8 loại chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý

Để có một sự kiện thành công, ngoài các yếu tố nội dung, hình ảnh hay chủ đề thì điều mà bất cứ đơn vì nào cũng cần quan tâm đó là chi phí tổ chức sự kiện. Không phải chương trình nào cũng có quy mô và sự đầu tư giống nhau, việc cân đối chi phí sẽ giúp đơn vị đó tổ chức được một sự kiện thành công hơn, hợp lý, giảm thiểu được tối đa các rủi ro về các vấn đề ngân sách..

Cùng Bizfly tìm hiểu các khoản chi phí cần có cho một sự kiện thông qua bài viết được các chuyên gia giàu kinh nghiệm chia sẻ dưới đây.

Chi phí thuê vị trí tổ chức sự kiện

Ngoại trừ các sự kiện nội bộ, tận dụng được không gian cá nhân hoặc tập thể mà không bị phát sinh chi phí thì hầu hết các vị trí được lựa chọn để tổ chức các chương trình, event,...  sẽ đều tốn một khoản chi phí khá lớn. Chi phí đầu tiên trong số các chi phí tổ chức sự kiện là chi phí cho địa điểm tổ chức. Tùy theo quy mô và số lượng người tham dự để lựa chọn vị trí phù hợp. 

Việc lựa chọn địa điểm thuê ban đầu sẽ phát sinh chi phí đặt cọc, đôi khi vị trí được lựa chọn là một nơi khá “hot” được nhiều người quan tâm hoặc thời điểm tổ chức sự kiện là thời điểm nóng như dịp cuối năm thì việc đặt cọc trước là điều cần thiết. Sau khi kết thúc sự kiện khoản chi phí tiếp theo sẽ là khoản chi phí còn lại trong hợp đồng

Ngoài ra sẽ có thể có phát sinh các chi phí tổ chức sự kiện liên quan đến địa điểm khác như: phí an ninh, phí cho bãi đỗ xe hoặc phí dịch vụ,... các loại phí này cũng cần được lưu ý và ghi rõ hợp đồng ngay trước khi ký kết thuê vị trí tổ chức tránh những mâu thuẫn về sau này.

Chi phí thuê vị trí tổ chức sự kiện​

Nếu mọi người muốn tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện nổi bật và hiện đại nhất hiện nay thì có thể tham khảo bài viết "Top 12 trung tâm tổ chức sự kiện và địa điểm sang trọng tại Hà Nội" được các chuyên gia của Bizfly chia sẻ đến cho quý bạn đọc.

Chi phí thiết bị

Thiết bị được chuẩn bị cho các chương trình  thường sẽ khá nhiều, chủ yếu là các thiết bị về âm thanh, ánh sáng, trang trí,...Việc lên kế hoạch phân bổ chi phí tổ chức cho khoản mục này cần chi tiết và cụ thể nhất, vì sẽ có những thiết bị khi thuê sẽ tốn một khoản chi phí khá lớn, người làm sự kiện cần dò soát lại xem thiết bị đó có thực sự cần thiết hay không, tránh gây lãng phí khi có thể sẽ không sử dụng tới. 

Các thiết bị về âm thanh, ánh sáng có thể là máy chiếu, micro, thiết bị phát sóng wifi, máy quay, máy ảnh,... Một chi phí phát sinh khác khá quan trọng cũng cần được liệt kê trong danh mục này là chi phí vận chuyển những thiết bị tới vị trí tổ chức. 

Chi phí tiệc trong sự kiện

Khoản chi phí tổ chức sự kiện mà hầu hết chương trình nào cũng có là chi phí cho những bữa tiệc trong sự kiện. Tùy vào quy mô, hình thức và đối tượng khách mời mà tiệc được chuẩn bị theo các hình thức như buffet hay tea break hoặc có thể là đãi tiệc trong các nhà hàng sang trọng. Việc dự trù chi phí sẽ được tính dựa trên số lượng người tham dự, mỗi người sẽ có một mức chỉ tiêu hay còn gọi là budget. Thường thì khoản chi phí này sẽ chiếm từ 25-40% tổng ngân sách của sự kiện.

Hiện nay, việc chuẩn bị tiệc cho các chương trình cũng đơn giản hơn khi có những nhà hàng, đơn vị thầu gói tiệc luôn sẵn sàng với những thực đơn linh động và phù hợp với nhiều mô hình tổ chức tiệc, việc của người làm công tác hậu cần trong các bữa tiệc đôi khi đơn giản là hơn chỉ cần lựa chọn một đơn vị uy tín và gói thực đơn phù hợp cho bữa tiệc. 

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

Để tạo nên một sự kiện thành công, ngoài sự hỗ trợ của kỹ thuật, truyền thông,... điều mà không thể thiếu là yếu tố nhân sự. Nhân sự chạy chương trình sẽ bao gồm nhân sự kỹ thuật, nội dung, MC, PB-PG, thi công lắp đặt thiết bị,..Có thể những nhân sự này đơn vị tổ chức không sử dụng được nguồn nội bộ mà phải thuê từ một bên thứ 3, khi đó khoản chi phí cho nhân sự sự kiện là điều cần thiết để tạo nên một chương trình, event chuyên nghiệp.

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

Chi phí thuê nhân công, nguyên vật liệu sản xuất

Với các sự kiện chú trọng về sự sáng tạo, đột phá, sự độc đáo thì thường việc trang trí, sắp xếp hay xây dựng concept sẽ được chú trọng, thậm chí đơn vị tổ chức sẽ phải chuẩn bị tất cả các nguyên vật liệu để làm đồ trang trí,... Khi đó sẽ phát sinh thêm chi phí nhân công để thực hiện, chi phí mua nguyên vật liệu,.... 

Đây cũng là một khoản trong số các chi phí mà không phải ai cũng để ý, đôi khi sự chỉn chu sẽ giúp sự kiện trở nên mới lạ và ấn tượng hơn, nên việc dự trù được cả các khoản chi phí như vậy là điều vô cùng tuyệt vời. 

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện tối ưu

Chi phí cho các tiết mục giải trí

Gần như các chương trình, hội họp, event,... hiện nay kể cả các chương trình nội bộ hay các chương trình lớn đều sẽ có gameshow hoặc văn nghệ. Chẳng ai muốn sự kiện trở nên nhàm chán hay quá căng thẳng, việc sắp xếp các tiết mục giải trí vào các chương trình sẽ giúp sự kiện hấp dẫn và thú vị hơn, đôi khi những chương trình giải trí hay gameshow ấy lại là những key moment giúp người tham gia ấn tượng với sự kiện.

Khoản chi phí cho các tiết mục giải trí gồm chi phí cho đạo cụ biểu diễn, chi phí cho khách mời, diễn giả,... khoản chi phí này sẽ chiếm khoảng 10% -20% tổng chi phí. Đương nhiên, đây chỉ là con số tương đối, tùy vào mục đích mà các khoản chi phí tổ chức sự kiện sẽ được cân đối cho phù hợp.

Chi phí quản lý sự kiện

Chi phí quản lý sự kiện là chi phí mà đơn vị tổ chức cần bỏ ra để thuê một đơn vị chuyên trách giúp đảm bảo tiến độ cho chương trình đó. Người phụ trách quản lý sự kiện sẽ là người kiểm soát toàn bộ quá trình, tổng duyệt toàn bộ các đầu mục đảm bảo chương trình diễn ra thành công tốt đẹp và sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi vấn đề trong suốt sự kiện đó.

Chi phí cho việc quản lý sự kiện sẽ chiếm khoảng 5% -10% tổng chi phí. Chi phí này có thể nhiều đơn vị không để ý nhưng nó lại vô cùng cần thiết để giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

Chi phí quản lý tổ chức sự kiện​

Chi phí dự trù phát sinh của sự kiện

Chẳng có điều gì là hoàn hảo, kể cả với các sự kiện được đầu tư chau chuốt từ đầu tới cuối. Những sự cố bất ngờ sẽ luôn rình rập nên việc cần có một khoản chi phí dự trù là điều mà sự kiện nào cũng nên có. Đương nhiên, chẳng ai mong muốn sẽ có điều tồi tệ gì xảy ra, nhưng khi có sự chuẩn bị, mọi thứ sẽ trở nên chủ động hơn, ngay cả việc xử lý sự cố cũng sẽ dễ dàng hơn. 

Xem thêm bài viết "Hướng dẫn xây dựng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết" để nắm bắt ngay các bước lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện chi tiết và phù hợp nhất.

Tóm lại, việc liệt kê các khoản chi phí tổ chức sự kiện sẽ giúp người làm sự kiện dễ dàng kiểm soát các vấn đề tài chính, tránh việc thâm hụt quá nhiều ngân sách. Không phải cứ chi thật nhiều thì sẽ tạo nên một sự kiện thành công, đôi khi lại có thể xảy ra các tình huống “tiền mất tật mang” không đáng có hoặc chi cho các khoản không cần thiết. Vì thế, việc lập kế hoạch cho các khoản chi phí là điều mà mọi người nên làm, hy vọng với những thông tin trên đây sẽ giúp mọi người dễ dàng hoạch định được tài chính cho sự kiện.

>> Xem thêm: Top 11 công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp