7 Công việc cần làm sau khi kết thúc sự kiện

Sau sự kiện cần làm gì là vấn đề không nhiều người quan tâm bởi lẽ, thông thường, cả ekip tổ chức sẽ thở phào nhẹ nhõm vì nghĩ đã hoàn thành công việc. Tuy nhiên trên thực tế lại có không ít việc cần làm ngay khi sự kiện kết thúc. Đó là những đầu mục nào, hãy cùng Bizfly tìm đáp án trong bài viết dưới đây. 

Chọn lọc hình ảnh nổi bật của sự kiện

Trong các sự kiện, một trong những khoản đầu tư về thời gian và công sức nhiều nhất là hình ảnh. Đây sẽ là tài nguyên quan trọng phục vụ quá trình truyền thông sau sự kiện và thậm chí cho cả những năm tiếp theo. Đối với các đơn vị tổ chức sự kiện, những hình ảnh của mỗi lần tổ chức còn có tác dụng quảng bá dịch vụ, từ đó tìm kiếm khách hàng mới tiềm năng trong tương lai.

Chọn hình ảnh đẹp của sự kiện

Vậy tại sao chọn lọc hình ảnh nổi bật ngay sau sự kiện lại quan trọng đến vậy? Nguyên nhân là bởi ngay khi sự kiện vừa kết thúc, nó vẫn đang là chủ đề bàn tán được mọi người quan tâm nhất. Thời gian càng kéo dài, mọi người sẽ nhanh chóng lãng quên và nhường chỗ cho những thông tin khác nổi bật hơn. Do đó, để tạo hiệu ứng tốt nhất, hãy tìm kiếm nhiếp ảnh hoặc bộ phận chịu trách nhiệm về hình ảnh sự kiện để chọn lọc những sản phẩm chất lượng nhất và tung lên mạng xã hội.

Thời gian chia sẻ ảnh càng nhanh, tần suất càng dày sẽ giúp tăng hiệu quả giới thiệu và thu hút khách hàng càng tốt. Nhờ đó, sự kiện của doanh nghiệp sẽ có tầm ảnh hưởng nhất định với truyền thông.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện trọn gói

Edit video sau chương trình event

Bên cạnh hình ảnh, chú ý quan trọng sau sự kiện cần làm gì không thể bỏ qua công việc edit video. Nếu hình ảnh 2D là những góc nhìn đa chiều về sự kiện thì video sẽ là tổng thể, giúp người xem hình dung rõ nhất về quy mô, timeline của chương trình. Đặc biệt với những người không có cơ hội tham gia sự kiện trực tiếp thì cũng có thể xem lại những gì đã diễn ra một cách sống động.

Đồng thời, nó cũng giúp tăng tương tác của khán giả với sự kiện của doanh nghiệp và truyền cảm hứng, niềm mong chờ cho những event tiếp theo.

Truyền thông sau sự kiện

Sự kiện là một hoạt động của truyền thông, vậy nên không có gì lạ khi đây sẽ là công việc quan trọng nhất sau mỗi buổi event. Hoạt động này sẽ giúp bạn “khoe’’ với khán giả thành quả sáng tạo, xây dựng sự kiện của doanh nghiệp quy mô đến như thế nào.

Nó cũng tạo hứng thú cho những người không tham gia hoặc chưa từng biết đến thương hiệu. Từ đó, tiếp cận được khách hàng tiềm năng trong tương lai. Để truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần lập kế hoạch nội dung trên các trang mạng xã hội như facebook, zalo, instagram, website….

Hoạt động truyền thông sau sự kiện đóng vai trò quan trọng

Gửi thông tin và bài viết cho báo chí cũng là cách làm hiệu quả và có tác động tích cực đến sự kiện. Hãy khéo léo lồng ghép hình ảnh của sản phẩm cũng như thương hiệu để khán giả nhớ đến doanh nghiệp sâu sắc hơn.

Xin ý kiến khách tham dự

Nhiều doanh nghiệp khá ngần ngại trong việc xin ý kiến đánh giá của khách hàng sau mỗi sự kiện tổ chức. Tuy nhiên, điều này là sai lầm bởi chính những người tham gia sẽ có cái nhìn khách quan và chi tiết về sự kiện và đưa ra những gợi ý để doanh nghiệp lên kế hoạch tốt hơn trong lần tiếp theo.

Xin phản hồi của khách hàng về sự kiện

Xin feedback của khách hàng còn giúp doanh nghiệp hiểu được ưu thế của mình là gì để tiếp tục phát huy và phục vụ khách hàng chu đáo, giúp họ hài lòng hơn với những gì nhận được. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý không gây phiền phức cho người tham gia bằng cách lựa chọn phương thức, thời gian hợp lý.

Việc xin ý kiến khách tham dự có thể là con dao 2 lưỡi khiến họ có ác cảm về sự kiện. Bởi vậy, hãy tìm hiểu và tham khảo cách những sự kiện thành công thực hiện phần việc này ra sao để có hiệu quả như ý.

Dọn dẹp vệ sinh trả lại mặt bằng

Dọn dẹp vệ sinh sau sự kiện có vẻ là công việc không mấy quan trọng nên ít khi được chú ý. Khi doanh nghiệp thuê đơn vị tổ chức hoặc tự chuẩn bị cho sự kiện đều có thể nhận thấy ban đầu mặt bằng được bàn giao chỉn chu và sạch sẽ. Tuy nhiên, sau khi tổ chức chương trình xong, rất có thể sẽ bị hỏng hóc, xuất hiện nhiều rác bẩn làm mất đi sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

Do vậy, chỉ bằng một vài hành động nhỏ không mất quá nhiều thời gian, ban tổ chức nên thu xếp nhân sự dọn dẹp lại mặt bằng trả cho đơn vị tổ chức. Nhờ vậy, mối quan hệ với đối tác của doanh nghiệp sẽ trở nên tốt đẹp hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho những lần hợp tác tiếp theo.

Thống kê lại chi phí tổ chức sự kiện

Để tổ chức được một sự kiện thành công, chi phí là vấn đề quan trọng cần được lưu tâm. Nhằm giúp các sự kiện lần tới không bị vượt ngân sách và tiết kiệm hơn, hãy dành thời gian thống kê lại những chi phí tổ chức sự kiện. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thêm kinh nghiệm tổ chức và cân đối chi phí sao cho phù hợp.

Những chi phí liên quan đến tổ chức sự kiện bao gồm: thuê địa điểm, phí sản xuất, thuê nhân sự, phí trang trí sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hình ảnh, chi phí tiệc, phí quản lý, phí cho các tiết mục giải trí, chi phí dự trù….

Họp team để rút kinh nghiệm cho sự kiện tiếp theo

Việc cuối cùng cần hoàn thành sau mỗi sự kiện là môt buổi họp team để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Điều này không tốn quá nhiều thời gian những lại giúp quá trình tổ chức sự kiện trở nên chuyên nghiệp, trơn tru hơn rất nhiều. Nếu không nhìn lại, bạn sẽ không biết mình đã làm tốt điều gì và cần khắc phục vấn đề gì. Mỗi cuộc họp sau sự kiện, doanh nghiệp sẽ tiến bộ hơn qua từng chương trình event.

Tóm lại, bài viết đã giải đáp sau sự kiện cần làm gì để tránh những rủi ro, chi phí phát sinh không cần thiết đồng thời đạt được mục tiêu mà ban tổ chức đề ra. Dẫu biêt rằng để chạy một chương trình thì gặp sai sót là không thể tránh khỏi nhưng hoàn thành xong các đầu mục công việc này sẽ trở thành cẩm nang giúp doanh nghiệp thành công ở những event sắp tới.