KPI cho nhân viên bán hàng: Các bước xây dựng & mẫu KPI chi tiết

Xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng là phương pháp mà nhiều doanh nghiệp sử dụng để theo dõi, đánh giá hiệu quả của hoạt động bán hàng cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng.

Trong bài viết dưới đây, Bizfly sẽ hướng dẫn bạn các bước xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng, chia sẻ một số mẫu KPI nhân viên bán hàng để bạn tiện tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

Các bước xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng

Khi xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng, bạn nên thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1. Đối tượng xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng

Trong doanh nghiệp, việc xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng sẽ phụ thuộc vào 2 đối tượng chính đó là: Trưởng phòng kinh doanh - bán hàng và Bộ phận hành chính - nhân sự, ngoài ra có thể tham khảo một số tư vấn từ những nhà chuyên môn. Trong đó:

• Trưởng phòng kinh doanh - bán hàng: Là người có hiểu biết sâu về thị trường và năng lực bán hàng của đội ngũ nhân viên. Với kiến thức và kinh nghiệm của mình, họ có khả năng đánh giá chính xác thực lực của nhân viên bán hàng. Từ đó, trưởng phòng kinh doanh có vai trò đề xuất và xây dựng KPI phù hợp. Tuy nhiên, việc lựa chọn đối tượng này cần đảm bảo tính khách quan, tránh đưa ra những chỉ tiêu quá cao hoặc thiếu thực tế.
• Bộ phận hành chính - nhân sự: Đảm nhiệm việc giám sát và xây dựng KPI để đảm bảo tính khách quan cho nhân viên bán hàng. Vai trò của họ là đảm bảo rằng các KPI được thiết lập dựa trên thông tin thị trường chính xác và phản ánh đúng năng lực, mục tiêu công việc của nhân viên bán hàng. Từ đó, tránh xung đột nội bộ và đảm bảo tính khả thi của KPI.

Đối tượng chính xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng bao gồm trưởng phòng kinh doanh và bộ phận hành chính nhân sự

Sự hợp tác giữa trưởng phòng kinh doanh bán hàng và bộ phận hành chính nhân sự là cần thiết để xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên bán hàng nhằm tạo ra một hệ thống đánh giá công bằng và đáng tin cậy. Đồng thời, tăng cường đóng góp của nhân viên bán hàng với thành công của doanh nghiệp.

Bước 2. Xác định mục tiêu xây dựng bộ KPI

Hiện nay, các công ty thường xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng nhằm mục đích thực hiện đúng hạn ngạch bán hàng và đánh giá khả năng của đội ngũ nhân viên. Hạn ngạch bán hàng đại diện cho mục tiêu doanh thu hoặc số lượng sản phẩm cần đạt trong một khoảng thời gian nhất định. 

Đánh giá dựa trên hạn ngạch bán hàng giúp xác định năng suất làm việc của nhân viên bán hàng. Những nhân viên nhiệt tình, năng nổ thường có khả năng đáp ứng và vượt quá hạn ngạch, góp phần đảm bảo doanh thu cho doanh nghiệp theo kế hoạch đã đề ra.

Bên cạnh đó, việc xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng còn giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng của đội ngũ bán hàng. Không chỉ dừng lại ở mức đạt hay không đạt hạn ngạch bán hàng, nó còn liên quan đến sự hài lòng của khách hàng đối với nhân viên. Thông qua việc đánh giá này, nhà quản lý doanh nghiệp có thể nhận biết những nhân viên cần đào tạo thêm để trau dồi kỹ năng bán hàng. Từ đó, nâng cao chất lượng dịch vụ, tăng cường hiệu quả bán hàng và phát triển đội ngũ bán hàng trong doanh nghiệp.

Bước 3. Thiết lập chỉ số đánh giá KPI

Trước khi bắt đầu thiết lập chỉ số KPI cho nhân viên bán hàng, doanh nghiệp cần chú ý tới những mục tiêu cụ thể gồm có:

• Đảm bảo được doanh số bán hàng đặt ra
• Tạo sự hài lòng khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt với họ
• Tìm kiếm nguồn khách hàng mới

Khi đã đưa ra được những mục tiêu cụ thể đó, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thiết lập KPI cho nhân viên bán hàng dựa trên các tiêu chí có thể đo lường được, bao gồm:

• Hiệu suất bán hàng của từng nhân viên: Dựa trên doanh số bán hàng mà họ đạt được giúp đánh giá hiệu quả của công việc bán hàng của từng nhân viên.
• Tỷ lệ khách hàng mua sản phẩm: Đo lường tỷ lệ khách hàng thực sự mua sản phẩm sau khi được tư vấn hoặc tiếp cận bởi nhân viên bán hàng. Nó phản ánh khả năng thuyết phục và chốt đơn hàng của nhân viên.
• Số lượng sản phẩm trên một hoá đơn: Đo lường số lượng sản phẩm được bán trên mỗi hoá đơn, cho biết khả năng tăng doanh số bán hàng thông qua việc đẩy mạnh việc bán thêm các sản phẩm bổ sung cho khách hàng.
• Doanh số trung bình của khách hàng: Chỉ số này đo lường giá trị trung bình của đơn hàng mà từng khách hàng đã mua, giúp đánh giá khả năng tăng cường giá trị đơn hàng và quản lý khách hàng để đạt được doanh số cao hơn.
• Sự hài lòng của khách hàng đối với nhân viên bán hàng: Thể hiện mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ và thái độ của nhân viên bán hàng.

Bước 4. Xây dựng chính sách thưởng phạt

Để thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân viên bán hàng, các doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách lương thưởng và phạt rõ ràng. Một cách hiệu quả để làm điều này là kết hợp hệ thống KPI với chính sách lương thưởng phạt.

Chính sách lương thưởng phạt phải được xây dựng một cách công bằng và dựa trên kết quả đạt được theo KPI. Nhân viên bán hàng nắm bắt được rằng việc cống hiến và đạt được mục tiêu KPI sẽ mang lại lợi ích cho họ, từ đó tạo động lực để làm việc hiệu quả hơn.

Xây dựng chính sách thưởng phạt rõ ràng giúp nhân viên có thêm động lực và làm việc hiệu quả hơn

Bước 5. Giám sát và đánh giá KPI

Ai là người thực hiện nhiệm vụ giám sát và đánh giá KPI nhân viên bán hàng? Thông thường phòng hành chính nhân sự sẽ làm điều này. Họ sẽ kiểm tra và đánh giá theo kết quả hàng tháng/ quý hoặc năm dựa trên chỉ số KPI được xây dựng.

Doanh nghiệp hiện nay đã áp dụng mô hình SMART để đưa vào đánh giá KPI nhân viên bán hàng với mục đích khách quan và chính xác hơn, bao gồm những yếu tố:

• S - Specific: Cụ thể
• M - Measurable: Đo lường được
• A - Achievable: Có thể đạt được
• R - Realistic/Relevant: Thực tế/Phù hợp
• T - Time-bound: Giới hạn thời gian

14 chỉ số đánh giá KPI cho nhân viên bán hàng

1. Tăng trưởng doanh số bán hàng (Sales Growth)

Sales Growth là chỉ số cho thấy sự phát triển của doanh nghiệp trong việc bán hàng. Tăng trưởng doanh số bán hàng không chỉ là chỉ số quan trọng cho doanh nghiệp, mà còn là tiêu chí để nhà quản lý đánh giá hiệu suất và định hướng phân bổ vốn đầu tư cho nhóm bán hàng.

Bằng cách theo dõi chỉ số này, nhà quản lý có thể xác định được khu vực có tiềm năng phát triển, định hình chiến lược kinh doanh và đưa ra các quyết định để tăng lợi nhuận.

2. Giá trị vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value)

Vòng đời khách hàng (Customer Lifetime Value - CLV) đo lường thời gian khách hàng tiếp tục mua hàng từ doanh nghiệp và tổng giá trị thu được từ mỗi khách hàng trong suốt thời gian hợp tác. Chỉ số này cho phép doanh nghiệp tính toán mức độ sinh lời mà khách hàng mang lại trong quá trình hợp tác.

Bằng cách trừ chi phí liên quan đến việc thu hút khách hàng mới khỏi tổng doanh thu mong đợi trong thời gian hợp tác, chỉ số này giúp đo lường hiệu quả của việc duy trì mối quan hệ với khách hàng hiện tại.

3. Chi phí sở hữu khách hàng (Customer Acquisition Cost)

Chi phí sở hữu khách hàng (Customer Acquisition Cost - CAC) là tổng tất cả các khoản phí phát sinh trong quá trình tiếp cận và chuyển đổi người tiêu dùng thành khách hàng thực sự của doanh nghiệp. Chi phí này sẽ bao gồm chi phí marketing, sales, tiền lương, hoa hồng,...

Chỉ số này có vai trò điều chỉnh KPI cho nhân viên bán hàng. Dựa vào chi phí chuyển đổi khách hàng, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hiệu quả của các hoạt động tiếp thị.

4. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng (Lead Conversion Rate)

Doanh nghiệp sử dụng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng để đánh giá hoạt động của nhóm bán hàng và nhóm marketing. Chỉ số này cho biết tỷ lệ khách hàng tiềm năng mà nhóm bán hàng đã thành công chuyển đổi thành khách hàng thực sự. Nếu tỷ lệ chuyển đổi cao, cho thấy nhân viên bán hàng hoạt động hiệu quả và có khả năng chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành giao dịch thực tế.

Lead Conversion Rate có thể giúp đánh giá hiệu quả làm việc, khả năng nghiên cứu cũng như kỹ năng kinh doanh của nhân viên bán hàng

5. Tỷ lệ quay vòng của khách hàng (Customer Churn Rate)

Để giữ chân khách hàng, doanh nghiệp sử dụng tỷ lệ quay vòng để xác định thời điểm và các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ. Bằng cách giảm tỷ lệ quay vòng, doanh nghiệp có thể tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi để tăng doanh số.

6. Độ dài chu kỳ bán hàng (Sales Cycle Length)

Doanh nghiệp luôn mong muốn có một chu kỳ bán hàng ngắn để tăng hiệu quả và lợi nhuận. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần phải áp dụng các chiến lược bán hàng phù hợp, như tối ưu hóa quy trình bán hàng, cải thiện tương tác với khách hàng và tăng cường khả năng thuyết phục.

Đối với nhân viên bán hàng, chỉ số độ dài chu kỳ bán hàng có thể cung cấp thông tin về điểm mà khách hàng chưa hài lòng, gặp khó khăn hoặc chưa thể hoàn tất giao dịch. Từ đó, nhân viên có thể cải thiện các khía cạnh cần thiết để tối ưu hóa quá trình bán hàng và thu hút khách hàng.

7. Hiệu suất sản phẩm (Product Performance)

Chỉ số hiệu suất sản phẩm giúp đánh giá xu hướng mua hàng của khách hàng tiềm năng và nhận biết thị trường phù hợp cho từng sản phẩm. Khi hiểu rõ hiệu suất sản phẩm, doanh nghiệp có thể tăng cường chiến dịch quảng bá sản phẩm một cách mạnh mẽ hơn.

8. Bán hàng theo liên hệ (Sales By Contact)

Bán hàng theo liên hệ (Sales By Contact) cho biết phương pháp nào mang lại doanh số cao nhất cho doanh nghiệp. Trong chỉ số này, các phương pháp liên hệ có thể bao gồm cuộc gọi điện thoại, gửi email, sử dụng các mạng xã hội như Facebook, Zalo... Việc chọn phương pháp liên hệ phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí để đạt được doanh thu mong muốn.

9. Bán hàng theo khu vực (Sales By Region)

Bán hàng theo khu vực (Sales By Region) cho phép doanh nghiệp nhận ra khu vực nào đem lại doanh số cao nhất để tập trung đầu tư vào sản phẩm chất lượng tại khu vực đó, tối đa hóa lợi nhuận. Ngoài ra, bán hàng theo khu vực cũng giúp công ty giám sát và đánh giá hoạt động bán hàng của nhân viên theo từng vùng khác nhau.

10. Doanh thu gia tăng (Incremental Sales)

Doanh thu gia tăng (Incremental Sales) xác định sự khác biệt giữa việc sử dụng và không sử dụng các chiến dịch quảng cáo. Nó cho thấy tác động của những chiến dịch này đến việc tăng doanh số bán hàng.

Chỉ số bán hàng gia tăng giúp doanh nghiệp hiểu rõ chiến dịch nào mang lại hiệu quả cao nhất, từ đó tập trung nguồn lực vào những chiến dịch quảng cáo có hiệu suất tốt hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được phần lớn nhân lực và chi phí, đảm bảo tối đa hóa lợi nhuận từ doanh số bán hàng.

11. Mục tiêu bán hàng (Sales Target)

Mục tiêu bán hàng (Sales Target) giúp nhân viên bán hàng xác định hiệu suất làm việc trong quá trình đưa sản phẩm đến khách hàng. Mục tiêu bán hàng khuyến khích nhân viên bán hàng phát triển những ý tưởng mới, sáng tạo, độc đáo và nâng cao năng suất làm việc để đạt được mục tiêu đề ra. Khi có mục tiêu bán hàng rõ ràng, họ sẽ biết mức độ tiến triển của bản thân để điều chỉnh hoạt động kinh doanh đạt kết quả tốt hơn.

12. Số đơn hàng thành công

Số đơn hàng thành công thường được tính dựa trên số lượng giao dịch mua hàng từ người dùng hoặc khách hàng. Nó cho thấy rằng khả năng tiếp cận và tương tác với khách hàng không đồng nghĩa với sự gia tăng doanh thu.

13. Doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng

Để tính toán doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng, cần chia tổng doanh thu bán hàng định kỳ hàng tháng cho tổng số lượng khách hàng trong danh sách. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu suất kinh doanh và quản lý tài chính của mình.

Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo chỉ số doanh thu trung bình trên mỗi khách hàng cao hơn chi phí chuyển đổi khách hàng. Nếu chỉ số này thấp hơn chi phí chuyển đổi, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc đảm bảo lợi nhuận.

14. Doanh thu trên mỗi đại diện bán hàng

Doanh thu trên mỗi đại diện bán hàng cung cấp thông tin chính xác về mức độ đóng góp của từng đại diện bán hàng trong việc tạo ra doanh thu theo thời gian. Điều này giúp doanh nghiệp nhận ra những đại diện bán hàng nào đang có kết quả tốt nhất và so sánh họ với những đại diện khác.

KPI doanh thu trên mỗi đại diện bán hàng cho phép doanh nghiệp đưa ra những điều chỉnh cần thiết về việc tuyển dụng và quản lý nhân viên bán hàng, nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh của từng đại diện.

Một số mẫu KPI cho nhân viên bán hàng mới nhất

Mẫu KPI cho trưởng nhóm kinh doanh

Mẫu KPI cho Sales Admin

Mẫu KPI cho Sales Executive