Quy trình quản lý kho đơn giản và chuyên nghiệp với 7 bước

Xây dựng quy trình quản lý kho là một trong những hoạt động quan trọng khi vận hành và quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Việc này không những giúp tiết kiệm thời gian mà còn tối ưu hóa chi phí vận hành kho hiệu quả.

Vậy bạn đã biết cách xây dựng quy trình quản lý kho tối ưu hay chưa? Tham khảo ngay 7 bước của quy trình quản lý kho tối ưu được các chuyên gia của Bizfly chia sẻ ngay sau đây.

Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình quản lý kho?

Trước khi đi vào xây dựng quy trình thì chúng ta cùng nhìn nhận những giá trị mà việc xây dựng quy trình này mang lại cho doanh nghiệp là như thế nào.

Quản lý công việc trong kho hiệu quả hơn

Nhờ vào hệ thống quản lý kho, nhân viên kho bãi sẽ nắm rõ được công việc mình cần thực hiện là gì, làm thế nào để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Điều này giúp cho quá trình hoạt động, vận hành trong kho thực hiện một cách dễ dàng, trơn tru và thống nhất.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm soát số lượng hàng hóa xuất nhập kho hàng ngày, tình trạng hàng tồn với những con số chính xác từ đó có phương án triển khai kinh doanh hiệu quả hơn. Đặc biệt, khi đã có một quy trình quản lý kho nghiêm ngặt, các nhà quản trị sẽ yên tâm về việc tuân thủ thực hiện công việc của nhân viên từ đó phân bổ thời gian cho các công việc khác hợp lý.

Vì sao doanh nghiệp cần có quy trình quản lý kho?

Nhanh chóng trong việc xử lý vấn đề

Với một quy trình quản lý kho chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa đồng thời tối ưu thời gian nhặt hàng, quy trình đóng gói sản phẩm từ đó nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên

Tỷ lệ hàng hoàn từ khách hàng trả lại cũng được giảm thiểu đáng kể bằng cách quản lý quá trình tạo, bảo quản và lưu trữ hàng hóa trong kho. Ngoài ra, việc kiểm soát hàng tồn liên tục sẽ giúp doanh nghiệp tính toán ngân sách phân bổ cho từng đợt hàng hóa chính xác từ đó đạt hiệu quả tăng trưởng về doanh thu và doanh số bán hàng.

Các bước trong quy trình quản lý kho hiệu quả

Như vậy, việc xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả mang đến lợi ích vô cùng to lớn cho doanh nghiệp. Chỉ với 7 bước trong quy trình quản lý kho dưới đây, doanh nghiệp sẽ theo dõi cũng như kiểm soát được quá trình vận hành kho tối ưu.

Bước 1: Nhập kho

Đây là bước đầu tiên cũng là bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho hàng giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Để nhập kho chính xác, doanh nghiệp cần kiểm tra tất cả các thông tin về sản phẩm bao gồm thông tin, thông số sản phẩm, số lượng, thời điểm nhập kho…Nếu không kiểm soát chặt chẽ, rất dễ dẫn đến hiện trạng thất thoát hàng hóa và gây ra hậu quả nghiêm trọng sau này.

Để tối ưu quá trình nhập kho, khi liên hệ với bên cung cấp doanh nghiệp hãy đưa ra một số thông tin yêu cầu về quy cách đóng gói sản phẩm như số lượng sản phẩm, kích thước, khối lượng trong 1 thùng hàng, vị trí dán nhãn và các thông tin trên nhãn…

Trong trường hợp bên nhà cung cấp không đáp ứng được yêu cầu thì cần phản hồi để yêu cầu họ cung cấp các thông tin cần thiết như trên trước khi tiến hành quá trình nhập hàng hóa. Khi tiếp nhận hàng hóa cần kiểm tra thật kỹ dấu niêm phong và kiểm đếm số lượng hàng hóa sau đó xác nhận vào phiếu rồi mới đưa cho nhà cung cấp.

Các bước trong quy trình quản lý kho hiệu quả

Bước 2: Lưu kho

Sau khi đã tiếp nhận hàng hóa vào trong kho, bước tiếp theo đó chính là làm thế nào để sắp xếp hàng hóa trong kho sao cho khoa học và hợp lý nhất. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được không gian lưu trữ đồng thời tối ưu khả năng tìm kiếm, kiểm soát hàng hóa hiệu quả.

Để tránh nhầm lẫn, khi sắp xếp hàng hóa doanh nghiệp nên để các sản phẩm cùng loại lên cùng 1 giá kệ. Nhất là tránh tình trạng để lẫn lộn hàng hóa khác nhau gây giảm thiểu thời gian xử lý hàng hóa khi cần thiết.

Bước 3: Thu thập hàng hóa

Thu thập hàng hóa là bước doanh nghiệp thực hiện để thỏa mãn đơn hàng của khách. Đây được xem là bước gây tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho. Nếu bước này được thực hiện thành công sẽ giúp gia tăng trải nghiệm của khách hàng đáng kể.

Thông thường, để thu thập hàng hóa chúng ta có 2 cách đó là thu thập theo đơn hàng và thu thập theo cụm:

• Thu thập theo đơn hàng: Khi có thông tin từ khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ in phiếu và đưa cho nhân viên kho đơn hàng để tiến hành thu thập. Ở cách này, nhân viên kho sẽ lấy đúng số lượng sản phẩm có trong đơn hàng.
• Thu thập theo cụm: Với cách này, nhân viên bán hàng sẽ gom rất nhiều đơn hàng lại với nhau và in phiếu danh sách sản phẩm kèm số lượng tương ứng. Nhân viên kho sẽ thu thập theo tổng số lượng từng hàng hóa rồi sau đó mới chia ra thành từng đơn hàng riêng biệt.

Quy trình lưu kho

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Sau khi đã phân chia các sản phẩm ra theo từng đơn hàng, lúc này chúng ta sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm và lên phương án vận chuyển cho khách hàng. Khi thực hiện công đoạn này cần yêu cầu tính chính xác, cẩn thận, hạn chế lỗi xảy ra dẫn đến tình trạng hoàn hàng. 

Quy trình đóng gói cần đảm bảo an toàn, giảm thiểu hư hại cho hàng hóa và tối ưu khối lượng sản phẩm nhằm tiết kiệm chi phí giao hàng. Sau khi đóng gói cẩn thận và giao cho đơn vị vận chuyển, sản phẩm sẽ được ghi nhận vào tình trạng xuất kho và được tính giảm trừ trong kho hàng.

Bước 5: Hoàn hàng

Trong quá trình bán hàng không thể tránh khỏi tình trạng hàng hóa đã bán ra ngoài lại bị khách hàng trả lại. Khi tiếp nhận đơn hàng hoàn từ khách, trong quy tắc quản lý kho, cần đảm bảo tuân thủ như sau:

• Đơn hàng trả lại cần biết rõ nguyên nhân và lý do khách hàng trả lại
• Có phương án đối với các sản phẩm bị hoàn: Nhập lại kho, tái chế, sửa chữa hay tiêu hủy, trả lại cho nhà cung cấp
• Doanh thu từ hàng hoàn cần được khấu trừ trong báo cáo

Bước 6: Kiểm hàng

Trong quy trình quản lý kho, kiểm hàng là một hoạt động diễn ra thường xuyên với tần suất liên tục để tránh tình trạng hỏng hóc hay thất thoát hàng hóa. Đặc biệt, quá trình kiểm kê hàng hóa, đối chiếu sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết được số lượng hàng bán chạy, hàng tồn từ đó có chiến lược kinh doanh hiệu quả.

Quy trình kiểm hàng

Bước 7: Thống kê báo cáo

Bước cuối cùng trong quy trình quản lý kho là thống kê và báo cáo kho. Thông tin từ các loại báo cáo này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận rõ ràng nhất về quá trình quản lý kho của doanh nghiệp.

Nguyên tắc quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao 

Để quản lý kho chặt chẽ, hạn chế thất thoát hàng hóa, bạn cần phải đảm bảo một số nguyên tắc sau:

Xác định mục tiêu quản lý

Việc quản lý kho ảnh hưởng tới những mục tiêu vận chuyển hàng hóa lâu dài. Việc quản lý hiệu quả, điều phối hợp lí trước hết phải biết các mục tiêu của nó. Bạn có thể phân luồng nhóm sản phẩm trong kho thông qua một số câu hỏi sau:

• Sản phẩm này có cần giao ngay cho khách hàng không?
• Nhóm hàng tồn kho này có cần lưu trữ không?
• Việc sử dụng không gian kho có tối ưu cho thiết bị và nhân sự cần thiết chưa?

Kiểm soát toàn diện

Quy trình điều phối con người, thiết bị, đơn đặt hàng và hàng tồn kho. Người quản lý cần có khả năng kiểm soát kho theo từng giai đoạn của quy trình để đảm bảo quy trình vận hành mượt mà và nhanh chóng đưa ra phương án giải quyết các vấn đề phát sinh. 

Nguyên tắc quản lý kho hàng đạt hiệu quả cao 

Tính linh hoạt và khả năng phục hồi

Không thể chắc chắn rằng các trường hợp xấu làm trì hoãn các chuyến hàng như thời tiết xấu, nguyên liệu bị hư hỏng. Người quản lý kho cần có khả năng ứng phó kịp thời để điều chỉnh kế hoạch, thậm chí là điều chỉnh quy trình công việc nhằm tối đa hóa hiệu quả. 

Lấy khách hàng làm trung tâm

Đảm bảo rằng mọi đơn đặt hàng được thực hiện giao nhanh chóng và đúng sản phẩm. Đây là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới cảm nhận của khách hàng với sản phẩm của thương hiệu

Sử dụng dữ liệu để ra quyết định

Hãy tận dụng tối đa những dữ liệu hàng hóa kho mà bạn đang có, cho dù quy trình của bạn đang được vận hành trơn tru nhưng không ai dám chắc rằng nó sẽ không gặp sai sót, đặc biệt với những doanh nghiệp phải quản lý số lượng sản phẩm lớn. Những số liệu này giúp bạn xác định và phân tích các khu vực, nhóm hàng hóa cần cải thiện. 

Và để thu thập được dữ liệu một cách chính xác và hiệu quả thì việc sử dụng một công cụ quản lý bán hàng online và kho hàng là điều cực kỳ cần thiết. Với công cụ này, các chủ cửa hàng có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa đang lưu kho, hàng hóa nhập kho và dữ liệu bán hàng từ đó giúp hoạt động bán hàng.

Hoạt động quản lý kho chỉ diễn ra hiệu quả nếu như xây dựng được một quy trình quản lý kho chặt chẽ và khoa học. Với nội dung kiến thức mà Bizfly chia sẻ đã giúp bạn xây dựng một quy trình quản lý kho tối ưu.