Cách viết email xin lỗi khách hàng chuyên nghiệp - Bạn đã biết chưa?

Với mỗi doanh nghiệp, việc biết cách viết email xin lỗi khách hàng chuyên nghiệp là rất cần thiết. Bởi việc xảy ra những sai sót trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ và khiến khách hàng không hài lòng sẽ là điều không thể tránh khỏi. Và để có thể làm được điều đó, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Bizfly.

Hướng dẫn cách viết email xin lỗi khách hàng hiệu quả

Để có thể giúp xoa dịu khách hàng và đưa ra được cách giải quyết chuyên nghiệp khi doanh nghiệp mắc sai lầm thì trong cách viết email xin lỗi khách hàng, bạn cần đảm bảo thực hiện đúng theo các bước như hướng dẫn sau đây:

Tiêu đề và lời mở đầu email xin lỗi khách hàng

Đầu tiên, phần tiêu đề cần thể hiện được chính xác mục đích của email xin lỗi và cố gắng làm cho khách hàng cảm nhận được sự quan tâm mà doanh nghiệp bạn dành cho họ. Phần tiêu đề này nên được viết một cách ngắn gọn, rõ ràng và sử dụng từ ngữ chính xác. 

>> Tham khảo thêm: Thư phản hồi khách hàng trang trọng phù hợp với mọi tình huống

Giới thiệu bản thân

Mỗi khách hàng khi nhận được thư thì chắc chắn sẽ rất muốn biết ai là người gửi email cho mình, họ làm gì và thuộc doanh nghiệp nào? Chính vì thế nên bạn cần dành ra vài câu đầu nội dung để giới thiệu sơ qua về bản thân mình. Việc giới thiệu này nhằm tăng uy tín và tạo ra mối liên kết giữa bạn và khách hàng.

Tập trung vào thừa nhận sai lầm

Bất kể với những lỗi lầm nào, dù lớn hay nhỏ thì bạn cũng hãy sử dụng lời xin lỗi với thái độ chân thành nhất để có thể giúp xoa dịu cơn thịnh nộ của khách hàng. Lưu ý rằng, bạn chỉ nên gói gọn nội dung này trong khoảng từ 4-5 câu, kết hợp với cách trình bày khoa học để khách hàng thoải mái hơn khi đọc.

Đây cũng là một trong những mẹo ứng phó trong trường hợp khách hàng sử dụng sản phẩm lỗi, dịch vụ không đạt yêu cầu thuộc kế hoạch tiếp thị qua email của doanh nghiệp.

Đưa ra lời giải thích thuyết phục

Sau khi nhận lỗi, bạn hãy đưa ra lời giải thích ngắn gọn nguyên nhân dẫn đến sự việc đó. Hãy cố gắng viết chúng trong khoảng 1-2 câu, không nên quá dài để tránh gây hiểu lầm rằng bạn đang bào chữa hay đổ lỗi.

Đưa ra lời giải thích nguyên nhân ngắn gọn là cách viết email xin lỗi khách hàng giúp xoa dịu khách hàng

Đề xuất cách giải quyết phù hợp

Lời xin lỗi chỉ là bước đầu trong quá trình khắc phục hậu quả và tái thiết lòng tin từ khách hàng. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở lời xin lỗi mà không có những hành động cụ thể để sửa chữa và bù đắp thiệt hại, khách hàng có thể không thực sự cảm thấy hài lòng hoặc tin tưởng lại vào doanh nghiệp. Bạn nên đưa ra một kế hoạch cụ thể để khắc phục vấn đề và ngăn chặn nó tái diễn. Giải pháp này nên được thiết kế để đảm bảo rằng khách hàng không chỉ được bù đắp thiệt hại mà còn có trải nghiệm tích cực hơn.

Thôi thúc lòng khoan dung của khách hàng

Cách viết email xin lỗi khách hàng không nhất thiết phải phức tạp, quan trọng là nó phải chân thành và truyền đạt được thông điệp rằng bạn thực sự tiếc nuối về những gì đã xảy ra và mong muốn được sửa chữa và làm hài lòng khách hàng. Một câu như "Tôi hy vọng bạn có thể bỏ qua sai sót lần này!" có thể là một cách đơn giản nhưng vẫn thể hiện được sự thành khẩn và tôn trọng đối với khách hàng.

10 mẫu email xin lỗi khách hàng phổ biến hiện nay

Dưới đây là 10 mẫu email xin lỗi khách hàng mà bạn có thể thử tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

Mẫu email xin lỗi về vấn đề sản phẩm

Chào [Tên khách hàng],

Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất từ [Tên doanh nghiệp] đến bạn về vấn đề liên quan đến sản phẩm mà bạn đã mua từ chúng tôi. Chúng tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện và phiền toái mà điều này đã gây ra cho bạn.

Chúng tôi hiểu rằng sản phẩm mà bạn đã nhận không đáp ứng được mong đợi của bạn. Chúng tôi thừa nhận hoàn toàn lỗi của chúng tôi và cam kết sẽ giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Để khắc phục tình huống hiện tại, chúng tôi đã tiến hành [mô tả biện pháp khắc phục, ví dụ như hoàn trả sản phẩm, sửa chữa hoặc gửi sản phẩm mới]. Chúng tôi cam kết sẽ đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được một sản phẩm hoàn hảo và đúng như mong đợi của mình. 

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi tại [thông tin liên hệ]. Chúng tôi luôn lòng giải đáp mọi thắc mắc và đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.

Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi rất nhiều về sự cố này và hy vọng bạn có thể bỏ qua cho chúng tôi. Chúng tôi rất mong muốn có cơ hội để phục vụ bạn tốt hơn trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên doanh nghiệp]

Tham khảo cách viết email xin lỗi khách hàng về vấn đề sản phẩm

>> Tham khảo thêm: Thư mời tham gia sự kiện hấp dẫn, ấn tượng

Cách viết email xin lỗi khách hàng về trải nghiệm khách hàng chưa tốt

Chào [Tên khách hàng],

Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất từ [Tên doanh nghiệp] đến bạn về trải nghiệm khách hàng chưa tốt mà bạn đã trải qua khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Đầu tiên, chúng tôi xin nhận trách nhiệm hoàn toàn về trải nghiệm không tốt mà bạn đã trải qua và chúng tôi xin chân thành xin lỗi về điều này.

Chúng tôi cam kết sẽ đưa ra các biện pháp cần thiết để cải thiện trải nghiệm của bạn và đảm bảo rằng những tình huống tương tự sẽ không tái diễn trong tương lai. Chúng tôi đã tiến hành [mô tả biện pháp cải thiện, chẳng hạn như đào tạo nhân viên, xem xét quy trình hoặc thay đổi chính sách] để đảm bảo rằng chất lượng dịch vụ của chúng tôi sẽ đáp ứng mọi mong đợi của khách hàng.

Nếu bạn muốn chia sẻ thêm thông tin hoặc có bất kỳ yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [thông tin liên hệ]. Chúng tôi sẽ lắng nghe và đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi về trải nghiệm khách hàng không tốt mà bạn đã trải qua. 

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên doanh nghiệp]

Email xin lỗi về lỗi thanh toán

Chào [Tên khách hàng],

Tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành nhất từ [Tên doanh nghiệp] đến bạn về sự cố thanh toán mà bạn đã gặp phải. Chúng tôi đang tiến hành kiểm tra và xác minh kỹ để tìm ra nguyên nhân cụ thể của vấn đề này. 

Để khắc phục tình huống hiện tại, chúng tôi đã [mô tả biện pháp khắc phục, ví dụ như hoàn trả số tiền sai, cập nhật thông tin thanh toán, điều chỉnh hóa đơn]. Chúng tôi cam kết đảm bảo rằng sự cố này sẽ không tái diễn và sẽ cung cấp cho bạn trải nghiệm thanh toán tốt nhất có thể từ lần sau.

Hãy liên hệ với chúng tôi qua [thông tin liên hệ] nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào. Chúng tôi sẽ sẵn lòng giải đáp mọi thắc mắc và đáp ứng mọi yêu cầu của bạn.

Một lần nữa, chúng tôi xin lỗi rất nhiều về lỗi thanh toán này và hy vọng bạn có thể bỏ qua cho chúng tôi. Chúng tôi rất mong muốn có cơ hội để phục vụ bạn tốt hơn trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên doanh nghiệp]

Hướng dẫn cách viết email xin lỗi khách hàng về vấn đề thanh toán

Email xin lỗi về sự chậm trễ trong thời gian cung cấp dịch vụ

Chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin thành thật xin lỗi về sự chậm trễ trong việc cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Hiểu rằng sự chậm trễ này đã gây ra phiền toái và không thoải mái cho bạn. Và chúng tôi cam kết rằng sự chậm trễ tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe những góp ý từ quý khách hàng để cải thiện dịch vụ ngày một tốt hơn.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi về sự chậm trễ trong thời gian cung cấp dịch vụ. 

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên doanh nghiệp]

Mẫu email xin lỗi khách hàng vấn đề vận chuyển

Xin chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời xin lỗi sâu sắc về sự cố vận chuyển gây ra sự chậm trễ cho đơn hàng của bạn. Chúng tôi đã tiến hành điều tra và giải quyết sự cố với đối tác vận chuyển để đi đến giải pháp hợp lý nhất. 

Chúng tôi cũng sẽ thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng việc vận chuyển đơn hàng tiếp theo của bạn diễn ra một cách trơn tru và đúng thời gian.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, hãy liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn và đảm bảo rằng mọi vấn đề sẽ được giải quyết một cách hài lòng.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi về sự bất tiện này. 

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên doanh nghiệp]

Xin lỗi về sự cố kỹ thuật trên website

Chào  [Tên khách hàng] thân mến,

Chúng tôi xin chân thành xin lỗi về sự cố kỹ thuật mà quý khách đã gặp khi truy cập trang web của chúng tôi. Chúng tôi đang làm việc chăm chỉ để khắc phục vấn đề này và đảm bảo rằng bạn sẽ có trải nghiệm trực tuyến trơn tru hơn trong tương lai.

Xin vui lòng thông cảm và cảm ơn bạn đã luôn ủng hộ chúng tôi.

Trân trọng,

[Tên Công Ty]

Cách viết email xin lỗi khách hàng về sự cố kỹ thuật trên website

Xin lỗi về việc cung cấp thông tin không chính xác

Chào [Tên khách hàng],

Chúng tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành vì đã cung cấp thông tin không chính xác trong thông báo gần đây của chúng tôi. 

Chúng tôi hiểu rằng việc cung cấp thông tin không chính xác có thể đã gây ra sự bất tiện và thất vọng cho bạn. Chúng tôi xin cam đoan rằng chúng tôi sẽ áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo rằng thông tin mà chúng tôi cung cấp trong tương lai sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng và chính xác.

Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành xin lỗi vì sự cung cấp thông tin không chính xác và sự bất tiện mà nó đã gây ra. Chúng tôi rất biết ơn sự kiên nhẫn của bạn và sự thấu hiểu từ bạn trong tình huống này

Trân trọng,

[Tên của bạn]

[Chức vụ]

[Tên doanh nghiệp]

Cách viết email xin lỗi khách hàng về thu hồi sản phẩm

Chào quý khách hàng của chúng tôi,

Chúng tôi xin chân thành xin lỗi vì phải thông báo rằng chúng tôi đã phát hiện lỗi trong một số sản phẩm của chúng tôi và buộc phải thu hồi chúng. Sự an toàn của quý khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi và chúng tôi đang nỗ lực hết mình để giải quyết tình huống này một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Chúng tôi rất xin lỗi về sự bất tiện mà điều này và sẽ cung cấp thêm thông tin chi tiết về quy trình thu hồi sản phẩm trong thời gian sớm nhất.

Trân trọng,

[Tên Công Ty]

Xin lỗi về việc hủy đơn hàng

Chào quý khách hàng thân mến,

Chúng tôi xin chân thành xin lỗi vì phải thông báo rằng đơn hàng của bạn đã bị hủy do một sự nhầm lẫn trong quá trình xử lý. Chúng tôi hiểu rằng điều này có thể gây ra sự phiền phức, thất vọng và chân thành xin lỗi về sự bất tiện mà điều này có thể gây ra.

Chúng tôi đang làm việc để giải quyết vấn đề này và đảm bảo rằng những sai sót tương tự sẽ không xảy ra trong tương lai.

Trân trọng,

[Tên Công Ty]

Cách viết email xin lỗi khách hàng về việc hủy đơn hàng

Mẫu email xin lỗi chung

Chào quý khách hàng,

Chúng tôi xin gửi lời xin lỗi chân thành về mọi sự bất tiện mà quý khách hàng đã gặp trong quá trình giao dịch với chúng tôi. Chúng tôi đã nhận thấy rằng chúng tôi đã làm sai và chúng tôi cam kết cải thiện dịch vụ của mình để không tái diễn những lỗi tương tự trong tương lai.

Chúng tôi rất biết ơn sự kiên nhẫn và sự ủng hộ của quý khách hàng, và chúng tôi sẽ làm hết sức mình để khắc phục mọi vấn đề.

Trân trọng,

[Tên Công Ty]

Những lưu ý trong cách viết email xin lỗi khách hàng

Trong cách viết email xin lỗi khách hàng, ngoài việc áp dụng các hướng dẫn như đã tìm hiểu thì bạn cũng cần tuân thủ một số lưu ý quan trọng sau:

Đầu tiên, bạn cần sử dụng ngôn ngữ sao cho phù hợp, tránh thể hiện đổ lỗi, khúm núm hay vòng vo. 

Tiếp theo, cần chú ý đến thời gian gửi email xin lỗi khách hàng. Phản hồi khách hàng trong vòng 24h sau khi phát hiện ra lỗi hoặc sau khi bị phản ánh, khiếu nại là hiệu quả nhất. 

Cuối cùng, việc gửi một email xin lỗi đến người đúng và cá nhân hóa nội dung là điều cực kỳ quan trọng. Trường hợp xấu nhất và có thể làm khách hàng của bạn thêm khó chịu hơn là khi bạn gõ sai tên khách hàng cần xin lỗi hoặc gửi nội dung chung chung, không tùy chỉnh cho trường hợp cụ thể của họ.

Hy vọng những hướng dẫn chi tiết về cách viết email xin lỗi khách hàng trên sẽ giúp doanh nghiệp có thể xử lý được những tình huống sai sót trong kinh doanh một cách kịp thời và hiệu quả. Nếu bạn muốn biết thêm các thông tin khác nhằm giúp hỗ trợ tối ưu hóa chiến lược email marketing của doanh nghiệp, hãy truy cập ngay website hoặc fanpage của Bizfly.