Thu thập dữ liệu là gì? 8+ Phương pháp thu thập dữ liệu chính xác

Thu thập dữ liệu là hoạt động thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp muốn phát triển bền vững trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách thức thu thập dữ liệu nhanh và hiệu quả. Vì vậy, trong bài viết hôm nay, Bizfly sẽ giới thiệu đến bạn đọc những phương pháp thu thập dữ liệu hiệu quả nhất.

Thu thập dữ liệu là gì?

Thu thập dữ liệu là quá trình hệ thống hóa việc thu thập và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như khảo sát, quan sát hoặc các nền tảng trực tuyến, nhằm lưu trữ và phân tích trong các hệ thống chuyên dụng. Mục tiêu chính là giúp cá nhân hoặc tổ chức hiểu rõ hơn về các hiện tượng, hành vi hoặc xu hướng để đưa ra quyết định chính xác. 

Nguồn dữ liệu có thể gồm hình ảnh, văn bản, video, âm thanh hoặc dữ liệu từ mạng xã hội, website và các nguồn khác. Mục đích là tập hợp các chứng cứ giúp phân tích, nghiên cứu để trả lời các câu hỏi một cách đáng tin cậy.

Quá trình thu thập dữ liệu được thực hiện qua nhiều phương pháp khác nhau như khảo sát, phân tích dữ liệu, thăm dò ý kiến, dữ liệu lớn (big data) và các công cụ thu thập từ nguồn trực tuyến đa dạng. Việc thu thập dữ liệu chính xác rất quan trọng nhằm đảm bảo độ tin cậy cho các mục tiêu nghiên cứu hoặc kinh doanh.

Tầm quan trọng của việc thu thập dữ liệu

Thu thập dữ liệu đóng vai trò then chốt trong nghiên cứu và ra quyết định trên nhiều lĩnh vực như khoa học, kỹ thuật, kinh doanh, giáo dục, y tế và chính trị. Dưới đây là những lợi ích cụ thể:

Trong thời đại công nghệ phát triển, dữ liệu trở thành tài sản quý giá, là nền tảng cho sự đổi mới và cải tiến trong mọi ngành nghề. Việc thu thập dữ liệu giúp tổ chức có được cái nhìn sâu sắc, nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ công nghệ trí tuệ nhân tạo học hỏi, liên tục hoàn thiện dựa trên thông tin thực tế. Điều này giúp doanh nghiệp và nhà nghiên cứu nhanh chóng thích ứng với xu hướng thị trường và yêu cầu phát triển xã hội.

Cung cấp thông tin

Dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau cung cấp thông tin giá trị cho quá trình ra quyết định, bao gồm dữ liệu về thị trường, khách hàng, kinh tế, xã hội và văn hóa.

Xác định xu hướng và mối quan hệ

Việc thu thập dữ liệu giúp phát hiện xu hướng và mối liên hệ giữa các yếu tố, từ đó hỗ trợ các nhà nghiên cứu hiểu rõ hơn về các mối tương quan.

Thông qua BizCRM, doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ lịch sử tương tác khách hàng, nhận diện mối quan hệ giữa nhu cầu, hành vi và phản hồi để đưa ra giải pháp chăm sóc phù hợp từng nhóm đối tượng.

Dự đoán tương lai

Từ dữ liệu thu thập được và sau khi phân tích, các nhà phân tích có thể dự đoán xu hướng trong nhiều lĩnh vực, giúp nhà quản lý lập kế hoạch và đưa ra quyết định chính xác hơn.

Nâng cao hiệu quả hoạt động

Thông qua thu thập dữ liệu, nhà quản trị hiểu rõ hơn về quy trình và hoạt động, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc, đạt được kết quả tối ưu.

Các phương pháp thu thập dữ liệu hiệu quả hiện nay

Dưới đây là các phương pháp giúp thu thập dữ liệu hiệu quả và chính xác nhất hiện nay:

Phương pháp lắng nghe mạng xã hội

Lắng nghe mạng xã hội là cách thu thập dữ liệu hiệu quả cao. Phương pháp này tổng hợp thông tin từ các diễn đàn hoặc nền tảng xã hội xoay quanh chủ đề cụ thể. Dữ liệu thu thập sau đó được phân tích, giúp nhận diện xu hướng và các thông tin hữu ích.

Ưu điểm: thu thập dữ liệu thời gian thực quy mô lớn và đa dạng; phát hiện xu hướng nhanh.
Nhược điểm: dữ liệu có thể bị nhiễu, khó kiểm soát độ chính xác do yếu tố chủ quan.
Ứng dụng tiêu biểu: phân tích cảm nhận khách hàng về thương hiệu, dự báo xu hướng thị trường.

Phương pháp phỏng vấn qua thư

Phỏng vấn qua thư là phương pháp thu thập dữ liệu được ứng dụng rộng rãi hiện nay. Người thực hiện gửi bảng câu hỏi đã chuẩn bị đến các đối tượng nghiên cứu và nhận lại câu trả lời.

Phương pháp này phù hợp với những đối tượng ở xa, khó gặp mặt trực tiếp hoặc ở những khu vực hạn chế tiếp cận. Doanh nghiệp có thể khảo sát số lượng lớn đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho người trả lời.

Ưu điểm: thu thập được phản hồi từ nhóm khảo sát rộng; tiết kiệm chi phí so với phỏng vấn trực tiếp.
Nhược điểm: mất nhiều thời gian thu thập, tỷ lệ phản hồi thấp nếu không có động lực khuyến khích.
Ứng dụng tiêu biểu: khảo sát mức độ hài lòng khách hàng qua email hoặc thư truyền thống.

BizMail hỗ trợ bạn thu thập phản hồi từ lượng lớn khách hàng bằng cách tạo biểu mẫu khảo sát kết hợp email cá nhân hóa, giúp tự động thu thập và phân loại thông tin theo nhóm đối tượng.

Đăng ký tư vấn trực tiếp

Phương pháp quan sát

Quan sát là phương pháp ghi lại hành vi hoặc sự kiện trong đời sống hàng ngày hoặc một hoạt động cụ thể một cách có kiểm soát. Đây là cách thu thập dữ liệu phổ biến, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hành vi tiêu dùng của khách hàng và giải thích những quan sát đó.

Phương pháp quan sát thường kết hợp với nhiều kỹ thuật khác để tăng độ chính xác thông qua kiểm tra chéo. Thu thập dữ liệu bằng cách này có thể thực hiện theo hai cách:

Quan sát trực tiếp và quan sát gián tiếp:

• Quan sát trực tiếp là theo dõi sự kiện, hành động đang diễn ra.
• Quan sát gián tiếp là quan sát các tác động hoặc kết quả của hành vi thay vì hành vi trực tiếp.

Quan sát ngụy trang và quan sát công khai:

• Quan sát ngụy trang là theo dõi đối tượng mà họ không biết mình đang bị quan sát.
• Quan sát công khai là khi đối tượng nhận biết mình đang được quan sát.
• Công cụ quan sát có thể là thiết bị chuyên dụng hoặc con người sử dụng giác quan để ghi nhận thông tin. Thiết bị có thể bao gồm máy đếm, máy đọc quét,...

Ưu điểm: thu thập dữ liệu trực tiếp, sinh động, đặc biệt thích hợp cho nghiên cứu hành vi tiêu dùng.
Nhược điểm: chi phí cao, có thể làm thay đổi hành vi đối tượng nếu họ biết mình bị quan sát.
Ứng dụng tiêu biểu: nghiên cứu thói quen mua sắm, trải nghiệm khách hàng tại cửa hàng.

Phương pháp phỏng vấn cá nhân trực tiếp

Nhân viên nghiên cứu gặp trực tiếp đối tượng khảo sát để phỏng vấn thông qua bảng câu hỏi được chuẩn bị sẵn. Để đạt hiệu quả, cần đặt câu hỏi ngắn gọn, dễ hiểu và giúp người trả lời cảm thấy thoải mái. Việc giải thích rõ câu hỏi cũng rất quan trọng trước khi ghi nhận câu trả lời.

• Hướng dẫn thực hiện hiệu quả: Đặt câu hỏi mở, cụ thể để khuyến khích khách hàng chia sẻ chi tiết; tạo không gian thân thiện, giảm áp lực; áp dụng kỹ thuật lặp lại và hỏi lại để làm sáng tỏ câu trả lời; ghi chép tỉ mỉ hoặc ghi âm để đảm bảo độ chính xác.
• Ưu điểm: thu thập thông tin sâu sắc, chi tiết từ người được khảo sát.
• Nhược điểm: tốn thời gian và chi phí, dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan.
• Ứng dụng tiêu biểu: nghiên cứu thị trường chuyên sâu, đánh giá trải nghiệm cá nhân khách hàng.

Phương pháp điều tra thăm dò

Phương pháp này dựa trên việc thu thập thông tin qua "bảng câu hỏi" với các câu hỏi được thiết kế trước và khách hàng tự điền thông tin.

• Thiết kế bảng câu hỏi hiệu quả: sử dụng đa dạng loại câu hỏi như câu hỏi đóng (đúng/sai, lựa chọn), câu hỏi mở để thu thập ý kiến, cùng thang đo Likert đo mức độ đồng ý. Câu hỏi cần rõ ràng, không dẫn dắt, sắp xếp logic để giữ sự tập trung của người trả lời.
• Lưu ý khi thu thập: bảo mật thông tin người tham gia, cung cấp hướng dẫn chi tiết, khuyến khích hoàn thành toàn bộ bảng câu hỏi nhằm thu thập dữ liệu chính xác và đầy đủ.

• Ưu điểm: phù hợp thu thập dữ liệu số lượng lớn, dễ phân tích định lượng.
• Nhược điểm: thông tin thiếu chiều sâu nếu câu hỏi không đa dạng.
• Ứng dụng tiêu biểu: khảo sát sự hài lòng khách hàng, nghiên cứu thị trường.

Phương pháp thảo luận nhóm

Thảo luận nhóm là phương pháp thu thập ý kiến hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Các nhóm đối tượng gồm cá nhân, hộ gia đình hoặc doanh nghiệp tham gia thảo luận dựa trên bảng câu hỏi chuẩn bị trước.

Mỗi thành viên được cung cấp nhật ký hoặc thiết bị điện tử để ghi chép hoặc ghi hình các nội dung liên quan. Phương pháp này giúp tiết kiệm chi phí và hỗ trợ phân tích lâu dài, liên tục.

• Ưu điểm: thu thập được đa chiều ý kiến, thúc đẩy trao đổi sâu.
• Nhược điểm: dễ bị ảnh hưởng bởi những cá nhân có tiếng nói mạnh trong nhóm.
• Ứng dụng tiêu biểu: phát triển sản phẩm mới, nghiên cứu hành vi nhóm khách hàng.

Sau mỗi phiên thảo luận nhóm hoặc khảo sát định tính, bạn có thể lưu kết quả vào BizCRM để theo dõi từng phản hồi cá nhân, tổng hợp insight nhóm và ứng dụng cho bước cá nhân hóa nội dung hoặc sản phẩm tiếp theo.

Phương pháp thử nghiệm

Phương pháp thử nghiệm được chia thành:

• Thử nghiệm trong phòng thí nghiệm: doanh nghiệp quan sát và đo lường phản ứng tâm lý, hành vi khách hàng trong môi trường kiểm soát.
• Thử nghiệm tại hiện trường: quan sát và đo lường thái độ, phản ứng khách hàng trước các thay đổi bất ngờ của doanh nghiệp tại môi trường thực tế.

Ưu điểm: kiểm soát biến số, thử nghiệm giải pháp mới.
Nhược điểm: có thể không phản ánh chính xác điều kiện thực tế bên ngoài.
Ứng dụng tiêu biểu: đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing, thiết kế sản phẩm.

Phương pháp phỏng vấn qua điện thoại

Phỏng vấn qua điện thoại giúp nhân viên khảo sát đối tượng nghiên cứu dựa trên các câu hỏi soạn sẵn.

Phương pháp này thích hợp với các cơ quan, doanh nghiệp có đối tượng phân tán rộng, hoặc những người có thu nhập cao nhằm tiết kiệm chi phí và thời gian. Đồng thời, doanh nghiệp có thể xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng qua hình thức này.

Ưu điểm: tiết kiệm chi phí, thời gian so với phỏng vấn mặt đối mặt; dễ tiếp cận nhóm đối tượng rộng.
Nhược điểm: hạn chế chiều sâu thông tin, tỷ lệ từ chối trả lời có thể cao.
Ứng dụng tiêu biểu: khảo sát nhanh ý kiến khách hàng, thu thập phản hồi dịch vụ.

Công cụ hỗ trợ thu thập dữ liệu

Sử dụng các công cụ thu thập dữ liệu giúp giải quyết thách thức trong quá trình khảo sát, cải thiện chất lượng và bảo mật dữ liệu. Đồng thời, hỗ trợ phân tích dữ liệu sau thu thập hiệu quả hơn. Có hai loại công cụ chính:

Công cụ thu thập, nhập và quản lý dữ liệu

Nhóm công cụ này giúp thu thập, nhập và quản lý dữ liệu hiệu quả, giảm thiểu sai sót con người và tổ chức khối lượng dữ liệu lớn. Các công cụ phổ biến bao gồm:

• Microsoft Office
• Google Docs
• MySQL
• PostgreSQL
• SurveyMonkey
• Google Forms
• Qualtrics
• SurveyCTO

Công cụ phân tích dữ liệu, trực quan hóa, báo cáo và quản lý quy trình

Những công cụ này hỗ trợ xử lý và phân tích dữ liệu đã thu thập, đồng thời tạo báo cáo toàn diện giúp quản lý quy trình làm việc hiệu quả. Bằng việc tự động hóa các tác vụ phức tạp, chúng nâng cao độ chính xác và tiết kiệm thời gian. Một số công cụ phổ biến là:

• Google Sheets
• Stata
• Power BI
• SPSS

Bảng so sánh các công cụ thu thập và phân tích dữ liệu

Thách thức khi thu thập dữ liệu trong thời đại AI

Các khó khăn thường gặp khi thu thập dữ liệu gồm:

Vấn đề về chất lượng dữ liệu

Các vấn đề như dữ liệu thiếu hoặc không đầy đủ, lỗi nhập liệu, sai lệch đo lường và phân loại có thể làm giảm tính toàn vẹn và giá trị sử dụng. Để xử lý, duy trì chất lượng dữ liệu bạn cần:

• Thực hiện quy trình xác thực dữ liệu nghiêm ngặt
• Đào tạo đội ngũ nhập liệu chất lượng cao
• Áp dụng kỹ thuật xác thực tự động
• Thường xuyên kiểm tra và rà soát dữ liệu

Bảo mật dữ liệu

Quá trình thu thập dữ liệu đối mặt với nguy cơ vi phạm, truy cập trái phép và yêu cầu tuân thủ quy định bảo vệ dữ liệu. Để bảo vệ sự riêng tư và an toàn thông tin, bạn cần:

• Áp dụng phương pháp mã hóa và xác thực an toàn
• Triển khai giao thức bảo mật mạnh mẽ
• Liên tục cập nhật biện pháp bảo mật
• Đào tạo nhân viên về bảo mật dữ liệu
• Sử dụng giải pháp lưu trữ đám mây đáng tin cậy

Thu thập dữ liệu ngoại tuyến

Khi thu thập dữ liệu ngoại tuyến, doanh nghiệp phải đối mặt với việc đồng bộ hóa, truyền tải dữ liệu và tương thích thiết bị thu thập. Để khắc phục, bạn nên:

• Sử dụng ứng dụng hoặc công cụ thu thập ngoại tuyến cho phép khảo sát khi không có kết nối internet và đồng bộ dữ liệu sau đó.
• Lập kế hoạch thời gian đồng bộ định kỳ
• Lưu trữ dữ liệu ngoại tuyến trên thiết bị đảm bảo truyền tải liền mạch và tương thích
• Đào tạo nhân viên xử lý tình huống thu thập dữ liệu ngoại tuyến đúng cách

Những thách thức này yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư liên tục vào hạ tầng công nghệ và chính sách quản lý dữ liệu nhằm tận dụng tối đa giá trị từ dữ liệu trong kỷ nguyên AI, đồng thời đảm bảo tuân thủ đạo đức và pháp lý.

Hiện nay, các phương pháp thu thập dữ liệu ngày càng đa dạng, phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong nghiên cứu và kinh doanh. Trên đây là toàn bộ thông tin về "Thu thập dữ liệu là gì? 8+ Phương pháp thu thập dữ liệu chính xác". Hy vọng những thông tin trong bài viết sẽ hữu ích cho vận hành và tối ưu doanh nghiệp của bạn.