CRM giáo dục so với phương pháp truyền thống, có gì khác biệt?

Phương pháp quản lý truyền thống trong giáo dục đang dần trở nên lỗi thời, khiến nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc tối ưu quy trình và chăm sóc học viên. Giải pháp CRM giáo dục giúp tự động hóa, nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện trải nghiệm học viên. Bài viết này, chuyên gia của Bizfly sẽ phân tích sự khác biệt và lý do tại sao bạn nên nâng cấp hệ thống ngay hôm nay.

Quản lý dữ liệu: Từ thủ công tới tự động hóa

• Phương pháp truyền thống

Nhiều cơ sở giáo dục vẫn dựa vào biểu mẫu giấy, bảng tính và nhập dữ liệu thủ công để quản lý thông tin học viên tiềm năng. Cách tiếp cận này không chỉ tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót mà còn hạn chế khả năng truy cập và hiển thị dữ liệu trên các nhóm. 

• CRM giáo dục

Hệ thống CRM được thiết kế chuyên biệt phù hợp với ngành giáo dục giúp tự động hóa việc thu thập dữ liệu và đảm bảo rằng tất cả thông tin khách hàng tiềm năng được lưu trữ kỹ thuật số trong một hệ thống tập trung. 

CRM cũng loại bỏ công việc nhập liệu thủ công và cung cấp quyền truy cập tức thì vào hồ sơ học viên tiềm năng đầy đủ, giúp các cơ sở giáo dục đưa ra quyết định sáng suốt hơn. Nhờ đó, sẽ không còn tình trạng thất lạc giấy tờ hoặc lỗi bảng tính. Mọi thứ được lưu trữ ở một nơi an toàn và có thể truy cập trong thời gian thực.

Nuôi dưỡng học viên tiềm năng

• Phương pháp truyền thống

Việc dựa vào các cuộc gọi điện thoại, email hoặc gặp mặt trực tiếp để thu hút học viên tiềm năng thường dẫn đến việc theo dõi không nhất quán và bỏ lỡ cơ hội. Các nhóm tuyển sinh chỉ có thể xử lý hiệu quả một số lượng khách hàng tiềm năng nhất định. 

• CRM giáo dục

Với CRM giáo dục, bạn có thể thiết lập quy trình làm việc tự động để hướng dẫn học viên tiềm năng qua từng bước của kênh tuyển sinh.

Chuỗi email tùy chỉnh, lời nhắc và nhiệm vụ theo dõi đảm bảo rằng không có học viên tiềm năng nào bị bỏ sót, đồng thời cung cấp khả năng tương tác kịp thời mà không cần nỗ lực thủ công liên tục. Tất cả những điều này giúp tăng hiệu quả và khả năng mở rộng. Bạn có thể nuôi dưỡng hàng trăm học viên tiềm năng mà đội ngũ không phải làm việc quá tải.

Tương tác từ rời rạc tới thống nhất

• Phương pháp truyền thống

Các cơ sở giáo dục sử dụng nhiều kênh (email, điện thoại, tin nhắn văn bản) mà không có hệ thống tập trung thường phải đối mặt với tương tác cùng học viên một cách rời rạc. Các phòng ban không có quyền truy cập vào cùng một dữ liệu, dẫn đến nhầm lẫn và trùng lặp công việc. 

• CRM giáo dục

Hệ thống này tích hợp dữ liệu của tất cả các kênh giao tiếp vào một nền tảng duy nhất, cho phép tương tác với khách hàng tiềm năng một cách liền mạch, thống nhất. Mọi điểm tiếp xúc, cho dù đó là email, tin nhắn văn bản hay cuộc gọi điện thoại, đều có thể được theo dõi và ghi lại trong CRM, nhờ đó mà  tất cả các thành viên trong nhóm đều nắm rõ.

Với một chiến lược giao tiếp từ rời rạc đến thống nhất, cơ sở giáo dục sẽ đảm bảo học viên tiềm năng nhận được thông tin nhất quán và kịp thời, cải thiện trải nghiệm tổng thể của họ.

Báo cáo và phân tích: Từ phỏng đoán tới quyết định dựa trên dữ liệu

• Phương pháp truyền thống

Không có báo cáo tập trung, các cơ sở giáo dục thường phải dựa vào phỏng đoán hoặc phân tích dữ liệu thủ công để đánh giá hiệu quả của các nỗ lực tuyển sinh của họ. Điều này gây khó khăn cho việc xác định xu hướng, điểm khó khăn  hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. 

• CRM giáo dục

CRM giáo dục cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo mạnh mẽ giúp các cơ sở giáo dục theo dõi mọi giai đoạn của kênh tuyển sinh. Qua việc xác định các nguồn chuyển đổi cao đến xác định vị trí khách hàng tiềm năng rời bỏ.

Phân tích CRM cũng cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa chiến lược tổ chức. Từ đó đưa ra quyết định thông minh hơn dựa trên dữ liệu thời gian thực, không phải phỏng đoán thiếu chính xác.

Cá nhân hóa: Từ tiếp cận chung chung tới trải nghiệm phù hợp

• Phương pháp truyền thống

Với quy trình thủ công, rất khó để cá nhân hóa giao tiếp trên quy mô lớn. Học viên thường nhận được các tin nhắn chung chung không đề cập đến nhu cầu hoặc sở thích riêng của họ, làm giảm khả năng đăng ký học. 

• CRM giáo dục

Hệ thống CRM cho ngành giáo dục cho phép tương tác cá nhân hóa với thí sinh tiềm năng bằng cách phân khúc khách hàng tiềm năng dựa trên sở thích, nhân khẩu học hoặc giai đoạn trong quy trình đăng ký của họ.

Gửi Email hoặc tin nhắn SMS tự động nhưng được tùy chỉnh có thể giải quyết các vấn đề cụ thể mà học viên gặp phải. Đồng thời cũng cung cấp thông tin liên quan, từ đó thúc đẩy mối quan hệ bền chặt. Nhờ làm tốt điều này, học viên sẽ cảm thấy được coi trọng, tăng khả năng đăng ký học.

Khả năng mở rộng: Từ năng lực hạn chế tới tiềm năng tăng trưởng không giới hạn

• Phương pháp truyền thống

Các quy trình truyền thống thường bị giới hạn bởi quy mô của nhóm tuyển sinh. Khi số lượng học viên tiềm năng tăng lên, khối lượng công việc cũng tăng theo, dẫn đến sự thiếu hiệu quả và bỏ lỡ cơ hội. 

• CRM giáo dục

Hệ thống này được thiết kế để mở rộng quy mô cùng với cơ sở giáo dục. Cho dù bạn đang tiếp nhận vài trăm hay hàng nghìn học viên tiềm năng, hệ thống CRM đều có thể quản lý khối lượng công việc mà không khiến đội ngũ của bạn bị quá tải. 

Quy trình tự động và quản lý học viên tiềm năng thông minh hơn đồng nghĩa với việc bạn có thể tăng số lượng tuyển sinh mà không ảnh hưởng đến chất lượng. Qua đây, cơ sở giáo dục dễ dàng mở rộng quy mô tuyển sinh thu hút nhiều đơn đăng ký hơn.

Lợi ích của việc sử dụng CRM giáo dục vượt xa những hạn chế của việc bám víu vào các phương pháp tuyển sinh truyền thống. Từ việc tự động hóa các quy trình tẻ nhạt và cải thiện tương tác đến việc cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu, CRM thay đổi cách các cơ sở giáo dục quản lý các nỗ lực tuyển dụng học viên của họ. Đón đọc thêm các bài viết hữu ích về hệ thống CRM cho từng ngành cụ thể được Bizfly - Giải pháp chuyển đổi số Marketing và bán hàng vận hành bởi VCCorp cập nhật mỗi ngày tại Martech Blog