[Dành cho CEO và Quản lý] Dữ liệu bán hàng - Nền tảng cho mọi quyết định

Để dẫn dắt đội ngũ bán hàng đến thành công, nhà quản lý cần phải nắm rõ các số liệu quan trọng. Việc sử dụng các công cụ theo dõi mục tiêu và hoạt động bán hàng không chỉ giúp bạn đo lường hiệu suất một cách chính xác mà còn vạch ra lộ trình rõ ràng để đạt được mục tiêu. 

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về trình theo dõi hoạt động bán hàng, cách chúng hoạt động và khám phá một số công cụ hàng đầu giúp đội ngũ bán hàng của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả.

Phần mềm BizCRM - vận hành bởi VCCorp giúp Quản lý, CEO dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc của sales. Bạn quan tâm có thể dùng thử miễn phí tại đây.

Dùng thử miễn phí

Vì sao cần theo dõi hoạt động hoạt động bán hàng?

Việc đo lường hiệu quả là chìa khóa để cải thiện mọi hoạt động, đặc biệt là đối với đội ngũ nhân viên bán hàng. Dù bạn là nhân viên kinh doanh cá nhân hay quản lý một đội ngũ, việc theo dõi doanh số và các hoạt động liên quan là điều kiện tiên quyết để duy trì và phát triển một kênh bán hàng lành mạnh. Nếu thiếu công cụ và quy trình theo dõi phù hợp, hoạt động bán hàng sẽ trở nên thiếu định hướng và khó kiểm soát, gây khó khăn cho cả tổ chức. 

Để tạo động lực và khuyến khích nhân viên bán hàng gắn bó lâu dài, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống theo dõi minh bạch, cho phép xác định rõ ràng và lặp lại quy trình thành công. 

Với vai trò là Trưởng phòng Phát triển Kinh doanh Bizfly - đơn vị cung cấp các phần mềm SaaS - Anh Vũ Văn Hiếu Thảnh chia sẻ: 

“Tôi đánh giá cao tầm quan trọng của công cụ theo dõi hoạt động bán hàng. Nó hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý khách hàng tiềm năng, hạn ngạch và theo dõi tiến trình từng giao dịch. 

Trước đây, khi bộ phận bán hàng còn gặp nhiều khó khăn trong việc tự quản lý hoạt động, nhóm của tôi đã dùng BizCRM kết hợp với chương trình đào tạo chuyên sâu. Điều này đã mang lại những cải thiện đáng kể, tôi có thể theo dõi hiệu quả bán hàng của từng thành viên, từng giai đoạn. Từ đó, tôi có thể dễ dàng ra các quyết định quản lý, bán hàng phù hợp.”

3 yếu tố cần quan tâm khi theo dõi hiệu quả hoạt động bán hàng

Xác định rõ ràng mục tiêu bán hàng của tổ chức

Từ góc độ quản lý cấp cao, một công cụ theo dõi hoạt động bán hàng hiệu quả cần được thiết kế đảm bảo các mục tiêu bán hàng có thể đo lường được của tổ chức. Ví dụ, nếu mục tiêu quý 3 là tăng 10% doanh thu thì đội ngũ bán hàng cần tạo ra bao nhiêu đơn hàng, tương ứng với giá trị là bao nhiêu. 

Bằng cách xác định giá trị trung bình của mỗi giao dịch, quản lý/lãnh đạo có thể tính toán số lượng giao dịch cần chốt để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Ban lãnh đạo luôn đặt mục tiêu tăng trưởng doanh số, và chính vì vậy, việc sở hữu một công cụ theo dõi hoạt động bán hàng có khả năng chỉ ra lộ trình thực hiện mục tiêu là vô cùng quan trọng. 

Khi bộ phận bán hàng được giao nhiệm vụ tăng trưởng, dù là 10% hay 50%, trình theo dõi này sẽ giúp những người đưa ra quyết định hiểu rõ những yếu tố đầu vào bổ sung nào là cần thiết để đạt được những con số đó. Ví dụ, có thể cần tăng số lượng nhân viên, tự động hóa quy trình báo giá, hoặc đầu tư vào các công cụ mới để mở rộng quy mô hoạt động….

Thiết lập chỉ tiêu với từng cá nhân

Khi mục tiêu chung của nhóm đã được xác định rõ ràng, việc đặt ra chỉ tiêu, KPI cho từng cá nhân sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể chia tổng doanh thu mong muốn cho số lượng nhân viên kinh doanh (lưu ý về khu vực nhân viên phụ trách và cả kinh nghiệm của nhân viên). 

Việc theo dõi KPI rất quan trọng để tính lương cho nhân viên. Bên cạnh đó, đây cũng là cách để các nhân viên cố gắng hơn trong công việc hàng ngày. Khi một vài nhân viên vượt KPI, những nhân viên khác có thể học hỏi và cố gắng hơn nữa để đạt/vượt những người còn lại. Trong một môi trường coi trọng giao tiếp và hợp tác, thành công của một vài cá nhân có thể tạo động lực và nâng cao hiệu suất cho toàn đội.

Đưa ra những tiêu chuẩn về KPI

Khi đã xác định được mức doanh thu mà mỗi cá nhân cần đạt được, bạn có thể phân tích ngược lại các hoạt động cần thiết để tạo ra doanh thu đó. Hãy bắt đầu từ mục tiêu doanh số và xác định các hoạt động đầu vào cần thiết, sau đó thiết lập các tiêu chuẩn này trong công cụ theo dõi hoạt động bán hàng. 

Trong hoạt động bán hàng, cũng như bất kỳ lĩnh vực nào khác, luôn có những người đạt thành tích cao, những người có hiệu suất thấp, và phần lớn nằm ở mức trung bình. Theo kinh nghiệm của anh Thảnh - Trưởng nhóm kinh doanh tại Bizfly, cách tốt nhất để cải thiện hiệu suất và duy trì động lực cho nhóm nhân viên ở mức trung bình là loại bỏ yếu tố "may mắn" và chia nhỏ các mục tiêu lớn thành các hành động cụ thể, có thể thực hiện được. 

Đó chính là lý do vì sao công cụ theo dõi hoạt động bán hàng lại quan trọng đối với bất kỳ tổ chức nào không muốn hoạt động một cách mù quáng. Bằng cách theo dõi các hoạt động và các giao dịch thành công mà chúng tạo ra, quản lý có thể tập trung vào xây dựng một công thức thành công bền vững cho hoạt động bán hàng.

Làm sao để theo dõi hoạt động bán hàng khách quan, hiệu quả?

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể tốn nhiều thời gian và đôi khi gây nản lòng. Tuy nhiên, đây là hoạt động thiết yếu để duy trì một kênh bán hàng liên tục và hiệu quả. Nếu không có hoạt động này, kênh bán hàng của bạn sẽ không có dữ liệu và không thể tiếp tục các hoạt động khác. Vì vậy, vấn đề không phải là loại bỏ hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng, mà là làm sao để thực hiện nó một cách hiệu quả hơn. 

Công cụ theo dõi doanh số không chỉ ghi lại các thông tin cơ bản như tên công ty/người ra quyết định, số điện thoại liên lạc, vấn đề khách hàng gặp phải và các hoạt động tiếp cận, mà còn cần lưu trữ thông tin về nguồn và cách bạn cùng nhóm tìm thấy khách hàng tiềm năng. Quan trọng hơn, hãy ghi lại số giờ dành cho hoạt động này mỗi ngày. Khi có đủ dữ liệu, việc xác định cách tối ưu hóa hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng sẽ trở nên dễ dàng hơn. 

Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn chưa thử, hãy cân nhắc sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI). Theo Báo cáo Tình hình AI của Hubspot, gần 80% sales cho biết AI giúp họ tập trung vào những phần quan trọng nhất trong công việc. 

Tiếp cận khách hàng tiềm năng

Tương tự như việc tìm kiếm khách hàng, gọi điện thoại là một hoạt động tốn thời gian nhưng không thể thiếu trong bán hàng. Và cũng giống như tìm kiếm, việc theo dõi hoạt động này sẽ giúp mang đến nhiều hiệu quả, tối ưu được thời gian, nguồn lực bán hàng. 

Để bắt đầu, hãy ghi chép lại thời điểm bạn tiếp cận khách hàng tiềm năng và phương thức tiếp cận (ví dụ: gọi điện thoại , email hoặc gặp mặt trực tiếp). Để đo lường tỷ lệ thành công, hãy ghi lại số lượng khách hàng tiềm năng đã phản hồi cuộc gọi, mở email hoặc nhận danh thiếp. Sau đó, theo dõi số lượng cuộc hẹn bạn đã thiết lập được dựa trên các lần tiếp cận đó. 

Sau khoảng một tháng, bạn có thể phân tích và tìm ra các xu hướng, chẳng hạn như những ngày nào trong tuần khách hàng tiềm năng có xu hướng phản hồi tốt hơn. Từ đó, bạn có thể tập trung thời gian tiếp cận vào những ngày này để đạt hiệu quả tối ưu.

Quản lý và phân tích dữ liệu cuộc họp

Việc nắm bắt số lượng cuộc họp đã diễn ra trong tuần của bạn và nhóm là vô cùng quan trọng. Nếu bạn không biết con số này và phải mất công kiểm tra nhật ký của từng người, đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần một công cụ theo dõi bán hàng. 

Công cụ này không chỉ ghi lại số lượng cuộc họp mà còn giúp bạn theo dõi hiệu quả của chúng. Bằng cách ghi lại số lượng cuộc họp mang lại kết quả tích cực, bạn có thể đánh giá được hiệu quả của các hoạt động tìm kiếm và tiếp cận khách hàng, đồng thời xác định những điểm cần cải thiện trong cách tổ chức và nội dung của các cuộc họp, tránh tốn kém thời gian nhưng không mang lại hiệu quả.

Phần mềm BizCRM - Công cụ theo dõi hoạt động bán hàng

Phần mềm BizCRM, được vận hành bởi VCCorp không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, mà còn giúp theo dõi hoạt động bán hàng của đội ngũ nhân viên kinh doanh hiệu quả, cụ thể.

Quản lý và theo dõi hoạt động của sale

• Quản lý thông tin khách hàng tập trung: BizCRM cho phép lưu trữ toàn bộ thông tin khách hàng (thông tin liên hệ, lịch sử tương tác, nhu cầu,...) tại một nơi, giúp nhân viên sale dễ dàng truy cập và quản lý.
• Quản lý tiến trình bán hàng: Phần mềm giúp theo dõi được trạng thái của từng cơ hội (opportunity), giúp sale biết được cần làm gì tiếp theo để chốt đơn hàng.
• Quản lý công việc và lịch hẹn: Nhân viên sale có thể quản lý công việc, lịch hẹn với khách hàng trực tiếp trên BizCRM, giúp sắp xếp công việc hiệu quả và không bỏ lỡ bất kỳ cuộc hẹn nào.
• Theo dõi lịch sử tương tác: Mọi tương tác của nhân viên sale với khách hàng (gọi điện, email, gặp mặt,...) đều được ghi lại trong hệ thống, giúp quản lý nắm bắt được quá trình làm việc của từng nhân viên.
• Báo cáo hoạt động sale: BizCRM cung cấp các báo cáo về hoạt động của sale, bao gồm số lượng cuộc gọi, email đã gửi, số lượng cuộc hẹn, giá trị giao dịch,... giúp quản lý theo dõi được hiệu suất làm việc của nhân viên.

Thiết lập KPI và đánh giá hiệu quả nhân viên/nhóm kinh doanh

• Thiết lập mục tiêu: Quản lý có thể thiết lập mục tiêu doanh số cho từng nhân viên, nhóm kinh doanh hoặc toàn bộ công ty.
• Theo dõi hiệu suất theo thời gian thực: BizCRM cho phép theo dõi hiệu suất bán hàng của từng nhân viên, nhóm kinh doanh theo thời gian thực, so sánh với mục tiêu đã đặt ra.
• Đánh giá hiệu quả dựa trên nhiều tiêu chí: Ngoài doanh số, BizCRM còn cho phép đánh giá hiệu quả dựa trên các tiêu chí khác như số lượng cuộc gọi, email, cuộc hẹn, tỷ lệ chuyển đổi,...
• Báo cáo hiệu suất: Phần mềm cung cấp các báo cáo về hiệu suất bán hàng, giúp quản lý đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên và nhóm kinh doanh, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện.

Việc sử dụng BizCRM giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động bán hàng một cách hiệu quả, từ đó tối ưu doanh thu và lợi nhuận. Dược phẩm Sohaco, Bảo Tín Mạnh Hải, Golden Gate, Tập đoàn Doji… cùng rất nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam đã tin dùng BizCRM. Liên hệ ngay chúng tôi để nhận tài khoản dùng thử nhé!

Dùng thử BizCRM

Kết luận

Đầu tư vào dữ liệu bán hàng là đầu tư cho tương lai của doanh nghiệp. Bằng cách biến dữ liệu thô thành thông tin hữu ích, các CEO và nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định sáng suốt, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng và đạt được tăng trưởng bền vững.