Kế hoạch sản xuất là gì? 5 bước lập kế hoạch sản xuất và công cụ hỗ trợ

Một kế hoạch sản xuất chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng trong trạng thái hoàn hảo nhất. Vậy kế hoạch sản xuất là gì? Hãy cùng Bizfly tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là gì? 

Kế hoạch sản xuất là bản mô tả chi tiết quy trình, cách thức tạo ra các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Một bản kế hoạch hoàn chỉnh thường bao gồm: Mục tiêu sản xuất, nguồn lực cần thiết, quy trình chi tiết và đánh giá kết quả. 

Dựa vào kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể lựa chọn cách hiệu quả nhất để sản xuất, theo dõi các bước tiến hành để điều chỉnh cho phù hợp.

Thế nào là lập kế hoạch sản xuất?

Lập kế hoạch sản xuất là việc phát triển một chiến lược sản xuất toàn diện để tạo ra các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Lập kế hoạch sản xuất có thể cực kỳ phức tạp, đặc biệt khi có nhiều bước sản xuất phụ thuộc lẫn nhau và doanh nghiệp sản xuất nhiều sản phẩm một lúc.

Có 3 phương pháp lập kế hoạch sản xuất phổ biến mà các doanh nghiệp có thể tham khảo, cụ thể:

Kế hoạch sản xuất hàng loạt

Sản xuất hàng loạt đề cập đến việc sản xuất nhiều mặt hàng tương tự cùng một lúc thay vì sản xuất từng sản phẩm riêng lẻ. Đây là một kế hoạch phù hợp với doanh nghiệp lựa chọn sản xuất quy mô lớn.

Kế hoạch sản xuất dựa trên công việc hoặc dự án

Kế hoạch sản xuất dựa trên công việc hay dự án là quá trình sản xuất từng mặt hàng bởi một người hoặc một nhóm. 

Phương pháp này rất có lợi trong trường hợp khó sản xuất số lượng lớn hoặc doanh nghiệp phải đáp ứng các nhu cầu đặc thù, chẳng hạn như các sản phẩm quần áo đặt thiết kế riêng.

Kế hoạch sản xuất dòng chảy

Kế hoạch sản xuất dòng chảy là việc sản xuất liên tục các sản phẩm tương tự, cùng đáp ứng một nhu cầu. Các doanh nghiệp lớn thường lựa chọn phương pháp này để tạo ra dòng sản phẩm liên tục.

Quá trình sản xuất sẽ bắt đầu khi có đơn đặt hàng và dừng lại khi tất cả các sản phẩm hoàn thiện, từ đó có thể giảm thiểu lượng hàng tồn kho trong sản xuất.

Vì sao cần lập kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp?

Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

Việc xác định các nhu cầu cần thiết về nguồn lực như: Nguyên vật liệu, nhân công, máy móc trang thiết bị,... sẽ trở nên dễ dàng hơn khi doanh nghiệp có một kế hoạch sản xuất chi tiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp tối ưu hóa sản xuất, tránh tình trạng thiếu hoặc sử dụng lãng phí nguồn lực.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Kế hoạch sản xuất được xây dựng nhằm theo dõi quá trình tạo ra sản phẩm, do đó sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra phù hợp với nhu cầu của khách hàng và tránh các rủi ro không đáng có.

Đáp ứng nhu cầu thị trường

Thường xuyên cập nhật kế hoạch sản xuất theo sự biến động của thị trường sẽ tạo lợi thế giúp doanh nghiệp kịp thời đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và quản lý lượng tiêu thụ hàng hóa hiệu quả.

Giảm thiểu rủi ro

Doanh nghiệp có thể dự đoán và chuẩn bị các phương án giảm thiểu tác động của rủi ro có thể xảy ra trong quá trình sản xuất như thiếu nhân công, hỏng hóc trang thiết bị,... nhờ vào kế hoạch sản xuất.

Giảm thiểu chi phí sản xuất

Khi kế hoạch sản xuất dựa trên những dự báo và đánh giá kỹ lưỡng về nguồn cung vật liệu và cầu khách hàng, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội giảm thiểu chi phí thông qua xác định đầu vào, đầu ra phù hợp.

Xem thêm: Chi phí sản xuất là gì? Phân loại và công thức tính

5 bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Bước 1: Dự báo nhu cầu sản phẩm

Dự báo nhu cầu là việc phân tích bán hàng và nghiên cứu dữ liệu trong quá khứ để ước tính nhu cầu trong tương lai. Doanh nghiệp có thể dựa vào thông tin này để đặt mục tiêu sản xuất. 

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý nhu cầu có thể thay đổi dựa trên các yếu tố bên ngoài như xu hướng thị trường, mức độ phổ biến của sản phẩm, tình hình kinh tế,...

Bước 2: Xây dựng các phương án sản xuất

Trước tiên, hãy bắt đầu xây dựng phương án bằng cách lập ra một quy trình sản xuất cụ thể. Trong đó doanh nghiệp cần xác định các nhiệm vụ sẽ được sắp xếp như thế nào, theo trình tự hay phụ thuộc vào nhiệm vụ khác, diễn ra độc lập hay đồng thời,...

Sau khi có được các đầu việc cụ thể, cần tiến hành xác định nguồn lực cần thiết phục vụ cho sản xuất như:

• Xác định số lượng nhân viên sẽ tham gia vào từng khâu của quá trình sản xuất, sự sẵn có của nguồn nhân lực và các chi phí cần thiết liên quan.
• Xác định máy móc, trang thiết bị cần cho hoạt động sản xuất, đảm bảo có thể bảo trì hoặc thay thế khi cần thiết.
• Lập danh sách tất cả các nguyên vật liệu cần sử dụng. Hãy chắc chắn rằng nhà cung ứng sẽ cung cấp đầy đủ và kịp thời khi doanh nghiệp cần.
• Đảm bảo nguồn lực vể mặt không gian bằng cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi về nhu cầu và giảm thiểu sự chậm trễ có thể xảy ra trong sản xuất.

Bước 3: Chọn phương án sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp có thể xem xét các phương án khác nhau dựa trên việc so sánh các yếu tố như: Chi phí, thời gian thực hiện, rủi ro hay có phù hợp với mục tiêu sản xuất hay không,... Từ đó, lựa chọn phương án phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Đừng quên chia sẻ kế hoạch được lựa chọn với các bên liên quan để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ.

Bước 4: Giám sát và đánh giá

Khi quá trình sản xuất đã bắt đầu, cần theo dõi tiến trình và liên tục so sánh với kế hoạch sản xuất hiện tại. Việc này đem lại cho doanh nghiệp hai lợi ích riêng biệt: 

• Có thể nhanh chóng phát hiện và giải quyết vấn đề ngay khi chúng xuất hiện.
• Giúp doanh nghiệp đánh giá kế hoạch sản xuất được lựa chọn có chính xác và hiệu quả hay không. Dưới đây là một vài chỉ số giúp đo lường hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp:

- Tỷ lệ sản xuất: Số lượng sản phẩm doanh nghiệp sản xuất trong một khoảng thời gian cụ thể (mỗi giờ hoặc mỗi ngày,...).

- Thời gian ngừng hoạt động: Phần thời gian sản xuất không hiệu quả do một số nguyên nhân như hỏng hóc thiết bị, trì hoãn do bảo trì,... 

- Tỷ lệ từ chối: Số lượng hoặc tỷ lệ sản phẩm không đạt yêu cầu kiểm tra chất lượng. Số liệu này một phần phản ánh kế hoạch sản xuất chưa hiệu quả.

- Chi phí trên mỗi đơn vị: Chi phí mà doanh nghiệp của bạn phải trả để sản xuất một đơn vị sản phẩm.

Bước 5: Điều chỉnh

Rất khó tránh khỏi việc một kế hoạch sản xuất có thể gặp những rủi ro ngoài ý muốn. Dựa vào thông tin có được ở bước 4, doanh nghiệp có thể đưa ra những chiến lược để cải tiến quy trình sản xuất hiện tại nhằm hướng tới một kế hoạch hoàn chỉnh hơn trong tương lai.

Những sai lầm cần tránh khi lập kế hoạch sản xuất

Chưa hiểu rõ các mục tiêu của kế hoạch sản xuất

Xác định và hiểu rõ các mục tiêu là một trong những bước đầu khi lập kế hoạch sản xuất. Mục tiêu không rõ ràng khiến kế hoạch sản xuất trở nên mơ hồ, doanh nghiệp có thể mất phương hướng và kết quả của quá trình sản xuất không đạt được như mong đợi. Vì thế, cần hiểu rõ các chỉ tiêu KPI trong sản xuất để xây dựng mục tiêu đúng.

Không quản lý rủi ro

Bất kỳ quy trình sản xuất nào cũng cần lường trước những rủi ro có thể gặp phải. Do đó, trong kế hoạch sản xuất nên bao gồm các chiến lược quản trị rủi ro hay kể cả các kế hoạch dự phòng để xử lý những biến cố đó.

Ví dụ: Một chiếc máy trong dây chuyền sản xuất của bạn bị hỏng, tuy nhiên, bạn không lường trước và dự trù ngân sách cho điều này. Vấn đề này có thể gây trì hoãn quá trình sản xuất, tạo khó khăn cho nhân công và đặc biệt ảnh hưởng đến nguồn tài chính của công ty.

Chưa nắm bắt được nguồn lực sẵn có

Trước khi bước vào quá trình sản xuất, cần đưa ra một cái nhìn tổng quan về chi phí cần thiết. Dựa vào đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc nguồn lực tài chính của mình để xác định xem có nên đầu tư vào sản xuất hay không, tránh những rủi ro tài chính không đáng có, thiếu hụt hoặc lãng phí nguồn lực.

Tương tự với nguồn nhân lực, hãy luôn đảm bảo nguồn nhân lực của bạn có đủ khả năng phục vụ quá trình sản xuất để tránh những rủi ro như chất lượng nhân công kém gây trì hoãn, thiếu hoặc lãng phí nhân lực,...

Cuối cùng, hãy lựa chọn một kế hoạch sản xuất hợp lý để trang thiết bị của bạn hoạt động hiệu quả nhất. Máy móc và thiết bị có thể trở thành vấn đề khi gây tắc nghẽn hoặc trì hoãn quá trình sản xuất. Nên theo dõi, bảo trì thường xuyên và thay thế thiết bị khi cần thiết.

Một số công cụ hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất

Biểu đồ Gantt

Là một công cụ không thể thiếu trong sản xuất, biểu đồ Gantt là sơ đồ trình bày các công việc, sự kiện một cách trực quan theo dòng thời gian, gồm có danh sách nhiệm vụ cần làm và mô tả tiến độ thực hiện của từng công việc.

Được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án, cho thấy biểu đồ Gantt rất hữu ích cho việc lập kế hoạch sản xuất, xác định trình tự các công việc cần hoàn thành.

Bảng tính

Các doanh nghiệp nhỏ thường bắt đầu theo dõi kế hoạch sản xuất bằng một công cụ đơn giản là bảng tính (Microsoft Excel, Google Sheets,...).

Tuy nhiên về lâu dài, sự phức tạp vốn có của kế hoạch sản xuất có thể vượt xa khả năng của công cụ này. Đây là một nhược điểm mà doanh nghiệp cần xem xét khi sử dụng.

Trên đây là những thông tin nhằm giải đáp những thắc mắc về kế hoạch sản xuất. Hy vọng rằng Bizfly đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết.