Forward email là gì? Cách forward nhiều email trong Gmail 

Forward mail (chuyển tiếp email) là tính năng cho phép người dùng tự động chuyển email từ tài khoản này sang tài khoản khác, giúp quản lý email hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Tính năng không chỉ giúp bạn quản lý email hiệu quả mà còn tiết kiệm thời gian, đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng. Trong bài viết này Bizfly sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Forward Email và hướng dẫn các bước forward mail chi tiết. Tìm hiểu ngay thôi!

Forward Email là gì?

Forward Email (hay còn gọi là chuyển tiếp email) là một tính năng trong các dịch vụ email, cho phép người dùng chuyển thư điện tử (email) đã nhận được từ người khác đến hộp thư thứ ba. Hiện nay, tính năng này có thể được sử dụng linh hoạt theo hai hình thức:

• Hình thức tự động: Người dùng có thể thiết lập tính năng tự động chuyển tiếp tất cả các email trong hộp thư đến một địa chỉ email khác theo các tiêu chí nhất định.
• Hình thức thủ công: Người dùng chỉ cần nhấn nút "Forward" trên ứng dụng email để chuyển tiếp thư đến địa chỉ mong muốn.

Vai trò của Forward Email 

• Quản lý email hiệu quả

Chuyển tiếp email giúp bạn đơn giản hóa quy trình quản lý nhiều tài khoản email. Thay vì bạn phải kiểm tra từng tài khoản riêng biệt, bạn có thể tập hợp tất cả email của mình bằng cách chuyển tiếp chúng đến một hộp thư đến duy nhất. 

Việc này không chỉ giúp bạn tối ưu thời gian mà còn nâng cao hiệu suất cũng như hiệu quả công việc, tăng năng suất và giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các nền tảng hoặc ứng dụng email khác nhau 

• Tiếp thị qua email hiệu quả

Chuyển tiếp email đóng vai trò quan trọng trong các chiến lược tiếp thị qua email. Bằng cách Forward Email đến các địa chỉ cụ thể, doanh nghiệp có thể thu thập các yêu cầu của khách hàng như yêu cầu đăng ký nhận tin, yêu cầu bán hàng một cách hiệu quả. Điều này cho phép doanh nghiệp phản hồi nhanh chóng, đảm bảo đem lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng và tạo  các cơ hội kinh doanh tiềm năng.

• Tích hợp phần mềm bán hàng và CRM

Việc Forward Email tích hợp liền mạch với CRM (hệ thống quản lý quan hệ khách hàng) và phần mềm bán hàng, đảm bảo rằng các email khách hàng có liên quan sẽ được tự động chuyển tiếp đến hệ thống CRM hoặc phần mềm bán hàng của bạn. Hơn nữa việc tích hợp cho phép bạn quản lý khách hàng tiềm năng hiệu quả, theo dõi đúng khách hàng và đơn giản hóa quy trình bán hàng.

• Tự động hóa bán hàng nâng cao

Forward Email là một thành phần thiết yếu của tự động hóa bán hàng. Bằng cách chuyển tiếp các email bán hàng, bạn có thể tự động phân phối các khách hàng tiềm năng và yêu cầu đến nhân viên chăm sóc nhanh chóng. Điều này giúp bạn rút ngắn thời gian phản hồi, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng và nâng cao hiệu quả bán hàng tổng thể.

• Tích hợp với phần mềm tự động hóa tiếp thị 

Chuyển tiếp email có thể tích hợp với các nền tảng tự động hóa tiếp thị. Bằng cách chuyển tiếp các email trong chiến dịch tiếp thị đến các nhóm hoặc phần mềm được chỉ định, bạn có thể tối ưu hóa các hoạt động tiếp thị của mình. Tính năng này giúp bạn quản lý chiến dịch hiệu quả hơn, theo dõi chính xác các chỉ số tiếp thị và giao tiếp chính xác với đối tượng mục tiêu.

Hướng dẫn chi tiết sử dụng Forward Email trong Gmail 

Chuyển tiếp toàn bộ thư 

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail bạn muốn Forward Email 

Chọn Cài đặt (biểu tượng bánh răng) 

Nhấp Xem tất cả chế độ cài đặt tại tab mới 

• Bước 2: Chọn Chuyển tiếp và POP/IMAP 

• Bước 3: Nhấn Thêm địa chỉ chuyển tiếp > Nhập địa chỉ email cần chuyển tiếp thư > Xác nhận địa chỉ chuyển tiếp tại pop-up > Nhấn Tiếp tục. 

• Bước 4: Mở tài khoản địa chỉ email chuyển tiếp > Nhận được mã xác nhận mà Gmail mới gửi > Nhấn vào đường link trong thư để xác nhấn chuyển tiếp thư. 

• Bước 5: Trở lại tab Chuyển tiếp và POP/IMAP > Tại phần Chuyển tiếp, tích vào ô Chuyển tiếp bản sao của thư đến tới > Lựa chọn email muốn chuyển thư > Nhấn Lưu thay đổi. 

Chỉ chuyển tiếp một số thư

Bạn có thể chuyển một số thư điện tử nhất định thì người dùng hãy làm theo các bước dưới đây:

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail muốn thực hiện chuyển tiếp > Tích chọn thư bạn muốn chuyển thực hiện chuyển tiếp 

• Bước 2:  Nhấp chuột phải > Chọn Chuyển tiếp (như hình dưới đây) 

• Bước 3: Tại cửa số mới điền địa chỉ email bạn muốn thực hiện chuyển tiếp và nhập nội dung email (nếu có) > Nhấn Gửi để hoàn thành chuyển tiếp 

Hướng dẫn cách tự động Forward Email trong Outlook 

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Outlook muốn forward email. 

• Bước 2: Nhấn chuột phải vào biểu tượng bánh răng ở góc màn hình, tại tab Thiết đặt chọn Chuyển tiếp và IMAP

• Bước 3: Nhấn Bật chuyển tiếp > Nhập địa chỉ email muốn chuyển tiếp > Nhấn Lưu thay đổi

Như vậy bạn đã hoàn thành forward trên Outlook thành công!

Một số lưu ý khi sử dụng Forward Email 

Khi đã hiểu rõ Forward Email là gì và cách Forward Email trên Gmail, Outlook, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để sử dụng hiệu quả tính năng gửi email chuyển tiếp. 

• Đảm bảo rằng nội dung trong thư gốc phù hợp và có giá trị đối với người nhận, giúp tránh việc gửi thông tin không cần thiết hoặc không liên quan.
• Hãy đính kèm thêm nội dung hoặc lời giải thích để người nhận hiểu lý do tại sao họ nhận được email này. Việc này giúp tránh hiểu nhầm và tăng tính minh bạch.
• Khi Forward Email một chuỗi email dài, bạn cần xem xét kỹ nội dung để đảm bảo không có thông tin không liên quan hoặc dữ liệu nhạy cảm mà người nhận không nên thấy.
• Nếu bạn cần Forward Email cho nhiều người, hãy tận dụng tính năng Bcc (Blind Carbon Copy) để người nhận không nhìn thấy các địa chỉ email khác. Việc này giúp bảo vệ quyền riêng tư của những người nhận chuỗi email chuyển tiếp.
• Đảm bảo rằng tiêu đề email khi Forward Email luôn trang trọng, lịch sự và phù hợp với ngữ cảnh cuộc trao đổi.

Tóm lại  Forward Email không chỉ giúp bạn quản lý email hiệu quả mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào. Hãy sử dụng ngay tính năng này để tối ưu hóa công việc của bạn và đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật thông tin hữu ích nhất nhé!