Email giao dịch và những điều bạn cần biết

Email giao dịch đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Tuy nhiên, để có thể tận dụng tối đa tiềm năng của email trong giao dịch, bạn cần hiểu rõ về chúng. Trong bài viết này, Bizfly sẽ cung cấp những thông tin quan trọng và hữu ích về email giao dịch, cũng như những kinh nghiệm để sử dụng chúng sao cho hiệu quả.

Email giao dịch là gì?

Email giao dịch là một loại email được gửi từ doanh nghiệp đến khách hàng hoặc người dùng với mục đích thông báo hoặc xác nhận các giao dịch, tình trạng hoặc thông tin quan trọng. Đây có thể là các thư xác nhận đặt hàng, thông báo hết hạn dùng thử miễn phí, hoặc thậm chí là email xác nhận đăng ký trả phí.

Email này không chỉ cung cấp thông tin quan trọng cho khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc quản lý giao dịch và chăm sóc khách hàng.

Email giao dịch được sử dụng trong việc quản lý giao dịch và chăm sóc khách hàng

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng email giao dịch?

Lý do đầu tiên mà doanh nghiệp bạn nên triển khai email giao dịch đó là chúng giúp xây dựng sự tin tưởng với khách hàng. Ví dụ như khi doanh nghiệp gửi email xác nhận đơn hàng hoặc giao dịch, khách hàng nhận được sự xác nhận rằng yêu cầu của họ đã được xác nhận và xử lý. Hành động này không chỉ làm tăng lòng tin và sự tin cậy đối với doanh nghiệp, mà còn giúp khách hàng cảm thấy an tâm và hài lòng về quyết định của mình.

Thứ hai, nhờ có email này, khách hàng có thể tìm hiểu về tình trạng đơn hàng, tài khoản của họ hoặc các gói dịch vụ mà họ đã mua. 

Thứ ba đó là bằng cách gửi thông tin cập nhật, tin tức mới nhất hoặc ưu đãi đặc biệt qua email, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ và tương tác tích cực với khách hàng.

Cuối cùng, việc sử dụng email giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn, đồng thời đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin gửi đi.

>> Tham khảo thêm: Sự khác biệt giữa email tiếp thị và email giao dịch

6 loại email giao dịch thông dụng hiện nay

Dưới đây là danh sách các loại email giao dịch thường được sử dụng để tương tác với khách hàng mà bạn có thể tham khảo:

Email xác nhận đăng ký

Được sử dụng để xác nhận việc đăng ký tài khoản trên các trang web hoặc ứng dụng. Email này thông báo cho khách hàng rằng yêu cầu đăng ký của họ đã được nhận và xử lý.

Các doanh nghiệp thường sử dụng loại email giao dịch này để loại bỏ các địa chỉ email không chính xác hoặc những địa chỉ bị nhập sau, giúp giảm thiểu việc gửi thư rác.

Khi triển khai loại email này, bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, tránh làm mất tập trung của người nhận trong quá trình hoàn thành việc đăng ký.

Email xác nhận đăng ký là một loại email giao dịch giúp loại bỏ các địa chỉ email không chính xác

Email thông báo hết hạn dùng thử miễn phí

Sử dụng email để thông báo cho khách hàng biết về việc hết hạn thời gian sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm dùng thử miễn phí. Thông qua email giao dịch này, doanh nghiệp có thể đề xuất cho khách hàng nâng cấp lên gói trả phí để tiếp tục sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ.

Email xác nhận đăng ký trả phí

Gửi email thông báo xác nhận đăng ký thành công sau khi khách hàng vừa đăng ký trả phí hoặc mua sản phẩm/dịch vụ. Nội dung email này cần giải thích cho khách hàng thích những quyền lợi của người đăng ký sử dụng trả phí thay đổi như thế nào và cung cấp thông tin về cách sử dụng gói dịch vụ hoặc sản phẩm mà họ đã chọn.

Email hủy đăng ký

Ngay sau khi khách hàng hủy những đăng ký của họ, bạn cần sử dụng loại email này để xác nhận việc hủy bỏ và thông báo về việc xóa tài khoản hoặc ngừng sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên, mục tiêu chính của email này là tìm cách thuyết phục khách hàng ở lại. Chính vì thế nên trong email bạn cần nói rõ những thay đổi khi quyết định hủy bỏ đăng ký, đưa ra thêm những tùy chọn khác với tính năng tối ưu hơn hiện tại và thêm lời kêu gọi hành động mạnh mẽ.

Email xác nhận đơn hàng

Gửi thông tin email xác nhận khi khách hàng đặt hàng thành công. Email này cung cấp thông tin về đơn hàng, bao gồm các mặt hàng đã đặt, số lượng, giá cả và địa chỉ giao hàng,...

Loại email này nên được trình bày một cách đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về việc đặt hàng vừa thực hiện của khách hàng.

Email xác nhận đơn hàng là email giao dịch cung cấp các thông tin về đơn hàng

Email cập nhật tình trạng đơn hàng và giao hàng

Sau khi hoàn tất việc đặt hàng và thanh toán, khách hàng luôn mong muốn biết thông tin về tình trạng đơn hàng và quá trình giao hàng. Một email cập nhật về tình trạng đơn hàng và giao hàng sẽ là một cơ hội tuyệt vời để doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng mong muốn đó của khách hàng. Thông qua email này, doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin mới nhất về tình trạng đơn hàng, từ việc xác nhận đơn hàng, tiến trình xử lý, đóng gói, cho đến thông tin vận chuyển và dự kiến thời gian giao hàng.

Kinh nghiệm triển khai email giao dịch hiệu quả cao

Để giúp doanh nghiệp bạn có thể triển khai email một cách hiệu quả, bạn có thể áp dụng các kinh nghiệm sau:

Tuân thủ quy tắc 80-20

Đối với nội dung của email, bạn nên tập trung vào những thông tin chính, ví dụ như những thông tin cụ thể về tình trạng đơn hàng, quá trình giao hàng hiện đang như thế nào, việc thanh toán đã được thành công hay chưa,... Những nội dung này nên chiếm 80% và chỉ sử dụng 20% còn lại cho các thông tin giới thiệu khác. 

Việc tuân thủ quy tắc này sẽ giúp khách hàng của bạn không bị quá tải thông tin và tăng tính tương tác hơn.

Tuân thủ quy tắc 80-20 giúp doanh nghiệp triển khai email giao dịch hiệu quả 

Giống một email quảng cáo thu hút khách hàng

Hãy cố gắng sử dụng ngôn ngữ linh hoạt, hình ảnh thu hút, biểu đồ trực quan,... để tạo nên được tiêu đề email và nội dung hấp dẫn, nhằm khơi gợi sự tò mò và kích thích khách hàng mở email.

Cá nhân hóa email giao dịch

Cung cấp các thông tin cụ thể về khách hàng như tên khách hàng trong phần tiêu đề hay các thông tin cụ thể về đơn hàng của khách hàng trong phần nội dung sẽ giúp tăng tính các nhân hóa cho mỗi email giao dịch, từ đó giúp tạo lòng tin và tăng sự tương tác từ phía khách hàng.

Xác định thời điểm gửi email thích hợp

Để giúp tăng khả năng mở và tương tác với email của khách hàng, bạn nên tiến hành nghiên cứu và phân tích thói quen, cũng như thời điểm tương tác tốt nhất của khách hàng để xác định thời điểm gửi email hiệu quả nhất. 

Ngoài ra, đối với một số loại email giao dịch có tính real time như email xác nhận thanh toán, email xác nhận đăng ký,... thì thời điểm gửi email là rất quan trọng. Bạn cần đảm bảo chúng được gửi ngay sau khi các thao tác thực hiện kết thúc, tránh việc chậm trễ.

Thời điểm gửi email giao dịch là rất quan trọng

Hy vọng những thông tin cần thiết về email giao dịch trong bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp bạn có thể triển khai một cách hiệu quả, đảm bảo mang tới thành công cho chiến dịch. Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích khác về chiến lược email marketing hay cụ thể là về email giao dịch thì hãy truy cập ngay website của Bizfly.