Chatbot AI ERP là gì? Lợi ích, tính năng, cách xây dựng Chatbot AI ERP

Đỗ Minh Đức Đỗ Minh Đức
Chia sẻ bài viết

Chatbot AI ERP được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì sở hữu đa dạng các tính năng ưu việt như xử lý dữ liệu, hỗ trợ khách hàng,... Bên cạnh đó, công cụ này còn hỗ trợ bạn làm báo cáo chi tiết cũng như tiết kiệm nguồn lực hiệu quả. Vậy làm thế nào để xây dựng Chatbot AI ERP hiệu suất cao? Bạn hãy cùng Bizfly tìm hiểu ngay qua bài viết bên dưới nhé!

Chatbot AI ERP là gì?

Chatbot AI ERP là công cụ được tích hợp AI và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để hỗ trợ người dùng tương tác với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Đây là giải pháp giúp quản lý và vận hành quy trình tài chính, nhân sự, kho bãi, sản xuất, bán hàng một cách hiệu quả.

Vai trò chính của Chatbot AI ERP là hỗ trợ và tự động hóa các tác vụ trong hệ thống ERP. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể truy vấn thông tin, cập nhật dữ liệu hoặc báo cáo số liệu theo thời gian thực một cách nhanh chóng. Nhờ vậy, các công ty sẽ tăng tốc độ xử lý công việc, đồng thời giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc. 

Chatbot AI ERP là gì?
Chatbot AI ERP hỗ trợ và tự động hóa các tác vụ trong hệ thống ERP

Lợi ích khi tích hợp Chatbot AI vào hệ thống ERP

Tích hợp Chatbot AI vào hệ thống ERP giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu hóa quy trình làm việc. Bên cạnh đó, chatbot còn cải thiện trải nghiệm người dùng và mang lại sự linh hoạt trong các tác vụ hàng ngày.

  • Tăng hiệu quả tự động hóa công việc

Chatbot AI ERP có khả năng tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như nhập liệu, xử lý đơn hàng và tạo báo cáo. Thay vì phải nhập thủ công, chatbot AI sẽ sử dụng các thuật toán được lập trình sẵn để thực hiện công việc một cách chính xác. Theo Expert market research, việc tự động hóa này có thể giảm tới 30% lỗi nhập liệu.

  • Cải thiện trải nghiệm người dùng và hỗ trợ khách hàng

Khác với Chatbot thông thường, Chatbot AI có thể nâng cao trải nghiệm người dùng bằng cách robot RPA. Bạn chỉ cần đặt lệnh như “Hiển thị trạng thái hàng tồn kho” hoặc “Tôi cần báo cáo doanh thu tháng trước”. Sau đó, Chatbot AI sẽ ghi nhớ lịch sử tương tác, xử lý lệnh, truy xuất dữ liệu và truy xuất thông tin ngay lập tức để cải thiện sự hài lòng của khách hàng. 

  • Phân tích dữ liệu và ra quyết định thông minh

Chatbot AI trong hệ thống ERP được đánh giá cao hơn so với chatbot thông thường nhờ khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu nâng cao. Trong khi chatbot thường chỉ xử lý các yêu cầu đơn giản và dựa vào các quy tắc cố định, chatbot AI có thể nhận diện xu hướng, phát hiện bất thường và dự đoán các vấn đề tiềm năng dựa trên dữ liệu.

Phân tích dữ liệu và ra quyết định thông minh
Chatbot AI trong ERP được thiết kế để hỗ trợ phân tích và xử lý dữ liệu
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí

Bằng cách tự động hóa tác vụ và truy xuất thông tin nhanh chóng, Chatbot AI ERP giúp doanh nghiệp cắt giảm nguồn lực cho các quy trình thủ công. Từ đó, bạn có thể tiết kiệm chi phí nhân sự và tăng hiệu quả làm việc để tập trung vào nhiều hoạt động khác. 

Các tính năng của Chatbot AI trong ERP

Chatbot AI trong ERP được trang bị nhiều tính năng thông minh, giúp tối ưu hiệu suất và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng. Sau đây, Bizfly sẽ giới thiệu đến bạn những ưu điểm nổi bật của công cụ này.

Hỗ trợ khách hàng tự động

Chatbot AI trong ERP có khả năng hỗ trợ khách hàng tự động thông qua việc trả lời các câu hỏi phổ biến liên quan đến sản phẩm, dịch vụ hoặc trạng thái đơn hàng. Nhờ vào công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên NLP, chatbot có thể hiểu và phản hồi chính xác các yêu cầu của khách hàng ở mọi ngôn ngữ.

Hỗ trợ khách hàng tự động
Chatbot AI trong ERP có khả năng hỗ trợ khách hàng tự động

Xử lý dữ liệu và báo cáo trong thời gian thực

Một trong những tính năng nổi bật của Chatbot AI trong ERP là khả năng truy xuất và xử lý dữ liệu theo thời gian thực. Người dùng có thể yêu cầu chatbot cung cấp báo cáo tài chính, kiểm tra hàng tồn kho hoặc theo dõi tiến độ dự án chỉ bằng vài câu lệnh đơn giản. Chatbot sẽ tự động tổng hợp dữ liệu từ hệ thống ERP để đảm bảo thông tin luôn chính xác.

Giao tiếp với các bộ phận trong công ty

Chatbot AI trong ERP đóng vai trò như một cầu nối thông minh, giúp giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận trong công ty trở nên liền mạch hơn. Chẳng hạn, chatbot có thể chuyển tiếp thông tin từ bộ phận bán hàng đến kho hàng hóa hoặc từ nhân sự đến tài chính một cách tự động và chính xác.

6 bước thiết yếu để xây dựng một chatbot AI ERP hiệu suất cao

Để đạt hiệu quả tối đa, chatbot phải được thiết kế và triển khai theo chiến lược cụ thể. Dưới đây là 6 bước quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện để phát triển chatbot AI ERP:

Bước 1: Đặt ra mục tiêu kinh doanh rõ ràng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể mà chatbot sẽ thực hiện trước khi bắt đầu. Đây cũng là nền tảng để xây dựng công cụ AI phù hợp với quy mô và chiến lược kinh doanh. Bạn nên tự đặt các câu hỏi như:

  • Chatbot sẽ xử lý yêu cầu khách hàng, tự động hóa báo cáo hay thực hiện giao dịch?
  • Để đánh giá hiệu quả của chatbot, doanh nghiệp cần đặt ra KPI nào? 
Bước 1: Đặt ra mục tiêu kinh doanh rõ ràng
Doanh nghiệp cần xác định mục tiêu cụ thể mà chatbot sẽ thực hiện

Bước 2: Thu thập và chuẩn bị dữ liệu chất lượng cao 

Dữ liệu là nền tảng quan trọng để chatbot AI ERP hoạt động hiệu quả. Do đó, doanh nghiệp cần thu thập data liên quan từ hệ thống ERP, đồng thời đảm bảo dữ liệu được làm sạch, sắp xếp hợp lý và cập nhật thường xuyên. Một số loại dữ liệu quan trọng cần chú ý gồm:

  • Dữ liệu khách hàng: Thông tin về các đơn hàng đã thực hiện hoặc các yêu cầu khách hàng đã gửi trước đây.
  • Dữ liệu hàng tồn kho: Đây là dữ liệu phòng trường hợp chatbot cần trả lời các câu hỏi liên quan đến tình trạng hàng hóa.
  • Hồ sơ giao dịch: Dữ liệu dùng để xử lý đơn hàng hoặc truy vấn lịch sử giao dịch của khách hàng.

Bước 3: Chọn công cụ AI phù hợp

Sau khi xác định mục tiêu và chuẩn bị dữ liệu, tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn công cụ AI phù hợp. Lưu ý, tool phải đáp ứng nhu cầu kỹ thuật và có khả năng tích hợp tốt với hệ thống ERP hiện có. Một số nền tảng phổ biến để bạn tham khảo như: 

  • Google Dialogflow: Chuyên xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và hỗ trợ tương tác bằng giọng nói.
  • IBM Watson: Công cụ được biết đến với khả năng xử lý các tác vụ AI phức tạp và tích hợp dễ dàng với hệ thống ERP.
  • Microsoft Bot Framework: Tool phù hợp với doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft.

Bước 4: Thêm NLP và Học máy

Chatbot AI ERP sẽ hoạt động hiệu quả và thông minh hơn nếu được tích hợp các tính năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên NLP và học máy ML. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư thêm những tác vụ sau: 

  • Huấn luyện chatbot với các câu hỏi phổ biến: Bạn hãy cung cấp cho chatbot dữ liệu từ những câu hỏi thường gặp hoặc những truy vấn thường gặp trong công việc. 
  • Kích hoạt khả năng học hỏi liên tục: Chatbot cần được thiết kế để ngày càng thông minh hơn bằng cách học hỏi từ các lần trò chuyện và tương tác với người dùng.
Bước 4: Thêm NLP và Học máy
Chatbot AI ERP sẽ hoạt động hiệu quả nếu được tích hợp NLP 

Bước 5: Kiểm tra trong môi trường kinh doanh thực tế

Trước khi chính thức triển khai, doanh nghiệp cần thử nghiệm chatbot trong các tình huống thực tế. Ngoài ra, bạn cũng nên thu thập phản hồi từ nhân viên hoặc khách hàng trong giai đoạn đầu để điều chỉnh chatbot. Cụ thể như sau: 

  • Kiểm tra xem chatbot có dễ sử dụng và phản hồi chính xác hay không?
  • Chatbot có truy xuất đúng thông tin từ hệ thống ERP không?
  • Chatbot có xử lý nhập liệu hoặc tạo báo cáo một cách nhanh chóng hay không?

Bước 6: Ra mắt và tiếp tục cải thiện

Khi chatbot đã sẵn sàng hoạt động và đáp ứng các bài kiểm tra, doanh nghiệp có thể triển khai công cụ cho nhân viên và khách hàng. Tuy nhiên, sau một thời gian ra mắt, bạn vẫn nên theo dõi hiệu suất của chatbot để cải thiện những tính năng bị lỗi. Cụ thể như sau:

  • Doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả của chatbot dựa trên các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra ở bước đầu.
  • Chatbot cần được cập nhật thường xuyên để thích nghi với các thay đổi trong quy trình kinh doanh hoặc dữ liệu mới. 
  • Doanh nghiệp phải liên tục lắng nghe ý kiến từ nhân viên hoặc khách hàng khi sử dụng chatbot để cải thiện vấn đề.

Chatbot AI ERP là bước tiến quan trọng giúp hiện đại hóa quy trình quản lý và vận hành của doanh nghiệp. Thông qua đó, bạn có thể tự tin thích ứng và phát triển trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Nếu bạn còn thắc mắc nào không liên quan đến công nghệ Chatbot AI ERP thì hãy liên hệ Bizfly để được giải đáp nhé!

Bài viết nổi bật

Kiến thức CDP
14 Thg 02 2025

Identity Data là gì? Vai trò, ứng dụng và xu hướng tìm kiếm dữ liệu định danh

Dữ liệu định danh (Identity Data) là tập hợp thông tin giúp xác định và phân biệt một cá nhân duy nhất. Các dữ liệu này có thể bao gồm danh tính cơ bản, thông tin liên lạc, dữ liệu sinh trắc học và các mã định danh