Chân email là gì? Thành phần và cách tạo Email Footer hiệu quả 

Có nhiều yếu tố để tạo nên một email chuyên nghiệp, hiệu quả, trong số đó có Email Footer hay phần chân email. Phần này không chỉ cung cấp thông tin liên lạc, mà còn là cơ hội để củng cố thương hiệu, khuyến khích tương tác và tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng tiếp cận các thông tin hữu ích khác. Bài viết này, mời bạn cùng Bizfly tìm hiểu chi tiết về Email Footer nhé.

Tại sao phần chân Email lại quan trọng?

Phần chân Email không chỉ đơn thuần là yếu tố thẩm mỹ mà còn đóng vai trò quan trọng trong chiến lược Email Marketing của doanh nghiệp. Dưới đây là những lý do vì sao phần chân trang email Outlook, Gmail…cần được chú trọng:

• Tuân thủ pháp lý

Phần chân Email là thành phần để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý, đặc biệt là các quy định như CAN-SPAM và GDPR. Những quy định này yêu cầu thông tin cụ thể phải được cung cấp trong các Email thương mại, giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của cả bản thân và người nhận.

• Xây dựng thương hiệu

Đây là cơ hội tuyệt vời để củng cố bản sắc thương hiệu. Phần chân Email có thể sử dụng màu sắc, biểu trưng và thông điệp thương hiệu để tạo ấn tượng mạnh mẽ với người nhận, từ đó nâng cao nhận thức về thương hiệu.

• Khuyến khích sự tương tác

Một phần chân Email được thiết kế hợp lý không chỉ giúp người nhận dễ dàng tương tác mà còn hướng họ đến các hoạt động phụ liên quan đến thương hiệu. Điều này không chỉ tăng cường sự gắn kết mà còn mở rộng cơ hội để doanh nghiệp kết nối với khách hàng.

• Cải thiện trải nghiệm người dùng

Phần chân Email thông minh và hợp lý có khả năng nâng cao trải nghiệm tổng thể của người nhận, giúp họ nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng. Khi người dùng cảm thấy thuận tiện, khả năng họ tiếp tục tương tác với thương hiệu sẽ cao hơn.

Một Email Footer cần có những thành phần nào?

Để phần chân chữ ký email​ phát huy hiệu quả trong việc phục vụ nhiều mục đích khác nhau, bạn cần đưa vào những thành phần chính sau đây:

Thông tin liên lạc là thành phần quan trọng của chân email

Việc cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng không chỉ là phương pháp tốt nhất mà còn là yêu cầu pháp lý để tuân thủ quy định. Các thông tin cần bao gồm:

• Tên doanh nghiệp: Cần ghi rõ tên công ty của bạn theo tài liệu chính thức. Bạn có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email đẹp để bổ sung thêm cho phần Email Footer.
• Địa chỉ thực tế: Cung cấp địa chỉ doanh nghiệp của bạn là bắt buộc theo Đạo luật CAN-SPAM, nhằm đảm bảo người nhận có thể xác định được người gửi.
• Địa chỉ Email: Cung cấp địa chỉ Email để hỗ trợ khách hàng hoặc xử lý các yêu cầu thông tin, từ đó khuyến khích sự tham gia.

 Liên kết hủy đăng ký

Để đảm bảo tuân thủ quy định, bạn cần bao gồm liên kết hủy đăng ký trong Email. Để tránh gây thất vọng cho người nhận, hãy đảm bảo rằng liên kết này dễ tìm và được gắn nhãn rõ ràng, ví dụ: "Hủy đăng ký" hoặc "Quản lý tùy chọn". Sau khi nhấp vào liên kết, hãy chuyển hướng người dùng đến trang xác nhận hoặc gửi Email xác nhận để họ biết rằng yêu cầu của họ đã được xử lý.

Liên kết chính sách bảo mật

Việc cung cấp liên kết đến chính sách bảo mật của bạn ở chân email không chỉ thể hiện sự minh bạch mà còn xây dựng niềm tin với khách hàng. Chính sách này cần nêu rõ cách thức bạn thu thập, sử dụng và bảo vệ dữ liệu của người dùng. Cần lưu ý:

• Đảm bảo liên kết chính sách bảo mật nổi bật và dễ dàng tìm thấy trong phần chân Email.
• Viết chính sách bảo mật bằng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu cho đối tượng của bạn.

Liên kết mạng xã hội

Việc tích hợp các biểu tượng mạng xã hội vào phần chân Email có thể khuyến khích sự tham gia của người nhận trên các nền tảng khác. Một số mẹo cần nhớ:

• Sử dụng các biểu tượng được chuẩn hóa cho mỗi nền tảng mạng xã hội để người dùng dễ dàng nhận biết.
• Đảm bảo rằng mỗi biểu tượng đều liên kết trực tiếp đến trang mạng xã hội tương ứng, khuyến khích người nhận kết nối với bạn trên các nền tảng khác.
• Để tăng cường mức độ tham gia, bạn có thể thêm một lời kêu gọi hành động ngắn gọn như "Theo dõi chúng tôi để nhận thêm thông tin cập nhật".

Lời kêu gọi hành động phụ

Mặc dù trọng tâm chính của Email có thể là một ưu đãi hoặc thông điệp cụ thể, phần chân Email lại là một không gian lý tưởng để bổ sung các lời kêu gọi hành động (CTA) phụ. Bạn nên cân nhắc các yếu tố sau:

• Liên kết quan trọng: Đưa vào chân email các liên kết đến những bài viết blog, tài nguyên hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt đang thu hút sự quan tâm nhất hoặc mới nhất của bạn. Đảm bảo rằng những liên kết này bổ sung cho nội dung chính của Email.
• Đăng ký nhận bản tin: Khuyến khích người nhận đăng ký bản tin nếu họ chưa làm điều này, đồng thời nhấn mạnh giá trị mà họ sẽ nhận được khi tham gia.
• Quảng bá sự kiện: Nếu có sự kiện hoặc hội thảo trên web sắp diễn ra, hãy giới thiệu thông tin về chúng thông qua một liên kết đơn giản, giúp người nhận dễ dàng tìm hiểu thêm.

Yếu tố thương hiệu

Phần chân Email cần phải thể hiện sự nhất quán với thương hiệu của bạn. Để đạt được điều này, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Bao gồm biểu trưng của công ty để tạo sự nhận diện thương hiệu.
• Sử dụng màu sắc và phông chữ thương hiệu để đảm bảo tính đồng bộ với thiết kế tổng thể của Email.
• Cân nhắc thêm khẩu hiệu hoặc slogan liên quan đến sứ mệnh hoặc giá trị cốt lõi của thương hiệu để củng cố hình ảnh trong tâm trí người nhận.

Cân nhắc về khả năng truy cập

Đảm bảo rằng phần chân Email tất cả người nhận đều có thể truy cập được cho là rất quan trọng. Dưới đây là một số gợi ý để nâng cao khả năng truy cập:

• Cỡ chữ: Sử dụng cỡ chữ và kiểu chữ dễ đọc, tránh các phông chữ quá nhỏ có thể gây khó khăn trong việc đọc.
• Độ tương phản: Đảm bảo có đủ độ tương phản giữa văn bản và màu nền để tăng tính dễ đọc cho người nhận.
• Văn bản thay thế: Nếu bạn sử dụng hình ảnh, hãy bao gồm văn bản thay thế mô tả để cung cấp ngữ cảnh cho những người sử dụng trình đọc màn hình.

Triển khai phần chân Email hoàn hảo trong các chiến dịch

Khi bạn đã biết cách tạo thông tin cá nhân cuối email trong Gmail, Outlook hay bất cứ loại email nào một cách tối ưu, việc triển khai nó vào các chiến dịch của bạn sẽ diễn ra một cách liền mạch. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn đảm bảo tính nhất quán:

• Tạo mẫu Email tiêu chuẩn hóa: Thiết lập một mẫu Email bao gồm phần chân Email được tối ưu hóa sẽ giúp hợp lý hóa quy trình thiết kế cho các Email trong tương lai.
• Sử dụng nền tảng Email Marketing: Hầu hết các nền tảng Email Marketing như BizMail đều cung cấp các mẫu có thể tùy chỉnh. Tính năng này cho phép bạn duy trì giao diện đồng bộ trên tất cả các Email của mình.
• Kiểm tra trên nhiều thiết bị: Trước khi gửi Email, hãy kiểm tra xem phần chân Email của bạn hiển thị như thế nào trên nhiều thiết bị và ứng dụng khách khác nhau để đảm bảo tính chính xác.
• Cập nhật định kỳ: Xem xét và cập nhật phần chân Email để đảm bảo nó luôn tuân thủ các quy định mới và phản ánh mọi thay đổi liên quan đến thương hiệu hoặc thông tin liên lạc của bạn.

Mặc dù phần Email Footer thường bị đánh giá thấp trong Email Marketing, nó đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ, củng cố thương hiệu và thúc đẩy sự tham gia. Bằng cách khéo léo xây dựng các yếu tố này và tuân theo những phương pháp tốt nhất, bạn có thể tạo ra một phần chân Email ấn tượng, góp phần kết nối hiệu quả với đối tượng mục tiêu. Đón đọc thêm các bài viết chuyên môn về tiếp thị qua email được Bizfly cập nhật mỗi ngày tại đây.