RPA (Robotic Process Automation) được dự đoán sẽ trở thành một xu hướng công nghệ thống trị trong tương lai. Nó được ứng dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực của cuộc sống. Từ hỗ trợ dịch vụ ngân hàng cho tới đóng góp vào các nỗ lực chăm sóc sức khỏe con người. Vậy RPA là gì mà sở hữu sức mạnh “khủng” đến thế? Cùng Bizfly - Giải pháp chuyển đổi số Marketing và bán hàng vận hành bởi VCCorp tìm hiểu trong bài viết sau.

RPA là gì?

RPA  viết tắt của cụm từ Robotic Process Automation có thể dịch là tự động hóa quy trình bằng robot. Đây là một công nghệ có tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine learning) để mô phỏng lại hành vi của con người. Nó được ứng dụng để thay thế con người xử lý những tác vụ, hành động có tính lặp đi lặp lại nhằm cải thiện hiệu suất làm việc mà vẫn đảm bảo năng suất, độ chính xác, giảm thiểu những sai sót. Bên cạnh đó, RPA cũng trang bị thêm nhiều tính năng như theo dõi, đánh giá và nâng cấp.

Ví dụ, RPA có thể tối ưu hóa công việc cho một nhân viên văn phòng bằng cách thay họ xử lý các tác vụ như: Nhập thông tin lên hệ thống, truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu của đơn vị…

RPA được chia thành 3 loại chính:

• Attended robot: Loại robot này hoạt động dựa trên sự điều khiển và giám sát của con người
• Unattended robot: Đây là RPA có thể tự động xử lý những công việc có tính chất lặp đi lặp lại mà không cần sự giám sát, hỗ trợ của con người. Tuy nhiên, Unattended robot chỉ thích hợp xử lý công việc đơn giản. Đối với những việc khó như lập hoá đơn, tính lương… độ chính xác không cao.
• Hybrid robot: Đây là RPA kết hợp của cả Attended robot và Unattended robot. Nó phù hợp với nhiều ngành nghề, lĩnh vực nhờ sở hữu ưu điểm của cả 2 loại RPA trên. Mặc dù vậy, Hybrid robot lại khó tích hợp vào hệ thống sẵn có của doanh nghiệp. 

RPA hoạt động như thế nào?

• Hiểu rõ quy trình: RPA phân tích các quy trình công việc sẵn có, xác định mẫu và tiến hành tối ưu hoá mà không cần thay đổi hệ thống cơ bản.
• Xác định nhiệm vụ phù hợp: RPA đánh giá mức độ phù hợp của nhiệm vụ, thường là các công việc dựa trên quy tắc, có cấu trúc và có tính lặp đi lặp lại.
• Phát triển bot: Doanh nghiệp tạo ra các bot hoặc robot mô phỏng tương tác của con người với hệ thống.
• Giám sát và tối ưu hoá: Sau khi triển khai bot RPA, doanh nghiệp cần theo dõi hiệu suất để biết điểm phải cải thiện, đảm bảo thích ứng với môi trường vận hành.
• Tích hợp với các hệ thống hiện có: RPA có thể tích hợp với các hệ thống cũ, cơ sở dữ liệu, ứng dụng web… mà không cần phải thay đổi công nghệ hiện có

Lợi ích của RPA

• Nâng cao năng suất và tối ưu chi phí: Giảm khối lượng công việc của nhân viên, nhân viên được phân bổ với công việc đòi hỏi sự tham gia của con người giúp tăng năng suất và ROI.
• Cải thiện trải nghiệm của khách hàng:  Cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách tối ưu hóa các quy trình, dịch vụ khách hàng như tự động hóa trả lời phản hồi khách hàng, xử lý khiếu nại…
• Nhân viên tập trung vào công việc có giá trị hơn: 60% giám đốc điều hành đồng ý rằng RPA cho phép nhân viên tập trung vào công việc mang tính chiến lược hơn. RPA giúp nhân viên giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại tẻ nhạt.
• Độ chính xác và tuân thủ quy tắc tốt hơn: Theo Forrester, 57% người dùng cho biết RPA giúp giảm lỗi thủ công bởi RPA tuân theo các quy trình công việc và quy tắc cụ thể, giúp giảm thiểu lỗi do con người. 

Cách thức hoạt động của RPA và cách tích hợp vào doanh nghiệp

Theo Forrester, các công cụ phần mềm RPA thường bao gồm các khả năng sau:

• Khả năng mã hóa thấp để xây dựng các tập lệnh tự động hóa
• Tích hợp với các ứng dụng doanh nghiệp 
• Điều phối và quản trị bao gồm cấu hình, giám sát và bảo mật

Việc triển khai RPA vào một tổ chức đòi hỏi cả công nghệ và cấu trúc tổ chức. Doanh nghiệp cần xem xét một số vấn đề chính như:

• Người phát triển quy trình xác định các nhiệm vụ mà RPA sẽ xử lý
• Một hệ thống quản lý robot có nhiệm vụ phân công và giám sát các nhiệm đã xác định 
• Ứng dụng CNTT là nền tảng mà robot và người dùng tương tác với nhau
• Robot hoặc chương trình phần mềm tương tác với các ứng dụng doanh nghiệp.
• Người dùng tương tác với các ứng dụng và giải quyết các sự cố được robot đánh dấu. 

Tóm lại RPA áp dụng cho những quy trình có xu hướng tự động hóa, một số quy trình như hoạt động bán hàng, hoạt động mua hàng, đối chiếu hồ sơ kế toán, sao kê ngân hàng, so sánh giá cung ứng, tạo báo cáo,..

Khi nào cần sử dụng RPA?

• Báo cáo: Tự động thu thập dữ liệu từ các hệ thống khác nhau, tổng hợp thông tin và tạo báo cáo định kỳ theo yêu cầu. Việc này giúp giảm thời gian và công sức để chuẩn bị báo cáo, giảm thiểu lỗi do nhập liệu thủ công, đảm bảo báo cáo chính xác và kịp thời.  
• Xử lý thông tin: Các quy trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu, kiểm tra và xác minh dữ liệu, xử lý các giao dịch có thể được tự động hóa bằng RPA. Với RPA có thể giúp tăng tốc độ xử lý thông tin, giảm sai sót do con người, đồng thời cải thiện chất lượng và tính nhất quán của dữ liệu. 
• Di chuyển thông tin trong quá trình kinh doanh: Tự động di chuyển thông tin giữa các hệ thống kinh doanh khác nhau và chia sẻ dữ liệu, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các hệ thống nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh
• Lưu trữ thông tin: RPA có thể tự động lưu trữ và tổ chức thông tin vào các hệ thống lưu trữ hoặc cơ sở dữ liệu theo các quy tắc xác định trước. 

Ứng dụng của RPA trong các ngành

Ngành dịch vụ ngân hàng

Trong báo cáo của Forrester về “Thị trường dịch vụ RPA sẽ tăng trưởng để đạt 12 tỷ đô la vào năm 2023”, 36% trong các trường hợp sử dụng đều nằm trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Hơn ⅓ số bot hiện nay thuộc ngành tài chính, điều này chứng minh rằng ngành ngân hàng đã áp dụng tự động hóa từ sớm. 

Ngày nay, nhiều ngân hàng lớn sử dụng các giải pháp tự động hóa RPA để tự động hóa các tác vụ như nghiên cứu khách hàng, mở tài khoản, xử lý yêu cầu và chống rửa tiền. Một ngân hàng triển khai nghìn bot để tự động việc nhập dữ liệu khối lượng lớn công việc thủ công. 

Ngành bảo hiểm 

Các nghiên cứu điển hình chỉ ra rằng ROI tăng tới 200% trong năm đầu tiên khi triển khai RPA trong ngành bảo hiểm. RPA giúp các công ty bảo hiểm cải thiện nhiều tác vụ xử lý dữ liệu như quản lý khiếu nại, bảo lãnh, hỗ trợ tổng đài, quản lý chính sách,...

Bằng cách triển khai bot RPA trên nhiều hệ thống, các công ty bảo hiểm có thể cải thiện độ chính xác của dữ liệu, xử lý các yêu cầu bồi thường bảo hiểm nhanh hơn, giảm tải khối lượng công việc cho nhân viên..

Lĩnh vực bán lẻ 

Sự phát triển của thương mại điện tử đã biến RPA thành một phần không thể thiếu của ngành bán lẻ hiện đại, cải thiện hoạt động hành chính văn phòng đồng thời tăng trải nghiệm của khách hàng. Các ứng dụng phổ biến bao gồm quản lý quan hệ khách hàng, quản lý kho và đơn hàng, xử lý phản hồi khách hàng,..

Lĩnh vực chăm sóc sức khỏe

Sự chính xác và tuân thủ tuyệt đối theo quy trình là vô cùng quan trọng trong ngành chăm sóc sức khỏe. Một số bệnh viện lớn nhất thế giới sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình bằng robot để tối ưu hóa quản lý thông tin, quản lý đơn thuốc, xử lý yêu cầu bảo hiểm và chu kỳ thanh toán,..

Thách thức khi ứng dụng RPA

Chi phí thực hiện 

Việc triển khai RPA bao gồm việc mua giải pháp và các chi phí liên quan đến việc tùy chỉnh, đào tạo và tích hợp hệ thống. Các doanh nghiệp cần cân nhắc những lợi thế của RPA so với khoản đầu tư ban đầu để xác định tính khả thi và bền vững của các hoạt động triển khai trong tổ chức, từ đó có thể tiết kiệm chi phí và chứng minh lợi tức đầu tư. 

Khả năng mở rộng hạn chế

Theo báo cáo của Forrester, 52% khách hàng cho biết họ gặp khó khăn trong việc mở rộng quy mô chương trình RPA của mình. RPA khó để mở rộng quy mô do các bản cập nhật về quy định hoặc thay đổi nội bộ. Doanh nghiệp cần có cách tiếp cận chiến lược như việc lựa chọn các công cụ linh hoạt, thiết kế quy trình có tính đến khả năng mở rộng trong tương lai và liên tục đánh giá lại các chiến lược tự động hóa để phù hợp với nhu cầu thay đổi của bối cảnh kinh doanh. 

Nhu cầu bảo trì liên tục 

Các hệ thống RPA cần được bảo trì liên tục để thích ứng với các bản cập nhật, thay đổi trong quy trình kinh doanh và công nghệ đang phát triển. Nhu cầu bảo trì bao gồm giám sát, khắc phục sự cố, tối ưu hóa các quy trình tự động để đảm bảo chúng phù hợp với các mục tiêu và mục đích của tổ chức. 

Không có chiến lược rõ ràng

Theo khảo sát gần đây, 69% các dự án RPA không thành công vì quy trình thực hiện dự án phức tạp và thiếu rõ ràng trong chiến lược. Một chiến lược toàn diện phải bao gồm đánh giá kỹ lưỡng các quy trình hiện có, xác định cơ hội tự động hóa và lộ trình triển khai, khả năng mở rộng. Việc có chiến lược rõ ràng giúp nâng cao hiệu quả, năng suất trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp

Tương lai của RPA

• Tích hợp AI và ML tinh vi hơn: Các bot RPA xử lý các tác vụ liên quan đến dữ liệu phi cấu trúc, tham gia vào quá trình xử lý ngôn ngữ tự nhiên và thậm chí đưa ra các quyết định phức tạp đòi hỏi sự tham gia của con người. 
• RPA dưới dạng dịch vụ (RPA-as-a-Service): RPA dưới dạng dịch vụ dự kiến sẽ tiếp tục thu hút sự chú ý nhờ khả năng tiếp cận dễ dàng với các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ với chi phí có thể dự đoán trước. Ngoài ra RaaS cung cấp giao diện trực quan, hỗ trợ đào tạo và hướng dẫn, đảm bảo triển khai RPA thành công.

Sự khác biệt giữa RPA và tự động hóa truyền thống

Sự khác biệt giữa RPA và AI

Hy vọng bài viết giúp bạn đọc hiểu hơn về thuật ngữ RPA cũng như những lợi ích và ứng dụng thực tế của nó. Đừng quên truy cập website Bizfly thường xuyên để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!