Quy trình xây dựng hệ thống chatbot hiệu quả với 5 bước

Chatbot là giải pháp kinh doanh hiệu quả để giao tiếp và trả lời tin nhắn của khách hàng một cách tự động. Chính vì sự tiện lợi này, hệ thống chatbot ngày càng được mở rộng.

Mặc dù có rất nhiều loại chatbot nhưng để thiết lập và triển được một hệ thống chatbot hoàn chỉnh thì bắt buộc phải trải qua những bước cơ bản và cần thiết. Cùng Bizfly tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chatbot hiệu quả với 5 bước cơ bản.

Bước 1: Khảo sát 

Khảo sát được xem là bước đầu tiên vô cùng quan trọng giúp chatbot có khả năng xác nhận chính xác đối tượng mà nó phải phục vụ.

Bước 1 trong quy trình xây dựng hệ thống chatbot hiệu quả: Khảo sát 

Để thực hiện được điều đó, bạn phải thực hiện khảo sát để xác nhận được nhóm khách hàng tiềm năng thông qua Facebook Page Insights nếu chatbot đó được xây dựng trên Facebook. Còn nếu chatbot được xây dựng trên website thì bạn có thể dễ dàng thu thập được những thông tin cơ bản trên thông qua Google Analytics hay các định hướng chạy quảng cáo của bạn.

Ngoài việc khảo sát, xây dựng chatbot cũng rất quan trọng trong việc đẩy nhanh quá trình xác định sự tương tác giữa người dùng và chatbot để có thể tổng hợp được những thông tin cần thiết của khách hàng. Từ đó, bạn có thể thiết lập được bộ câu hỏi cho người dùng mang tính định hướng tiêu dùng với các lựa chọn giới hạn.

Bước 2: Lựa chọn nền tảng tạo chatbot 

Một nền tảng tạo chatbot vững chắc sẽ tạo cơ sở, tiền đề cho một hệ thống chatbot phát triển lớn mạnh. Chính bởi vậy việc lựa chọn nền tảng tạo chatbot là một bước vô cùng quan trọng mang tính quyết định để thực hiện các quá trình xây dựng, thử nghiệm và triển khai chatbot.

Hiện nay có rất nhiều nền tảng tạo chatbot miễn phí được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng với mục đích kinh doanh thì nên lựa chọn WIT.AI được hỗ trợ trên Messenger Platform hoặc API.AI được phát triển trên Google Cloud Platform.

Lựa chọn nền tảng tạo chatbot phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí

Khi đã lựa chọn được một nền tảng phù hợp, bạn nên tích hợp sử dụng thêm những công cụ xây dựng chatbot để đảm bảo tính hiệu quả cho chatbot mà bạn thiết lập. Có rất nhiều công cụ dựa trên hai nền tảng WIT.AI và API.AI, nhưng các công cụ nổi bật phải kể đến là SnachBot, Chatfuel, BizChat, Harafuel,.. để xây dựng chatbot.

Xem thêm bài viết: Cách lựa chọn nền tảng tạo chatbot phù hợp đem lại kết quả

Bước 3: Xây dựng kịch bản chatbot 

Để hệ thống chatbot tiến dần đến bước hoàn chỉnh, bạn cần xây dựng một kịch bản chatbot để thực hiện được hai nhiệm vụ chính. Bao gồm hiểu được nhu cầu của người dùng và tạo ra câu trả lời để thôi thúc họ lựa chọn câu trả lời đó.

Đối với nhiệm vụ thứ nhất, bạn cần tìm hiểu được những ý định hay mong muốn của khách hàng thông qua sự tương tác giữa bạn và người dùng trên hệ thống theo một kịch bản đã được thiết lập sẵn. Chatbot AI hoàn toàn có khả năng đọc được những thông tin người dùng bằng cách lọc từ khoá và sự phản hồi.

Đối với nhiệm vụ thứ 2, chatbot sẽ tạo ra các phản hồi bằng những kết quả hay lời gợi ý để khách hàng tiếp tục đưa ra câu trả lời sau mỗi câu hỏi. Từ đó tăng thêm khả năng trò chuyện với người dùng bằng ngôn ngữ tự nhiên. Sau khi đã hoàn tất kịch bản, bạn cần triển khai và đặt chatbot đó trên Messenger hoặc bất kỳ một ứng dụng nào theo mong muốn của bạn.

Xây dựng kịch bản chatbot phù hợp với từng lĩnh vực ngành nghề cụ thể

Bước 4: Phân tích, theo dõi 

Một bước không thể thiếu và vô cùng quan trọng trong việc xây dựng hệ thống chatbot chính là phân tích và theo dõi. Việc phân tích sẽ giúp tạo cơ sở dữ liệu có liên quan đến khách hàng để chăm sóc khách hàng hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Khi sử dụng chatbot, bạn cũng cần thường xuyên theo dõi để phát hiện các lỗi hay các vấn đề rủi ro khác. Công việc này giúp kịp thời khắc phục các sự cố, và không làm ảnh hưởng đến trải nghiệm của người dùng.

Bước 5: Bảo trì 

Để đảm bảo hệ thống chatbot có thể duy trì tốc độ trò chuyện trơn tru và liên tục, chatbot của bạn phải thường xuyên được bảo trì. Tránh xảy ra lỗi trong quá trình sử dụng và vận hành chatbot, cập nhật kịch bản bán hàng mới để không ảnh hưởng đến cấu trúc chatbot mà bạn đã xây dựng trước đó.

Kiểm tra và bảo trì hệ thống chatbot thường xuyên để đảm bảo hoạt động tốt

Tuy nhiên, bạn cần phải chi trả một khoản chi phí khá lớn để sử dụng dịch vụ bảo trì chatbot. Để giảm thiểu được một cách tối đa những khoản phí đó, các doanh nghiệp đã ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI, giúp phát triển chatbot, hỗ trợ, tư vấn và chăm sóc khách hàng như một nhân viên thực thụ.

Việc xây dựng một hệ thống chatbot chưa bao giờ đơn giản đến thế. Chỉ với năm bước cơ bản, dễ dàng được thực hiện, bạn đã tự xây dựng được cho bạn một hệ thống chatbot hiệu quả và mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp.

Nếu bạn còn đang gặp khó khăn trong việc tạo lập và triển khai các bước trên, hãy liên hệ ngay với Bizfly qua số hotline 1900 636465. Đội ngũ chuyên viên Bizfly sẽ giải đáp nhanh chóng.