Gửi thư phản hồi khách hàng bằng lời nói chân thành, thiết kế tỉ mỉ sẽ thể hiện được sự uy tín và chuyên nghiệp của một doanh nghiệp. Trong bài viết này Bizfly sẽ bật mí top 6 mẫu thư phản hồi khách hàng hiệu quả giúp tăng tỷ lệ mở thư.

Top 6 mẫu thư phản hồi khách hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Sau đây là top 6 mẫu thư phản hồi khách hàng giúp tăng tỷ lệ mở thư mà Bizfly muốn chia sẻ đến bạn đọc:

Mẫu thư phản hồi khách hàng để cảm ơn

Để có mối quan hệ gắn bó lâu dài, doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến khách hàng sau khi họ sử dụng sản phẩm. Mẫu thư phản hồi khách hàng để cảm ơn thường là những mẫu thư được gửi đi nhân một dịp nào đó như: sau khi mua hàng, kỷ niệm ngày đặc biệt của doanh nghiệp hay lời giới thiệu một khách hàng mới cho doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể tùy chọn viết thư qua email hoặc thư viết tay gửi đến khách hàng đã mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Để tránh khách hàng cảm thấy phiền và khó chịu khi nhận thư, bạn cần viết ngắn gọn, nội dung chung chung hay lỗi chính tả. Và điều quan trọng là nên gửi thư vào thời điểm phù hợp.

Với BizMail, bạn có thể thiết lập hệ thống gửi thư cảm ơn tự động ngay sau khi đơn hàng hoàn tất, có thể cá nhân hóa nội dung theo sản phẩm/dịch vụ đã sử dụng, thậm chí chèn thêm mã giảm giá cho lần mua tiếp theo.
Xem cách email cảm ơn tự động với BizMail!

Mẫu thư phản hồi khách hàng để cảm ơn

Mẫu thư phản hồi khách hàng khi phàn nàn 

Trong kinh doanh, việc khách hàng phàn nàn về sản phẩm là điều không tránh khỏi. Chính vì vậy, để làm hài lòng khách hàng cũng như nâng cao sự chuyên nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng bạn cần giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Nói lời xin lỗi và thừa nhận sai sót về sản phẩm, dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, để giảm thiểu việc phàn nàn, bạn có thể cung cấp cho khách hàng một ưu đãi, hoàn trả hoặc giảm giá. Đây chính là một trong những vũ khí lợi hại trong mẫu thư trả lời phàn nàn của khách hàng giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng không tốt về sản phẩm, dịch vụ.

>>> Xem ngay: Mẫu thư cảm ơn khách hàng lịch sự chuyên nghiệp

Mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng

Gửi mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng mỗi khi một khách hàng đăng ký, mua sản phẩm của bạn lần đầu hoặc thuê bao mới là điều cực kỳ cần thiết. Việc này giúp khách hàng làm quen với doanh nghiệp và cho khách hàng thấy họ được quan tâm. Đây là cơ hội tốt để bạn gửi thêm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hữu ích với nhu cầu của họ.

Tuy nhiên, dữ liệu và thông tin khách hàng của doanh nghiệp ngày càng nhiều. Vì vậy, bạn cần lưu ý và đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ một vị khách hàng nào khi gửi mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng. 

Mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng

Mẫu thư phản hồi khách hàng khiếu nại 

Sự phàn nàn, khiếu nại của khách hàng luôn là cơ hội và động lực để xây dựng, phát triển sự uy tín cho doanh nghiệp. Một khi khách hàng đã dành thời gian để ngồi viết email khiếu nại, thì doanh nghiệp cần trả lời lại bằng một mẫu thư phản hồi khách hàng với một thái độ tôn trọng, lịch sự và giải quyết khiếu nại tinh tế.

Thông thường nội dung của mẫu thư phản hồi thường là sự tường trình, nhận lỗi và cách doanh nghiệp giải quyết vấn đề khách hàng đang khiếu nại. Để viết email phản hồi khiếu nại của khách hàng được hiệu quả, bạn cần yêu cầu bộ phận chịu trách nhiệm giải trình sự việc, thậm chí là đền bù tổn thất cho khách hàng. Đây được coi như là cơ hội thứ hai để doanh nghiệp lấy lại được thiện cảm trong mắt khách hàng.

>> Tham khảo thêm: Cách viết email xin lỗi khách hàng chân thật

Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát

Đây là cách để cung cấp những dữ liệu có giá trị cho công ty bạn. Khi gửi thư phản hồi bạn có thể đính kèm một file khảo sát về mức độ hài lòng, đặc điểm nhân khẩu học, điểm nỗ lực của khách hàng. Hãy tinh tế và khéo léo để đưa khách hàng tham gia và nhấn link khảo sát.

Và đừng quên gửi lời cảm ơn khách hàng để thể hiện sự lịch sự cũng như chuyên nghiệp trước khi họ nhấn nút điền link. Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp triển trai trong chiến lược phát triển kinh doanh của mình.

Với BizMail, bạn có thể chèn form khảo sát ẩn ngay trong email bao gồm đánh giá sao, checkbox hoặc câu hỏi mở và tự động lưu kết quả về hệ thống CRM hoặc CDP để cá nhân hóa chăm sóc trong tương lai.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát

Mẫu thư phản hồi khách hàng để theo dõi 

Để bán được hàng cũng như thúc đẩy quan hệ bền chặt giữa bạn và khách hàng, doanh nghiệp cần gửi thư phản hồi để theo dõi. Nội dung của thư này thường là giới thiệu và tư vấn sản phẩm mới, bên cạnh đó là những thông tin về chính sách mua hàng cần thiết để khách hàng nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng.

Khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn có thể họ không mong đợi việc được theo dõi thường xuyên, tuy nhiên đó là điều sẽ khiến khách hàng đánh giá cao hơn về sự chuyên nghiệp của bạn. Thêm vào đó, mẫu thư phản hồi khách hàng để theo dõi giúp thúc đẩy các mối quan hệ khách hàng trở nên tích cực hơn.

Cách viết mẫu thư phản hồi khách hàng chi tiết và đầy đủ

Để có thể tạo ra được một mẫu thư phản hồi khách hàng ấn tượng, mọi người sẽ cần phải tuân thủ các quy định cũng như nguyên tắc của việc viết thư từ bố cục, nội dung cho đến cách hành văn. 

Dưới đây là cách viết mẫu thư phản hồi khách hàng chi tiết mà mọi người có thể áp dụng cho nhiều trường hợp:

• Mở đầu thư: Trong phần mở đầu của thư phản hồi khách hàng, mọi người cần phải có đầy đủ thông tin về người gửi thư, người nhận, ngày tháng năm cũng như cách xưng hô với người nhận. Hãy xưng hô một cách thân mật và thể hiện tính chuyên nghiệp để gia tăng mức độ thân thiết với khách hàng. Ví dụ như: Quý khách hàng thân mến, Kính gửi khách hàng, Anh/Chị thân mến...
• Nội dung thư: Đối với việc viết nội dung thư phản hồi khách hàng thì tùy theo trường hợp cụ thể cũng như mục đích của doanh nghiệp mà từ đó đưa ra được cách viết sao cho phù hợp. Ví dụ mọi người đang gửi thư cảm ơn khách hàng thì cần thể hiện sự biết ơn đối với khách hàng, nếu muốn gửi email tiếp thị thì cần gia tăng giá trị sản phẩm hay nếu gửi email phản hồi về phàn nàn của khách thì sẽ cần nội dung thể hiện sự xin lỗi và thuyết phục khách hàng ở lại với thương hiệu.
• Cuối thư: Phần cuối thư phản hồi khách hàng, mọi người cần đưa ra lời cam kết đến khách hàng và đừng bao giờ quên chữ ký email ở cuối lá thư bởi đây là yếu tố tạo ra sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Trên đây là các mẫu thư phản hồi khách hàng mà bạn có thể tham khảo và áp dụng. Hy vọng những thông tin mà Bizfly mang đến sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm cách phản hồi khách hàng như thế nào để chuyên nghiệp, hợp lý và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

>> Xem thêm: Phản hồi của khách hàng là gì và cách thu thập phản hồi khách hàng hiệu quả