Mẫu thư phản hồi khách hàng hiệu quả giúp tăng tỷ lệ mở thư

Sự uy tín và chuyên nghiệp của một doanh nghiệp không chỉ thể hiện ở giá cả, chất lượng sản phẩm mà còn được thể hiện trong việc phản hồi khách hàng.

Vậy làm sao để giữ chân khách và hưởng ứng được sự tích cực quay lại mua sản phẩm của bạn, trong bài viết này Bizfly sẽ bật mí top 6 mẫu thư phản hồi khách hàng hiệu quả giúp tăng tỷ lệ mở thư.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để cảm ơn

Để có mối quan hệ gắn bó lâu dài, doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn đến khách hàng sau khi họ sử dụng sản phẩm. Mẫu thư phản hồi khách hàng để cảm ơn thường là những mẫu thư được gửi đi nhân một dịp nào đó như: sau khi mua hàng, kỷ niệm ngày đặc biệt của doanh nghiệp hay lời giới thiệu một khách hàng mới cho doanh nghiệp của bạn.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để cảm ơn

Bạn có thể tùy chọn viết thư qua email hoặc thư viết tay gửi đến khách hàng đã mua và sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Để tránh khách hàng cảm thấy phiền và khó chịu khi nhận thư, bạn cần viết ngắn gọn, nội dung chung chung hay lỗi chính tả. Và điều quan trọng là nên gửi thư vào thời điểm phù hợp.

>> Xem thêm: Phản hồi của khách hàng là gì và cách thu thập phản hồi khách hàng hiệu quả

Mẫu thư phản hồi khách hàng khi phàn nàn 

Trong kinh doanh, việc khách hàng phàn nàn về sản phẩm là điều không tránh khỏi. Chính vì vậy, để làm hài lòng khách hàng cũng như nâng cao sự chuyên nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng bạn cần giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng.

Nói lời xin lỗi và thừa nhận sai sót về sản phẩm, dịch vụ của mình. Bên cạnh đó, để giảm thiểu việc phàn nàn, bạn có thể cung cấp cho khách hàng một ưu đãi, hoàn trả hoặc giảm giá. Đây chính là một trong những vũ khí lợi hại trong mẫu thư phản hồi khách hàng giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng không tốt về sản phẩm, dịch vụ.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng

Gửi mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng mỗi khi một khách hàng đăng ký, mua sản phẩm của bạn lần đầu hoặc thuê bao mới là điều cực kỳ cần thiết. Việc này giúp khách hàng làm quen với doanh nghiệp và cho khách hàng thấy họ được quan tâm. Đây là cơ hội tốt để bạn gửi thêm các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hữu ích với nhu cầu của họ.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng

Tuy nhiên, dữ liệu và thông tin khách hàng của doanh nghiệp ngày càng nhiều. Vì vậy, bạn cần lưu ý và đảm bảo rằng không bỏ sót bất kỳ một vị khách hàng nào khi gửi mẫu thư phản hồi khách hàng để chào mừng. 

Mẫu thư phản hồi khách hàng khiếu nại 

Sự phàn nàn, khiếu nại của khách hàng luôn là cơ hội và động lực để xây dựng, phát triển sự uy tín cho doanh nghiệp. Một khi khách hàng đã dành thời gian để ngồi viết email khiếu nại, thì doanh nghiệp cần trả lời lại bằng một mẫu thư phản hồi khách hàng với một thái độ tôn trọng, lịch sự và giải quyết khiếu nại tinh tế.

Thông thường nội dung của mẫu thư phản hồi thường là sự tường trình, nhận lỗi và cách doanh nghiệp giải quyết vấn đề khách hàng đang khiếu nại. Để mẫu thư phản hồi khách hàng được hiệu quả, bạn cần yêu cầu bộ phận chịu trách nhiệm giải trình sự việc, thậm chí là đền bù tổn thất cho khách hàng. Đây được coi như là cơ hội thứ hai để doanh nghiệp lấy lại được thiện cảm trong mắt khách hàng.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát

Đây là cách để cung cấp những dữ liệu có giá trị cho công ty bạn. Khi gửi thư phản hồi bạn có thể đính kèm một file khảo sát về mức độ hài lòng, đặc điểm nhân khẩu học, điểm nỗ lực của khách hàng. Hãy tinh tế và khéo léo để đưa khách hàng tham gia và nhấn link khảo sát.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát

Và đừng quên gửi lời cảm ơn khách hàng để thể hiện sự lịch sự cũng như chuyên nghiệp trước khi họ nhấn nút điền link. Mẫu thư phản hồi khách hàng để khảo sát hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp triển trai trong chiến lược phát triển kinh doanh của mình.

Mẫu thư phản hồi khách hàng để theo dõi 

Để bán được hàng cũng như thúc đẩy quan hệ bền chặt giữa bạn và khách hàng, doanh nghiệp cần gửi thư phản hồi để theo dõi. Nội dung của thư này thường là giới thiệu và tư vấn sản phẩm mới, bên cạnh đó là những thông tin về chính sách mua hàng cần thiết để khách hàng nhanh chóng đưa ra quyết định mua hàng.

Khách hàng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của bạn có thể họ không mong đợi việc được theo dõi thường xuyên, tuy nhiên đó là điều sẽ khiến khách hàng đánh giá cao hơn về sự chuyên nghiệp của bạn. Thêm vào đó, mẫu thư phản hồi khách hàng để theo dõi giúp thúc đẩy các mối quan hệ khách hàng trở nên tích cực hơn.

Trên đây là các mẫu thư phản hồi khách hàng mà bạn có thể tham khảo và áp dụng. Hy vọng những thông tin mà Bizfly mang đến sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm cách phản hồi khách hàng như thế nào để chuyên nghiệp, hợp lý và mang lại sự hài lòng cho khách hàng.