Hướng dẫn cách kết thúc email chuyên nghiệp và ấn tượng

Bạn muốn biết cách kết thúc email sao cho chuyên nghiệp và ấn tượng? Bạn đang tìm kiếm những lời chào phù hợp với mục đích và người nhận của email? Bạn muốn tạo ấn tượng tốt với người đọc và khép lại email một cách lịch sự? Nếu bạn đang có những thắc mắc này, hãy cùng Bizfly đọc bài viết dưới đây để khám phá các gợi ý và bí quyết hữu ích.

Những cách kết thúc email thông dụng hiện nay

Khi kết thúc email, bạn nên chọn những lời chào phù hợp với tình huống, mối quan hệ và mục đích của email. Dưới đây là một số cách kết thúc email thông dụng hiện nay:

Sincerely (Trân trọng) 

Là một trong những cách kết thúc email chuyên nghiệp và trang trọng nhất. Chính vì thế nên bạn có thể sử dụng cách kết thúc này khi gửi email cho khách hàng, đối tác, cấp trên hoặc những người bạn chưa quen biết. 

Thanks

Cách kết thúc email này có thể được sử dụng để gửi email cho đồng nghiệp, nhân viên, khách hàng hoặc những người bạn đã có mối hệ tốt từ trước, bởi nó thể hiện thái độ thân thiện và lịch sự.

Mỗi tình huống khác nhau sẽ có những cách kết thúc email khác nhau

Best

Là một cách kết thúc ngắn gọn, tự nhiên nên bạn chỉ nên sử dụng cách này khi gửi email cho bạn bè, người thân hoặc những người bạn đã quen biết và thân thiết từ trước.

Respectfully

Khi bạn muốn gửi email cho những người có địa vị cao, uy tín hay quyền lực hơn mình thì cách kết thúc email bằng “Respectfully” (Kính trọng) chắc chắn sẽ là phù hợp. Bởi nó thể hiện sự tôn trọng, kính cẩn đối với người nhận khi đọc email.

Thanks & Best regards (Cảm ơn và trân trọng)

Đây là cách kết thúc email kết hợp giữa hai cách kết thúc "Thanks" và "Sincerely". Vì thế nên nó có tính ứng dụng cao, sử dụng được trong hầu hết mọi tình huống giao tiếp qua thư.

Looking forward

Cách kết thúc này thường được sử dụng trong các email thể hiện mong muốn được hợp tác, trao đổi thông tin hoặc gặp mặt trong thời gian tới.

All best

Sử dụng “All best” trong cách kết thúc email thể hiện sự chúc phúc và ủng hộ. Bạn có thể dùng cách này khi gửi email cho những người bạn muốn chia sẻ niềm vui hoặc động viên.

Best wishes

Cách kết thúc này tương tự như "All best". Tuy nhiên, ngoài việc sử dụng để thể hiện sự chúc mừng, chia sẻ niềm vui với người nhận email, bạn cũng có thể bày tỏ sự cảm thông, chia buồn với họ.

Best Wishes - Cách kết thúc email khi muốn thể hiện sự chúc mừng

Take care

“Take care” là một cách kết thúc thân thiện, thể hiện sự quan tâm, thương yêu và mang ý nghĩa chúc người nhận luôn khỏe mạnh, bình an. Bạn có thể dùng cách này khi gửi email cho những người bạn muốn gửi lời thăm hỏi hoặc chia sẻ tình cảm.

Yours faithfully

Trong trường hợp bạn không biết tên của người nhận email, “Your faithfully” sẽ là cách kết thúc email phù hợp. Tuy khá truyền thống nhưng nó vẫn đảm bảo thể hiện được tính chuyên nghiệp, sự trung thành và tận tâm. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cách kết thúc này khi gửi email cho những người bạn muốn gửi lời cam kết hoặc bảo đảm.

Lưu ý quan trọng trong cách kết thúc email

Kết thúc một email chuyên nghiệp và ấn tượng có thể giúp bạn tạo được ấn tượng tốt và gửi đi thông điệp mạnh mẽ. Để thực hiện được điều này thì việc tuân thủ những quy tắc và tránh những sai lầm thường gặp là rất cần thiết. Cụ thể như sau:

Tránh viết in hoa và in đậm: Để làm nổi bật phần kết thúc email, mọi người hay viết nó bằng chữ in hoa hoặc in đậm để tạo sự chú ý và độc đáo. Tuy nhiên, việc viết in hoa và in đậm có thể làm cho email của bạn trở nên quá mạnh mẽ, thô lỗ hoặc thiếu tế nhị. Do vậy, bạn nên viết chữ thường và chỉ sử dụng chữ in hoa, in đậm cho những từ quan trọng hoặc cần nhấn mạnh.

Dùng biểu tượng cảm xúc: Sử dụng biểu tượng cảm xúc như :-) hoặc ;-) có thể thêm một chút tính cá nhân và thân thiện vào kết thúc email. Tuy nhiên, việc quá lạm dụng các biểu tượng cảm xúc hay sử dụng chúng trong các trường hợp không phù hợp có thể làm cho email của bạn trở nên quá thân mật, không chuyên nghiệp hoặc thiếu trang trọng. 

Vì thế, bạn nên hạn chế dùng biểu tượng cảm xúc và chỉ dùng khi thật sự cần thiết hoặc phù hợp với người nhận. Hãy đảm bảo bạn sử dụng chúng một cách hợp lý và phù hợp với ngữ cảnh và mối quan hệ với người nhận.

Tuân thủ những quy tắc cần thiết sẽ giúp cách kết thúc email của bạn chuyên nghiệp hơn

Hạn chế việc lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan: Lạm dụng từ ngữ phóng đại mang tính chủ quan có thể làm cho email của bạn trở nên quá cầu kỳ, không thật hoặc thiếu khách quan. Bạn nên dùng từ ngữ đơn giản, chính xác và trung thực.

Ví dụ: "Tôi rất mong được hợp tác với bạn", "Tôi tin tưởng rằng chúng ta sẽ có một mối quan hệ hợp tác tốt đẹp",...

Bài viết này đã cung cấp cho bạn những gợi ý và bí quyết để viết đoạn kết thúc email chuyên nghiệp, ấn tượng. Hy vọng sẽ giúp bạn giải đáp được những thắc mắc ban đầu và ứng dụng thành công vào chiến dịch email của mình. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách kết thúc email chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Bizfly qua website hoặc fanpage để được hỗ trợ tận tình.