trên đây là toàn bộ bài viết về "Kế hoạch sản xuất là gì? 5 bước lập kế hoạch sản xuất và công cụ hỗ trợ". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.