Hệ thống quản lý kho hàng WMS là gì? Lợi ích và tính năng cơ bản

Kiểm soát hàng hóa trong hoạt động kinh doanh và sản xuất là mục tiêu hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải nhà quản trị nào cũng biết cách để tối ưu được quá trình quản lý kho đạt hiệu quả. Vì vậy, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay thường lựa chọn những hệ thống quản lý kho hàng thông minh WMS để nhằm giải quyết vấn đề còn tồn đọng trong quản lý kho hàng.

Vậy, hệ thống quản lý kho WMS là gì và nó mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp? Cùng Bizfly giải đáp phần kiến thức này tại đây.

Khái niệm về hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống quản lý kho hàng WMS (Warehouse Management System) - Đây là một giải pháp giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các hoạt động trong quản lý kho từ việc nhập nguyên vật liệu cho đến quá trình xuất hàng hóa thành phẩm. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý kho WMS còn tối ưu hóa trong việc kiểm soát hàng hóa xuất nhập kho, sắp xếp lại chúng theo đơn hàng và quản lý hàng tồn theo quy trình tiếp nhận - đặt hàng tồn.

Ngoài ra, với WMS doanh nghiệp sẽ tối đa hóa được không gian lưu trữ và giảm thiểu tối đa quy trình xếp hàng tự động tại kho.

Khái niệm về hệ thống quản lý kho hàng

Xem thêm: Phần mềm quản lý bán hàng đa kênh và toàn diện nhất hiện nay

Lợi ích mà hệ thống quản lý kho mang lại

Với doanh nghiệp, hệ thống quản lý kho hàng WMS mang lại rất nhiều lợi ích to lớn trong công tác quản lý kho, có thể nhìn nhận ở 6 giá trị mà hệ thống mang lại như sau:

Giúp tiết kiệm chi phí vận hành

WMS được xây dựng nhằm mục đích giúp giảm chi phí vận hành theo nhiều cách khác nhau. Hệ thống này sẽ xác định nơi để chứa hàng hóa, mô phỏng sàn kho và cho phép người dùng tạo ra các sơ đồ phân tầng trong hệ thống. Chỉ với một công cụ, doanh nghiệp có thể lên ý tưởng cho toàn bộ kho hàng của mình trực quan, xem xét vị trí đặt thiết bị, kệ và hàng hóa phù hợp.

Tối ưu quy trình xuất nhập kho

Với WMS, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa vị trí hàng tồn và thiết bị cũng như cách thức di chuyển bên trong kho hàng. Ngay khi có kế hoạch tiếp nhận hàng hóa, hệ thống này sẽ cung cấp công cụ để lập kế hoạch và lên lịch để tiếp nhận hàng dựa trên số lượng lao động và thiết bị sẵn có.

Khi cần phải lập kế hoạch cho tuyến đường đi chuyển, phần mềm WMS cung cấp các thuật toán để xác định tuyến đường tốt nhất. Tùy thuộc vào kích thước cũng như tính chất của hàng hóa mà người sử dụng có thể khoanh vùng, đợt hay chọn sóng để giảm lưu lượng kho hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm tối đa thời gian và năng suất làm việc của nhân viên. 

Quản lý hàng tồn kho

Một lợi ích không nhỏ  trong quy trình quản lý kho phải kể đến đó chính là theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho Just-in-time. Thay vì giữ cho hàng tồn kho tồn tại ở lâu trong một thời gian dài thì tính năng này giúp doanh nghiệp tính toán để tạo ra mức tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu mà không vượt mức cho phép hay dưới mức chỉ tiêu duy trì.

Lợi ích mà hệ thống quản lý kho mang lại​

Quản lý nhân viên hiệu quả

Bên cạnh việc tối ưu hóa quá trình xuất nhập kho thì hệ thống WMS còn tính toán ra được nhân sự nào sẽ phù hợp nhất cho công việc. Dựa trên kiến thức, kỹ năng và các nhiệm vụ khác, WMS giúp nhà quản trị tạo ra lịch trình và phân chia công việc hàng ngày cũng như quy trình làm việc xuyên suốt trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Đặc biệt, tính năng dự báo lao động và KPI giúp nhà quản trị nắm rõ khi nào cần nhiều, khi nào cần ít nhân viên, xác định được người thực hiện hàng đầu công việc. Chi phí lao động luôn chiếm phần lớn ngân sách hoạt động của doanh nghiệp, việc phân bổ nhân sự hợp lý giúp cân đối ngân sách chi tiêu hiệu quả.

Giúp quản lý hoạt động thanh toán

Hầu hết các hệ thống quản lý kho WMS đều tính hợp khả năng thanh toán hoặc liên kết với một bên thứ ba để cung cấp tính năng này cho doanh nghiệp. Người quản trị có thể sử dụng để thanh toán cho các hoạt động diễn ra trong kho cho các nhà cung cấp nhất định.

Gia tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho

Một trong những tính năng vô cùng quan trọng của hệ thống quản lý kho hàng WMS đó chính là khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility). Đây là tính năng cho phép cung cấp thời gian thực hiện trạng của kho thông qua mã vạch, số seri và gắn thẻ RFID. 

Gia tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho

Với tính năng hiển thị hàng tồn kho này, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan từ quá trình hàng vào kho, di chuyển trong kho cho đến khi xuất kho. Đặc biệt, loại hiển thị này còn giúp tạo ra dự báo nhu cầu, đánh giá sản phẩm nào mang lại giá trị cao theo từng thời điểm trong năm. 

Các tính năng chính trong hệ thống quản lý kho

Sau đây là những tính năng chính và quan trọng trong hệ thống quản lý kho WMS:

• Tiếp nhận hàng hóa: Hệ thống quản lý kho cung cấp tính năng thông báo vận chuyển trước và giao dịch EDI cho phép nhà quản trị lên lịch hẹn cho việc tiếp nhận hàng hóa hiệu quả
• Đảm bảo chất lượng: Lưu trữ các thông số kỹ thuật của nhà cung cấp, khả năng lưu trữ các thông số về sản phẩm cho QA, báo cáo tình trạng giấy tờ, biên lai cho nhân viên kho bãi.
• Bổ sung hàng tồn: Tự động bổ sung hàng hóa để lưu trữ và chuyển tiếp số lượng cho đợt hàng tiếp theo.
• Phân phối sản phẩm: Chọn địa điểm phân phối hàng hóa dựa trên các tiêu chí như kích thước, trọng lượng,...giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và không gian quản lý cho các sản phẩm trong kho.
• Theo dõi lao động: Hệ thống WMS cho phép theo dõi hoạt động của nhân viên trong kho, đánh giá xem ai là người thực hiện công việc và thời gian hoàn thành trong bao lâu.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS chính là giải pháp hữu hiệu để giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng vận hành và quản lý kho từ đó tiết kiệm tối đa chi phí và nhân công cho vận hành kho. Ngoài ra, dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, quy trình xuất nhập hàng hóa giúp nhà quản trị có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.