KPI cho trưởng phòng marketing: Cách xây dựng & bản mẫu chi tiết

Mức độ quan trọng của KPI cho trưởng phòng marketing là điều không thể phủ nhận. Nhưng cách xây dựng KPI như thế nào là hiệu quả? Và tại sao nên xây dựng bảng đánh giá KPI? Một thực trạng rằng là, nếu có 100 người trưởng phòng marketing thì có đến hơn 50 người chưa thực sự biết lý do tại sao nên xây dựng KPI (Key Performance Indicators) cho phòng ban của mình. Bizfly sẽ giúp bạn giải quyết ngay những băn khoăn trên trong bài chia sẻ sau.

Vì sao cần xây dựng KPI cho trưởng phòng marketing

Câu trả lời cho câu hỏi vì sao cần xây dựng KPI cho trưởng phòng marketing sẽ giúp bạn tìm được chính xác mục tiêu cho chiến lược marketing. Mỗi tổ chức hay doanh nghiệp đều có những nguồn tài nguyên, yêu cầu và đặc thù riêng chính vì vậy ở đây Bizfly chưa thể khẳng định chính xác với bạn về mục tiêu thực sự là gì. Nhưng nhìn chung, việc xây dựng KPI dành cho trưởng phòng marketing sẽ nhằm mang lại những giá trị như sau:

• Đánh giá được hiệu suất: Tại sao Bizfly lại nói vậy? Bởi vì từ các chỉ số tổng quan của bảng KPI bạn sẽ biết được phòng ban mình đã làm được những gì? Ai là người đóng góp vào các thành công hoặc thất bại của chiến dịch? Từ đó, bạn hoàn toàn biết được chính xác hiệu suất của từng thành viên cũng như toàn bộ chiến dịch. Điều này cũng góp phần không nhỏ cho việc thúc đẩy cải thiện theo hướng tích cực, nhờ sự cạnh tranh khi so sánh hiệu suất giữa các thành viên, phòng ban với nhau một cách trực quan.
• Làm rõ được định hướng: Chiến dịch marketing này sẽ mang lại giá trị hay lợi ích gì cho đơn vị? Để đạt được các giá trị và lợi ích đề ra đó thì cần làm những gì? Đây chính là những câu hỏi mà bạn cần phải trả lời khi xây dựng KPI cho chiến dịch marketing. Với câu trả lời tìm được, phòng ban hay đội nhóm của bạn sẽ có một định hướng chung, một đích đến cụ thể và hơn nữa là họ biết mình cần phải làm gì.
• Nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân: Đây giống như một giá trị tất yếu mà bạn sẽ đạt được. Với các định hướng, công việc cụ thể được làm rõ từ trước thì chính sự minh bạch (tất cả mọi người trong đội nhóm, phòng ban đều có thể xem bảng KPI) và cập nhật liên tục sẽ thúc đẩy sự trách nhiệm của mỗi cá nhân. Dù là một giá trị vô hình nhưng kết quả lại là hữu hình và nó biểu thị ngay ở hiệu suất công việc.

Xây dựng chiến dịch marketing với đầy đủ các chỉ số KPI

Các chỉ số cần quan tâm khi xây dựng KPI cho trưởng phòng marketing

Key Performance Indicators (KPI) chính là một loạt các chỉ số quan trọng có mục đích đánh giá kết quả, hiệu suất của một dự án cũng như giúp theo dõi được tiến độ của công việc. Khi đọc định nghĩa về KPI, có lẽ băn khoăn lúc này của bạn chính là các chỉ số nào thực sự cần quan tâm, đối với lĩnh vực marketing khi xây dựng dashboard KPI?

1. Chỉ số về sự tăng trưởng

Nhóm chỉ số đầu tiên bạn cần quan tâm chính là sự tăng trưởng. Các chỉ số tăng trưởng là chỉ số trực quan nhất giúp bạn nhìn rõ được hiệu quả của chiến dịch. Ở đây để đánh giá tăng trưởng bạn có thể thiết lập hai chỉ số sau:

• Doanh số: Thể hiện sự gia tăng về mặt doanh số của trước và sau chiến dịch. Nếu doanh số âm nghĩa là chiến dịch chưa mang lại giá trị về mặt lợi nhuận.
• Lượng truy cập và tương tác: Bạn có thể thống kê số lượng truy cập, bình luận, lượt chia sẻ, yêu thích,... từ các nền tảng xã hội và kênh trực tuyến. Các số liệu này tỉ lệ thuận với hiệu quả của chiến dịch.

2. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng

Mục tiêu cốt lõi của chuỗi hành động marketing chính là tạo ra một giá trị nào đó cho doanh nghiệp. Cụ thể như là mua hàng, ghi nhớ về brand,... Và chỉ số để đo lường điều này chính là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. Nếu mức độ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng thực tế cao và ổn định thì cho thấy rằng chiến dịch của bạn đang đi đúng hướng.

Tỷ lệ người dùng tương tác là một chỉ số quan trọng

3. Chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả

Nhóm chỉ số cuối cùng mà một KPI cho trưởng phòng marketing nên có chính là chỉ số đo lường về mức độ hiệu quả. Bizfly chia nhóm chỉ số này thành 2 khía cạnh để đánh giá như sau:

• Khía cạnh chiến dịch (mức độ hiệu quả của chiến dịch) bao gồm các chỉ số như: tỷ lệ click-through (CTR), tỷ lệ chuyển đổi của quảng cáo, Return on Investment (ROI).
• Khía cạnh chi phí (mức độ hiệu quả về mặt chi phí) gồm các chỉ số: chi phí quảng cáo cho mỗi khách hàng, chi phí tiếp cận, chi phí cho mỗi lượt tương tác.

Bizfly vẫn luôn đề cao sự linh động trong việc áp dụng các chỉ số trên để theo dõi cũng như đánh giá hiệu suất của một chiến dịch marketing. Bởi vì tài nguyên sẵn có của mỗi đơn vị là khác nhau và sự linh động sẽ cho bạn câu trả lời kịp thời, để có những quyết định mang tầm chiến lược cho đơn vị của mình.

Các bước xây dựng KPI cho trưởng phòng marketing hiệu quả

Với những chỉ số và kiến thức đã được trang bị ở trên thì quy trình để xây dựng bảng KPI hay kế hoạch cho trưởng phòng marketing sẽ được tiến hành như thế nào? Dưới góc nhìn của một đơn vị đã có kinh nghiệm về vận hành, Bizfly sẽ chia ra thành các bước cụ thể như sau:

• Bước 1 - Xây dựng mục tiêu và thiết lập KPI: Trước khi bắt đầu chiến dịch của mình, bạn cần xác định rõ cho mình mục tiêu của chiến dịch này là gì? Và sau khi chiến dịch này kết thúc bạn sẽ thu được các giá trị hay lợi ích tích cực nào? Sau khi làm rõ được các câu hỏi trên, bạn sẽ tiến hành thiết lập KPI cho từng công việc, mục tiêu đã đề ra.
• Bước 2 - Đặt các số đo lường và xác định nguồn dữ liệu: Bạn sẽ dựa trên những nền tảng tài nguyên hiện có của đơn vị để tiến hành xây dựng các chỉ số đánh giá một cách phù hợp nhất. Tiếp theo đó là xác định nguồn dữ liệu cho các chỉ số trên cũng như các công cụ hỗ trợ cho việc thu thập dữ liệu. Đây là bước đệm giúp việc đánh giá KPI cho trưởng phòng marketing sau này trở dễ dàng và thuận lợi hơn.
• Bước 3 - Xây dựng chu kỳ báo cáo: Để đảm bảo chiến dịch đi đúng mục tiêu, việc thiết lập các mốc báo cáo định kỳ sẽ giúp bạn cập nhật tiến trình, mức độ hiệu quả nhằm đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời nhất.
• Bước 4 - Theo dõi và phản hồi: Ngoài ra, bạn nên thường xuyên theo dõi tiến độ của chiến dịch để có thể so sánh, đánh giá hiệu suất công việc với mục tiêu đã đặt ra ở bước 1. Đây cũng là bước để bạn duy trì được sự hiệu quả tổng thể của chiến lược marketing cũng như hạn chế rủi ro.

Chìa khóa của thành công chính là hãy làm việc có kế hoạch và mục tiêu

Mẫu KPI cho trưởng phòng marketing chi tiết

Công cụ và các phần mềm để hỗ trợ cho việc lên KPI cũng như theo dõi và quản lý là khá nhiều nhưng đi cùng với đó chính mức phí cũng cao không kém. Lúc này, giải pháp hợp lý nhất chính là excel, một trong các công cụ thuận tiện và dễ dàng tiếp cận. Dưới đây là một số mẫu KPI bằng excel dành cho trưởng phòng marketing mà bạn có thể tham khảo:

Mẫu 01: Theo dõi tiến độ hiệu suất công việc cho phòng marketing

Theo dõi tiến độ hiệu suất công việc cho phòng marketing

Mẫu 02: Bảng thống kê bằng excel KPI của chiến lược marketing

Bảng thống kê bằng excel KPI của chiến lược marketing

Mẫu 03: Bảng KPI cho phòng marketing thống kê, đo lường hiệu quả chiến dịch tiếp thị

Bảng KPI cho phòng marketing thống kê, đo lường hiệu quả chiến dịch tiếp thị

KPI cho trưởng phòng marketing vừa là công cụ đánh giá vừa là phương tiện để bạn ra quyết định cũng như dự đoán được sự thành công hay các rủi ro ngắn hạn trong chiến dịch marketing nhờ các chỉ số được đo lường một cách cụ thể. Hy vọng qua bài chia sẻ trên Bizfly đã có thể giúp bạn hiểu rõ về tầm quan trọng cũng như cách xây dựng bảng KPI chi tiết.

>> 10 mẫu KPI Excel - Google Sheets cho mọi phòng ban, bộ phận