Top 4 mẫu Email Auto Reply khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Thật tuyệt khi khách hàng gửi Email hoặc phản hồi về thư của bạn. Tuy nhiên thực tế không phải lúc nào bạn cũng có thời gian trả lời thư của khách hàng nhanh chóng. Những mẫu Email Auto Reply dưới đây là giải pháp hữu hiệu dành cho bạn. Hãy cùng Bizfly tìm hiểu  thông tin qua bài viết dưới đây nhé!

Top 4 mẫu Email Auto Reply phổ biến dành cho doanh nghiệp

Sau đây top những mẫu email trả lời tự động hiệu quả dùng để phản hồi lại khách hàng khi tương tác với doanh nghiệp mà mọi người có thể sử dụng:

Mẫu Email Auto Reply xác nhận yêu cầu từ khách hàng

"{Name} thân mến
Cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về thiết kế website cho Bizfly. Nhân viên tư vấn của chúng tôi sẽ nhanh chóng liên lạc đến bạn vào ngày mai và tư vấn chi tiết về giải pháp thiết kế website cho bạn..
Một lần nữa, xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi cho Bizfly
Rất vui được phục vụ bạn,
Trân trọng, 
Bizfly”

Mẫu thư trả lời tự động xác nhận yêu cầu từ khách hàng

Mẫu Email Auto Reply trong trường hợp khách hàng đặt hàng qua Email

"Bạn {Name} thân mến
Cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn gói giải pháp Email từ Bizfly. Nhân viên của Bizfly sẽ nhanh chóng kết nối giải pháp cho bạn vào ngày mai.
Tuy nhiên, trước khi kết nối, Bizfly cần được biết gói giải pháp Email mà bạn lựa chọn sử dụng trong thời hạn bao lâu?
Bạn vui lòng truy cập bizfly.vn để cập nhật chi tiết và lựa chọn cho mình gói giải pháp phù hợp nhất. 
Hoặc bạn có thể liên hệ ngay đến số 1900 63 64 65 để được tư vấn trực tiếp bởi đội ngũ chuyên viên của Bizfly.
Một lần nữa xin cảm ơn bạn đã tin tưởng và lựa chọn Bizfly
Chúng tôi rất mong được phục vụ và đem đến cho bạn giải pháp Email Marketing phù hợp và hiệu quả nhất.
Trân trọng,
Bizfly"

>>> Tham khảo thêm: Những mẫu email chào hàng ấn tượng theo từng ngành nghề

Mẫu Email Auto Reply giải đáp thắc mắc của khách hàng 

Trong trường hợp khách hàng thắc mắc một vấn đề phổ biến về sản phẩm như giá thành, cách sử dụng… bạn hoàn toàn có thể tạo sẵn kịch bản, mẫu auto reply email để trả lời ngay khi nhận được câu hỏi. Cụ thể như sau:

"Chị {Name} thân mến
Cảm ơn chị đã đặt câu hỏi cho Bizfly. Dưới đây là những thông tin chi tiết nhất về bảng giá các giải pháp của Bizfly. Chị có thể tham khảo chi tiết tại link sau: 
Đặc biệt nếu còn bất cứ thắc mắc gì về các giải pháp của Bizfly, anh chị có thể liên hệ trực tiếp qua Hotline: 1900 63 64 65 để được tư vấn miễn phí 24/7
Rất vui được phục vụ chị
Trân trọng, 
Bizfly"

Mẫu Email tự động giải đáp thắc mắc của khách hàng 

Mẫu Email Auto Reply phản hồi khi khách hàng đăng ký nhận tài liệu, ebook…

Với tình huống này, bạn có thể tham khảo mẫu email trả lời khách hàng dưới đây:

"Mr {Name} thân mến
Cảm ơn bạn đã đăng ký nhận Ebook hướng dẫn sử dụng Chatbot từ Bizfly. Dưới đây là link cập nhật Ebook từ Bizfly dành cho bạn.
Hi vọng với cẩm nang hướng dẫn sử dụng Chatbot từ Bizfly, bạn sẽ nhanh chóng làm chủ giải pháp tuyệt vời này và thu được hiệu quả cao khi sử dụng chúng.
Đội ngũ chuyên gia từ Bizfly sẽ luôn đồng hành cùng bạn trong suốt quá trình sử dụng giải pháp Chatbot từ Bizfly.
Liên hệ ngay cho chúng tôi theo Hotline: 1900 63 64 65 nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn và xử lý vấn đề liên quan đến Chatbot.
Bizfly rất vui được gửi tặng Ebook đến bạn và rất mong nhận được phản hồi, góp ý từ bạn.
Trân trọng, 
Bizfly"

>>> Xem thêm: Một số mẹo triển khai email marketing thành công

Một số lưu ý khi soạn mẫu Email Auto Reply cho khách hàng

Phản hồi nhanh chóng, giọng điệu tích cực, suy nghĩ kĩ trước khi gửi thư là những lưu ý quan trọng khi soạn mẫu Email Auto Reply cho khách hàng.

Email Auto Reply cần được phản hồi càng sớm càng tốt

Đây là vấn đề quan trọng không thể bỏ qua khi thiết lập Email tự động trả lời phản hồi của khách hàng. Theo đó,ngay khi khách hàng phản hồi thư, các mẫu auto reply email phải ngay lập tức được gửi đến họ nhằm cho họ thấy bạn thực sự quan tâm đến vấn đề của họ. Riêng với những câu hỏi cần tư vấn trực tiếp, bạn phải đảm bảo đưa ra được câu trả lời thuyết phục nhất cho khách trong vòng 24h kể từ khi nhận được Email.

Đây là thời điểm vàng giúp bạn xây dựng được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và lấy được lòng tin của khách hàng, biến họ thành khách hàng trung thành và gia tăng tỉ lệ chuyển đổi cao hơn.

Một số lưu ý khi soạn mẫu Email Auto Reply cho khách hàng

Suy nghĩ thật kỹ trước khi xây dựng Email Auto Reply

Như đã nói ở trên, các mẫu email trả lời khách hàng tự động thường được sử dụng trong các trường hợp như: xác nhận đã nhận phản hồi, xác nhận đơn hàng, giải đáp thắc mắc phổ biến của khách hàng hoặc cung cấp thông tin, tài liệu, ebook được khách hàng đăng ký nhận.

Do đó, với những loại Email này, doanh nghiệp cần có thời gian chuẩn bị, dự đoán các tình huống khách hàng thường gặp và  xây dựng kịch bản Email trước đó. Tuy nhiên, vì là Email tự động gửi đến cho nhiều người cùng lúc nên nội dung Email này thường khá chung chung, đáp ứng nhu cầu của số đông khách hàng.

Trong trường hợp khách hàng có những yêu cầu cụ thể, riêng biệt, nhân viên tư vấn cần liên hệ trực tiếp hoặc Email nội dung sâu, sát thực hơn cho khách hàng.

Duy trì giọng điệu thân mật

Nguyên tắc đầu tiên khi xây dựng một mẫu reply email chính là lưu ý đến giọng điệu giao tiếp gần gũi, thân mật với khách hàng. Điều này sẽ giúp người nhận dễ có thiện cảm, ấn tượng tốt đẹp và phản hồi tích cực về thương hiệu của bạn.

Trên đây là những mẫu Email Auto Reply chuyên nghiệp dành cho bạn. Tham khảo thêm BizMail, giải pháp Email Automation từ Bizfly nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả hơn cho chiến dịch marketing của mình tại đây.

Xem thêm: Các bước xây dựng kịch bản email marketing giới thiệu