Kỹ năng lập kế hoạch: Vai trò và các phương pháp cải thiện tốt nhất

Kỹ năng lập kế hoạch là một trong những kỹ năng cần thiết giúp cho việc sắp xếp công việc và thực hiện theo một lịch trình cụ thể sẽ giúp gia tăng hiệu suất công việc tối đa. Các chuyên gia Bizfly sẽ giới thiệu đến bạn các kiến thức về kỹ năng lập kế hoạch cũng như các bước lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả trong bài viết sau.

Vai trò của việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch được hiểu là kỹ năng sắp xếp công việc theo một mức độ nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này cho phép các cá nhân, tổ chức có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát và thực hiện công việc cũng như thời gian một cách hiệu quả từ đó đạt được mục tiêu đưa ra.

Vai trò của việc nâng cao kỹ năng lập kế hoạch

Trong cuộc sống và công việc, việc kiểm soát và rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch sẽ mang đến rất nhiều giá trị, thể hiện ở những lợi ích như sau:

• Giúp sắp xếp công việc một cách hợp lý theo một thời gian biểu cụ thể, khoa học giúp dễ dàng kiểm soát công việc, không bị chồng chéo.
• Tập trung các nguồn lực chủ yếu vào mục tiêu cốt lõi để nhanh chóng hoàn thiện nó.
• Phát triển hệ thống tư duy logics, linh hoạt với các tình huống bất ngờ xảy ra trong tương lai.
• Giúp kết nối giữa các nhà quản trị, nhân viên cùng bắt tay vào thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
• Phân chia nhiệm vụ rõ ràng để thực hiện hóa mục tiêu một cách nhanh chóng.
• Thiết lập các tiêu chuẩn nhằm kiểm tra, đánh giá hiệu quả trong thực hiện công việc từ đó đưa ra được phương án khắc phục, điều chỉnh sai sót nếu có.
• Hạn chế việc trì hoãn công việc từ đó tạo động lực để đạt mục tiêu mong muốn. 

Các bước lập kế hoạch và triển khai công việc

Để phát triển và rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch một cách hiệu quả, bạn cần phải trau dồi qua các dự án triển khai để tìm ra cách thức thực hiện sao cho đạt giá trị cao nhất. Sau đây là quy trình các bước lập kế hoạch và triển khai công việc cơ bản mà mọi người có thể tham khảo thực hiện.

Các bước lập kế hoạch và triển khai công việc

Bước 1: Lên kế hoạch công việc theo ngày/tháng/năm

Đây được xem là bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Để giúp dễ dàng theo dõi, nắm bắt và xử lý công việc hiệu quả, bạn cần liệt kê công việc chi tiết theo từng ngày/tuần/tháng hoặc năm.

Qua đó, các nhà quản trị dễ dàng theo dõi tiến độ hoành thành công việc của nhân viên và điều chỉnh khi gặp sai sót. Không những thế còn giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian để tạo ra năng suất làm việc tối đa và tránh áp lực trong công việc.

Đọc thêm: Bật mí kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả để tăng hiệu suất công việc

Bước 2: Xác định mục tiêu của công việc

Sau khi đã liệt kê được toàn bộ các đầu việc cần phải làm thì tiếp theo mọi người cần phải xây dựng mục tiêu cho từng công việc. Cần xem xét tính khả thi của từng mục tiêu để tránh gặp phải tình trạng đặt mục tiêu cao quá so với năng lực làm việc, xa rời thực tế gây lãng phí tài nguyên của tổ chức. Để thiết lập mục tiêu hiệu quả mọi người có thể sử dụng mô hình SMART: cụ thể, đo lường được, có khả năng thực hiện được,  thực tế, thời gian thực hiện.

Bước 3: Thiết lập thứ tự ưu tiên

Đối với việc phân chia công việc, mọi người cần thiết lập thứ tự ưu tiên cho từng đầu việc dựa theo mức độ quan trọng của nó. Với những công việc quan trọng và khẩn cấp thì cần phải sắp xếp thứ tự lên trước để thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

Bước 4: Phân bổ nguồn lực

Việc phân bổ nguồn lực là một trong những việc quan trọng khi lập kế hoạch và phân công công việc. Bởi con người được xem như tài sản quan trọng có ảnh hưởng lớn đến sự tồn tại và phát triển của một tổ chức. Việc phân bổ nguồn lực một cách hợp lý sẽ giúp cho quá trình triển khai kế hoạch diễn ra thuận lợi và thành công.

Bước 5: Thực hiện kế hoạch

Việc tập trung vào triển khai kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thời gian và công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên việc này không có nghĩa là mọi người chỉ thực hiện một công việc duy nhất trong thời gian dài mà cần xử lý nhiều công việc một lúc trong ngày.

Thiết lập thứ tự công việc ưu tiên

Bước 6: Theo dõi và kiểm tra

Kiểm tra và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc giúp xem xét mức độ thực hiện công việc có đạt đúng theo kỳ vọng hay không. Bên cạnh đó, việc đánh giá năng lực làm việc định kỳ sẽ giúp các nhà quản trị dễ dàng quản lý, đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ, chất lượng.

Hướng dẫn cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch

Để trau dồi và cải thiện kỹ năng lập kế hoạch một cách hiệu quả, mọi người hãy tham khảo một số cách như sau.

Ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng

Khi sắp xếp và lập kế hoạch cho công việc, mọi người cần phân loại mức độ quan trọng trong công việc để từ đó đưa ra thứ tự ưu tiên cho những công việc mang lại giá trị cao nhất cho mục tiêu mà mình đặt ra.

Xây dựng kế hoạch khách quan

Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, mọi người cần thiết lập một hệ thống các mục tiêu công việc cao hơn một chút so với năng lực làm việc của bản thân nhằm phát huy hết mức giá trị mà mình có thể mang lại. Tuy nhiên không nên đặt mục tiêu cao quá tầm với bởi nó sẽ khiến cho chúng ta dễ bị mệt mỏi, chán nản khi không thực hiện được.

Đưa ra mốc thời gian thực hiện theo tuần/tháng/năm

Khi thiết lập kế hoạch, cần phải đưa ra các mốc thời gian cụ thể, chi tiết. Khi đã liệt kê danh sách công việc cần phải thực hiện theo từng giờ, từng ngày, tháng hoặc năm sẽ giúp mọi người dễ dàng theo dõi và có phương án khắc phục, chỉnh sửa khi gặp phải sai sót.

Phương pháp 5W, 1H và 2C trong lập kế hoạch

Trong quá trình xây dựng và trau dồi kỹ năng lập kế hoạch, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phương pháp 5W, 1H và 2C để thiết lập mục tiêu. Đây được xem như “xương sống” giúp xác định các mục tiêu, hành động cụ thể, chi tiết cần phải thực hiện trong một bản kế hoạch.

Phương pháp 5W, 1H và 2C trong lập kế hoạch

Chi tiết về phương pháp này như sau:

• Why - Xác định mục tiêu công việc: Tìm hiểu lý do tại sao phải thực hiện công việc và giá trị mà nó mang lại như thế nào
• What - Xác định nội dung của công việc: Liệt kê các công việc cần thực hiện nhằm đạt mục tiêu đề ra
• Who/Where/When: Xác định thời gian, địa điểm, người thực hiện: Ví dụ như ai là người thực hiện, thời gian thực hiện và tần suất công việc như thế nào…
• How: Xác định phương thức thực hiện: Đưa ra các phương pháp thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc.
• Check/Control: Kiểm tra và kiểm soát công việc: Thực hiện việc đánh giá, kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc để đo lường hiệu suất.

Một kế hoạch được xây dựng và chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, thường xuyên theo dõi và chỉnh sửa sẽ giúp mọi người có thể đánh giá một cách chính xác tiến độ thực hiện công việc theo từng giai đoạn thời gian cụ thể. Chính vì vậy, việc rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch là việc vô cùng cần thiết và quan trọng để giúp gia tăng khả năng lập kế hoạch một cách hợp lý và phù hợp với từng mục tiêu cụ thể mà mọi người đặt ra.