6 tính năng CRM giáo dục quan trọng nhất định phải có

Hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) cho giáo dục không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ thông tin mà còn cần tích hợp những tính năng hiện đại nhằm tối ưu hóa trải nghiệm và quản lý dữ liệu. Dưới đây là 6 tính năng quan trọng mà bất kỳ CRM giáo dục nào cũng cần có để đảm bảo sự phát triển bền vững và tạo nên sự khác biệt trong việc quản lý học viên. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu nhé.

Việc lựa chọn đúng CRM giáo dục cho các tổ chức có thể là một thách thức, nhất là khi thị trường có quá nhiều nhà cung cấp CRM như hiện nay. Để việc lựa chọn hệ thống CRM dễ dàng hơn, hãy tập trung vào các tính năng hỗ trợ mục tiêu của bạn. 

Thực tế, CRM dành cho các tổ chức giáo dục hợp lý hóa việc tuyển sinh bằng cách tập trung các kênh học viên tiềm năng và quản lý từng giai đoạn trong hành trình của họ, từ khi tìm hiểu đến khi nhập học. Nó tích hợp các chức năng email, SMS, cuộc gọi, tăng cường giao tiếp và nuôi dưỡng học viên tiềm năng. Bên cạnh đó, hệ thống còn cung cấp báo cáo chuyên sâu có giá trị, giúp hoạt động hiệu quả và đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho cả nhóm tuyển sinh và học viên.

Quản lý học viên tiềm năng

Quản lý học viên tiềm năng hiệu quả là tính năng rất quan trọng đối với bất kỳ CRM giáo dục nào. Nó cho phép bạn theo dõi và quản lý học viên tiềm năng từ lúc tìm hiểu về trường, chọn ngành đến khi chính thức nhập học. Với một hệ thống tập trung, tất cả các tương tác với học viên tiềm năng được ghi lại, đảm bảo mọi cơ hội đều được khai thác tối đa. giảm bớt công việc giấy tờ và tiết kiệm thời gian. 

Theo dõi học tập và hiệu suất

Các CRM giáo dục phải cung cấp công cụ để theo dõi thành tích, điểm số và đánh giá của học viên. Bằng cách tập trung dữ liệu học tập, các cơ sở giáo dục dễ dàng thu thập được những hiểu biết có giá trị về tiến độ học tập của học sinh, cá nhân hóa các chiến lược giảng dạy và hỗ trợ các lộ trình học tập cá nhân hóa.

Tuỳ chỉnh trong CRM giáo dục

Tính năng này cho phép cơ sở giáo dục thiết kế và tự động hóa quy trình làm việc từ khi học viên tìm hiểu thông tin đến khi nhập học, đảm bảo một quy trình nhất quán và hiệu quả. CRM giáo dục cần hỗ trợ tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như xử lý đơn đăng ký và yêu cầu tài liệu, giảm gánh nặng hành chính. Nó đảm bảo mọi bước trong quy trình tuyển sinh được xử lý suôn sẻ và chính xác, giúp các tổ chức tập trung vào điều quan trọng nhất là tương tác với học viên tiềm năng.

Phân tích và báo cáo chi tiết

Quyết định dựa trên dữ liệu là rất quan trọng trong lĩnh vực giáo dục. Hệ thống CRM giáo dục cung cấp tính năng phân tích và báo cáo mạnh mẽ, cho phép các cơ sở giáo dục có được thông tin chi tiết về các số liệu chính, xu hướng và kết quả của sinh viên.

Các tổ chức giáo dục có thể tạo báo cáo toàn diện về tuyển sinh, hiệu suất và sự tham gia của học viên, tạo điều kiện cho việc ra quyết định sáng suốt, lập kế hoạch chiến lược và cải tiến liên tục.

Khả năng tích hợp của CRM giáo dục

Việc tích hợp phần mềm CRM với hệ thống quản lý học tập (LMS) là điều cần thiết đối với các cơ sở giáo dục. Sự tích hợp này cho phép luồng dữ liệu liền mạch giữa các nền tảng CRM và LMS, đảm bảo thông tin học viên, khóa học và dữ liệu hiệu suất được đồng bộ hóa.

Bằng cách tích hợp các hệ thống này, các cơ sở giáo dục có thể cung cấp trải nghiệm liền mạch cho học viên, giáo viên, nhân sự hành chính, đơn giản hóa việc truy cập vào các nguồn lực và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận.

Tự động hoá tác vụ và quy trình làm việc

Tự động hóa là một tính năng chính của hệ thống CRM giáo dục, trao quyền cho các cơ sở giáo dục trong việc hợp lý hóa các nhiệm vụ hành chính và quy trình làm việc. Hệ thống sẽ tự động hóa các quy trình có tính lặp đi lặp lại như lập lịch, nhắc nhở và phân công nhiệm vụ.

Bằng cách tự động hóa các hoạt động này, các cơ sở giáo dục có thể tiết kiệm thời gian, giảm lỗi thủ công và phân bổ nguồn lực hiệu quả, dẫn đến tăng năng suất làm việc và cải thiện hiệu quả hoạt động.

Làm thế nào để chọn được CRM giáo dục chất lượng?

Bây giờ bạn đã biết các tính năng hàng đầu mà mọi CRM dành cho ngành giáo dục nên có, bước tiếp theo là chọn đúng CRM cho tổ chức của bạn.

• Đánh giá nhu cầu

Đánh giá các nhu cầu cụ thể của tổ chức như quy mô nhóm, độ phức tạp của quy trình tuyển sinh. Xác định những thách thức chính và ưu tiên các tính năng giải quyết những vấn đề này.

• Nghiên cứu và so sánh 

Tiến hành nghiên cứu kỹ lưỡng về các giải pháp CRM giáo dục khác nhau. So sánh các tính năng, giá cả và đánh giá của người dùng. Tìm kiếm các trường hợp điển hình để hiểu cách CRM đã mang lại lợi ích cho các tổ chức khác.

• Dùng thử

Hầu hết các nhà cung cấp CRM đều cung cấp bản dùng thử. Tận dụng những cơ hội này để xem cách CRM giáo dục hoạt động. Khuyến khích nhóm tuyển sinh của bạn tham gia để đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của họ và thân thiện với người dùng.

• Chăm sóc khách hàng

Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt là rất quan trọng. Kiểm tra các tùy chọn hỗ trợ như trò chuyện trực tiếp, hỗ trợ qua email và tài nguyên đào tạo. Một nhóm hỗ trợ phản hồi nhanh sẽ tối đa hóa tiềm năng của phần mềm.

• Kiểm tra bảo mật và tuân thủ

Bảo mật dữ liệu là rất quan trọng khi xử lý thông tin học viên. Đảm bảo hệ thống CRM tuân thủ các quy định bảo vệ dữ liệu và cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ.

Một hệ thống CRM giáo dục hiệu quả không chỉ giúp quản lý thông tin học viên mà còn tối ưu hóa mọi quy trình từ tuyển sinh, chăm sóc học viên đến tương tác sau tốt nghiệp. 6 tính năng mà Bizfly - Giải pháp chuyển đổi số Marketing và bán hàng vận hành bởi VCCorp chia sẻ bao gồm: Quản lý dữ liệu, tự động hóa tiếp thị, theo dõi tiến độ học tập, quản lý hỗ trợ học viên, phân tích dữ liệu đến tích hợp đa nền tảng đều là những yếu tố quan trọng giúp các tổ chức giáo dục nâng cao trải nghiệm học viên và tăng cường hiệu quả hoạt động. 

Tạm kết, đầu tư vào một hệ thống CRM phù hợp sẽ không chỉ giúp tổ chức cải thiện mối quan hệ với học viên mà còn tạo ra sự khác biệt cạnh tranh trong môi trường giáo dục ngày càng phát triển và thay đổi nhanh chóng